Frais de repas - justificatifs

Bonjour,

Le poste budgétaire dédié aux remboursements de frais kilométriques et d'hébergement est très élevé dans mon GRETA

Sur la partie "repas", il y a très clairement de l'abus dans la mesure où les états de frais sont établis sur du déclaratif. Donc, étonnamment très peu de repas pris dans des restaurants administratifs alors que la quasi totalité des missions s'y déroule.

A priori il n'est pas réglementaire d'exiger la production de justificatifs, mais nous l'envisageons pour remédier au problème.
Dans le décret sur les PJ cependant il semble que l'on puisse prendre une délibération fixant un taux de prise en charge divisé par 2, à 8,75 € donc, lorsque l'agent a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif.

Quelles sont vos pratiques en la matière ?

Ed a écrit:

A priori il n'est pas réglementaire d'exiger la production de justificatifs, mais nous l'envisageons pour remédier au problème.
Dans le décret sur les PJ cependant il semble que l'on puisse prendre une délibération fixant un taux de prise en charge divisé par 2, à 8,75 € donc, lorsque l'agent a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif.

Bien sûr que si, il est réglementaire d'exiger un justificatif ! Le CA doit prendre une délib' avec les règles de remboursement des frais de mission, en particulier concernant les pièces justificatives. Cette délib doit dire qu'il ne peut y avoir de remboursement sans justification, étant entendu qu'un repas doit être remboursé au tarif forfaitaire, qu'il ait coûté plus ou moins que ce montant n'est pas le problème.

Chez moi la délib prévoyait que pour les repas pris dans un restaurant administratif, et donc un remboursement à demi-tarif, il était toléré de ne pas fournir de justificatif écrit. Donc au pire si tes personnels ne sont pas corrects, tu divises par deux les abus et fausses déclarations. NB de toutes manières je n'acceptais pas de justifs de repas à l'extérieur si les personnels se trouvaient dans un EPLE disposant d'une DP ouverte ce jour-là. On pouvait faire des exceptions après discussions.

Enfin je sortais des frais de mission toutes les opérations où quelqu'un (client etc.) était invité, pour les traiter en DAO avec remboursement au réel. C'était rarement plus cher, par personne, que les frais de mission. Mais les CFC devaient obtenir un accord préalable, faire l'avance et n'être remboursés que le mois suivant et parce que j'étais aux petits soins pour eux, et se justifier au regard de la politique des réceptions.

Non c'est bien tout le problème ils n'ont pas à fournir de justificatifs, c'est du déclaratif

C'est l'ordre de mission et son amplitude horaire qui déclenche le droit à indemnité.
Après c'est eux qui indique si c'est en restaurant administratif ou pas, ce qui détermine le montant.

Je vais partir sur l'idée de la délibération en CA pour un remboursement à 8,75 € sauf missions hors EPLE

Ed a écrit:

Non c'est bien tout le problème ils n'ont pas à fournir de justificatifs, c'est du déclaratif

C'est l'ordre de mission et son amplitude horaire qui déclenche le droit à indemnité.
Après c'est eux qui indique si c'est en restaurant administratif ou pas, ce qui détermine le montant.

Je vais partir sur l'idée de la délibération en CA pour un remboursement à 8,75 € sauf missions hors EPLE

Maiheu, je te dis qu'il faut que tu fasses prendre une délib exigeant un justificatif, sauf si c'est pour un repas pris dans un EPLE ! Là tu prends le problème à l'envers et tu ne vas en aucun cas te simplifier la vie.

Il n'est pas très compliqué de faire prendre la bonne délib au CA de l'établissement support, qui voient d'un assez mauvais oeil ces gens qui se font payer à bouffer. Donc serrer la vis en disant qu'au moins ils devront justifier de ce qu'on leur demande, ça sera très certainement adopté assez facilement. En sachant bien le présenter, bien entendu.

Ed a écrit:

Bonjour,

Le poste budgétaire dédié aux remboursements de frais kilométriques et d'hébergement est très élevé dans mon GRETA

Sur la partie "repas", il y a très clairement de l'abus dans la mesure où les états de frais sont établis sur du déclaratif. Donc, étonnamment très peu de repas pris dans des restaurants administratifs alors que la quasi totalité des missions s'y déroule.

A priori il n'est pas réglementaire d'exiger la production de justificatifs, mais nous l'envisageons pour remédier au problème.
Dans le décret sur les PJ cependant il semble que l'on puisse prendre une délibération fixant un taux de prise en charge divisé par 2, à 8,75 € donc, lorsque l'agent a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif.

Quelles sont vos pratiques en la matière ?

Euh... il y a  des erreurs dans cette présentation.

Concernant le déclaratif la nouvelle rédaction de l’article 3 du décret de 2006 précise que l’agent peut
prétendre au indemnisations forfaitaires « sous réserve de pouvoir justifier du paiement auprès du seul
ordonnateur ». La question d’un justificatif du paiement d’un repas se pose ; et il y a là une
problématique sur la production ou pas d’un justificatif. De nombreux rectorats demandent cette pièce justificative de prise effective du repas. Pour moi un justificatid doit être remis mais cette pièce ne concerne que l'ordo et n'est pas transmise au comptable.
Par contre le caractère forfaitaire n’est pas remis en cause. La question de savoir si face à un justificatif inférieur au montant de l’indemnité forfaitaire cette dernière doit être versée intégralement fait débat ; mais ma lecture des textes et de la jurisprudence vont dans le sens de l’application du forfait quel que soit le montant payé réellement par l’agent.

L’agent qui se déplace à l’occasion d’un stage et qui a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou d'être hébergé dans une structure dépendant de l'administration moyennant participation, verra son indemnité de mission réduite d'un pourcentage fixé par le ministre (en l’occurrence 50%). Il s’agit bien d’un déplacement pour suivre un stage. Dans ce cas peu importe le lieu de restauration : s’il y a possibilité d’accès au restaurant administratif le forfait est réduit.
Par contre si ce n'est pas un stage seule la prise de repas effective dans un restaurant administratif impliquera une réduction du forfait. La notion d'effectivité est posée à l'article 9 de l'arrêté du 20 décembre 2013.

Enfin il n'est pas possible, selon ma lecture des textes, de prévoir une indemnité de repas au réel ou inférieure au taux.

Merci pour ce complément d'info

Voici ce que l'on trouve dans le décret sur les PJ

Citation :

3212.Pièces particulières
1. Frais de déplacement et de mission : voir rubrique 312.
2. Frais d’aide à la personne et autres frais. - Le cas échéant (4), délibération. - Etat de frais.

Pour moi la délibération ne peut venir que préciser les conditions de prise en charge lorsqu'il y a possibilité de modulation. Étant donné que sur le reste des indemnités il y a peu de place à l'interprétation (km, nuitée)

J'ai également trouvé ça sur un document d'interprétation de ce décret

2e sous partie : Les frais de déplacement
Prise en charge des frais de déplacement engagés sur le territoire
Pièces générales
1. État de frais (voir annexe A).
2. Pour les frais d’hébergement, selon le cas :
- Délibération fixant les taux du
remboursement forfaitaire des frais
d’hébergement pour la métropole


C'est la procédure que je vais essayer de faire adopter

Ed a écrit:

Merci pour ce complément d'info

Voici ce que l'on trouve dans le décret sur les PJ

3212.Pièces particulières
1. Frais de déplacement et de mission : voir rubrique 312.
2. Frais d’aide à la personne et autres frais. - Le cas échéant (4), délibération. - Etat de frais.

Pour moi la délibération ne peux venir que préciser les conditions de prise en charge lorsqu'il y a possibilité de modulation. Étant donné que sur le reste des indemnités il y a peu de place à l'interprétation (km, nuitée)

J'ai également trouvé ça sur un document d'interprétation de ce décret

2éme sous partie : Les frais de déplacement
Prise en charge des frais de déplacement engagés sur le territoire
Pièces générales
1. État de frais (voir annexe A).
2. Pour les frais d’hébergement, selon le cas :
- Délibération fixant les taux du
remboursement forfaitaire des frais
d’hébergement pour la métropole


C'est la procédure que je vais essayer de faire adopter

Déjà par frais d'hébergement au sens du décret il faut entendre frais de nuitée, pas de repas. Effectivement il y a des cas où une délibération peut remplacer les montants forfaitaires. Ces cas sont limitativement prévus par le décret de 2006 et toute délibération prise en dehors de ces cas serait illégale.

L’article 7-1 de décret de 2006 modifié en 2019 indique que « Lorsque l'intérêt du service l'exige et pour
tenir compte de situations particulières, un arrêté ministériel ou une délibération du conseil
d'administration de l'établissement peut fixer, pour une durée limitée, des règles dérogatoires aux
arrêtés prévus à l'article 7.
Ces règles dérogatoires ne peuvent en aucun cas conduire :
- à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée par l'agent ;
- à fixer des taux forfaitaires de remboursement des frais d'hébergement inférieurs à ceux prévus par
l'arrêté prévu au premier alinéa de l'article 7. Toutefois, pour les missions de longue durée, des
abattements aux taux de remboursement forfaitaire de ces frais d'hébergement peuvent être fixés par
arrêté du ministre intéressé ou par délibération du conseil d'administration de l'établissement. Cet
arrêté ou cette délibération précise le nombre de jours au-delà duquel les abattements sont appliqués
ainsi que les zones géographiques concernées.».
Là encore une délibération du conseil d’administration de l’établissement sera nécessaire pour
rembourser à titre exceptionnel un montant au-delà ou en deçà des tarifs réglementés. Dans le cas
d’un EPLE, cette délibération pourra notamment être envisagée pour la venue d’une personnalité dans
l’établissement dans le cadre d’une conférence par exemple. Un acte du CA pourra également être
utile si on considère que les tarifs (notamment de nuitée) sont insuffisants ; mais il devra se référer à
des situations particulières et être d’une durée limitée. Le comptable devra s’assurer en cas de
demande de remboursement excédant la tarification règlementaire qu’un tel acte est joint au
mandatement, que la dérogation est bien limitée dans le temps (la jurisprudence a sanctionné un régime
dérogatoire permanent), et que dans ce cas les justificatifs sont joints afin d’éviter de rembourser au-
delà de la somme effectivement payée par l’agent.
A noter que l’arrêté du 20 décembre 2013 prévoit à son article 10 des dérogations de ce type pour
divers hauts fonctionnaires de l’Education nationale (recteurs, inspecteurs, IPR, etc...) mais qui ne
concernent pas directement les EPLE


Sur le caractère non dérogatoire à la baisse et aux frais réels des repas pris par l'agent :
Le Tribunal administratif de Versailles a considéré que cette délibération, en ce qu'elle a fixé pour base de remboursement des frais de repas des agents les frais réellement engagés, a introduit une dérogation permanente et illimitée au principe, prévu à l'article 7-1 du décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001 et à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, du remboursement forfaitaire de ces frais, en violation des dispositions dudit article 7-1, et a, pour ce motif, annulé cette délibération en tant qu'elle fixe le principe du remboursement des frais de repas aux frais réels. Dans un arrêt en date du 21 janvier 2010, la Cour administrative d'appel de Versailles, confirmant l'analyse des premiers juges, a considéré qu'en adoptant les dispositions du 1° de la délibération litigieuse du 24 octobre 2008, qui confèrent au montant forfaitaire du remboursement des frais supplémentaires de repas fixé par l'arrêté interministériel du 3 juillet 2006 le caractère d'un taux plafond, dans la limite duquel un mécanisme de remboursement des frais réels de repas engagés par les agents déroge au principe du remboursement forfaitaire, le conseil général des Yvelines a méconnu les dispositions combinées de l'article 1er du décret n° 2001-654 du 19 juillet 2001, de l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 et de l'arrêté interministériel du même jour pris pour son application. Dans un arrêt en date du 11 octobre 2010, le Conseil d'Etat a rejeté le pourvoi du conseil général des Yvelines, confirmant ainsi l'arrêt et l'analyse de la Cour administrative d'appel de Versailles.

Cour Administrative d'Appel de Versailles, 5ème chambre, 21/01/2010.
Conseil d'État, 3ème sous-section jugeant seule, 11/10/2010.