Outil de contrôle des documents (mandat, OR, etc.)

Chers amis comptables et fondés de pouvoir,

Je bricole dans mon coin des petits outils pour semi automatiser quelques tâches comme le contrôle des mandats, des OR et Co. Mes outils sont perfectibles.

Dans le fichier de suivi, j'ai créé un tableau avec les différentes dates (réception papier, transfert, contrôle, paiement, date limite de cde (30 jrs ou 25), avec le nb liquidations, le montant, nb rejet, nb réimputation, et autres joyeuseté. Cette base sert en suite à remplir (presque) automatiquement le "relevé" destiné à l'ER et la fiche de contrôle interne destinée à l'agent comptable =>Utilisation "Remplacer" le nom de la ligne précédente (exemple A3) par la ligne en cours de contrôle (A4) permettant la mise à jour des données.

Je ne connais pas les macro. J'aimerais pouvoir appuyer sur un bouton pour effectuer les différentes MAJ et enregistrer automatiquement les 2 doc avec un nom défini du type : ER_Relevé_Mdt X ou ER_Contrôle Interne_Mdt X, etc. Le top serait que les enregistrements se positionnent tout de suite dans le bon dossier.



J'aimerais savoir s'il existe des outils aidant au contrôle (contrôle interne, relevé) ainsi que la gestion des comptes des OR.

Existe-t-il des outils pratiques plus avancés que mes bricolages ?

Un grand merci !

Salut,

J'ai un temps envisagé un "CéhicéSCO" qui aurait pu écouter les "signaux faibles" en tirant des informations de certains exports de GFC, mais à l'époque je n'avais pas les compétences pour aller aussi loin que je voulais, et depuis je n'ai jamais eu le temps.

Il faudrait que tu confirmes d'abord dans quel environnement tu travailles : Access, Excel, autre chose ? Si c'est le cas, alors tu peux utiliser les "macros", c'est du cliquodrôme pour par étapes construire la fonction que tu souhaites : https://support.microsoft.com/fr-fr/office/pr%C3%A9sentation-de-la-programmation-access-92eb616b-3204-4121-9277-70649e33be4f

Sinon comme nous tu peux te mettre au visual basic for applications (VBA), plus puissant et surtout plus facile à maintenir. Dans ce cas, il te sera loisible de "piller" les MachinSCO pour y récupérer des bouts de code tout faits qui correspondront à ton besoin, on peut même t'y aider.

J'utilise Excel principalement. Jamais vraiment eu à utiliser Access.

Mes bricolages sont clairement améliorables. Pour l'instant mon niveau néophyte en comptabilité publique ne me permet pas d'avoir une vision claire de comment procéder au plus juste du besoin.

Pour l'aide avec plaisir. Existe-t-il des ateliers clandestins dans les EPLE pour travail sur des outils pratico-pratique ?

On dirait moi...

Sur quelle partie du contrôle des mandats et des OR a-t-on besoin d'un contrôle sous Excel/Access ?
Gestionnaire ?
Comptable ?

L'essentiel des contrôles étant encore très 'visuels', j'ai dû mal à voir où on peut automatiser quelque chose, mais le concept m'intéresse forcément quand même...

Moi je voudrais un bouton qui fait tout seul les mandats, photocopies en cinq exemplaires, mises en pages et mises en pli avec des frisettes-s'il-vous-plait-et-la-raie-sur-le-côté, et SURTOUT : 
qui mette l'agrafe dans le bon coin du paquet.

Oxiane Recouvreur a écrit:

Moi je voudrais un bouton qui fait tout seul les mandats, photocopies en cinq exemplaires, mises en pages et mises en pli avec des frisettes-s'il-vous-plait-et-la-raie-sur-le-côté, et SURTOUT : 
qui mette l'agrafe dans le bon coin du paquet.

Ce bijou existe : il s'appelle op@le
aussi

Désolé, Néo, je me doute bien que qui n'as pas inventé tout ce fatras et que c'est ton chef de service, agent comptable qui te le demande, mais 80% de ce que tu racontes ça relève de la psychiatrie. Je t'invite à explorer les techniques de contrôle conçues comme légères et efficaces que j'ai mis au point patiemment, en suivant l'exemple de l'irremplaçable Agathe Deblouze notamment : http://www.intendancezone.net/spip.php?rubrique35 et tout particulièrement le coeur du concept : http://www.intendancezone.net/spip.php?article778

Par ailleurs, à peu près tout ce dont tu parles disparaîtra avec GFC, c'est-à-dire, suivant le calendrier de déploiement de Op@le et du reste du projet MF², vers 2021 environ.

Sans rire, il ne faut surtout pas s'appliquer à fabriquer des rustines de suivi obsessionnel de "est-ce que j'ai bien gardé un exemplaire du fichier de transfert que j'ai déjà intégré dans la compta" (et qui donc n'a strictement plus aucune raison d'être), ou encore "est-ce que le gestionnaire m'a bien transmis les douze feuilles surtout pas recto-verso de la SDE et de la SDR" (que l'agent comptable n'est en rien fondé à réclamer et dont il n'a concrètement que faire, sauf si c'est pour s'ingérer dans un travail qui n'est pas le sien).

Pour le reste, si tu as envie d'apprendre à programmer et que tu es en IDF et/ou à l'aise pour travailler à distance, on a commencé des petits ateliers de réalisation de code pour les MachinSCO, avec un (faux-)débutant pas plus tard que le mois dernier. Et la tâche est immense, on a une liste infinie de choses à faire dans ces logiciels, et de nouveaux projets à construire.

Je confirme, tu perds en partie ton temps pour deux raisons.
- Opale arrive et ta moulinette va être obsolète. 
- Au-delà des résultats des contrôles, il y a un aspect management important dans les relations avec les eple de l agence et une approche entièrement mécanisée n a pas lieu d être pour moi.

Ceci dit, exploiter les résultats des contrôles à des fins statistiques, pour suivre les demandes de pièces aux collègues et porter l accent sur tel ou tel domaine de formation, c'est du CIC et une très bonne approche. 
Et un tableur/cahier de suivi des non conformités et des demandes de régularisation par bahut est un outil indispensable dans une agence digne de ce nom cf intendancezone.net 

NéoFdP a écrit:

@Xena pour ma part, je suis fondé de pouvoir donc je suis la partie contrôle des PJ des mandats, des OR.

Les données à suivre pour l'agence comptable sont par ex:  bord mdt, nb liquidation, n°ordre, montant mdt/OR, montant rejet, montant payé, réception doc, délai de traitement côté agence comptable, réception fichier de transfert, nb réimputation, nb rejet, nb facture hors délai de paiement, affectation des comptes de liaison, etc.)


Ces infos doivent ensuite être présentes sur le "Relevé" que je communique aux ER et pour le document du contrôle interne.



Ces éléments permettront également de faire de la compta analytique, statistiques sur les intérêts moratoires et Co, pour ensuite faire des retours aux "bons élèves" lors des conseils d'agence .


Personnellement, j'essaie de demander à mes ER de m'envoyer les bord. des mandats / OR en fichier pdf pour pouvoir récupérer rapidement le nom des fournisseur et l'objet de l'achat (c'est une attente de l'AC). Aujourd'hui, je suis censée récupérer ces infos manuellement en recopiant les infos des mandats papiers. 



Tiens j'en profite pour vous demander s'il c'est possible de le recevoir en version XML de la part des ER ?



On s'amuse bien en compta !

D'où ma question qui n'était pas innocente... Et merci à l'IZ pour avoir écrit ce que je n'osais pas écrire.
Ce n'est même pas du niveau du contrôle interne comptable, et oui, ça vaut le coup, sur la première partie de le faire au niveau statistique, mais pas au-delà.

Toutes les statistiques du début de ton analyse, il suffit de prendre la liste des mandats en DBF et de faire un tableau croisé dynamique tout béta, et c'est ce que je fais(ais) du côté ordo.

Pour les fournisseurs, évidemment qu'on peut gérer la liste à plat (dbf ou xml, peu importe). Mais "l'objet de la commande" ? C'est de l'ingérance absolue...

Un grand merci pour tous vos retours !!!

Étant néo, je ne sais pas encore trier l'utile de l'excès, l'ivraie du bon grain .

J'ai mis du temps pour oser vous demander s'il existe des outils pour aider les fondés à répondre aux nombreuses attentes des agents comptables, et ne pas concevoir des outils inutilement, même si j'ai commencé à tenir l'usine à gaz qui a commencé à me grignoter de l'intérieur tout en faisant sortir de la fumée par tous les orifices.

Vous m'aidez à prendre du recul et à comprendre que le chemin vers lequel je suis emmené par l'AC peut-être interpellant.
Cela va m'aider à me recentrer et à me concentrer sur les missions, opérations essentielles.

NéoFdP a écrit:

J'ai mis du temps pour oser vous demander s'il existe des outils pour aider les fondés à répondre aux nombreuses attentes des agents comptables, et ne pas concevoir des outils inutilement, même si j'ai commencé à tenir l'usine à gaz qui a commencé à me grignoter de l'intérieur tout en faisant sortir de la fumée par tous les orifices.

Le meilleur outil est très souvent une masse d'arme...

NéoFdP a écrit:

Ces infos doivent ensuite être présentes sur le "Relevé" que je communique aux ER et pour le document du contrôle interne.

Comme indiqué par les collègues, ce "relevé" n'a aucun intérêt pour les collègues des ER. Ça ressemble plus à ces beaux documents en couleur façon tableur que ta banque t'envoie en fin d'année pour justifier les frais iniques "de gestion" qu'elle ponctionnera sur ton compte ensuite.

Le seul document qui me paraîtrait utile est une liste à suivre en agence-comptable pour la vérification de ce qui est transmis.
Quant aux statistiques, par exemple des intérêts moratoires, je n'en vois pas l'intérêt: le seul fait qu'il y en ait n'est déjà pas en soi bon signe, et encore, la notion d'intérêts moratoires pour ce qui est de la gestion d'un EPLE et de sa comptabilité est discutable dans son application. Et pour ce qui est des rejets, en tenir statistique est-il pertinent ? On n'a pas vraiment besoin de ça pour savoir qu'un nombre trop élevé est signe de problèmes à régler, comme une absence totale peut là-aussi cacher des choses. Et cette idée de "comparer" avec les autres établissements de l'agence ? J'espère au moins qu'en fin d'année, il y a de beaux cadeaux pour ceux qui auront accumulé les bons points...

néthou a écrit:

Et cette idée de "comparer" avec les autres établissements de l'agence ? J'espère au moins qu'en fin d'année, il y a de beaux cadeaux pour ceux qui auront accumulé les bons points...  

J'ai tiqué aussi. 
"Vous êtes le maillon faible..."

LGT >1000 élèves
LP <500 élèves qui génèrent plus de recettes qu'un LPO
Collège avec SEGPA
Collège de moins de 400 élèves sans SEGPA...

c'est vraiment vraiment comparable en plus...

Ca donne vraiment l'impression de ne pas connaitre son agence comptable.

J'dis ça, j'dis rien, mais la masse d'armes, certes c'est un peu coûteux à l'achat et faut le passer sous Wingimmo, mais qu'est ce que ça peut être efficace.

Les statistiques sur le délai global de paiement sont intéressantes. C'était un moyen simple et assez peu coûteux (on faisait un relevé aléatoire d'une facture sur trois seulement) pour faire ressortir la performance du travail des personnels d'intendance, côté gestion et côté agence comptable, mais aussi de cravacher les ordonnateurs "qui oublient le parapheur sur le coin du bureau". Effectivement après je présentais au cofi la comparaison entre EPLE de l'agence, mais tous étaient bons voire excellents (6 jours de DGP dans mon propre établissement, 9 dans le moins bon des huit).

http://intendancezone.net/spip.php?article760

Pour le reste, si ton comptable n'est pas bloqué sur des trucs sans intérêt, la démarche du registre des non-conformités est une bombe thermonucléaire à dézinguer les enquiquinements. La posture "tout est toujours parfait sauf ce qui est noté dans le registre", c'est du miel. On s'améliore constamment, on passe un temps nul à prendre note de trucs sans intérêt, on se donne l'occasion d'apprendre dans les recoins où l'on n'était pas encore allé fouiller... Si j'étais SGA ou ce genre de choses, je chercherais à le rendre obligatoire ! Comme il l'est du reste dans les cuisines, où les services véto exigent de le voir quand ils font une descente (et en général y en a pas et ça commence mal, c'est ainsi que j'en ai eu l'idée). Testé et approuvé par l'auditrice qui a passé trois mois chez Agathe.