Op@le : fiche de contrôle

Bonsoir

J'ai cherché mais ne suis pas parvenue à trouver une trame: quelqu'un aurait un modèle de fiche navette agence comptable/établissement rattaché pour le contrôle des écritures sur Opale?

Merci par avance pour vos retours et très bonne soirée

Salut,

As tu pu trouver un modèle de fiche navette ?

Merci

C'est quoi, une fiche navette pour vous, à l'heure d'Op@le ?

Opale, je ne connais pas encore, et je serai détachée en EPLE à partir du 01/01/2025. Mais, de l'époque où j'étais à l'EN et sous GFC, mon AC me demandait de compléter une fiche navette (pour l'envoi de chaque bordereau des mandats et recettes) comportant une liste de contrôles à effectuer (service fait, RIB, PJ, etc).

TTS a écrit:

Opale, je ne connais pas encore, et je serai détachée en EPLE à partir du 01/01/2025. Mais, de l'époque où j'étais à l'EN et sous GFC, mon AC me demandait de compléter une fiche navette (pour l'envoi de chaque bordereau des mandats et recettes) comportant une liste de contrôles à effectuer (service fait, RIB, PJ, etc).

C'est bien ce que je craignais... 

Cette forme de contrôle du travail du SG est de son équipe peut-être intéressante dans un système de transmission archaïque comme celui de GFC ou lorsque le SG est débutant mais sous Op@le, c'est dérisoire.
Humainement, et dans une relation de coopération, ça peut vite passer pour de la surenchère de procédures alakhon, qui pourrit les relations entre ER et AC.

Sous Op@le

1) Tu ne peux pas faire de dépense si le service fait n'est pas liquidé et certifié.
2) C'est l'agent comptable qui valide les RIB et quand bien même une dépense resterait en suspens pour absence de RIB ou preuve de RIB qui disconviendrait à l'agent compte, ce n'est en rien un bloquant dans la prise en charge. Par ailleurs, le fournisseur peut-être complété à tout moment, même lorsque la dépense est déjà prise en charge par l'agent comptable.
et surtout : 
3) Les demandes de paiement comme les titres de recette sont validés au fil de l'eau, pas par bordereau... donc tu vas faire une fiche navette par ligne ? Dans ce cas là, reprends une plume, un encrier et du papier pelure et recopie toutes les factures qui sortent de Chorus à la main. Tu vois ce que je veux dire ? 

Il faut juste apprendre à travailler différemment et changer de paradigme de contrôle sous Op@le, sinon pas la peine de moderniser l'outil.

C'est bien noté, merci beaucoup ! j'apprendrai à appréhender la bête

Xena comment fais-tu lorsqu'il manque par exemple des pièces justificatives lors des prises en charge des factures ou sur des TR ? nous n'allons pas rejeter à chaque fois aussi il faut bien trouver un mode de communication avec les eple rattachés.

On les rajoute... Ça prend un mail ou un coup de fil et trois minutes en tout.
Le rejet c'était déjà souvent n'importe quoi sous GFC. Sous Opale, c'est encore plus insensé pour des motifs aussi triviaux que l'informatique sait parfaitement gérer.

clarisse a écrit:

Xena comment fais-tu lorsqu'il manque par exemple des pièces justificatives lors des prises en charge des factures ou sur des TR ? nous n'allons pas rejeter à chaque fois aussi il faut bien trouver un mode de communication avec les eple rattachés.

moi je me contente de renvoyer la demande de paiement
Le gestionnaire met la pièce et renvoie la demande
Je ne vois pas en quoi cela pose problème

gars de Gironde a écrit:

clarisse a écrit:

Xena comment fais-tu lorsqu'il manque par exemple des pièces justificatives lors des prises en charge des factures ou sur des TR ? nous n'allons pas rejeter à chaque fois aussi il faut bien trouver un mode de communication avec les eple rattachés.

moi je me contente de renvoyer la demande de paiement
Le gestionnaire met la pièce et renvoie la demande
Je ne vois pas en quoi cela pose problème

C'est une perte de temps considérable. Il suffit de demander la pièce au GM et de la raccrocher en deux secondes.
Si tu renvoies la demande de paiement, c'est à dire que tu rejettes, il faut repasser toute la chaîne de validation. Quel intérêt ?

Si c'est récurrent et malgré les demandes polies bien légitimes de l'AC de mettre la P. J idoine, l'intérêt c'est de pouvoir montrer un problème sur des fondements objectifs.

Le décret de 2022 n'est pas aussi compliqué que ça à lire.

Qu'est ce qui peut être récurrent comme pièce manquante ? Je comprends parfaitement ce point de vue mais sous Opale, je n'ai que très rarement vu une question de pièce qui manque de manière récurrente. Le contrat et l'acte sont normalement avec l'EJ. Le service fait peut être accompagné d'un bordereau mais ce n'est pas indispensable. Quant à la facture elle vient directement de Chorus Pro et contient nécessairement les éléments requis. C'est quoi la pièce manquante de manière récurrente ?
Et comme ce n'était pas le sujet, qu'est ce que ça change d'avoir une fiche navette ? Je coche les cases et après ?

Xena a écrit:

gars de Gironde a écrit:

clarisse a écrit:

Xena comment fais-tu lorsqu'il manque par exemple des pièces justificatives lors des prises en charge des factures ou sur des TR ? nous n'allons pas rejeter à chaque fois aussi il faut bien trouver un mode de communication avec les eple rattachés.

moi je me contente de renvoyer la demande de paiement
Le gestionnaire met la pièce et renvoie la demande
Je ne vois pas en quoi cela pose problème

C'est une perte de temps considérable. Il suffit de demander la pièce au GM et de la raccrocher en deux secondes.
Si tu renvoies la demande de paiement, c'est à dire que tu rejettes, il faut repasser toute la chaîne de validation. Quel intérêt ?

Bonjour,
Si c'est l'agent comptable qui ajoute la PJ au moment de la prise en charge, cette dernière ne sera pas consultable ultérieurement en compta géné et absente de la DP côté ordo. Donc c'est comme si on n'avait rien fait.
Il faut que la pj soit ajouter à la DP côté ordo. Un mail pour le demander et hop !!!!

Sous Opale tout est consultable tout le temps. Je ne comprends pas ton intervention, ELPE.

Reprend une DP sur laquelle tu as ajouté une PJ depuis l'écran de prise en charge.
Depuis la compté géné, si tu vas sur la pièce (YGPIE), il n'y a pas de PJ. Si tu vas consulté la DP via YGFAA, il n'y aura pas ta PJ.

Ca a dû changer parce que quand mon référent comptable ajoutait un CA qu'il m'avait demandé par mail, je le voyais.
Par contre, je ne pouvais pas l'ajouter moi-même de mémoire.

Non, ça n'a pas changé et c'est logique. Ton "référent" dispose peut être d'un accès en sphère ordo.
Avec un profil comptable, je viens d'ajouter une PJ (page blanche) depuis l'écran de prise en charge AC et j'ai validé la DP. Lorsque je consulte cette DP via YGFAA ou même l'EJ, il n'y a pas la PJ.
C'est logique car l'ajout d'une PJ par le comptable reviendrait à valider une opération sans que l'ordonnateur ait eu connaissance de l'ensemble des documents puisque cet ajout intervient après sa validation. En revanche, l'ajout peut et doit être fait sur la DP depuis la sphère ordo même si ce dernier n'a aucune validation à faire pour que le comptable voit cette PJ. C'est pour cela que "refuser pour re-soumettre" n'est pas un rejet "méchant" mais la seule solution pour passer par la case validation ordo.

ELPE a écrit:

Non, ça n'a pas changé et c'est logique. Ton "référent" dispose peut être d'un accès en sphère ordo.
Avec un profil comptable, je viens d'ajouter une PJ (page blanche) depuis l'écran de prise en charge AC et j'ai validé la DP. Lorsque je consulte cette DP via YGFAA ou même l'EJ, il n'y a pas la PJ.
C'est logique car l'ajout d'une PJ par le comptable reviendrait à valider une opération sans que l'ordonnateur ait eu connaissance de l'ensemble des documents puisque cet ajout intervient après sa validation. En revanche, l'ajout peut et doit être fait sur la DP depuis la sphère ordo même si ce dernier n'a aucune validation à faire pour que le comptable voit cette PJ. C'est pour cela que "refuser pour re-soumettre" n'est pas un rejet "méchant" mais la seule solution pour passer par la case validation ordo.

OMG je suis choquée d'apprendre ça. le nombre de fois pour être sympa j'ai ajouté des docs (y compris les factures que les étourdis oublient parfois!) lors de la prise en charge, et tout ça pour n'avoir aucune pj??

Xena, quand c'est rejeté pour pièce manquante, il n'y a pas besoin de détricoter le tout, il suffit d'aller sur la DP rejetée, d'y joindre les documents nécessaires, et cliquer sur "traitement" et ça repart immédiatement à la signature. Donc pas très long (à part devoir cliquer sur chaque ligne, regarder dans l'onglet "signataire facture" le motif, puis retrouver la pièce)

Xena a écrit:

Qu'est ce qui peut être récurrent comme pièce manquante ? Je comprends parfaitement ce point de vue mais sous Opale, je n'ai que très rarement vu une question de pièce qui manque de manière récurrente. Le contrat et l'acte sont normalement avec l'EJ. Le service fait peut être accompagné d'un bordereau mais ce n'est pas indispensable. Quant à la facture elle vient directement de Chorus Pro et contient nécessairement les éléments requis. C'est quoi la pièce manquante de manière récurrente ?

la commission FS par exemple.