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 Dépenses N3 et pièces justificatives

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MessageSujet: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeMer 4 Avr 2012 - 17:58

Problème :

Un établissement rattaché me présente des mandatements de factures de transport d’autobus au N3 (pour payer des sorties pédag).

Les factures des transporteurs fournies correspondent aux liquidations des mandats. Rien d’anormal. Mais les actes du C.A. (vote approuvant les sorties et leurs modalités financières) fournis à l’appui des mandats sont bourrés d’erreurs.

Ex : pour une sortie 2 actes adm. avec le même numéro sont joints au mandat. Le 1er mentionne le voyage et uniquement la participation des élèves fixée à 18€, pas d'autre détail. Il est tamponné de la préfecture (alors que celle-ci a donné mandat au recteur pour effectuer le contrôle de légalité à sa place). Le caractère exécutoire attesté de l’ordonnateur ne respecte pas le délai de 15 jours. Le 2ème acte avec le même numéro mentionne cette même sortie avec un détail précis en dépenses et en recettes (qui s’équilibrent). Sauf que le prix mentionné est de 17€ (au lieu de 18), qu’il y a une erreur de calcul dans la recette des élèves et que la participation interne de l’établissement qui est mentionnée ne situe pas la provenance (A1 6588 ?, J1 6588 ?...). Comme la participation des élèves est fausse, la part établissement l’est également si l’on veut conserver l’équilibre. Le 2ème acte n’est pas tamponné du contrôle de légalité.

Question : dois-je rejeter toutes les factures des transporteurs (et les pénaliser alors que le service est fait) en raison des incohérences et des erreurs dans les modalités financières des actes adm. fournis ? Shocked A mon sens, le contrôle de la dépense, dans le cas des sorties, englobe les PJ des factures à payer et les actes adm. générant ces dépenses. Si l'un des éléments est défaillant il me semble que la dépense manque de justification.

Cette analyse est-elle trop restrictive ? A ma place, paieriez-vous ces factures malgré les incohérences et les erreurs dans les actes adm. à caractère financier ?


Dernière édition par canarich le Jeu 5 Avr 2012 - 22:39, édité 1 fois
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeMer 4 Avr 2012 - 20:00

Pour moi, l'acte administratif autorisant la participation des élèves sert de justification à l'OR et en aucun cas à la dépense. Si les crédits existent et la facture régulière en la forme: l'AC paye
Pour la recette, il faudra joindre l'acte autorisant la perception du montant EXACT de la participation
Quant à l'origine de la participation de l'établissement, (J1, A1, ....) elle n'a rien à voir dans le contrôle de la dépense du transporteur, n'a pas besoin d'acte administratif puisque c'est une DM qui ouvre les crédits
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeMer 4 Avr 2012 - 20:09

cromagnon a écrit:
Pour moi, l'acte administratif autorisant la participation des élèves sert de justification à l'OR et en aucun cas à la dépense. Si les crédits existent et la facture régulière en la forme: l'AC paye
Pour la recette, il faudra joindre l'acte autorisant la perception du montant EXACT de la participation
Quant à l'origine de la participation de l'établissement, (J1, A1, ....) elle n'a rien à voir dans le contrôle de la dépense du transporteur, n'a pas besoin d'acte administratif puisque c'est une DM qui ouvre les crédits

Pareil. Pour payer, la facture me suffit avec éventuellement le contrat.
Pour l'OR de la participation des familles il me faut l'acte.

Par ailleurs j'ai écrit ceci sur le site "gestionnaire03" :
La liste du décret de 2007 ayant un caractère exhaustif, le comptable n’a pas à exiger des pièces qui ne sont pas prévues par la liste des pièces justificatives et il n’y a pas lieu d’engager sa responsabilité s'il a payé une dépense qui y est répertoriée sans exiger de pièces supplémentaires par rapport à celles mentionnées par cette liste. Cela n’est pas inutile à rappeler aux AC qui exigent des pièces inutiles qui compliquent à la fois leur travail et celui des gestionnaires. Le métier est suffisamment complexe sans qu’il soit besoin d’y rajouter des contraintes supplémentaires. Toutefois, une pièce énumérée par la liste peut être constituée par "l'ensemble indissoluble" de plusieurs documents. Enfin, le comptable ne saurait ignorer, lors de ses contrôles, une pièce non répertoriée par la liste mais transmise par l'ordonnateur ; ce qui peut dans certains cas se traduire aussi par le fait qu’il est inutile de donner au juge des bâtons pour se faire battre en exigeant des pièces non prévues.

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Celui qui poursuit un rêve n'en désire pas, au fond, la réalisation : il veut seulement pouvoir continuer à rêver.
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeMer 4 Avr 2012 - 21:10

Bonsoir

C'est pour ça que je demande l'OR préalablement à toutes dépenses de voyages. Les crédits "existent" à mon sens lorsque la recette a été constatée et le titre de recette a été émis avec les pièces qui me permettent de contrôler la liquidation des droits.

Pour la dépense, facture + contrat si la facture fait référence à un mandat. 
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 7:07

hello cheers

et le pv de CA ? lors de mon audit, cela m'a été demandé et chez vous? par ailleurs exigez vous de suite lors d'un mdt l'or qui va avec? Very Happy Dépenses N3 et pièces justificatives 173855
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 8:20

M9.1 man a écrit:


et le pv de CA ? lors de mon audit, cela m'a été demandé et chez vous? par ailleurs exigez vous de suite lors d'un mdt l'or qui va avec? Very Happy Dépenses N3 et pièces justificatives 173855
Pour la dépense: le PV du CA n'a aucune valeur
Pour la recette, copie de l'acte retourné par tutelle (= autorisation pour l'AC de percevoir une participation des familles). Pas d'acte = rejet de l'OR. Le PV du CA ne sert à rien
Aucune obligation de traiter en même temps dépense et recette. La dépense est traitée si les crédits existent et ça c'est l'affaire de l'ordonnateur, pas du comptable
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 8:38

Chaque année une dizaine de voyages sont organisés dans mon agence comptable. Avant la mise en place du 1er acompte je m'assure que le nécessaire a été fait pour une bonne gestion c'est à dire :

- un budget et des tarifs exécutoires

- un suivi des encaissements de la participation des familles : existence d'une liste d'élèves cohérente avec le contrat et les premiers paiements, un calendrier des paiements respectés

- des subventions complémentaires réalistes et non des voeux pieux

- des dons votés en conseil d'administration

- si une participation de l'établissement est prévue , que cela soit déjà inscrit dans le budget (6588 -->7588 )

Ma demande est plus fondée sur le bons sens que sur un texte; cette vérification évite des surprises au moment de la réalisation du voyage.


Dernière édition par ac-int le Jeu 5 Avr 2012 - 10:24, édité 2 fois
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 10:11

Nanard a écrit:

Pareil. Pour payer, la facture me suffit avec éventuellement le contrat.
Pour l'OR de la participation des familles il me faut l'acte.

Dans la mesure où l'approbation des modalités financières des voyages et sorties fait partie des actes obligatoirement transmissibles, la présence d'une facture ne suffit pas à mon sens, puisque le comptable doit vérifier que la sortie a été approuvée en C.A.

La délibération du C.A. est donc nécessaire pour la recette ET pour la dépense.

Qui paierait des factures de transport pour sorties scolaires sans délibération de C.A. ?
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 10:53

Mais l'agent comptable ne fait pas normalement partie de ceux à qui doivent être transmis les actes. Il n'a pas vocation à contrôler la légalité des actes pris par un établissement rattaché.
Théoriquement, la facture suffit donc au mandatement, si les crédits sont ouverts. Mais je comprends tout à fait qu'un AC veuille éviter les soucis ultérieurs en aidant un gestionnaire à vérifier la légalité et la bonne organisation budgétaire de ses voyages.
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MessageSujet: voyages : pièces   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 11:01

confused bon...
Faites comme vous le voulez, selon les responsabilités encourues de chacun, mais les autorisations budgétaires des voyages nécessitent : "pv vote ca et acte administratif validé avec son budget" (et rien d'autre en effet) autorisant la recette laquelle permet la dépense dixit je le rappelle la trésorerie mais aussi tous les services juridiques (rectorat et ia) Dépenses N3 et pièces justificatives 173855
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 11:02

brioche a écrit:
Mais l'agent comptable ne fait pas normalement partie de ceux à qui doivent être transmis les actes. Il n'a pas vocation à contrôler la légalité des actes pris par un établissement rattaché.
Théoriquement, la facture suffit donc au mandatement, si les crédits sont ouverts. Mais je comprends tout à fait qu'un AC veuille éviter les soucis ultérieurs en aidant un gestionnaire à vérifier la légalité et la bonne organisation budgétaire de ses voyages.

cela s'appelle un débet Dépenses N3 et pièces justificatives 173855
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A.C.
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 11:16

Citation :


Pour l'OR de la participation des familles il me faut l'acte.


Exact. Si contradiction entre les actes. Redemander une délibération du CA claire et explicite.
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 11:18

brioche a écrit:
Mais l'agent comptable ne fait pas normalement partie de ceux à qui doivent être transmis les actes. Il n'a pas vocation à contrôler la légalité des actes pris par un établissement rattaché.

Il ne vérifie pas la légalité, mais la régularité, et pour vérifier cette régularité il doit être en possession desdits actes...

Il y a quelques années, lors du jugement des comptes du lycée, la magistrate de la CRC m'a appelé pour que je lui faxe les délibérations du Conseil d'Administration qui autorisait les voyages et les sorties... Serait-ce de l'abus de pouvoir alors? ...Dépenses N3 et pièces justificatives 173855
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 11:26

canarich a écrit:
brioche a écrit:
Mais l'agent comptable ne fait pas normalement partie de ceux à qui doivent être transmis les actes. Il n'a pas vocation à contrôler la légalité des actes pris par un établissement rattaché.

Il ne vérifie pas la légalité, mais la régularité, et pour vérifier cette régularité il doit être en possession desdits actes...

Il y a quelques années, lors du jugement des comptes du lycée, la magistrate de la CRC m'a appelé pour que je lui faxe les délibérations du Conseil d'Administration qui autorisait les voyages et les sorties... Serait-ce de l'abus de pouvoir alors? ...Dépenses N3 et pièces justificatives 173855

CQFD Dépenses N3 et pièces justificatives Forum01
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 11:26

A.C. a écrit:
Citation :


Pour l'OR de la participation des familles il me faut l'acte.


Exact. Si contradiction entre les actes. Redemander une délibération du CA claire et explicite.

Cela est déjà arrivé chez nous Neutral et c'est pas grave, personne n'en meure
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 11:43

Je transmets tous les actes financiers à mon AC, à sa demande. En plus mes actes sont nickels, car même en cas de modif je repasse au vote jusqu'à ce qu'ils collent au réalisé. Je travaille en bonne entente et en transparence.

Cependant je persiste à dire que l'AC n'est habilité à contrôler la légalité des actes des EPLE, c'est le rôle des autorités de contrôle. L'agent comptable doit-il contrôler que les autorités ont bien contrôlé ?

Ici on confond "il faut" et "il faut légalement", comme très souvent en français.

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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 11:57

brioche a écrit:
Je transmets tous les actes financiers à mon AC, à sa demande. En plus mes actes sont nickels, car même en cas de modif je repasse au vote jusqu'à ce qu'ils collent au réalisé. Je travaille en bonne entente et en transparence.

Cependant je persiste à dire que l'AC n'est habilité à contrôler la légalité des actes des EPLE, c'est le rôle des autorités de contrôle. L'agent comptable doit-il contrôler que les autorités ont bien contrôlé ?

Ici on confond "il faut" et "il faut légalement", comme très souvent en français.


cher collègue cheers
Personne n'a dit ça, le comptable doit contrôler si l'acte validé et le pv sont joints : légalité EXTERNE
Après on exécute y compris si c'est "illégal" car on ne juge pas la légalité interne
drunken
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 13:21

brioche a écrit:
Je transmets tous les actes financiers à mon AC, à sa demande. En plus mes actes sont nickels, car même en cas de modif je repasse au vote jusqu'à ce qu'ils collent au réalisé. Je travaille en bonne entente et en transparence.
Cependant je persiste à dire que l'AC n'est habilité à contrôler la légalité des actes des EPLE, c'est le rôle des autorités de contrôle. L'agent comptable doit-il contrôler que les autorités ont bien contrôlé ?
Ici on confond "il faut" et "il faut légalement", comme très souvent en français.

La confusion est peut-être dans votre esprit, cher collègue, car j'ai précedemment écrit qu' il fallait distinguer le contrôle de légalité et le contrôle de régularité, l'analyse fine des arrêts Kammerer et Morel apporte de précieux renseignements sur la responsabilité des comptables (et ses limites) et du contrôle qu'ils doivent opérer afin de ne pas mettre en jeu leur responsabilité personnelle et pécuniaire (ce dont pas mal de gestionnaires non comptables, et d'ordonnateurs, se moquent éperdument faute d'y être confrontés). Une re-lecture attentive de ces arrêts ne serait pas dénuée de sens pour se forger une opinion plus juridique sur la teneur des contrôles précités.
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 13:49

Un exposé des faits ici : gestionnaire03.fr/CE_controle_comptable.pdf

Effectivement, il n'est pas spécialement fait de cadeau aux comptables publics.
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MessageSujet: contrôle de légalité - contrôle de régularité   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 13:50

Dépenses N3 et pièces justificatives A0014
Jean Gavard et jean Beurton écrivent :
"l'agent comptable - l'acte étant devenu exécutoire, il revient à l'agent comptable de prendre en charge les recettes et les dépenses" pour ce faire il lui faut cet acte et la preuve de son caractère exécutoire. Il n'est inscrit nulle part qu'il exerce le contrôle de légalité ... ni dans un texte ni dans les propos de Canarich Dépenses N3 et pièces justificatives Emo2_bie

chef faut clôturer... Dépenses N3 et pièces justificatives B15
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 13:55

Tout est là : http://www.gestionnaire03.fr/page8113.html

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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 13:57

Dépenses N3 et pièces justificatives Enaccord
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 15:06

Je ne suis pas d'accord avec tout ce qui est écrit ; mais là j'ai pas le temps....

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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 16:27

Pareil

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Il faut dire que je suis un des rares à l'avoir pris sur la tronche...! I.NEWTON
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MessageSujet: nuance   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 16:29

Une nuance pig : des crc jugent que des comptables devaient s'abstenir de payer lorsqu'une pièce "valable" du point de vue de la légalité externe tant le fond est absurde Dépenses N3 et pièces justificatives A0014 (par ex il me semble un débet pour avoir payé une "déchetterie" fermée depuis plusieurs années un truc dans ce genre) Very Happy Suspect
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 16:36

C'est moi qui suis lente cet après-midi ou une nuance ce n'est pas si pig que ça?

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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 16:41

Isaac Newton a écrit:
Pareil

Idem
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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 22:41

canarich a écrit:
Nanard a écrit:

Pareil. Pour payer, la facture me suffit avec éventuellement le contrat.
Pour l'OR de la participation des familles il me faut l'acte.
Qui paierait des factures de transport pour sorties scolaires sans délibération de C.A. ?

Ben moi. Dépenses N3 et pièces justificatives 173855

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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 23:12

Mon argumentation pour ce qu'elle vaut se base sur le décret du 23 mars 2007 et sur l'instruction du 30 mars qui sont pour moi la bible.
Je retiens notamment :

le comptable est tenu d'exercer le contrôle de.... et de la validité de la créance ; ce contrôle porte sur :
- la certification du servicefait,
- l’exactitude des calculs de la liquidation,
- le contrôle du caractère exécutoire des actes du CA (contrats et conventions.),
- la vérification des pièces justificatives réglementaires. La liste des pièces nécessaires à l’appui de chaque type de dépenses est prévue, par l’article D1617-19 (annexe 1) du code général des collectivités territoriales (Facture, mémoire selon la liste des pièces prévues dans l’annexe : mentions obligatoires, RIB, inscriptions de la Société aux registres, etc.).
- l’application des règles de prescription quadriennale.
- l’absence d’opposition.
(...)
Contrôler la présence des pièces exigées.
La liste ayant un caractère exhaustif, le comptable n’a pas à exiger des pièces qui ne sont pas prévues par la liste des pièces justificatives et il n’y a pas lieu d’engager sa responsabilité s'il a payé une dépense qui y est répertoriée sans exiger de pièces supplémentaires par rapport à celles mentionnées par cette liste.

Le décret de 2007 supprime l’obligation de signature par l'ordonnateur de chaque acte transmissible au titre de la certification du caractère exécutoire de ces pièces justificatives vis-à-vis du comptable. L’article D.1617-23 du CGCT dispose que "la signature […] du bordereau récapitulant les mandats de dépense emporte certification du caractère exécutoire des pièces justifiant les dépenses concernées".

Et concernant le contrôle de la légalité par le comptable :
Par une décision en section du contentieux le 8 février 2012 le Conseil d'Etat a reprécisé les contours du contrôle du comptable public sur les pièces justificatives d'une dépense.
Selon les termes du rapporteur public Xavier de Lesquen, le comptable ne peut se faire juge de la légalité de telles pièces, il lui appartient de déterminer si elles sont suffisantes pour justifier l'engagement de la dépense.
Le Conseil d'Etat considère ainsi qu'il revient aux comptables « d'apprécier si les pièces fournies présentent un caractère suffisant pour justifier la dépense engagée; que pour établir ce caractère suffisant, il leur appartient de vérifier, en premier lieu, si l'ensemble des pièces requises au titre de la nomenclature comptable applicable leur ont été fournies et, en deuxième lieu, si ces pièces sont, d'une part, complètes et précises, d'autre part, cohérentes au regard de la catégorie de la dépense définie dans la nomenclature applicable et de la nature et de l'objet de la dépense telle qu'elle a été ordonnancée. »


Cela dit je me trompe peut-être ; même si je n'ai jamais eu confirmation de qui que ce soit de la nécessité de joindre un acte du CA pour les sorties (vu le nombre faudrait d'ailleurs un CA tous les 15 jours chez moi) ni vu une jurisprudence en ce sens.
A chacun de se forger son opinion par la lecture des textes et surtout pas parce je le dis ; je ne suis pas un gourou (sauf si vous souhaitez me faire don de votre fortune).

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MessageSujet: Re: Dépenses N3 et pièces justificatives   Dépenses N3 et pièces justificatives Icon_minitimeJeu 5 Avr 2012 - 23:17

Ben moi itou Dépenses N3 et pièces justificatives 173855
Pas de différence avec l'achat de 500 rouleaux de PQ ou deux tonnes de cacahouètes Dépenses N3 et pièces justificatives 173855
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Dépenses N3 et pièces justificatives
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