Op@le : gestion des chèques et transmission documents

Bonjour à tous,

Passant sous Opale cette année, j'aimerai avoir quelques éclaircissements : quant est il de la gestion des chèques, je m'explique pour me faire passer à Opale un des arguments qui a pesé dans la balance était que je n'aurai plus à venir à l'agence comptable, celle ci se trouvant assez loin cela m'arrange effectivement, mais qu'en est il des chèques encaissés pour les commensaux frais scolaires etc....à quelle fréquence vous rendez vous à l'agence comptable ou y'a t-il un autre système mis en place envoi par courrier recommandé? 

Autre question : les documents PJ demandés par la personne suivant la compta géné (certificat administratif etc....)sont ils mis directement dans Opale et la personne les voient et n'a plus besoin de demander? 

merci d'avance pour vos retours!!!

Avant Op@le, j'envoyais moi-même les chèques au STC. Maintenant, mon AC les envoie car il souhaite une double vérification. Un collègue V1 lui a dit que c'était la galère pour rattraper les erreurs sur les chèques. Selon le nombre, je lui apporte tous les 15 jours ou une fois par mois. C'est vrai qu'avec Op@le on se voit beaucoup moins, du coup j'apprécie cette visite, c'est l'occasion d'échanger en direct.

Tu peux mettre tout ce que tu veux en PJ dans Op@le, le scanner est ton meilleur ami !

Avec OPale, je ne vais plus à l'agence comptable mais on s'appelle très régulièrement. Mes chèques sont envoyés directement par nous. Les espèces déposés à La Poste.

Merci à tous, Walking Dead quand tu dis ils sont envoyés directement par nous, ils sont envoyés où?

Je me permet de répondre à la place de Walking Dead, les chèques sont envoyés au service de traitement des chèques de Créteil

Ou de Lille, selon la situation géographique de l'établissement.

Ok je ne savais pas qu'on pouvait les envoyer directement nous! Bon à savoir! Merci à tous comme d'habitude pour vos éclaircissements!

Sur op@le depuis peu, l'agent-comptable nous affirme qu'il est désormais impossible d'encaisser des epèces dans op@le et de les déposer à la poste comme à l'époque de GFC, a priori c'est possible si j'en croit l'intervention  de WALKING DEAD du 07/12/2022, à moins qu'il y ait eu un changement ! On a du mal à savoir ce qui est normal ou pas ...La raison invoquée est le non fonctionnement de la régie permanente mais mon compte de régisseur DFTNET est toujours actif, je suis dubitative... Ce n'est pas le fait de déposer les espèces en AC qui me gêne mais c'est le fait qu'on saisisse en parallèle dans un tableau les recettes (dégradations, forfait DP carnets...) excepté pour les repas commensaux et d'externes dont la liste est issue de TS.
 D'où ma question, peut-on ou non déposer les espèces à la poste ?

J'en profite pour remercier les V1 à V5 qui ont essuyé des plâtres et laissé des témoignages très utiles sur le forum, ça me fait gagner un temps précieux et me permets de préserver ma santé mentale.

Bonjour,
Effectivement avec le passage à Op@le votre AC a dû demander à la DDFIP d'ouvrir un compte spécifique ou seules les espèces des régies doivent être versées. C'est donc la raison pour laquelle vous devez faire la saisie des encaissements en espèces en parallèle.
Mais on ne désespère pas les régies finiront bien par fonctionner un jour

J'encaisse les espèces comme les chèques en profil mandataire. Le tout est déposé à l’AC.

Jolly a écrit:

J'encaisse les espèces comme les chèques en profil mandataire. Le tout est déposé à l’AC.

On a tellement galéré avec un encaissement saisie dans la régie en février 2022 et débloqué seulement en janvier 2023 qu'on n'a même pas essayé le profil mandataire.
Pour être certaine le profil mandataire il faut avoir une délégation en sphère comptable c'est bien ça ?

C'est ça !  Ça marchait bien pour les chèques et ça fonctionne pour les espèces.

Jolly a écrit:

C'est ça !  Ça marchait bien pour les chèques et ça fonctionne pour les espèces.

On va peut-être le faire alors

invité craonel a écrit:

@ cfou


exact !  il s'agit bien d'un compte spécifique pour les espèces de la régie qui du coup ne me sert pas à grand chose.


Pour des régies qui fonctionne, l'espoir fait vivre ... 
Je viens de faire des encaissements de chèques, j'ai dû m'arrêter au milieu de la saisie car le rapprochement ne se fait pas comme si les créances n'existaient pas dans la base, la fiche de procédure est pourtant claire. Encore un jeu de piste en perspective 

Je me demande qui a pu avoir cette idée de faire ouvrir un compte spécifique pour les espèces des régies ? Hormis nous compliquer la vie à quoi cela va servir ?

Je n'ai aucun soucis avec les encaissements c'est étrange, vous utilisez quelle fiche de procédure ?

Je me demande si une fois le module fonctionnel les collègues ne se contenteront pas nommer des mandataires.

Jolly a écrit:

J'encaisse les espèces comme les chèques en profil mandataire. Le tout est déposé à l’AC.

Mais comment votre AC justifie la caisse, vous lui envoyez votre détail de caisse tous les jours ?

Il y aura un article sur le sujet sur le site Espac'EPLE lundi.

Effectivement, même si c'est pas totalement satisfaisant c'est l'organisation de JOLLY qui sera proposée.

Mandataire pour les encaissements et régie temporaire pour les avances (comme pour un voyage avec ou sans DFT).

Pour les encaissements d'espèces c'est en effet un peu particulier car le mandataire encaisse directement sur le 531 de l'agence comptable.

Les V1 toujours aussi créatifs ont trouvé plusieurs possibilités.

Celle qui semble la plus pertinente aujourd'hui est :

• encaissements par le mandataire dans son établissement des espèces en joignant les justificatifs et en laissant les écritures à l'état créé (ou pas selon le choix de l'agence)
  
• en fin de journée autocontrôle par le mandataire qui remplit et signe un PV de caisse (type tableur) qui est envoyé à l'agence comptable
  
• la réception du PV de caisse à l’agence donne lieu à la validation des écritures d'encaissement concernées, puis une écriture 585000/531000, afin de permettre à l’agence de faire son PV de caisse avec les sommes réellement en sa possession.
  
• Lors du dépôt LBP, numérisation du bordereau de remise qui est envoyé à l’agence et au retour sur le DFT 515100/58500 ou si dépôt des espèces à l’agence : 531000/585000
  

J'utilise le conditionnel car tout cela mérite d'être approfondi, précisé et adapté à chaque organisation dans l'attente de la stabilisation du module régie.

Le reste de l'article sur Espac'EPLE, comportera les organisations en fonction des moyens de paiementet selon qu'il s'agit de recettes ou d'avance.

Il y aura aussi les planches d'écritures.

j'utilise la fiche d'Orleans-Tours  intitulée  "1_encaissement_exemple-chèque"

quand je me mets (comme indiqué en page 4 du doc) en bas de la page au niveau du cercle rouge et que je sélectionne oui, ça reste gris, ça ne prend pas, donc ça ne rapproche pas alors que je sais qu'il y a une créance non payée et ça le fait pour les 20 chèques que j'ai rentré, je suis bloquée et accessoirement ça m'énerve de me casser le nez à chaque que j'essaie un nouveau truc...

@ cfou 
j'ai oublié : non je n'envoie pas la caisse tous les jours, je l'ai fait aujourd'hui pour la fin de mois, j'ai tout enregistré sur un tableau excel que j'alimente au file de l'eau. Je lui ai donné les espèces, j'ai envoyé les chèques à LILLE. La prochaine fois, ferai la même chose avant le départ en vacances. C'est pas génial comme fonctionnement, ça pourrait être pire, pour turboself, j'ai au moins la liste des encaissements "propres".

Même si cette solution de saisir sur un tableur et d'envoyer à l'agence a le grand mérite d'être opérationnelle, on ne peut pas s'en satisfaire car on est sur une double saisie et la nécessité de transmettre à l'agence les détails de chaque encaissement pour le rapprochement.

L'option mandataire permet d'encaisser directement dans Op@le et dans l'EPLE.

On peut encaisser directement les espèces et comme dit plus haut mouvementer le 531 à l'agence chaque soir.

Des V1 ont trouvé une solution d'attente en encaissant dans l'établissement rattaché sur les tickets restaurants (dans l'écran des encaissements).
Cela évite de polluer le 531 de l'agence qui ensuite mouvemente le 515100 ou le 531000 selon que les espèces sont déposées par l'EPLE sur son DFT via LBP ou directement à l'agence.

Bonjour Nicolas.
Tu sembles indiquer que le système que tu évoques évite la double saisie.
Pour autant cela implique, chaque soir, de ressaisir dans Opale les encaissements TS.
On est bien là dans une double saisie non ?
Ici nous n'encaissons sur Opale la FQE TS que lorsque nous déposons nos chèques ou espèces. Et effectivement suivi excell au quotidien.
La solution que tu évoques, si je l'ai comprise, me paraît vraiment lourde au quotidien...

Oui, cette organisation ne résout pas l'absence de connecteur Turbise Op@le, mais ce n'est pas l'objet de l'article.

J'ai évoqué la double saisie comme peu utile dans le cas où les encaissements sont réalisés sur un tableur et ensuite ressaisis à l'agence dans Op@le. Si on rajoute TURBISE, on arrive à trois saisies.

C'est l'intérêt de du mandataire qui peut directement effectuer les encaissements (repas et autres) dans son établissement sur Op@le et faire l'économie de l'étape tableur.

Et il s'agit d'un exemple de fonctionnement, certes pas tout à fait satisfaisant réglementaire, dans l'attente de la stabilisation du module régie. Ce n'est pas un exemple à suivre car selon les organisations de chaque agence les réponses apportées peuvent varier.

ok merci pour ton retour

invité craonel a écrit:

j'utilise la fiche d'Orleans-Tours  intitulée  "1_encaissement_exemple-chèque"

quand je me mets (comme indiqué en page 4 du doc) en bas de la page au niveau du cercle rouge et que je sélectionne oui, ça reste gris, ça ne prend pas, donc ça ne rapproche pas alors que je sais qu'il y a une créance non payée et ça le fait pour les 20 chèques que j'ai rentré, je suis bloquée et accessoirement ça m'énerve de me casser le nez à chaque que j'essaie un nouveau truc...

Il faut que tu indiques un n° de TR de type 23xxxxx dans le cadre du haut que tu peux récupérer dans pièces de créances d'un tiers puis enregistrer, la créance est retrouvée dans le cadre du bas. Ou tu ne mets pas ce n° dans le cadre du haut mais tu renseignes le n° de pièce dans le cadre du bas.

Cfou (Op@le V2) a écrit:

Effectivement avec le passage à Op@le votre AC a dû demander à la DDFIP d'ouvrir un compte spécifique.

Juste comme ça en passant, le passage à Op@le n'a rien à voir avec le fait qu'il faille un compte DFT pour le régisseur.

C'est une obligation pour tous les régisseurs depuis le décret n° 2020-542 du 07/05/2020 relatif aux régies des EPLE, qui renvoie dans son article 7 à l'article 14 du décret n° 2019-798 du 26/07/2019 relatif aux régies des organismes public et qui dispose :

"Sauf dérogation accordée par le ministre chargé du budget, les régisseurs doivent ouvrir un compte de dépôt de fonds au Trésor."

Fréléo a écrit:

Cfou (Op@le V2) a écrit:

Effectivement avec le passage à Op@le votre AC a dû demander à la DDFIP d'ouvrir un compte spécifique.

Juste comme ça en passant, le passage à Op@le n'a rien à voir avec le fait qu'il faille un compte DFT pour le régisseur.

C'est une obligation pour tous les régisseurs depuis le décret n° 2020-542 du 07/05/2020 relatif aux régies des EPLE, qui renvoie dans son article 7 à l'article 14 du décret n° 2019-798 du 26/07/2019 relatif aux régies des organismes public et qui dispose :

"Sauf dérogation accordée par le ministre chargé du budget, les régisseurs doivent ouvrir un compte de dépôt de fonds au Trésor."

Mais sur Op@le il faut un compte juste pour le dépôt des espèces

Bonjour,
de quel n° de TR parles-tu ? Il s'agit de créances de 2023 d'avant op@le, je n'ai pas de n° de TR, on n'a pas encore fait la constat du trimestre en cours. Dans le cadre du haut, j'ai un n° qui s'est remplit tout seul "BQ24XXXXX"? Je ne vois pas, je fouine sur internet depuis ce matin, j'écume tous les tribus, magistère et c'est clair comme du jus de boudin... Il manque un truc dans les procédures ou j'ai de la m... dans les yeux, marre...

invité craonel a écrit:

Bonjour,
de quel n° de TR parles-tu ? Il s'agit de créances de 2023 d'avant op@le, je n'ai pas de n° de TR, on n'a pas encore fait la constat du trimestre en cours. Dans le cadre du haut, j'ai un n° qui s'est remplit tout seul "BQ24XXXXX"? Je ne vois pas, je fouine sur internet depuis ce matin, j'écume tous les tribus, magistère et c'est clair comme du jus de boudin... Il manque un truc dans les procédures ou j'ai de la m... dans les yeux, marre...

Les bilans d'entrée sont saisis par l'AC ?

je suis en train de lui envoyer un mail car quand je consulte le YCCPIE13, la liste est vide, je pense que je dois réceptionner une liste où les créances seront nommées TRXXXX.
Pour la petite histoire, je me suis rendue compte hier que je n'existait pas dans la sphère comptable, j'ai dû prouver par A+B qu'il devait me "créer"... c'est usant