Gestion Électronique des Documents

Bonjour,

Quelqu'un s'est-il déjà intéressé à la Gestion Électronique des Documents, est-ce implémenté dans un établissement?
Quels gains peuvent être apportés par cette solution?

Dans mon Nanadémie, il y a un principal de collège qui fait des formations sur l'éducation à l'environnement durable (j'y suis allé au PAF, super), et qui explique comment il est passé au zéro papier. J'aurais bien aimé pouvoir faire une série d'articles IZ rien que sur ce point, mais holala, quel boulot... Si un collègue qui a fait la formation en novembre a pris plus de notes (sur des papiers...) que moi, peut-être ?

dans la solution qu'on m'a présenté, il y a effectivement beaucoup de boulot de numérisation, mais après quel gain de temps en terme de recherches dans les papiers.
mais je me demande quelles solutions existent, et à quel prix

AC-DC a écrit:

mais je me demande quelles solutions existent, et à quel prix

Un bon copieur numérique connecté, un bon mode d'emploi, et pas mal de volonté pour que tout le monde joue le jeu... Le coût le plus important au financier sera celui de l'électricité consommée par le copieur en mode scan.

j'ai participé à un projet de GED dans le service des lycées de ma CT : le projet était voulu par le directeur qui aurait été le seul à en tirer un avantage, par contre, gros boulot en-dessous pour sélectionner les docs, les scanner, vérifier leur bon classement, etc.
on a testé un logiciel et j'ai beau maîtriser assez vite les applications informatiques, j'ai trouvé que c'était extrêmement lourd! et le projet a finalement été abandonné, pour cette lourdeur de versement des docs et aussi parce que c'était extrêment cher pour "l'abonnement" : une solution libre avait été choisie, mais pour l'adapter et la maintenir, on devait passer par une boîte privée, donc gros coût de fonctionnement.

par contre, pour faire plus simple et moins cher : scanner les courriers, circulaires, etc c'est extrêmement pratique effectivement. et quand on fait un clic froit sur le doc "propriétés", on peut rentrer des "mots-clés" dans l'onglet "résumé". ensuite, on installe le petit logiciel gratuit Windows Search, qui indexe en permanence les docs de notre poste et tous ceux du réseau connecté, et qui va vite retrouver le doc cherché grâce aux mots-clés...

Je viens d'investir dans un scanner pour limiter aussi les copies papier de nombreux documents, et faciliter les recherches.
Je sauvegarde sur mon disque dur (tout en pdf), et sauvegarde régulièrement sur le serveur, qui dispose lui-même d'une auto-sauvegarde sur disque dur externe.
Ma principale difficulté consiste à trouver un classement fonctionnel : dénomination des fichiers, arborescence explicite, ... pour classer les courriers, factures, etc.
Si quelqu'un a déjà un truc qui tourne bien, je suis preneur.

drakhaon a écrit:

Ma principale difficulté consiste à trouver un classement fonctionnel : dénomination des fichiers, arborescence explicite, ... pour classer les courriers, factures, etc.
Si quelqu'un a déjà un truc qui tourne bien, je suis preneur.

Je suppose déjà que tu as le réflexe de nommer très lisiblement les fichiers.

Un commencement de truc : il faut systématiquement scinder un répertoire en sous-répertoires dès qu'on affiche dedans trop de fichiers pour pouvoir les embrasser d'un seul regard. On cherche alors une modalité de subdivision de ce qui se trouve là, et on fait glisser les fichiers dans le nouveau classement. A terme, quand on a plein de docs, on peut être amené à déplacer des sous-répertoires entiers quand on se fait une séance de remise à niveau.

Et une bonne résolution à prendre : jamais de "divers" ni d'"inclassables". On se tord la comprenette en sept si nécessaire, mais on trouve le moyen de tout mettre là où il faut.