Tâches secrétaire catégorie B

Bonjour à tous,

Malgré mon expérience passée de secrétaire d’intendance (catégorie B), je suis dans l’impasse : je me vois obligée de redéfinir les tâches à confier à la secrétaire d’intendance actuelle, en fonction de son champ de compétences très limité.

Pour ceux qui auront la gentillesse de me répondre :

- pour les gestionnaires : que confiez-vous à vos secrétaires ?
- pour les secrétaires : quelles tâches effectuez-vous ?

Je risque d’être accusée de placardisation, de harcèlement, de je-ne-sais-quoi, donc je prépare la suite.

Merci de votre aide précieuse. Je n’ai jamais eu de chance avec les secrétaires, je sais pourtant que la majorité est professionnelle et compétente.

C'est assez variable il me semble et cela peut aller de la gestion du SRH (stocks, pointage BL factures, liquidations), jusqu'aux bourses, en passant par les DC, le recouvrement, les mandatements, les commandes, la gestion des stocks (fournitures, papier), le classement, et autres

Effectivement, tu as bien cerné l enjeu. Et tu fais rudement bien de poser la question autour de toi. Associe CE, ADP si tu peux

Une piste pourrait être à partir des dernières erreurs, de proposer une évolution de la fdp en présence d un tiers. Et de prendre en compte un maximum de ses demandes par rapport à ta proposition. En mettant en place des garde-fous afin de limiter les dégâts.

Je ne te conseille pas une version rabougrie car vu le contexte, cela peut vraiment apparaître comme une sanction.

Ce n'est qu'un avis, peut être il y aura des conseils différents ..

Citation :

Je risque d’être accusée de placardisation, de harcèlement

Pas si tu présentes les missions à effectuer comme des solutions à des problèmes identifiés, connus de tous et qui embêteraient trop le service si on les maintenait en l'état. Bien sûr la secrétaire ne devra pas se sentir mise en cause personnellement, mais arrange-toi pour qu'elle se sente partie prenante des solutions.
Plus que des qualités de cheffe, ce sont des ressources d'une conteuse qui te permettront de passer les changements en douceur : les situations professionnelles fonctionnent comme des récits, avec des péripéties et un équilibre à rétablir. Le cerveau humain est ainsi fait qu'il cède devant toute construction qui rétablit un semblant de cohérence.

Elle peut faire les photocopies des profs?

Je te dirais que j'ai adapté les missions de mes différentes secrétariats en fonction de la personne. Actuellement, j'ai quelqu'un de compétent. Il gère le SRH (commande repas, droit constaté, télépaiement...), les bourses, prépare les commandes, vérification des livraisons, gère la tenue des dossiers des agents et les aide dans les démarches, relance des fournisseurs (livraison, factures...).

Déjà interdit lui de valider quoi que ce soit. Pourquoi ? La maîtrise des risques comptables et financiers bien sûr ! Donc elle saisit, tu valides, ça participe de la sécurisation que chaque établissement se doit de mettre en œuvre donc tu le fais comme les autres.
En effet, on doit s'adapter aux capacités des personnels avec lesquels on travaille. Cependant, on ne peut pas tout faire à leur place sous prétexte qu'ils ont du mal à être carré. Donc il faut leur laisser faire des choses et les vérifier systématiquement.
En gros, en lycée, avec 2 secrétariats, j'ai une personne qui gère la dépense (compris fournitures, consommables) et les dossiers administratifs des agents et une autre personne qui gère tout ce qui est en relation avec les élèves (DP, bourses, aides). J'ai eu un plus petit lycée avant avec un seul secrétariat avant, la collègue gérait les élèves (DP, bourses, aides, caisse de solidarité, remboursement des frais de stages, sécu des étudiants à l'époque,...) et la chaine de dépense de la restauration, je gérais le reste et pouvais donner un coup de main sur les pics d’activité comme la rentrée.
Il m'est arrivé d'avoir des gens moins compétents voire incompétents (jamais d'activement nuisibles), il faut cadrer : fiches de procédure, pas à pas,... il faut formaliser les attendus.

Je répond un peu tard mais je met ma fiche de poste bien sur absolument pas exhaustive, peut être cela pourra être utile:
 

-       Régisseur suppléant : encaissement, remboursement  et suivi
-       Suivi des voyages et sorties scolaires (encaissement, tableau etc...)

Ser Vardis Egen a écrit:

 "je met ma fiche de poste bien sur absolument pas exhaustive, "


A part ajouter : faire le café, je ne vois pas trop ce qui pourrait manquer à cette liste... Ser Bronn de la Néra est une perle.

Ben faire le café ça m'arrivait de le faire aussi... et j'ai oublié aussi que je suis le maitre des clés