Signature

Bonjour,
Pour continuer dans la série des "Bonnes surprises du bahut", mes doutes concernant la régularité des bons de commande alimentaires ont été confirmés. Les bons sont transmis, par le cuistot et le secrétaire d'Intendance, sans signature de l'ordonnateur. Le secrétaire a même écrit son nom au bas de certains. Inutile de dire qu'il n'a aucune délégation de signature... Ces deux joyeux lurons font leur tambouille dans leur coin depuis des années sans s'imaginer que la nouvelle gestionnaire puisse remarquer leur manège (C'est l'avantage quand on passe pour une c***).
Bref, que risquent ces joyeux compères ? Merci pour vos réponses!

Je ne connais pas la situation. Mais ils pourraient aussi dire que le gestionnaire, dont la responsabilité est réelle dans l'organisation et la procédure de commande ne leur a jamais rien dit et ne s'est préoccupé de cela qu'au mois de février. 
Donc avant de penser à ce qu'ils risquent, réfléchis aussi à ce que tu n'as pas fait jusque là pour intervenir sur un dysfonctionnement majeur.

Je vais donc réfléchir à mes erreurs. D'autres propositions?

Expliquer gentiment que l'on va immédiatement changer la procédure de commande, seul le gestionnaire ou l'adjoint pouvant avoir délégation de signature.

Par exemple : le chef prépare, le secrétaire édite, le gestionnaire signe s'il a délégation, le secrétaire transmet.

J'avais proposé au cuistot de lui éditer les bons et de les mettre à la signature (je ne veux pas de la délégation). Il avait refusé pour "ne pas me déranger". Il éditait donc les bons sur son imprimante et était censé les faire signer. C'est ce qui était convenu depuis la rentrée. Il ne l'a pas fait et le secrétaire, qui est dans la boucle de la commande, non plus.
Je lui ai encore dit de faire signer les bons au CE  hier: il m'a dit qu'il ne savait pas qu'il devait le faire ( : ça, c'était ma tête quand il a répondu ). Il m'a aussi expliqué que c'était plus facile pour lui de passer les commandes ainsi parce qu'il commandait "la veille pour le lendemain" et qu'il était plus facile pour lui de travailler ainsi. Je lui ai répondu qu'il pouvait éditer les bons avant 10h , les faire signer et commander ensuite. Il a rétorqué qu'avec l'ancienne gestionnaire, on ne faisait pas comme ça. Elle ne signait rien (alors qu'elle avait délégation) et le CE, non plus.
Bref, je me heurte à un mur.

Lilirose a écrit:

je ne veux pas de la délégation.

Je pense que c'est une erreur : pourrais-tu expliquer tes raisons ?

C'est une grande responsabilité. Mon CE a eu des soucis avec l'ancienne collègue et il est échaudé.  Le bahut a eu beaucoup de problèmes. Le Ce refuse, depuis, de déléguer et je pense qu'il a raison. Si je fais une erreur, il pensera que je suis déloyale et je ne le suis pas.

Faire signer tous les BC alimentaire à l'ordonnateur ?!
Oui, cela respecte la légalité.
Non, ce n'est pas une pratique que je conseillerais.

Le chef qui commande du jour pour le lendemain, sauf urgence, c'est du jamais vu. Les commandes se font plutôt à j-15 ou j-8. 

1. Ne jamais oublier à quoi sert une règle
En l'espèce c'est essentiellement pour éviter les risques de détournement d'argent public.
L'ordonnateur qui va signer sans les regarder des tonnes de BC, ce n'est pas forcément la meilleure solution.

2. Trouver la réponse la mieux appropriée par rapport à votre situation et au respect des règles
La délégation spécifique sur ces commandes peut-être donnée à un adjoint ou à vous.

3. Le temps que vous trouviez la solution, vous pouvez trouver des moyens de contrôle ou des procédures avec des ruptures de chaîne afin de maîtriser le risque.

J'ai toujours signé les BC car cela me permet de savoir ce qui est commandé et chez qui.

Oui, votre position se défend. A mon sens, l'organisation de la cuisine est à revoir. Le cuistot commande la veille pour les "promotions": c'est tout à son honneur de vouloir faire des économies mais on ne peut pas seulement fonctionner ainsi. J'ai prévu de préparer les menus avec lui à l'avance afin que les commandes ne se fassent plus dans l'urgence. Il a accepté. Il aura plus de temps pour faire signer les bons et commander, ainsi.
Mais ma question reste sans réponse: quand un bon n'est pas signé, l'acheteur peut refuser de payer le prestataire. Soit. Mais que risquent ceux qui ne respectent pas la chaîne malgré les directives transmises? Le cuistot a déjà des soucis avec la collectivité et je ne veux ni en rajouter, ni le couvrir. Même chose pour le secrétaire (avec lequel je m'entends, pourtant): je ne comprends pas pourquoi il n' a pas respecté la chaîne alors qu'il la connaît parfaitement.

Rappeler la règle
Rappeler les jurisprudences où les cuisiniers ont été condamnés pour des pratiques illégales 
Informer les fournisseurs que seuls les bons de commande signés par l ordonnateur engagent l'établissement et seront payés par l'établissement 
Informer le cuisinier que les bons de commande passés par lui sans signature de l ordonnateur l engegerons lui personnellement et non l etablissement.

Et mettre sous le nez de chacun la circulaire de la DAF A3 où il est clairement interdit cette pratique.

Lilirose a écrit:

Oui, votre position se défend. A mon sens, l'organisation de la cuisine est à revoir. Le cuistot commande la veille pour les "promotions": c'est tout à son honneur de vouloir faire des économies mais on ne peut pas seulement fonctionner ainsi. J'ai prévu de préparer les menus avec lui à l'avance afin que les commandes ne se fassent plus dans l'urgence. Il a accepté. Il aura plus de temps pour faire signer les bons et commander, ainsi.

Vous l'avez fait progresser  

Lilirose a écrit:

Mais ma question reste sans réponse: quand un bon n'est pas signé, l'acheteur peut refuser de payer le prestataire. Soit.

Non.
J'ai peu de connaissances en droit mais une commande orale vaut engagement.

Lilirose a écrit:

Mais que risquent ceux qui ne respectent pas la chaîne malgré les directives transmises?

Plein de choses ... en théorie ... mais à part vous et le cas échéant la DDFIP lors d'un contrôle, ou l'agent comptable dans le cadre du CIC, cela n'intéresse a priori guère de monde.
Mais ce n'est pas pour cela qu'il faut rester sans rien faire, dans un premier temps vous pouvez vous appuyer sur les recommandations du DAF A3, de votre AC, bref une autorité extérieure qui viendra légitimer votre demande ... et trouver une solution acceptable par toutes et tous ... vous pouvez aussi vous appuyer sur les pratiques des établissements aux alentours en disant j'ai vu avec X, Y et Z et elles/eils pratiquent de cette manière ...
Gare au conflit ...

Lilirose a écrit:

Le cuistot a déjà des soucis avec la collectivité et je ne veux ni en rajouter, ni le couvrir. Même chose pour le secrétaire (avec lequel je m'entends, pourtant): je ne comprends pas pourquoi il n' a pas respecté la chaîne alors qu'il la connaît parfaitement.

Ce n'est pas pour les défendre, mais ce n'est malheureusement pas une pratique isolée et la réponse n'est pas toujours facile à trouver ...

Lilirose a écrit:

C'est une grande responsabilité. Mon CE a eu des soucis avec l'ancienne collègue et il est échaudé.  Le bahut a eu beaucoup de problèmes. Le Ce refuse, depuis, de déléguer et je pense qu'il a raison. Si je fais une erreur, il pensera que je suis déloyale et je ne le suis pas.

Oui c'est une grande responsabilité. Et le poste de gestionnaire est un poste à responsabilité. Je ne connais pas les problèmes de ton bahut mais rajouter des maillons dans la chaine ne va pas forcément les régler. 
Pour moi un gestionnaire qui n'a pas de délégation est un non sens. On perd assez de prérogatives dans tout un tas de domaines que si on abandonne sur ce point, je crains qu'on réussisse à se passer de nous plus rapidement que prévu.
Mais encore une fois, je ne connais pas le contexte local.

Lilirose a écrit:

Le Ce refuse, depuis, de déléguer et je pense qu'il a raison.

Il a tort. Que se passe-t-il si il est absent pour quelques jours ou semaines ? 

Un bon CE délègue, même partiellement, à ses deux adjoints.

Sans délégation, il arrive quoique ce soit au ce et l'EPLE ne fonctionne plus ...

Franchement Nicolas, je respecte d'habitude tes efforts louables d'écriture inclusive mais là ce que tu viens d'écrire n'est juste pas français. Désolée de relancer le débat mais là il fallait que je te le dise.

Déjà une délégation doit préciser ce qui est délégable ; ainsi il est tout à fait possible de limiter la délégation à la signature des bons de commande de denrées alimentaires.
Ensuite la note de la DAF du 09/09/13 indique que la signature du menu ne peut être considérée comme un engagement dispensant d’établir des bons de commande ; et que ni l’agent -chef, ni le cuisinier ou le magasinier ne peuvent avoir délégation pour passer commande. Enfin elle précise les règles de la délégation à un gestionnaire qui est également comptable.


On sait que normalement un bon de commande mentionné sur une facture devrait être produit au comptable avec la facture et un bon de commande non signé de l'ordo ou de son délégataire pose problème.

Alomero a écrit:

Franchement Nicolas, je respecte d'habitude tes efforts louables d'écriture inclusive mais là ce que tu viens d'écrire n'est juste pas français. Désolée de relancer le débat mais là il fallait que je te le dise.

Le message était effectivement pratiquement incompréhensible ... C'est corrigé j'espère !
En plus, il n'apporte rien à ce qui était dit au-dessus !

Merci pour toutes ces infos. Je m'en vais lire la note de la DAF et parlerai de la délégation spécifique à mon CE lundi.

Bonjour,

Argument du chef de cuisine sur les promotions c'est du pipeau. Dans le cadre d'un marché, il n'y a pas de promotion. Quid des commandes effectuées dans le cadre du code de la commande publique ?

Je suis dans une structure assez lourde et tous les bons de commande même alimentaires sont signés par le chef d'établissement et le gestionnaire. Comme quoi, c'est possible. En tant que gestionnaire, je ne laisserai jamais un chef de cuisine recevoir de la marchandise sans bon de commande. Cela peut ouvrir la porte à toutes les dérives possibles et ça c'est ma responsabilité. Au besoin courrier au chef d'établissement pour lui rappeler la réglementation.

L'enjeu principal dans ce genre de situation, plus que le formalisme de la signature des bons de commande, c'est de savoir si les achats sont faits proprement par un marché ou pas. Si l'établissement n'adhère pas à un groupement et que le cuisinier commande où ça lui chante, c'est ça le véritable problème, et les histoires de signature on s'en fout !

Je préfère mille fois un établissement où les achats sont au marché mais où l'on ne fait pas gaffe aux bons de commande, qu'un endroit où les bons de commande seraient impeccables mais en achetant n'importe comment à n'importe quel prix.

L'intendant zonard a écrit:

L'enjeu principal dans ce genre de situation, plus que le formalisme de la signature des bons de commande, c'est de savoir si les achats sont faits proprement par un marché ou pas. Si l'établissement n'adhère pas à un groupement et que le cuisinier commande où ça lui chante, c'est ça le véritable problème, et les histoires de signature on s'en fout !

DAF A3 :

Je m'adresse à la gestionnaire, pas au comptable. La gestionnaire doit faire respecter le code de la commande publique, et le comptable ensuite en remettra une couche en exigeant les bons de commande avec les jolies signatures : à ce stade-là ça sera lui le méchant, plus la gestionnaire.

Nicolas a écrit:

Alomero a écrit:

Franchement Nicolas, je respecte d'habitude tes efforts louables d'écriture inclusive mais là ce que tu viens d'écrire n'est juste pas français. Désolée de relancer le débat mais là il fallait que je te le dise.

Le message était effectivement pratiquement incompréhensible ... C'est corrigé j'espère !
En plus, il n'apporte rien à ce qui était dit au-dessus !

C'est ok

J'ai parlé de la délégation de signature pour les denrees alimentaires: mon chef la fait voter en ma faveur au prochain CA. J'ai parlé des procédures au cuistot et au secretaire: ils vont faire signer tous les bons de commandes alimentaires à l'ordonnateur en attendant la délégation. Je vérifierai que tout est fait dans les règles. .. On a aussi créé les menus de la première quinzaine de mars lors d'une réunion, ce matin:le cuistot à semblé soulagé d'être aidé... Il a demandé à revenir toutes les semaines pour travailler avec l'intendance ! Tout roule. Merci pour votre aide !

Lilirose a écrit:

J'ai parlé de la délégation de signature pour les denrees alimentaires: mon chef la fait voter en ma faveur au prochain CA.

La délégation de l'ordonnateur à un de ses adjoints ne concerne pas le CA et il n'y a aucun vote à avoir. Il s'agit d'une décision de l'ordo et d'un acte du chef d'établissement.

Extrait de la circulaire du 30.09.05 parue au BO n° 36 :
“Le chef d’établissement peut déléguer sa signature, y compris pour l’exercice des fonctions d’ordonnateur, à son ou à ses adjoints, ainsi qu’au gestionnaire dans son domaine de compétences. Cependant, un gestionnaire qui est également agent comptable de l’établissement ne peut recevoir de délégation de signature pour les actes relevant de l’ordonnateur.
Il est rappelé qu’une délégation de signature est consentie, lorsqu’un texte réglementaire l’autorise (ce qui est le cas en l’occurrence), à une autorité nominativement désignée et qu’elle prend fin lorsque le délégant ou le délégataire quitte ses fonctions. L’acte portant délégation doit définir précisément l’étendue des compétences déléguées, étant précisé que la délégation de signature ne fait pas perdre à son auteur l’exercice de sa compétence (elle a pour objectif de le décharger d’une partie de sa tâche matérielle). L’acte portant délégation doit être publié pour être exécutoire. L’affichage sur des panneaux destinés à l’information des usagers peut constituer une modalité de publication suffisante.”

Bon, la délégation sera faite plus rapidement comme ça. Merci !

Et il y a un modèle prévu dans Dém'act : "Délégation de signature - Acte non transmissible du CE".

MERCI !!!!