Gestion des clés de l'établissement

Bonjour,
A votre avis, quelles sont les agents, les plus confirmés pour assurer la gestion des clés(distribution, remise et remplacement) de l'établissement, avec bien sur, l'application d'une procédure écrite ?
Merci pour les contributions.

Le personnel d'intendance.
Par contre les agents du lycée remettent leurs clés à leur fin de journée à l'accueil et les récupèrent à leur prise de poste (ils ont très souvent des passes).

J'ai souvent vu que c'etait le personnel d'intendance, mais je ne sais pas pourquoi, si ce n'est que c'est une tradition.
Pourriez vous m'expliquer pourquoi le personnel d'intendance ?

danidf a écrit:

J'ai souvent vu que c'etait le personnel d'intendance, mais je ne sais pas pourquoi, si ce n'est que c'est une tradition.
Pourriez vous m'expliquer pourquoi le personnel d'intendance ?

Ben parce que les clés c'est de la sécurité et la sécurisation, le contrôle des accès, le changement de canons, c'est de la protection du matériel à l'intérieur des locaux… bref tout ce qui relève de l'intendance.

danidf a écrit:

J'ai souvent vu que c'etait le personnel d'intendance, mais je ne sais pas pourquoi, si ce n'est que c'est une tradition.
Pourriez vous m'expliquer pourquoi le personnel d'intendance ?

Dans la fiche de poste du gestionnaire matériel par exemple celle sur cache.education.gouv on lit :

e) Assurer la gestion matérielle de l’établissement
 Garantir la sécurité des biens et des personnes
 Organiser l’entretien des biens et des matériels
 Maintenir le patrimoine
 Organiser le fonctionnement des services de restauration et d’hébergement

Les clés c'est un peu dans le patrimoine non ?

Sinon par tradition je lis dans le Larousse :
Service chargé de la gestion financière et de la surveillance du matériel d'un établissement du second degré.

oui, l'adjoint gestionnaire est responsable de tout, mais il peut aussi délégué....Concernant le patrimoine, la collectivité est bien le propriétaire des locaux de l'EPLE. En lisant vos réponses, je me demandais si ce n'était pas une mission territoriale de gérer les clés des établissements, à l'instar de la gestion des denrées alimentaires, dont le gestionnaire est également responsable... 
Je viens de faire une petite recherche sur internet, et je constate que dans quelques administrations, la gestion des clés est suivie soit par l'agent d'accueil ou soit par le pôle maintenance/logistique :
-  http://lycees.iledefrance.fr/jahia/webdav/site/lycee/shared/decentralisation/RH/fiches%20fonction/FICHE%20FONCTION%20AGENT%20ACCEUIL%20INTER.pdf
- http://pepinieremathis.org/mathis_pj/cms_actualite/fr_1395236908_2382.pdf
- http://www.cnsmd-lyon.fr/wp-content/uploads/2015/07/Agent-daccueil-2015.pdf
- https://gestionnaires.actifforum.com/t15593-occuper-un-agent-d-accueil
- http://www.ifsttar.fr/uploads/media/2014-T-CE-SGD-Technicien-log.pdf

Qu'est ce qui empêcherait dans un EPLE, que la gestion des clés soit suivie par l'agent d'accueil ou par le responsable de l'entretien général et de la maintenance ?

Dire que la gestion des clés est une question d'intendance ne signifie pas que le gestionnaire doit personnellement s'en occuper : les agents de la collectivité mis à disposition par la CT font partie de l'équipe d'intendance et effectivement un personnel d'accueil est typiquement à même de gérer les clés.

Il y a les textes et le bon sens. Les uns disent que c'est à moi d'organiser, le second me souffle qu'avant d'être question de statut c'est question de bon sens. Je délègue à la personne que je pense être la plus compétente, la plus disponible, la moins surchargée... Pas une question de principe.

RETU a écrit:

Dire que la gestion des clés est une question d'intendance ne signifie pas que le gestionnaire doit personnellement s'en occuper : les agents de la collectivité mis à disposition par la CT font partie de l'équipe d'intendance et effectivement un personnel d'accueil est typiquement à même de gérer les clés.

On est d'accord sur la délégation, mais la fiche de poste du gestionnaire n'avait pas lieu d'être évoqué.

Alomero a écrit:

Il y a les textes et le bon sens. 

Les textes doivent êre appliqués. Le bon sens n'a rien voir dans un texte, si la procédure est écrite et claire.
C'est uniquement un nouveau reglement qui pourrait annuler un autre. 
Exemple : une route limitée à 30kms, alors que la zone géographique permet de circuler à une vitesse supérieure, on applique la réglementation du code de la route ou le bon sens ?

Tu peux confier la gestion des clés à l'accueil mais pas la responsabilité. Et lorsqu'un prof, un DDETP, ou un collègue de l'agent, etc... viendra exiger une clé auprès de l'agent d'accueil… ce sera pas facile pour eux de refuser. Et en cas de disparition de matériel, de visites nocturnes et vacancières tout sera plus compliqué.
Bref tu surveilles moins l'usage et le prêt de clés et donc tu maitrises donc moins la sécurité et la sécurisation…. après…. 

danidf a écrit:

Alomero a écrit:

Il y a les textes et le bon sens. 

Les textes doivent êre appliqués. Le bon sens n'a rien voir dans un texte, si la procédure est écrite et claire.
C'est uniquement un nouveau reglement qui pourrait annuler un autre. 
Exemple : une route limitée à 30kms, alors que la zone géographique permet de circuler à une vitesse supérieure, on applique la réglementation du code de la route ou le bon sens ?

Je ne sais pas pourquoi je m'obstine à oublier qu'il ne sert à rien de répondre à danidf si ce n'est pour abonder en son sens. On ne peut répondre à ses questions sans éviter de tomber dans une quasi polémique si la réponse n'est pas celle attendue. C'est dommage. En ce qui me concerne, je vais tâcher de me souvenir qu'il vaut mieux que je m'abstienne.

Il n'y a pas de polémique. On me donne une réponse et je peux ne pas être d'accord. 
Lorsque je dis qq chose, j'argumente ma reponse en restant cohérent. Mais, je peux ne pas l'être qq fois.
Maintenant, j'etuduerai la possibilité de confier la gestion des clés à l'accueil.
Actuellement, les clés sont gérées par la secretaire d'intendance, qui s'occupe plus des frais scolaires.
Merci pour les contributions.

C'est pas faux Aloméro ; j'ai également l'impression que le collègue vient plus chercher un assentiment pour son opinion qu'une réelle discussion.

Volcan, ce que vous dites me décoit énormément, surtout par rapport à vos contributions de qualité.
Surtout, plus haut, que je disais que je venais de faire une recherche sur internet.....
Mais, bon, je vous laisse à votre propre conscience.

Chez moi, l'agent d'accueil gère les clés avec le logiciel Tur....; elle en est parfaitement capable et responsable; par contre, elle ne donne une nouvelle clé qu'avec l'accord de l'intendance qui est tout à côté. Cela se passe trés bien. Je pense que c'est le type de tâche qui doit être attribuée en fonction de la personnalité de chacun.

A la loge, il y a un jeu de clef de chaque salle. On peut venir l'emprunter et la ramener dans la journée.

Si prêt à l'année, soit c'est moi ou mon ATTEE, bureau à coté. Celui qui est dispo. J'aime bien garder la main sur les clefs. Certaines demandes peuvent etre farfelue et non justifier. Le tout contre signature sur un document.

danidf a écrit:

Volcan, ce que vous dites me décoit énormément, surtout par rapport à vos contributions de qualité.
Surtout, plus haut, que je disais que je venais de faire une recherche sur internet.....
Mais, bon, je vous laisse à votre propre conscience.

On peut être compétent et être une personne détestable. Si je revendique une certaine compétence, voir une compétence certaine, je n'ai jamais prétendu être un saint ni une personne parfaite. J'ai, hors champ purement règlementaire, des opinions, des avis ; je les assume mais je comprends qu'on les conteste et parfois avec raison. Ma conscience est comme pour beaucoup, parfois un peu grise, mais je me regarde dans la glace sans détourner le regard.

La réponse ne peut pas être universelle.
Avec un agent d'accueil compétent et volontaire, ça peut parfaitement fonctionner. Attention cependant : l'agent d'accueil n'est pas présent tout au long de la journée et il faut avoir une égale confiance dans tous ceux qui seront amenés à gérer cette question.
Avec un agent qui ne comprend pas grand chose et s'en fiche royalement, ça peut vite tourner au cauchemar... j'ai trouvé ça dans un de mes bahuts : la moitié des personnels n'avait pas de fiche, d'autres partis depuis des années en avaient toujours,... bref, rien n'était fiable. Ca a été un sacré truc de remettre les choses au clair.

Au final, je trouve que ce n'est pas grand chose de gérer le prêt des clés aux personnels à l'intendance.
La loge assure le prêt de certaines clés à la journée (chaufferie, passe entreprises ou clé d'une salle spécifique). L'agent d'accueil vérifie en fin de journée que toutes les clés sont revenues. A défaut, on sait qui relancer immédiatement.

Je sais qu'il faut éviter de faire de la publicité mais comment gérer vous la distribution/restitution des clés ? sur quel logiciel ?

Avec T.... elf, il y a un module de gestion de clés qui est trés bien.

Et avec A- - - E ?

Bonjour

Un précédent CE m'avait dit qu'il lui était interdit de détenir la clé du bureau du gestionnaire.

Aujourd'hui, j'ai des relations tendues avec mon actuelle CE qui se permet de consulter mes dossiers et de me soutirer des documents sans m'en parler.
De part sa nature tordue, je crains qu'elle puisse me nuire et j'envisage de faire changer les serrures de l'intendance pour installer des clés non reproductibles (je la soupçonne d'en avoir fait refaire). Si cela peut se faire je soumettrai l'idée en réunion de direction (sans exposer les motifs trop précisément) afin d'avoir son aval.

Qu'en pensez-vous ?

Le CE ne peut avoir la clé du coffre et des stocks mais il doit avoir accès partout ailleurs. Si tu crains quelque chose, scanne tes documents et inventorie ouvertement dans les pochettes ce qui s'y trouve, sachant qu'il ne devrait rien y avoir à cacher.

Le CE doit en effet pouvoir accéder partout. En cas de problème de sécurité, on pourrait légitimement te reprocher de lui avoir empêcher l'accès à un local qui n'a rien de sensible.
Cela dit, si tu ne laisses pas la clé du coffre dans ton tiroir, si tu as un bon mot de passe sur ton PC, je ne vois pas ce qu'il pourrait bien faire de bien nuisible. Et accessoirement, tes dossiers sont les siens puisque le gestionnaire travaille pour le compte du CE...

Le CE c'est le chef. Si tu penses, même par simple paranoïa tout à fait sans fondement, avoir affaire à un malade qui serait capable de rentrer dans ton bureau en ton absence pour y saboter tes dossiers, il faut immédiatement que tu visites ce site : https://www.place-emploi-public.gouv.fr/

Et pour répondre à la conversation de l'année dernière : oui on peut confier la gestion des clés à un ATTEE, par exemple à la loge, mais selon moi c'est pertinent pour le coup de feu de la rentrée et le retour des clés en juin-juillet. Au fil de l'eau pour le reste, c'est mieux à l'intendance.