OCCUPER UN AGENT D'ACCUEIL

Voila tout est dans le titre .

Mon agent d'accueil s'ennuie et ne fait pas grand chose de ses journées....Aberrant me direz-vous Oui, j'en conviens parfaitement. Sauf que , je ne sais absolument pas quoi lui donner à faire. Le problème n'est évidement pas nouveau et perdure depuis quelques années déjà. Je suis arrivé dans mon collège à la rentrée et j'aimerais faire évoluer la situation, ce qui n'est pas si " simple" que cela in fine .

Cet agent, outre l'accueil téléphonique, s'occupe du courrier (aller le chercher et l'emmener à la Poste), de récupérer le linge arrivant de la blanchisserie et de le redispatcher dans l'établissement. Enfin, elle gère toutes les clés du bahut et s'occupe de "tout" fermer le soir...

Ces différentes taches ne l'occupe , en voyant large, que le tiers de ses journées de travail..le reste du temps, elle attend ....desespérement . Cette situation est délicate à plusieurs niveaux.

Tout d'abord pour elle, qui ne supporte pas forcement tres bien l'inactivité (ce que je peux comprendre). Pour ne rien arranger, l'accueil du collège est "géographiquement" séparé du bâtiment principal ou se trouve tout le reste de l'équipe. Cet état de fait n'aide pas non plus à son intégration dans le vie du bahut. A noter qu'elle ne dispose d'aucun ordinateur (le CG ne veut pas financer ).

De plus, son "inactivité" génère quelques tensions avec le reste des agents pour des raisons évidentes qui se résument à du "elle fout rien l'autre à l'accueil ".

Ma difficulté réside aussi dans le fait qu'elle ne peut pas tout faire non plus à la fois pour des raisons de "confidentialité et de "compréhension" ...vous m'avez compris je suppose ?

Avez vous des idées cher(e)s collègues ?

Merci pour vos réponses

Et bien toi au moins elle effectue quelques taches, car la mienne a part récupérer le courrier dans la boite aux lettres, et uniquement fermer le collège (en 1h30) elle ne fait rien d'autre. Elle n'ouvre pas le collège à 6h30, la gestion des clés c'est même pas la peine d'y penser. J'ai eu le malheur d'installer une machine a affranchir lorsque je suis arrivée l'an dernier et elle a fait la tête car elle ne voulait pas l'utiliser et m'a dit qu'elle préférait coller les timbres (j'avoue que ça devait l'occuper durant la journée). Si les collègues trouvent que ton agent d'accueil ne fait pas grand chose ils n'ont qu'a venir chez moi et la ils verront ce que c'est de ne rien faire lol

Elle a pas le standard?
Elle peut faire les photocopies?

La guadeloupe, c'est pire que la corse alors

Sinon, oui bozinchu, elle a le standard et on recoit pas mal d'appels..mais bon...ca remplit pas ses journées .

Par contre, je prends l'idée de lui faire faire des photocopies pour les profs par ex Vais creuser la "chose"

Si la personne gère les clefs et est capable de fermer le bahut correctement, on est loin de la pipelette qui ne pige rien à rien, non ?
Le coup de l'ordi, ça se règle à l'interne. Un vieux bousin ça doit pouvoir se trouver. Ca permettrait de donner des choses à faire. Informatiser la gestion des clefs, par exemple, c'est un début.
T'as un magasinier ? Tu peux donner Presto à l'accueil, pour les produits d'entretien. Après, tu vois si c'est pertinent et si tu peux donner plus.
Ta CT pense quoi des agents qui s'occupent de repro ? Tu déplaces le copieur à l'accueil, tu lui fais gérer les copies des enseignants, si c'est possible.
La personne est réfractaire au boulot "administratif" ou ça passe ? Des tâches ponctuelles, on en trouve régulièrement (mise sous enveloppe, il y avait des trucs à faire pour les élections des parents, et il y en aura d'autres avec les bulletins ou les factures de DP, ou bien au pire tu lui fais couvrir des bouquins pour le CDI). Je fais classer les fiches de comptes, et autres bricoles, à toi de voir dans ton bahut ce que tu peux essayer de déléguer à cette personne.

Le temps que je réponde, le coup des photocopies a déjà été proposé. Vérifier quand même la politique de la CT, par exemple chez moi c'est niet.

Winnie a écrit:

Le temps que je réponde, le coup des photocopies a déjà été proposé.

14 minutes pour répondre... tu tapes avec des moufles

petitbandit a écrit:

La guadeloupe, c'est pire que la corse alors

Par contre si elle fait le standard et l'accueil physique des personnes, c'est déjà pas mal.
Il y a une grande partie du travail qui est de la présence, c'est déjà bien et beaucoup de bahut n'arrivent pas à assurer cette prestation.
Après si elle peut (et veut ) faire plus c'est bien.
Attention à ne pas trop charger la mule, car en cas de changement de poste, pas sur que le/la suivant(e) soit du même acabit.
Et refiler le taf aux premiers titulaires du bousin n'est jamais facile.

Bozinchu a écrit:

Winnie a écrit:

Le temps que je réponde, le coup des photocopies a déjà été proposé.

14 minutes pour répondre... tu tapes avec des moufles

Ah, ce Bozinchu, toujours autant de tact avec les dames...

Bozinchu a écrit:

Winnie a écrit:

Le temps que je réponde, le coup des photocopies a déjà été proposé.

14 minutes pour répondre... tu tapes avec des moufles

Tu es père de famille aussi, ce me semble, tu devrais savoir que parfois on ne fait pas ce qu'on veut...
(et puis si l'intendance arrivait à répondre dans les délais, c'est le rectorat qui serait content )

petitbandit a écrit:

La guadeloupe, c'est pire que la corse alors

Sinon, oui bozinchu, elle a le standard et on recoit pas mal d'appels..mais bon...ca remplit pas ses journées .

Par contre, je prends l'idée de lui faire faire des photocopies pour les profs par ex Vais creuser la "chose"

Les photocopies pour les profs, je tique ... il ne faudrait pas que ces messieurs dames s'imaginent que le reste du personnel est à leur service. Ici, ils font leurs copies eux mêmes et à part qu'ils oublient de me prévenir quand ils mettent la dernière cartouche de toner dans la machine, çà va.
Par contre la gestion des stocks de produits d'entretien, pourquoi pas ?
Il ne faut pas oublier que sa tâche principale reste l'accueil physique et téléphonique, et que le reste ne peut être que des activités complémentaires, forcément accessoires. La notre fait accueil (bien sûr) courrier, avis d'obsèques dans le journal le matin (parce qu'elle connait tout le monde dans le coin, elle peut nous éviter un impair) , lingerie, stocks produits d'entretien, ménage de la zone administration, aide au service le midi si il manque quelqu'un ... Les clefs, on y pense, mais ce n'est pas encore fait.
Pour la tienne, son ennui / sa solitude ne viennent ils pas du fait qu'elle est dans un batiment à part des autres personnels et qu'elle ne voit personne de la journée ?

L'avantage de confier l'usage du photocopieur est d'éviter qu'il ne soit systématiquement en rade (ce qui implique une fermeture immédiate de l'établissement, les profs faisant jouer leur droit de retrait..)
Quand il y a une personne attitrée, elle s'en occupe mieux, et l'appareil a une durée de vie supérieur.
De plus ça évite les débordements quantitatifs.

bonjour,
pour mon bahut (gros bahut), elle ne s'ennuie pas: outre l'accueil (où elle est très performante), elle nettoie une zone complète, elle gère avec beaucoup d'intelligence presto, et beaucoup d'autres petites choses qui
1- servent l'établissement
2- lui permettent d'exprimer ses talents !
je pense qu'elle est "heureuse" au travail, et je suis satisfait quand j'en ai l'occasion de renvoyer l'ascenseur si j'ose dire
d'ailleurs je me demande ce qui se passerait si, comme le dit la CT, nous devions un jour nous passer de la fonction accueil effectuée par leurs agents. Qui le ferait: peut-être les CPE, ça les occuperait ou moi, tiens pourquoi pas ?

Si elle s'ennuie et qu'elle est volontaire pourquoi pas ACMO, mais il faudra lui trouver un ordi.

désolé Bozinchu je ne suis malheureusement plus en Guadeloupe mais en région parisienne depuis l'an dernier et je constate que l'on est pas si fainéant que cela dans les iles car mon agent d'accueil en faisait beaucoup plus que celle que j'ai actuellement. Accueil, Gestion des clés, Gestion du courrier, photocopie, mis sous plie et surtout le ménage ce que mon agent actuelle ne fait absolument pas enfin si juste la loge et encore faut voir comment c'est fait.

Merci a toutes et tous pour vos contributions .

Alors quelques précisions :

L'accueil est "vraiment" séparé (une 100aine de mètres) du bâtiment principal qui regroupe outre les salles de classe, la vie sco, l'administration et la salle des profs. L'idée de lui faire faire les photocopies pourrait bien me tenter, mais je doute que mes chers profs acceptent de cavaler hors de leur territoire pour aller commander et récupérer leurs photocop .

Travailler sur presto : J'ai une cuisine centrale et un magasinier qui fait cela plutôt bien. Et même si elle est plutôt volontaire, je n'ai qu'une confiance toute relative dans ses capacités à comprendre et faire les stocks sur Presto.

Tenir les stocks des produits d'entretien : C'est déjà fait par un agent d'entretien qui, lui aussi, le fait plutot bien. Et je me vois mal, le dessaisir de ce "travail" pour le refiler à mon agent d'accueil avec qui les relations ne sont pas forcément au "beau" fixe.

Oui c'est clair, je pense qu'elle déprime pas mal du fait de son isolement, ce que je peux comprendre. Après, malheureusement, lors de la restructuration du collège, il y a 15 ans, l'accueil a été oublié dans les travaux .

Alors , dès que l'on peut, on lui faire faire des petits trucs divers et pas trop compliqués, style mettre sous pli les bulletins de vote pour les élections, je lui demande de se renseigner et de me faire des recherches diverses et variées. La dernière en date : sur les machines à affranchir (chez moi on colle encore des timbres ) et je pense que cela la valorise.

Lui installer un PC....on va y arriver je pense, après ca nous permetrait de lui faire faire quelques travaux de secrétariat (sans dessaisir la secrétaire de DIR de ces missions non plus ).

Po evident tout ca ..Après, au vu de chacune de vos contribution, je me rends compte que la mienne est pas si mal que çà in fine

Oui
Elle est pas mal du tout
tu aurais pu tomber beaucoup plus mal.

et le repassage?

Offre lui des livres, elle fera des fiches de lecture ...
Tu lui mets internet à la loge et elle fait une veille juridique et d'information ...

C'est une chance que cette personne s'ennuie et ne refuse pas d'en faire plus.

Si elle en a marre de la loge, elle tourne davantage avec les autres agents

communard a écrit:

Offre lui des livres, elle fera des fiches de lecture ...
Tu lui mets internet à la loge et elle fait une veille juridique et d'information ...

C'est une chance que cette personne s'ennuie et ne refuse pas d'en faire plus.

Si elle en a marre de la loge, elle tourne davantage avec les autres agents

Ce qui serait dommage c'est que cet agent après avoir faire de la veille juridique dans la loge connaisse plus de question de droit que le gestionnaire et vu le niveau de certains gestionnaires dans le domaine juridique, l'hypothèse n'est pas à exclure

gestionnaire971 a écrit:

désolé Bozinchu je ne suis malheureusement plus en Guadeloupe mais en région parisienne depuis l'an dernier et je constate que l'on est pas si fainéant que cela dans les iles

Mais j'ai rien dit moi sur les gens des îles...bien au contraire.

je n'ai pas dit, non plus, qu'il y avait des fainéants ou autre chose du même acabit.

Bonjour à tous,
je me permets de vous soumettre quelques idées, en effet je suis agent d'accueil, un agent d'accueil dynamique qui aime être occupée, utile et à mon poste dans un collège de 600 élèves, je prête main forte à mes collègues à l'administration comme dit ci-dessus au moment des envois de bulletins scolaire, des réclamations DP impayées, je suis agent ACMO réalise actuellement le document unique qui prend énormément de temps, je suis référente informatique qui me permet d'aider mes collègues dépourvue d'expérience en informatique, je les forme petit à petit à l'outil informatique, ainsi j'entretien un relationnel sympathique avec eux, je mettrais en place d'ici peu des documents destinés à l'accueil (registre etc) je formerais par la même occasion mes collègues me remplaçant lors de mes pauses... etc...etc.je suis nommée dans mon établissement depuis deux et j'ai mis en place une multitudes d'activités à mon poste tout en favorisant les contacts avec les différentes équipes. J'envisage de demander une mutation et contrairement à ce que vous dites plus haut ce que je craints c'est de ne pas avoir un poste aussi actif dans un autre établissement, et non l'inverse. j'ai eu quelques entretien et j'ai décliné les offres par peur de m'ennuyer. Pour se faire, un vieux coucou d'ordinateur relié à l'internet, avec un mémoire juste suffisante à installer excel et à saisir.. et le tour est joué.. avec bien sur de la bonne volonté à évoluer au sein de son établissement.

Tu veux pas venir chez moi

Avec plaisir !!

Moi je lui donne des mars et du coca à volonté et j'attends qu'il éclate.

robin des bois a écrit:

Moi je lui donne des mars et du coca à volonté et j'attends qu'il éclate.

elle peut donner les feutres aux profs, ça fait de l'animation! et puis ils viennent souvent pour peu que ce soit pas de la qualité!!!

Surtout conserve le poste d'agent d'accueil !!!

Je découvre depuis 2 ans un collège de 600 élèves (dont internat) sans accueil ou le standard revient à une secrétaire de Direction (voire rarement à l'Intendance quand elle est absente).
C'est vraiment une contrainte et en plus c'est un collège dit ouvert (sans entrée surveillée).

Salut petitbandit de là bas !

Pour occuper ton agent(e) d'accueil, je suis d'accord avec les collègues! Tou dépend de la configuration des locaux et des moyens mis à disposition pour ton agent mais aussi de sa personnalité et de ses compétences !

Pour ma part, dans mon bahut, l'agente d'accueil gère l'entrée des élèves et visiteurs (portail et portillon automatisés), le standard téléphonique (appels des parents pour les absences de leurs chérubins qu'elle transmet dès que possible à la vie scolaire et composition des numéros pour les personnels qui ne dispposent pas de lignes directes surtout la documentaliste ou les professeurs pour leurs projets de sorties ou voyages!), la réception des petits colis, va chercher le courrier le matin et le dépose la mi-journée après enregistrement, la lingerie (y compris petits travaux de couture), gère les clés (local EPS, cyberespace, salle polyvalente...y compris véhicule de service); elle fait également l'entretien des bureaux COP et AS ainsi que des petits travaux de reliure de documents ou de plastifiage pour l'affichage ou panotage! Mon ancienne agente d'accueil, bienheureuse retraitée que je salue au passage, tapait également les menus, ce qui entrait parfaitement dans les missions possibles d'accueil, d'entretien et de restauration telles que définies par la collectivité territoriale! Attention à la possibilité de faire les photocopies!

Tout çà pour dire qu'au final, la fonction d'accueil est très importante puisque la personne en poste est le "premier visage" ou la "voix première" de l'établissement! Et oui pour tout ce qui peut valoriser un poste et la personne qui l'occupe!

BON COURAGE !

sylvie69 a écrit:

(...) un vieux coucou d'ordinateur relié à l'internet, avec un mémoire juste suffisante à installer excel et à saisir.. et le tour est joué..

Nan, pas avec M$ Excel, avec LibreOffice !

Certains Conseils régionaux ne veulent pas que les agents territoriaux fassent les photocopies ...

Autrefois en collège, je donnais du classement à mon agent d'accueil.

Pourquoi ne pas lister les possiblités de travail à lui donner et lui demander ses préférences ?