ODICE

Bonjour
je viens d'etre affecté dans une agence comptable pou remplacer une collègue AAE en CLM.
L'AC me demande de mettre en place ODICE. ok pas de soucis.
Avez vous des trucs, astuces conseils ou autres pour mettre en place cet outil?
Comment prendre en main l'engin?
merci
bon dimanche

rassures nous..
c'est pas la mise en place, c'est une mise à niveau du CIC ?

ODICE en lui-même c'est un logiciel qui permet d'identifier les risques et qui sert au CIC. On télécharge ODICE, on le remplit... et après on étudie le résultat et on prend des mesures correctives.

si comme disait BOZ pour s’assurer de l’effectivité des mesures correctives c'est à faire en s'appuyant sur le questionnaires renseignés, dans le cas contraire, l'Agent Comptable n'avait pas fais le boulot depuis 2015!!

il n'avait pas fait le boulot, faute corrigée lol

Dans l'académie de la Zone, je me rappelle avoir été formé à l'utilisation de Progré, par une formation à laquelle j'ai été inscrit d'office, vers 2010 environ.

A titre de comparaison, dans une académie située légèrement plus à l'ouest (ou un peu plus ou sud ou un peu plus au nord, suivant comment on se place), un formateur expliquait encore le mois dernier que le CIC "ça ne sert à rien, parce que ou tout va bien et on n'en a pas besoin, ou ça va mal et on a autre chose à f. que de faire joujou à ce genre de chose". J'espère vivement que le chef de cuisine de ce collègue d'élite pense la même chose au sujet d'HACCP.

euh... c’est la mise ne place 
C’est pour ça que je demande des conseils

On ne va pas s'étendre trop longtemps sur le fait que balancer comme ça quelqu'un sur le truc sans travail préalable, accompagnement ou feuille de route est lamentable.

Concrètement, il faut télécharger le fichier sur Pléiade et effectuer un diagnostic pour chaque établissement de l'agence comptable et le sien pour la gestion budgétaire. Comme il va y avoir un moment où il va falloir récupérer les éléments pour chaque ER, il faut songer à une réunion qui permette d'expliquer et d'impulser les truc avec échéances. Tout le monde est concerné, agent comptable, gestionnaires, tous personnels travaillant en intendance et tous les ordonnateurs.

Alors soit l'agent comptable s'investit enfin pour piloter le truc, soit il vous donne le pouvoir de piloter car ce n'est pas quelque chose que l'on fait seul dans son coin.

Bel exemple du travail qu'il reste à faire dans certains établissements pour préparer la venue d'Op@le ...

Bonjour,
Et il faut avoir les moyens humains (competences, etc..) pour le faire vivre.

Ce qui m'échappe et m'agace, c'est qu'il n'y a qu'un pilotage académique vertical sur cette question.
Quant à la formation.... elle est inexistante.

Pour notre académie, Marco, la formation existe aussi bien pour les nouveaux comptables et adjoint du comptables que pour les personnels déjà en poste dans le cadre du plan académique de formation. Après malheureusement, pour certains, c'est la chose dont on s'occupe quand on a du temps.

adjoint du comptable, pardon

marco a écrit:

Ce qui m'échappe et m'agace, c'est qu'il n'y a qu'un pilotage académique vertical sur cette question.
Quant à la formation.... elle est inexistante.

Sauf erreur de ma part, cela fait 10 ans qu'ODICE existe et qu'il y a une grande liberté qui est laissée aux AC pour l'utilisation et l'exploitation. Aujourd'hui certaines Académie montrent les dents et c'est légitime vu le temps que nous avons mis à nous approprier la démarche.

Il n'y a pas besoin de beaucoup de moyens humains ni de temps spécifique à consacrer car la mise en œuvre des conclusions d'ODICE au travers du plan d'action, n'est, ni plus ni moins, qu'une mise à niveau dans des domaines financiers et comptables étant identifiés comme les plus risqués.

Pour l'AC c'est un excellent support de management.

Comme dit par ailleurs, ODICE c'est l'outil de la Maitrise des Risque Comptable et Financier dans les EPLE c'est à dire l'HACCP au niveau financier et comptable.

Il y a quand même une différence fondamentale entre ODICE et HACCP, HACCP a pour but de limiter les risques pour les consommateurs, pour ODICE il ne vous échappera pas que c'est l'AC qui morfle en RPP en cas de problème;
Donc un AC qui souhaiterait être OK pour assumer ce risque devrait pouvoir le faire.

Nicolas a écrit:

Aujourd'hui certaines Académie montrent les dents et c'est légitime vu le temps que nous avons mis à nous approprier la démarche.

calendrier national arrêté par le ministère suite au constat que beaucoup d'agence comptable n'avait toujours pas d'organigrammes fonctionnels notamment.

Vais p'têt pas me faire que des amis ce disant, mais faut aussi replacer le risque dans son contexte; un AC qui se fait taper sur les doigts parce qu'il n'a rien fait dans le cadre du CIC, c'est certes fâcheux, mais certainement pas comparable avec la responsabilité éventuellement soulevée en cas de pépin avec HACCP (et de gros pépin). Dans un cas on reste dans une sphère professionnelle avec remontée de bretelles, dans l'autre on sort du cadre de l'établissement pour déborder sur les parents d'élèves, les services vétérinaires et la CT.
Même raisonnement pour les AC qui nous rebattent les oreilles avec le risque de débet: entre ça et le risque de se retrouver avec une plainte au pénal pour un problème lié à la sécurité des usagers, élèves ou autres, il faut faire la part des choses. Je comprends bien volontiers que personne n'aimerait être ainsi mis en cause à titre professionnel, et donc vouloir limiter les risques afférents, mais l'absence de mise en oeuvre d'ODICE dans le cadre du CIC ne fait d'un comptable ni un criminel en puissance, ni même un mauvais AC.

Chez moi le CIC se limite à une réunion de l'agence par an pour s'accorder sur certains points particuliers. Mon AC aimerait certainement pouvoir y consacrer plus de temps, mais voilà, il est charrette comme tout le monde, le travail se fait de plus en plus à flux tendu, et même si les moyens sont là, le temps manque. Et encore plus collectivement.

Dans ODICE EPLE ORDO support concerne bien l'établissement agence comptable comment peut-on renseigner l'onglet "régie" alors qu'il n'existe pas de régie au siège comptable ?

si elle n'existe pas, pas besoin de renseigner. ODICE n'intègre ensuite que les éléments pour lesquels il y a des réponses.

Il est en revanche possible d'avoir une régie permanente d'avance et / ou de recettes dans un établissement siège. cela permet d'ailleurs de renforcer la séparation entre les fonctions ordonnateurs et les fonctions comptables.

belle journée

Ce qui est regrettable c'est le pourcentage au niveau de la synthèse qui en découle si on ne répond pas à certains modules tels que le sobjets confectionnés, régies.

clarisse a écrit:

Dans ODICE EPLE ORDO support concerne bien l'établissement agence comptable comment peut-on renseigner l'onglet "régie" alors qu'il n'existe pas de régie au siège comptable ?

Il peut y avoir des régies dans les établissements supports des AC.
Pour les voyages, pour des objets confectionnés, pour des petites dépenses d'enseignement (SVT...)....

clarisse a écrit:

Ce qui est regrettable c'est le pourcentage au niveau de la synthèse qui en découle si on ne répond pas à certains modules tels que le sobjets confectionnés, régies.

non, il y a deux colonnes dans la synthèse. une sur le taux de réponse qui n'est qu'un indicateur du nombre d'items qui concerne l'EPLE, une manière d'indiquer par exemple pourquoi on pas de taux de risque sur les OC, tout simplement parce qu'on n'est pas concerné avec un diagnostic à 0%.

l'autre colonne sur le taux de risque qui prend en compte uniquement les oui et les non saisis.

Kieren a écrit:

Il peut y avoir des régies dans les établissements supports des AC.
Pour les voyages, pour des objets confectionnés, pour des petites dépenses d'enseignement (SVT...)....

... pour les recettes du srh également...

C'est férié, je m'ennuie, je remplis ODICE puisque changement de poste à la rentrée 2019 et que nous sommes en dernière phase du contrôle interne comptable.
Je vois la question

L'ordonnateur, ou son délégué, exerce-t-il un contrôle sur les mandats ?

et là, tout à coup, je réalise que la réponse ne m'est plus si évidente que ça.

Contrôle = je prends ta liquidation avant validation avec les factures et vérifie ? Ou bien est-ce :  je pose les questions sur ce qui est mandaté, pourquoi ces montants et signe ?

Ben je dirais qu'il contrôle ce qu'il signe, donc les mandats, les PJ... Certains ordos signent sans jeter un oeil au contenu (j'en ai eu et même si c'est une preuve de confiance dans le gestionnaire c'est pas bien lol).

Merci ! Ben j'avoue qu'en 4 CE, pas un seul n'a contrôlé... D'où mon doute et ma question

Virgule a écrit:

Merci ! Ben j'avoue qu'en 4 CE, pas un seul n'a contrôlé... D'où mon doute et ma question

Un bon gestionnaire, c'est quelqu'un qui a réussi à gérer son chef d'établissement. Dans les différents gestes de dressage qu'il nous faut inculquer aux CE, il y a effectivement la consultation du parapheur des mandats, et c'est pas le plus simple.

Moi-même je suis en échec sur ce point : j'ai depuis quelques années un chef qui signe le bordereau des mandats et demande qu'on ne lui communique pas le reste. Dans son esprit, tout repose sur le fait qu'il signe systématiquement les bons de commande. Ne demande jamais une SDE ni rien : c'est moi l'ordonnateur dans cette baraque ! Plus exactement ce sont mes collègues de l'intendance, puisque je ne me mêle surtout pas d'ordonnancement, et je n'agis que en tant que comptable. Et moi je lis chaque PJ de chaque mandat : y en a au moins un qui contrôle, dans l'affaire...

Perso, j'ai un super chef qui ne ménage pas son temps (et qui est foncièrement humain). Au prochain mandat, je teste, je mets tous les documents et je regarde sa tête

Je suis toujours abasourdi quand j'entends parler d'ordonnateurs qui signent des bordereaux de mandats sans que n'y soient joints les factures, voire même les mandats... Apparemment, c'est plus fréquent qu'on ne pourrait le penser, et les deux dernières contributions me donnent l'impression que précisément c'est le cas dans les établissements des contributeurs... ôtez moi d'un doute, et dites moi que je me trompe, siouplait...

Virgule a écrit:

Au prochain mandat, je teste, je mets tous les documents et je regarde sa tête

Non, il faut être plus didactique. Tu peux alléguer la réglementation, toussa, bref, trouve les mots pour, lors d'un entretien de prise de contact, dire que tu présenteras toujours les mandats entièrement mis en forme, et que tu t'interdis de faire signer quoi que ce soit sans donner tous les éléments de contrôle en même temps. Ensuite, il est évident que tout contrôle peut être hiérarchisé, pour ne regarder que les montants à quatre chiffres ou que la pédagogie parce que les profs râlent, que sais-je. Mais qu'abdiquer tout travail sur ce point serait une erreur (on ne peut pas dire à un CE que ça serait une faute, mais c'est bien de cela dont il s'agit pourtant).

Dupond&Dupont a écrit:

Je suis toujours abasourdi quand j'entends parler d'ordonnateurs qui signent des bordereaux de mandats sans que n'y soient joints les factures, voire même les mandats... Apparemment, c'est plus fréquent qu'on ne pourrait le penser, et les deux dernières contributions me donnent l'impression que précisément c'est le cas dans les établissements des contributeurs... ôtez moi d'un doute, et dites moi que je me trompe, siouplait...

Quand je suis arrivé en poste, j'ai fait un esclandre quand j'ai vu qu'un parapheur montait comme ça chez le boss. J'ai demandé qu'on fournisse le mandat, et a l'entrevue suivante, le patron m'a dit qu'il ne voulait pas voir ça, et qu'il demandait à mon service de ne pas l'encombrer avec.