Passation de service entre adjointes-gestionnaires

Bonjour,
Je suis nommée sur un poste d adjointe-gestionnaire à la prochaine rentrée...et cela sera mon premier poste de gestionnaire.
Je dois faire une passation de service entre gestionnaire la semaine prochaine. Auriez vous des conseils à me donner ? Quels documents sont essentiels ? Quelles infos demander ? 
Merci par avance de vos réponses.

c'est une nouveauté dans quelques académies
comme il n'existe aucun fondement réglementaire à cette passation, il ne pourrait y avoir de formalisme
mais on trouve quelques guide bonnes pratiques
je crois qu'on en trouve un sur le site du Boss
et un sur le site d'Aix Marseille

A Clermont ça existe aussi

Ou à Rennes

ou encore Limoges qui introduit son propos comme le mien

Bozinchu a écrit:

ou encore Limoges qui introduit son propos comme le mien

Merci ! 

 

La prise de fonctions dans un nouveau poste est toujours délicate. C’est encore plus vrai lorsque ces fonctions sont celles d’un gestionnaire ou d’un comptable, car les situations matérielle, budgétaire et comptable qu’il va trouver à son arrivée vont pour une grande part conditionner  le niveau de difficulté et de complexité du travail qui l’attend dans les premières semaines de son arrivée.

 

Le nouvel arrivant sera en priorité accaparé par les tâches matérielles liée au début de la nouvelle année scolaire, mais il ne devra pas pour autant trop tarder pour se pencher sur l’aspect financier de ses fonctions. Il lui faudra rapidement réaliser un « audit » de la situation financière de son établissement afin d’identifier d’éventuels problèmes budgétaires qui nécessiteraient des mesures rapides de sa part s’il ne veut pas se trouver confronter à des difficultés pour la fin de l’exercice. Cet audit sera d’autant plus indispensable s’il a une expérience réduite dans ses nouvelles fonctions.

 

Cet article ne traitera pas des aspects matériels de la prise de poste, mais sans pour autant prétendre à l’exhaustivité, il se propose d’aider le nouveau gestionnaire dans la réalisation de cet « audit budgétaire » en lui indiquant un certain nombre de pistes à étudier.

Même si les fonctions d’agent comptable nouvellement affecté impliquent d’étudier d’autres aspects financiers que ceux relevant de la comptabilité budgétaire des établissements dont il a désormais la responsabilité, cet article peut également permettre à un comptable de savoir comment se faire une idée de la santé financière des établissements rattachés à son agence, en complément des éléments apportés par une étude attentive de leur balance comptable.

 

 

I - La passation de service.

 

Dans le cadre d’une passation de service entre gestionnaires, l’idéal est de prendre contact fin août avec le collègue en partance pour faire un point de la situation de son nouvel établissement. Des documents permettant de formaliser cette passation existent et constituent une trame pour ne rien oublier des éléments à transmettre. On pourra notamment se référer au « Vademecum du gestionnaire d’EPLE » (1) qui traite ce sujet dans ses premières pages et se servir du « Référentiel de passation de service entre gestionnaires » disponible dans plusieurs académies (2).

Bien entendu dès la prise de fonctions, des entrevues avec le chef d’établissement et l’agent comptable sont indispensables pour avoir une première analyse de la santé financière de l’établissement et des points qui nécessitent une attention particulière, voir des mesures correctives rapides qui s’imposent.

Mais dans la réalité du terrain, il arrive, pour diverses raisons, que ces contacts pourtant naturels et indispensables ne soient pas possibles ou ne se révèlent pas suffisamment riches d’enseignements pour donner à eux seuls une image correcte et précise de la situation budgétaire de l’EPLE. Dans ce cas le nouveau gestionnaire devra se rabattre sur divers documents qu’il trouvera à l’intendance pour réaliser lui-même l’audit nécessaire.

 

 

II - Les documents de l’ « audit ».

 

Le gestionnaire dispose de nombreux documents lui permettant de réaliser un audit fiable qui lui sera utile pour asseoir sa position en démontrant rapidement sa compétence et sa connaissance de l’établissement, assurer la préparation du budget de l’année suivante et éviter les problèmes budgétaires de fin d’exercice qui risqueraient de lui être reprochés, même si ils trouvent leur origine dans l’ancienne gestion.

 

Le budget et les décisions budgétaires modificatives.

Le budget est bien entendu une pièce essentielle pour prendre la mesure de l’établissement ; et sa lecture, ainsi que celle du rapport qui doit normalement l’accompagner, donne déjà une idée globale de la « taille financière » de l’EPLE et de sa structure budgétaire (montant des dépenses liées aux voyages, dispositifs pédagogiques particuliers, volume du SRH, existence de services spéciaux, de budget annexe, taxe d’apprentissage, subventions, etc…).

 

Le compte financier.

Soyons clairs, il serait tout à fait anormal de ne pas trouver dans l’établissement un exemplaire des comptes financiers de l’EPLE. Mais si par hasard le dernier n’était pas disponible, il faudrait en demander sans délai un exemplaire à l’agence comptable. Ce document est en effet indispensable au gestionnaire pour une bonne connaissance de son établissement, l’élaboration du budget et le suivi des évolutions budgétaires (viabilisation notamment) au fil des exercices. De plus les rapports de l’ordonnateur et du comptable qu’il contient sont une mine de renseignements sur la santé financière de l’établissement, ses difficultés et ses points forts.

Le premier élément à rechercher dans ce compte financier, si bien entendu on ne peut obtenir les informations directement auprès de l’agence comptable, c’est le montant du fonds de roulement (FdR). Logiquement le rapport du comptable (pièce n° 9) devrait fournir clairement cette indication et préciser le cas échéant la répartition entre le service général (pour faire simple les services AP et ALO) et le service de restauration et d’hébergement (SRH) ; sinon la pièce 14 du compte financier mentionne aussi ce montant. Ce fonds de roulement (3) permet de voir si l’établissement dispose des réserves suffisantes pour faire face à des difficultés de gestion qui nécessiteraient le cas échéant de proposer une DBM pour un prélèvement au  prochain conseil d’administration. C’est donc un élément fondamental pour connaître la marge de manœuvre financière dont dispose le nouveau gestionnaire.

A noter que cette indication du FdR est également disponible sur la balance comptable (compte 1068).

 

La balance comptable.

En principe l’ordonnateur doit être régulièrement destinataire de la balance comptable avec le niveau de présentation « total » (classes 1à 7 de la comptabilité générale avec libellé des comptes) qui lui est fournie par l’agent comptable de l’établissement. Même s’il s’agit d’un document purement comptable qui n’est pas toujours facilement lisible par un gestionnaire novice, il est souhaitable que celui-ci apprenne à l’exploiter ; notamment au niveau de la classe 4 dont l’étude est toujours riche d’enseignements sur la « qualité » et le suivi de la gestion aussi bien budgétaire que comptable. Un gestionnaire un peu expérimenté aura ainsi à cœur de mettre en parallèle les soldes de la classe 4 avec les situations des recettes et des dépenses engagées afin de vérifier l’utilisation et la disponibilité de certaines subventions et l’émission correcte des ordres de recettes.

Il apparait comme une évidence que cette classe 4 soit analysée rapidement avec l’agent comptable afin de justifier les soldes ; et qu’elle fasse ensuite l’objet d’une étude régulière et d’une discussion lors des rencontres périodiques entre le gestionnaire et les personnels de l’agence comptable en charge de son établissement.

 

La situation des dépenses engagées par service.

C’est un élément d’information fondamental pour le nouvel arrivant ; sans doute le premier document à consulter dans le domaine financier. Mais son utilité et sa pertinence sont fonction du soin qui aura été mis par le gestionnaire précédent à son suivi. C’est pourquoi cette situation des dépenses doit être prise avec précaution, et les éléments qui y figurent doivent être vérifiés avant que l’indication des crédits marqués comme « disponibles » puisse être considérée comme fiable.

Pour le nouveau gestionnaire cette situation des dépenses engagées et sa mise en parallèle avec la situation des recettes est déjà riche d’enseignements sur la « qualité » de la gestion précédente et la santé de l’établissement. Des situations des dépenses et des recettes claires et à jour permettent de présumer déjà d’une gestion antérieure suivie avec rigueur. A contrario, des manques dans la situation des recettes, des décalages entre dépenses et recettes au niveau des subventions, l’absence d’engagements, certains montants en négatif dans la colonne « disponible » de la situation des dépenses, doivent inciter le nouveau gestionnaire à creuser un peu plus la situation budgétaire de l’établissement. Concernant la présence de lignes en négatif dans colonne « disponible », il faut cependant garder à l’esprit que l’équilibre budgétaire s’analyse au niveau du service et non du domaine ou de l’activité. Par ailleurs certaines lignes en négatif peuvent être liées simplement à des DBM sur ressources affectées non passées ; d’où la nécessaire mise en parallèle avec la situation des recettes.

La situation des dépenses engagées accompagnée de la liste des engagements en attente permet d’identifier les services budgétaires qui risquent d’être en difficulté d’ici la fin de l’exercice. Une attention toute particulière doit être portée au service ALO et à la viabilisation compte tenu de la masse financière qu’elle représente dans un budget. Si aucun tableau de suivi annuel des dépenses de viabilisation n’existe, une comparaison avec les dépenses des exercices antérieurs figurant aux comptes financiers devrait permettre d’avoir une idée sur le caractère suffisant ou non des crédits restant disponibles en septembre, sachant que les dépenses prévisibles dans ce domaine jusqu’à la fin de l’exercice sont de l’ordre de 35 à 40  % des montants annuels. Bien entendu si le chauffage est assuré à l’aide de combustibles stockés, c’est le niveau du stock qui doit également être pris en considération pour l’analyse budgétaire : un stock constituant une variable d’ajustement des dépenses mandatées.

Un nouveau gestionnaire se devra, dans les deux mois de son arrivée, de faire cette étude prévisionnelle au niveau de la viabilisation afin d’être en mesure de proposer un prélèvement sur le fonds de roulement en novembre ou de solliciter la collectivité de rattachement pour une dotation complémentaire.

 

La liste des engagements.

Autre point important, souvent source d’erreurs pour le gestionnaire débutant : les engagements.

A la lecture ce certaines situations des dépenses engagées on pourrait penser être financièrement à l’aise pour finir l’année en consultant la colonne « disponible » du document. Mais si les engagements ne sont pas correctement faits cette situation peut s’avérer trompeuse. De nombreux collègues débutants se sont vus en grande difficulté en fin d’année face à l’arrivée de factures demandant le paiement de contrats annuels (photocopieurs, vérifications, contrôles obligatoires, etc…) dont le coût pourtant prévisible s’agissant de contrats pluriannuels n’avait pas fait l’objet d’un « engagement pour ordre » dès le début de l’exercice.

Il est donc utile d’étudier la liste des engagements à plusieurs niveaux.

• Vérifier la procédure suivie antérieurement ; c’est-à-dire si la totalité des commandes (hors denrées le cas échéant) faisaient bien l’objet d’un engagement par le biais du logiciel GFC.
  
  
• [size=13]En fonction de la date des engagements se poser des questions sur les causes de la présence dans la liste de certains bons de commande anciens : délai de livraison important, problème bloquant la liquidation de la facture, commande annulée, engagement non supprimé lors de la liquidation de la facture correspondante, etc… Vérifier si ces engagements sont toujours valables et le cas échéant les supprimer pour avoir une situation nette du « disponible ».[/size]
  
  
• [size=13]Vérifier avec la liste des contrats (voir ci-après) si les dépenses correspondantes ont bien étaient engagées.
   
  La situation des recettes par service.
  Même si on peut considérer que la situation des recettes ne présente pas le même intérêt que la situation des dépenses, ce n’est pas pour autant qu’il convient de la négliger. Là encore le suivi des ordres de recette et leur édition régulière sera une indication sur la  « qualité » de la gestion précédente.
  Il sera intéressant de vérifier si les ordres de recette ont été faits de manière suivie : dotation de fonctionnement, droits constatés, hébergements, participations des familles et dons pour les voyages, attributions d’aides sociales, etc…
  De contrôler également la concordance entre les lignes de dépenses et de recettes pour les diverses subventions et ressources utilisées (montants des OR dans la situation des recettes égaux aux mandats concernés dans la situation des dépenses) : droit de reprographie, carnets de correspondance, fonds sociaux, bourses, taxe d’apprentissage, subventions pour projets pédagogiques, équipements, transport, travaux, etc…
  Enfin il sera utile de vérifier que certaines prévisions de recettes n’ont pas étaient manifestement surestimées lors de l’élaboration du budget initial.
   
  La liste des contrats.
  Autre document qu’il est toujours agréable de trouver à son arrivée dans un nouvel établissement : la liste à jour des contrats de l’établissement avec leur objet et leur date de fin. On a vu que la liste des contrats permettait de vérifier si leur coût avait été pris en compte dans les dépenses engagées, mais leur date d’expiration a aussi une importance. Nombre de contrats ont une date anniversaire fixée au 1 janvier et prévoient un délai de trois mois pour résiliation ou non reconduction. Pour respecter ce délai de préavis il est donc important de faire le point dans le mois qui suit sa prise de fonction. Si un contrat se termine au 31 décembre de l’année en cours il vous faudra également prendre rapidement des dispositions pour relancer un marché, une consultation, afin de disposer d’un nouveau contrat pour le prochain exercice.
  Attention notamment aux contrats liés aux photocopieurs qui risquent d’être reconduits pour une nouvelle année s‘ils ne sont pas dénoncés en temps et heure. Ces contrats doivent faire l’objet d’une lecture attentive et complète car ils sont la principale source de contentieux contractuel. Ainsi, il peut arriver qu’un EPLE soit contraint de continuer à payer un contrat de maintenance de photocopieur faute de résiliation dans les délais, alors même que le contrat de location de l’appareil est lui terminé.
  Soyez attentif également à la fin du marché régulé pour le gaz au 1 janvier 2015 et voyez si votre collectivité de rattachement a prévu une solution dans ce domaine.
  Pensez également à vérifier vos adhésions aux différents groupements de commande, notamment dans le domaine des denrées alimentaires.
   
   
  III - Le SRH.
   
  Le service de restauration et d’hébergement a cela de spécifique que les crédits qui y sont ouverts ont un caractère estimatif et doivent être réajustés en fin d'exercice en fonction des recettes effectivement constatées (instruction codificatrice M9-6 - paragraphe 2.1.2.5.2). Ce réajustement sera réalisé par l'intermédiaire d'une DBM n°22 « constatations de produits scolaires ». En clair, et contrairement aux autres services budgétaires, vous ne devez pas vous baser sur les crédits ouverts du budget au service SRH pour savoir s’il vous reste de l’argent à dépenser, mais vous devez tenir compte des recettes effectives du service pour ajuster vos dépenses.
  Pour éviter de se retrouver avec un SRH en dépassement suite à cette DBM 22, il est donc impératif de suivre l’évolution des recettes du service tout au long de l’exercice. Un nouveau gestionnaire se doit de calculer dès son arrivée le crédit nourriture de son service de restauration, car une prévision budgétaire trop optimiste peut avoir entrainée des dépenses disproportionnées que la situation des dépenses engagées ne permettra pas de mettre en évidence, mais qui risquent de poser d’énormes problèmes en fin d’année.
  A noter que le comptable doit également vérifier ce point et suspendre les paiements au SRH s‘il estime que les dépenses qui lui sont présentées ne sont pas couvertes par les recettes réelles du service ; car dans le cas contraire la DBM 22 mettra en évidence un paiement au-delà des crédits ouverts au service qui engagera sa responsabilité devant le juge des comptes.
   
  Il existe plusieurs techniques pour calculer ce crédit nourriture et voir si au premier septembre la situation du SRH est saine ou nécessite des mesures d’économie ou un prélèvement sur le fonds de roulement. Ces techniques sont précisées en annexe.
  Cette vérification devra être renouvelée début novembre avant le dernier conseil d’administration de l’exercice permettant ainsi la présentation éventuelle d’une décision budgétaire modificative qui viendra augmenter les crédits disponibles au SRH (4).
   
  Deux autres documents concernant le SRH doivent être disponibles :[/size]
  
  

• L’inventaire des denrées alimentaires en magasin à jour de la passation entre l’ancien et le nouveau gestionnaire.
  
  
• [size=13]L’inventaire des tickets repas tel que fourni par le logiciel qui devra être comparé avec les tickets présents au coffre (le comptable vérifiera en outre que cet inventaire chiffré correspond aux montants figurant dans sa comptabilité des valeurs inactives de l’établissement).[/size]
  
  

 

 

IV – Autres éléments utiles.

 

D’autres documents à connotation financière sont également nécessaires au nouveau gestionnaire pour prendre en charge la gestion de l’établissement.

- Les éventuelles délégations de signature. Savoir si le chef d’établissement-adjoint dispose d’une délégation de signature et si le gestionnaire doit en avoir une (par exemple pour la signature des commandes du SRH).

- Les factures en instance. Elles devront être traitées rapidement pour éviter de dépasser le délai global de paiement de 30 jours ; ce qui occasionnerait le paiement d’intérêts moratoires et d’indemnités forfaitaires. Le gestionnaire devra également prendre connaissance des litiges concernant des factures et vérifier l’avancement des dossiers.

- La liste des créances. Communiquée par le comptable, elle donne une idée des difficultés de recouvrement auxquelles est confronté l’établissement.

- Le dossier des opérations d’équipement en cours. Ce dossier doit recenser les demandes d’équipements à traiter, les avis de subventions attribuées, les subventions en attente, etc…

- Le dossier relatif aux voyages scolaires. A la rentrée de septembre, la plupart des voyages prévus pour l’exercice ont eu lieu avant les vacances et ceux pour l’année scolaire qui commence n’ont généralement pas encore été présentés au CA. Dans l’optique de l’élaboration du prochain budget, il sera bon de collationner auprès des enseignants avant le 15 octobre les projets de voyages et sorties, afin de pouvoir les présenter au conseil d’administration et lancer les appels d’offre nécessaires.

- Le dossier portant sur des actions pédagogiques diverses.  Dans ce dossier on devrait pouvoir trouver tout ce qui concerne les opérations particulières conduites par l’établissement (avec le détail des actions, du financement, des conventions, etc…) : projets culturels, artistiques, Ecole ouverte, réseaux REP, actions de formation continue, dispositifs d’insertion, etc…

- Le dossier concernant les contrats aidés. Dans ce dossier on devra trouver les contrats de travail, les conventions, les éléments concernant la formation, la mutualisation éventuelle de la paye, etc…

- La régie. Document descriptif de la régie d’avance et de recette et habilitation du nouveau régisseur.

 

 

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[*]- « Vademecum du gestionnaire en EPLE », à la date de rédaction de cet article, la nouvelle édition du vademecum n’est pas encore parue, l’édition 12011 traite de ce point aux pages 11 et suivantes.
http://media.education.gouv.fr/file/publications/21/2/vademecum_gestionnaire_EPLE_version2011_189212.pdf
L’édition 2014 devrait être disponible début septembre sur le site de l’ESEN : http://www.esen.education.fr/
 

[*][size=13]- « Référentiel de passation de service entre gestionnaires », académie de Limoges, 2014.
http://www.ac-limoges.fr/IMG/pdf/referentiel_passation_de_service.pdf
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[*][size=13]– Les notions permettant l’analyse financière d’un établissement sont nombreuses et complexes. Pour simplifier au maximum et pour permettre à un gestionnaire ne les maitrisant pas d’avoir une première idée de la situation de son établissement dans ce domaine, on peut indiquer que ses réserves disponibles  seront égales au fonds de roulement figurant au dernier compte financier moins la valeur des stocks, moins les cautions et provisions éventuelles et déduction faite des prélèvements déjà prévus au budget initial ou au cours de l’exercice.
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[*][size=13]Une astuce à connaître : si le fonds de roulement de leur établissement le permet, les gestionnaires expérimentés proposent généralement une fois le compte financier arrêté une telle DBM « de sécurité » pour être tranquille et éviter toute mauvaise surprise en fin d’exercice.
 
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Merci Volcan pour ces conseils qui me seront bien utile ! 
Une question par rapport à la gestion des agents : je n ai jamais été chef de service, au mieux, je gérais les dossiers administratifs des agents. Que faites vous quand vous arrivez dans un nouveau établissement ? Réunion, entretien individuel ? J envisageais aussi de passer un peu de temps en observation auprès d eux car pour pouvoir parler de leur travail et l organiser...il me semble préférable de savoir de quoi je parle. Qu en pensez vous ?

Bonjour

Voir agent chef - chef de cuisine - OP dans un premier temps individuellement puis te présenter lors de la réunion de rentrée.
Tu peux anticiper de presque 2 mois c'est super !

Pour toute question n'hésite pas à me contacter j'ai été dans ton cas.. cette année !

Ailleurs0310 a écrit:

Pour toute question n'hésite pas à me contacter j'ai été dans ton cas.. cette année !

Merci de ta proposition ! C est vraiment sympa.

Pas d agent chef dans mon petit collège (540 élèves). Mais du coup, je rencontrerai l OP et le chef de cuisine en individuel.

Oui, j ai vraiment de la chance de pouvoir autant anticiper ma prise de poste. L actuelle gestionnaire part à l autre bout de la France début août, et moi je pars en vacances dans 10 jours....du coup, passation de service très anticipée. Autre avantage non négligeable, le poste est à 10 minutes de mon poste actuel, je suis donc rattachée à la même agence comptable.... et connaître mon AC et ses méthodes de fonctionnement...c est toujours appréciable pour un 1er poste !

Bonjour à vous, en vue de ma prochaine passation, je croyais que l'agent comptable devait être présent mais il semble que pas du tout.

Merci de votre précieuse confirmation,

Claire, future gestionnaire soucieuse de ne pas faire (un millier) d'erreurs

Comme dit plus haut, la passation entre gestionnaires n'existe pas réglementairement. De fait, la présence de l'AC ne peut être obligatoire... Il n'est pas forcément utile d'ailleurs qu'il soit là au moment ou le gestionnaire rencontre son successeur. La passation va aborder pour une bonne partie des questions de gestion matérielle ou RH propres à l'établissement qui ne concernent pas l'AC. Un point comptable sera fait bien sûr avec ton prédécesseur et tu devras par la suite prendre un rdv avec l'AC.

Allez pour montrer que le site "Intendance03" c'est utile ; un extrait :

Passation de service entre gestionnaires.


Une procédure trop souvent négligée car non obligatoire et pourtant, le gestionnaire entrant comme le comptable ont tout à gagner à formaliser cette étape : le document en fichier PDF de l’académie de Renne (2005).
Le référentiel de la passation de service de l’académie de Clermont-Fd (2014) ; celui de Limoges (2016)
Un article paru dans la revue « Intendance » qui donne des conseils aux nouveaux gestionnaires sur la prise de poste au niveau budgétaire : un audit de la situation financière de l’établissement.

Merci, j'ai vu dans le vade mecum qu'ils proposent un révérenciel.

Bonne rentrée à vous