Un marché il n'y a que ça de vrai. Avec un marché vous imposez VOS conditions et votre marché est le contrat : aucun autre document n'est signé.
Cela dit...
Vous envoyez votre lettre recommandée avec accusé de réception sans attendre (même 6 mois avant la date peut importe) en stipulant :
"En application de l'article xxxxx du contrat xxxxx je vous informe de la résiliation de ce contrat à sa date anniversaire."
Si votre contrat est de 5 ans, marqué 5 ans, c'est 5 ans. Si vous avez un comptable digne de ce nom il refusera d'ailleurs de payer toute facture au-delà de cette date de fin. Par contre si vous souhaitez le prolonger pour couvrir les 3 mois restant faites un avenant :
"avenant : article unique : le contrat de maintenance xxxxx est prolongé jusqu'au xxxx, date à laquelle il prendra fin sans nouvelle notification".
Seuls les écrits comptent : règle de base que tout gestionnaire se doit d'appliquer avec une rigueur absolue (surtout avec les commerciaux de photocopieurs).
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Ce métier a failli avoir ma peau. Un conseil à ceux qui envisageraient de le faire : fuyez !