remboursement voyage

Bonjour,
je n'ai pas trouvé la réponse à mon problème, je n'arrive plus à y voir clair...
voilà, j'avais un beau petit voyage, avec un budget et un tarif élève, tout allait bien sauf que 2 élèves ne sont pas partis; l'un a été remboursé intégralement car motif médical et cette raison fait partie de notre charte; l'autre, j'ai refusé de le rembourser car il s'agissait d'une "convenance personnelle" (sanction des parents envers le gamin)
donc 1er problème, je suis en déséquilibre, même si j'ai fait un ORR pour 1 élève, les recettes sont supérieures aux dépenses
2nd problème: les dépenses ont été inférieures aux prévisions (activités moins chères car le temps pourri a obligé le centre à se rabattre sur d'autres activités ), donc budget encore plus en déséquilibre;
et là je suis plus que perdue: dois-je isoler la recette générée par le non partant (non remboursé) pour ne pas la répercuter en remboursement sur les autres? et ne compter que les activités moins chères qui ont concerné le groupe?
bref, je ne sais plus comment calculer mon budget!!!
comment feriez-vous??

Un budget de voyage n'a pas besoin d'être équilibré.
Vous êtes encore nombreux à raisonner selon l'ancien N3, ce qui n'a plus lieu d'être.
Les voyages ne sont qu'une partie de votre AP et il s'agit d'un code activité comme celui pour les lettres, les langues ou l'EPS. On ne cherche pas à faire coller le code activité "langues" avec les recettes ; on raisonne en global du service.
Vous avez dépensé 1000 pour le voyage et vous avez 800 en recettes ; les 200 sont "pris" sur les autres lignes de votre service AP. Peu importe que votre budget prévisionnel ait prévu 1050 et 150.

Pour faire votre bilan de voyage vous prenez d'un coté toutes les factures et de l'autres les recettes... la différence est la "participation du budget" (FdR ou DGF).

oui je sais mais chut faut pas le dire trop haut, tu vas donner des idées et on est en pleine construction du budget avec ses beaux projets de voyages et sorties

Pourquoi ? Au contraire c'est un choix budgétaire : un choix entre du tourisme à Barcelone, Venise ou le projet d'aller visiter le parc Astérix pour voir le mode de vie des gaulois d'un coté ; des feutres à tableau, des photocopies, des livres ou de l'équipement pédagogique de l'autre.
Ou le chauffage en octobre et acheter des vidéos-projecteurs.

Moi je suis pour la transparence et que chacun assume les choix de dépenses (et pas dire au gestionnaire de se dé...brouiller).

ahh le fameux  parc Asterix qui est devenu une annexe des eple

Bonjour

Mais un budget de voyage, s'il est un autorisation de dépense et de recette est à mon sens limitatif ! On est pas censé dépenser plus sur fonds propre que prévu et on est sensé encaisser les participations votées.

Sinon cela devient inutile de faire voter quoique ce soit...

alors oui, je savais bien qu'on ne fonctionne plus en N3, et si je dépense plus, je prendrai plus sur le budget collège, mais là c'est l'inverse: plus de recettes (ou moins de dépenses) donc je suppose, même si je m'en passerai bien, que je dois rembourser les familles? ou alors, il y avait une subvention pour ce voyage, je pourrai faire un ORR sur la subvention de la différence?

Si tu me trouves le texte qui dit qu'il y a un budget impératif ou limitatif à l'intérieur d'un service du budget général je veux bien t'offrir ton poids en chocolat.

Le projet de budget est simplement une information... la preuve il n'y a pas de budget de voyage retranscrit tel quel dans le "vrai" budget en recette et dépense, aucune obligation d'individualiser  les différents voyages et sorties, pas de DBM si le projet de voyage est modifié, etc...


Pour kwack on dit qu'il ne faut pas financer les accompagnateurs par la participation des familles. Donc si le coût des accompagnateurs au bilan final (dépenses réelles divisées par nombre total de participants) est inférieur au résultat recettes réelles moins dépenses réelles on pourrait considérer que les familles payent une partie des accompagnateurs. Dés lors tu peux (ou pas) faire voter une nouvelle participation des familles à la baisse et rembourser.

La délibération adoptée par le CA est explicite :

Conformément aux dispositions du code de l'éducation, article R.421-25
Vu - le code de l'éducation, notamment les articles L.421-4, L.421-14, R.421-20, R.421-54
Sur le rapport du chef d'établissement, le conseil d'administration donne son accord sur la programmation et les modalités de financement du voyage scolaire à xxxx , dont le descriptif et le budget prévisionnels sont joints en annexe.

"modalités de financement" + "budget prévisionnels" = limitatif.

L'interprétation de la DAF (qui ne serait qu'une interprétation selon certains...) serait intéressante.

Et selon, je reste très intéressé par l'histoire du chocolat... 

volcan a écrit:

Donc si le coût des accompagnateurs au bilan final (dépenses réelles divisées par nombre total de participants) est inférieur au résultat recettes réelles moins dépenses réelles on pourrait considérer que les familles payent une partie des accompagnateurs. Dés lors tu peux (ou pas) faire voter une nouvelle participation des familles à la baisse et rembourser.

alors mon coût participant est inférieur au résultat recettes réelles moins dépenses réelles, mais les familles ne paient pas du tout la part accompagnateur vu que j'ai des dons et des subventions qui ont fait très largement baisser la part famille;
je raisonnais sans doute à l'ancienne, et je pensais qu'on était obligé de rembourser les reliquats en faisant un budget final (sauf dans le cas inverse dépenses supérieures aux recettes)

Troptrop a écrit:

La délibération adoptée par le CA est explicite :

Conformément aux dispositions du code de l'éducation, article R.421-25
Vu - le code de l'éducation, notamment les articles L.421-4, L.421-14, R.421-20, R.421-54
Sur le rapport du chef d'établissement, le conseil d'administration donne son accord sur la programmation et les modalités de financement du voyage scolaire à xxxx , dont le descriptif et le budget prévisionnels sont joints en annexe.

"modalités de financement" + "budget prévisionnels" = limitatif.

L'interprétation de la DAF (qui ne serait qu'une interprétation selon certains...) serait intéressante.

Pour avoir largement participé avec la DAF à la rédaction de la fiche "voyage" (entre autres) du vademecum je persiste à dire que ton interprétation est erronée. Après il y a nombre de cadors sur ce forum qui pourront essayer de gagner du chocolat.

Bonjour

Donc si je comprends bien, on fait voter un budget et une participation financière. Si les familles payent 50€ de trop par rapport à un budget initial surdimensionné, tant mieux pour le lycée. Et si le voyage coûte au final 10 000€ de plus que prévu (des visites non prévues, des transport qui coûtent plus chers, des taxes oubliées...), tant pis ? Donc pas de remboursements à faire en cas de budget initial sur dimensionné ?

Ce n'est pas ce que j'ai dit.
D'abord une différence de 50€ sur une participation ou de 10 000 € sur un voyage c'est un gestionnaire qui doit se poser des questions sur sa compétence.
Ensuite lorsqu'on fait le bilan du voyage il appartient à l'ordonnateur de voir si il est nécessaire ou pas de faire voter par le CA une modification de la participation des familles votée précédemment. Le comptable lui il reçoit un OR et un acte du CA, le cas échéant un ORR avec un nouvel acte. Si il a trop encaissé il rembourse selon les modalités prévues (la règle des 8 €). Si les recettes sont supérieures aux prévisions ce n'est pas un problème pour lui. Si les dépenses sont supérieures aux prévisions il aura une ligne en négatif dans le service AP et du moment que le service n'est pas en négatif ce n'est pas non plus un problème pour lui.

kwack a écrit:

2nd problème: les dépenses ont été inférieures aux prévisions (activités moins chères car le temps pourri a obligé le centre à se rabattre sur d'autres activités ), donc budget encore plus en déséquilibre;
et là je suis plus que perdue: dois-je isoler la recette générée par le non partant (non remboursé) pour ne pas la répercuter en remboursement sur les autres? et ne compter que les activités moins chères qui ont concerné le groupe?
bref, je ne sais plus comment calculer mon budget!!!
comment feriez-vous??

Bonjour,

Je ne pense pas qu'il y a lieu d'isoler les recettes de l'élève non partant.
S'il y a des activités qui n'ont pas été payées du fait de son absence, il faut lui rembourser, et s'il y a un remboursement général la famille doit en profiter comme les autres.

Si le budget prévisionnel doit être équilibré, la rcbc permet dans l'exécution de ne pas avoir le sacro saint équilibre de l'ex N3 qui nous obligeait de faire des dbm de type 3 en cas de déficit 
comme le dit Volcan, tant que le service AP n'est pas négatif, pas de soucis

On peut certes présenter un bilan financier en équilibre en expliquant que les crédits pédagogiques sont venus "compenser" le déficit. Non ?

Bien entendu. A ma connaissance il n'y a pas de forme de présentation imposée du bilan. La différence entre recettes et dépenses peut être identifiée comme "participation de l'établissement".

LA suite...

Lu sur une fiche DAF voyages :

13. Bilan pédagogique et financier du voyage (au retour du voyage) et gestion des déficits / reliquats
[...]
 Trouver les ressources propres pour apurer le déficit : (DO, prélèvement sur fds de roulement)

Quand à la compétence du gestionnaire... Le gestionnaire, n'est que gestionnaire et face à des CE qui disent oui à tout, notamment à leur "Cour", et dans le cas de certains voyages, et notamment les échanges, il y a souvent beaucoup d'inconnus. Et en tant qu'agent comptable on subit les aléas du suivi des voyages par les collègues...

Troptrop a écrit:

LA suite...

Lu sur une fiche DAF voyages :

13. Bilan pédagogique et financier du voyage (au retour du voyage) et gestion des déficits / reliquats
[...]
 Trouver les ressources propres pour apurer le déficit : (DO, prélèvement sur fds de roulement)

Quand à la compétence du gestionnaire... Le gestionnaire, n'est que gestionnaire et face à des CE qui disent oui à tout, notamment à leur "Cour", et dans le cas de certains voyages, et notamment les échanges, il y a souvent beaucoup d'inconnus. Et en tant qu'agent comptable on subit les aléas du suivi des voyages par les collègues...

La DAF est donc d'accord avec moi sur le fait qu'un déficit d'un voyage est comblé par les autres crédits pédagogiques du AP (par une DO ou pas puisque rien n'interdit les codes activités en négatif) ou par un prélèvement le cas échéant.

Perso je n'ai pas vraiment de problème avec les voyages qui sont bien construits et équilibrés.
Les échanges et les stages sont une forme particulière de "voyages" qui le plus souvent donnent lieu à convention avec des dispositifs financiers qui se rapprochent plus des actions du projet d'établissement que de voyages purs et durs.

Lors de remboursement aux familles suite à un excédent après bilan du voyage, je mettais avec l'OP un tableau récapitulatif des élèves et les RIB originaux en pièces jointes. Maintenant, en PJ je mets uniquement un tableau avec noms éléves responsables extraction de siècle et le RIB. En cas de vérification, les RIB sont à l’intendance.
Quelle est la meilleure façon de procéder au niveau des PJ ?