Cautions aux hébergeurs - voyages scolaires

Bonjour,
 
Dans le cadre des voyages, comment traiter d’un point de vue organisationnel et comptable les cautions demandées par les hébergeurs à l’arrivée à l’hôtel (tarif / personne) ?
Ces cautions ne sont pas mentionnées dans le contrat avec le voyagiste qui s’est chargé des réservations (pas illogique, puisqu’elles n’entrent pas dans les relations contractuelles entre l’établissement et le prestataire).
Elles apparaissent lorsque le voyagiste remet le programme détaillé du séjour (la « feuille de route »).
Il s’agit de cautions à « régler sur place », alors que les cautions doivent être versées par le comptable sur O.P. de l’ordo. et en aucun cas par un régisseur.
Comment l’EPLE peut-il s’acquitter de la caution ? Faut-il faire adopter en C.A. un acte administratif autorisant son versement (en principe, pas une modif. du budget du voyage puisque les cautions sont uniquement des flux de trésorerie et donc des opérations extra-budgétaires) ?
Peut-on considérer que le versement de ces cautions relève des familles, et non de l’établissement (point de vue difficile à soutenir juridiquement car décaissements générés par un voyage scolaire … et encore plus délicat à faire entendre aux familles) ?
 
Merci d’avance.

brasero a écrit:

Ces cautions ne sont pas mentionnées dans le contrat avec le voyagiste qui s’est chargé des réservations (pas illogique, puisqu’elles n’entrent pas dans les relations contractuelles entre l’établissement et le prestataire).

Je ne souscris pas absolument à cette opinion.
Et dans le marché, ce point est abordé ?
Y'a-t-il d'ailleurs un marché ?

Brasero parle peut-être des cautions demandées pour les hôtels en Italie ou en Espagne notamment

Nous n'avons pas non plus solutionnés ce problème, et je suis également preneuse d'un avis comptable.

Dans les contrats, la mention suivante est précisée : "Le prix ne comprend pas une garantie de 10 à 20 € par personne, demandée en espèces à votre arrivée à l'hôtel, et restituée à votre départ".

Quelle est la solution :
* inclure cette caution dans le budget, puis faire un acte rectificatif en fin de voyage, et rembourser les parents par certificat administratif ? tellement chronophage que je préfère éviter
* je vais me faire lyncher : ignorer cette clause, laisser le professeur organisateur en parler aux parents, pour que cette caution fasse partie de l'argent de poche donné à leurs enfants

Des idées ?

Faire un marché qui exclu les cautions et laisser donc le prestataire gérer ça avec le reste.

Forgeron : le versement d'une caution n'entre pas dans les relations contractuelles, tout simplement parce que, dans mon cas, ce n'est pas prévu dans le contrat. Comme dans l'exemple donné par Pimprenelle, ça n'entre pas dans les prestations convenues et dans le prix qui les rémunère. Je ne dis pas que par principe, c'est exclu des relations contractuelles, la caution est seulement exclue dans ce cas particulier (et peut-être que les choses ont été mal ficelées).

Le marché dans mon cas c'est le contrat proposé par le voyagiste avec son offre détaillée. Il n'y a pas de cahier des charges ou de docs contractuels de ce type.
Si la question de l'existence d'un marché porte sur la procédure de consultation : il y a bien eu publicité, mise en concurrence avec avis de publication valant règlement de la consultation, mais celui-ci ne parlait pas des cautions.


Alors que faire ? Un avenant au marché pour y intégrer les cautions ? (un peu "tordu", non ?). Pour ceux qui ont déjà rencontré la situation, comment avez-vous procédé : versement direct de l'établissement à l'hébergeur, versement de l'établissement au voyagiste et du voyagiste à l'hébergeur ?


Pimprenelle : les cautions n'ont pas à figurer dans le budget du voyage puisqu'elles ne donnent  lieu qu'à des opérations extra budgétaires.

OK volcan, merci pour ta réponse ... que j'ai "zappée" avant d'envoyer mon post (pas encore l'habitude avec le forum).

Merci pour ta réponse ... mais que faire si le prestataire refuse. Les cautions quant à elles seront réclamées à l'arrivée du groupe à l'hôtel.

Encore merci.

Quand on ne fait pas un document maison pour son marché, il arrive que ces mentions apparaissent dans le contrat proposé par le prestataire. Si ce n'est pas le cas, c'est bien au prestataire de gérer ce genre de choses non signalées au départ. Mais souvent, il est écrit en petit dans la proposition puis dans le contrat ce genre de choses déplaisantes. Si c'est le cas et que cela a été signé, il n'y a plus qu'une négociation amiable avec le prestataire pour qu'il s'en arrange. En tout cas, pas de solution à chercher du côté de l'AC qui n'a pas à se soucier de cela, sauf à passer ça en cautionnements reçus et versés, et encore je ne sais pas si ce serait légal. Et d'ailleurs quel boulot au total de faire ainsi. Et si rien ne fonctionne, reste la solution où on se fait "lyncher" mais qui a l'avantage de sortir tout le monde du bazar. Puis on est super vigilant l'année suivante.

brasero a écrit:

OK volcan, merci pour ta réponse ... que j'ai "zappée" avant d'envoyer mon post (pas encore l'habitude avec le forum).

Merci pour ta réponse ... mais que faire si le prestataire refuse. Les cautions quant à elles seront réclamées à l'arrivée du groupe à l'hôtel.

Encore merci.

Je ne comprends pas. Tu passes un marché qui est un contrat ; donc ta question revient à demander ce qui se passe si le co-contractant ne respecte pas le contrat. Le problème est que vous ne faites pas de "vrais marchés" mais une simple consultation et qu'ensuite c'est le prestataire qui imposes sa règle au lieu que ce soit vous. Lorsqu'on fait un cahier des charges le candidat l'accepte en bloc ; il ne prend pas seulement ce qui l'arrange.
Ton interlocuteur est le voyagiste, celui de l' hôtel aussi. C'est au voyagiste de négocier les cautions avec l'hébergeur.

Qui paye la caution sur place ? Le régisseur ? Le problème est que la caution n'aurait pas de base écrite et qu'en cas de non remboursement se passerait le problème de la PJ.

Nous sommes bien obligés de subir cette règle, puisque tous les voyagistes ont le même discours, en tous les cas pour l'Espagne : la caution est incontournable. Aucun hôtel n'acceptera d'y déroger.
Et si nous refusons cette clause non comprise dans le devis, nous n'aurons aucun prestataire, et donc le voyage ne pourra pas être organisé.
Si certains d'entre vous travaillent avec des opérateurs qui n'imposent pas ceci, je veux bien leurs coordonnées.
Merci pour vos réponses en tous les cas

Je n'ai jamais payé de caution pour l'Espagne. De mémoire j'ai au moins eu un voyagiste pour l'Espagne dont le nom est de 3 lettres et la première un C.

Entendu, merci Volcan.

Je serai plus vigilante l'année prochaine.
Je viens de vérifier mon MAPA, et en effet, je n'avais pas précisé ce point précis.

Bonne journée à tous

Bonsoir

La caution a verser à un fournisseur, c'est un OP de l'ordo au 275. La somme est prévue dans la régie. Le régisseur la verse à l'hôtel contre un reçu, et la récupère au départ. Si elle est retenue par l’hôtel, c'est un mandat qui soldera le compte 275.

OP et mandat on connait la procédure certes, mais et les pièces justificatives ?

Bonjour,

un mandat pour solder le 275 ?? Il me semble que depuis la RCBC, les cautions (reçues comme versées) ne font plus l'objet d'opés en compta bud, y compris lorsqu'elles sont définitivement acquises ou perdues.
J'ai d'ailleurs cru comprendre que c'était l'une des évolutions à l'étude du cadre comptable des EPLE.
De même qu'il est impossible d'encaisser des cautions par régie de recettes (ce ne sont pas des recettes), n'est-il pas impossible de prévoir le versement de cautions dans le cadre d'une régie d'avances ?

brasero a écrit:

De même qu'il est impossible d'encaisser des cautions par régie de recettes (ce ne sont pas des recettes), n'est-il pas impossible de prévoir le versement de cautions dans le cadre d'une régie d'avances ?

Je me suis posé la même question sans trouver la réponse.

brasero a écrit:

Bonjour,

un mandat pour solder le 275 ?? Il me semble que depuis la RCBC, les cautions (reçues comme versées) ne font plus l'objet d'opés en compta bud, y compris lorsqu'elles sont définitivement acquises ou perdues.

Si la caution n'est pas rendue c'est qu'il y a une somme à payer par l'EPLE : dégradation, accident, perte, etc.... Cette somme doit normalement être justifiée par le fournisseur par une facture. On peut dès lors considérer qu'il s'agit d'une dépense "classique" qui doit faire l'objet d'un mandatement en classe 6 et être payée au fournisseur. Si il y a eu caution on peut analyser ça comme une compensation entre le montant de la dette (la facture) et de la créance (la caution). mais si il y a une autre technique pour solder le 275  dans le cas d'une retenue de caution je suis preneur.