Gestion de fait?

Nuitblanche a écrit:

Citation :

J'ai eu une longue entrevue avec la chef aujourd'hui, plutôt houleuse car on ne cesse de me dire que c'est sa responsabilité pénale qui est engagée, ...Le chèque du FSE a été accepté finalement, mais la condition était l'engagement de tous les parents. La chef a argumenté qu'il y a une différence, dans les lignes budgétaires, entre une subvention et la participation des familles et qu'"on ne peut pas sortir comme ça une subvention sans les engagements derrière".

Tout cela démontre une méconnaissance (je suis gentil) de la règlementation de la part du CE. Sa responsabilité pénale ne peut être engagée en l'espèce pour les motifs budgétaires évoqués. Pour une absence de respect du code des marchés éventuellement mais la question n'est pas posée.
Le chèque du FSE n'est pas une subvention mais un don. La nuance peut paraître subtile mais indique souvent la maîtrise des textes. Lier l'acceptation du chèque à l'engagement des familles alors que le don a été accepté par le CA est une nouvelle aberration. Il y a plusieurs procédures pour traiter le don déjà encaissé si in fine le voyage ne se fait pas.
Et puisqu'on parle d'engagement je conseille aux collègues lorsqu'ils présentent l'acceptation du don au CA d'être en possession d'un courrier officiel du donateur valant engagement ce qui leur permettra d'en poursuivre le recouvrement en cas de problème.

Sans revenir sur ce qui a été dit plus haut, peut être que c'est simplement l'expérience qui rend  le collègue réticent.
J'avoue avoir la même pratique que lui, mais je fais voter les voyages bien en amont pour éviter ce genre de situation.
En effet, en général, sur un projet de voyage à 50 élèves, au final, seuls 45 partiront. Pourtant , à la présentation du projet, le prof dit toujours "ils vont tous partir, je leur en ai parlé".  Alors, si les billets ont été commandés, comment fait le collègue pour équilibrer le budget?
De plus, depuis les attentats, j'ai eu des parents qui ne souhaitaient plus faire partir leur enfant dans une capitale ou simplement en avion.

Alors, oui, moi aussi, j'attends d'avoir les chèques pour considérer l'enfant comme inscrit!

Et quand je lis le  nombre de témoignage de collègues stressés par leur travail, je comprends, moi aussi, si je payais un acompte pour 50 élèves  sans aucune certitude du nombre d'inscriptions, je dormirai mal.

Entre la présentation du projet et la signature du contrat avec le voyagiste il y a une étape fondamentale qui s'appelle "acte d'engagement".
Ce document juridiquement bien construit constitue un engagement ferme de la famille et permet le recouvrement contentieux comme pour toute créance (du SRH notamment). Il est certes contraignant de poursuivre un débiteur qui pour des raisons non valables n'a pas participé au voyage (si les raisons sont valables l'assurance intervient) mais cela se fait et c'est l'application du droit.
Avoir en décembre le montant total d'un voyage prévu pour mai n'est pas évident sauf à refuser les échéanciers avec tout ce que cela implique. Tout le monde sait que les trois ou quatre chèques planqués au fond du coffre pour encaissement au fil des mois n'est pas règlementaire. Cette pratique n'empêche pas d'ailleurs les chèques sans provision ni les réclamations ultérieures en cas de non départ qu'il faudra bien rembourser si on n'a pas blindé le bousin.

Et si j'ai beaucoup de sujets d'insomnie, les voyages n'en font pas partie.

volcan a écrit:

Entre la présentation du projet et la signature du contrat avec le voyagiste il y a une étape fondamentale qui s'appelle "acte d'engagement".
Ce document juridiquement bien construit constitue un engagement ferme de la famille et permet le recouvrement contentieux comme pour toute créance (du SRH notamment). (...)

La lettre d'engagement des familles produite par Mobilisco a été validée collectivement comme solide, et elle comporte de manière automatisée l'ensemble des informations nécessaires sur l'élève, sa famille, l'établissement et le voyage. Même si l'on ne doit faire que ce document avec Mobilisco, il y a déjà là une très nette économie de temps. Le temps qui justement manque lorsqu'il s'agit de correctement encadrer un projet de voyage.

Nicolas a écrit:

Nuitblanche a écrit:

(...)
Donc: la chef a exigé que tous les engagements écrits des parents soient recueillis dans la journée (!), le gestionnaire s'est coltiné les appels téléphoniques, on n'a pas tout eu mais finalement la chef a signé en râlant le bon de commande; (...) La chef a argumenté qu'il y a une différence, dans les lignes budgétaires, entre une subvention et la participation des familles et qu'"on ne peut pas sortir comme ça une subvention sans les engagements derrière". (...)
Quant à la cantine à payer avant le premier chèque, par contre, je suis furieuse, je viens seulement de l'apprendre. C'est raide quand même!(...)

Je serais à la place du gestionnaire, je commencerais à avoir les oreilles qui fument à propos de ce voyage.
Il semble que votre CE exerce une partie des missions du gestionnaire sans en avoir la formation et l'expertise et que son mode de fonctionnement pèse lourdement sur les conditions de travail des uns et des autres (sans parler du reste ...) ... d'où les nombreuses erreurs concernant la réglementation et la position probablement très délicate du gestionnaire. Tout l'établissement doit en pâtir.
Quoiqu'il en soit bravo à vous pour vos efforts de compréhension de la situation ...
Je me permettrais de vous suggérer de ne pas hésiter à prendre contact directement, courtoisement et simplement avec la ou le gestionnaire, il est probable qu'en tenant un langage de raison et en prenant en compte le fait que sa position est peut-être difficile vous pourrez avancer dans la compréhension mutuelle et améliorer la gestion des voyages dans votre établissement ...

AH, que ce message m'a fait plaisir, vous ne pouvez pas savoir! C'est TRES compliqué de se retrouver face à une direction de ce genre, surtout parce que de notre côté nous ne sommes pas juristes, nous avons donc bien souvent du mal à savoir ce qui est vrai et ce qui relève de la rhétorique.
Prendre contact avec le gestionnaire: nous sommes en contact très régulier bien sûr, mais sa position a été claire depuis le début (et je peux le comprendre): il suit ce que décide la chef. C'est pour ça que finalement, nous sommes allés voir la chef, pour faire entendre qu'il n'est plus possible de poursuivre cette politique aberrante qui nous empêche vraiment de travailler correctement... sans succès bien sûr.

volcan a écrit:

Nuitblanche a écrit:

Citation :

J'ai eu une longue entrevue avec la chef aujourd'hui, plutôt houleuse car on ne cesse de me dire que c'est sa responsabilité pénale qui est engagée, ...Le chèque du FSE a été accepté finalement, mais la condition était l'engagement de tous les parents. La chef a argumenté qu'il y a une différence, dans les lignes budgétaires, entre une subvention et la participation des familles et qu'"on ne peut pas sortir comme ça une subvention sans les engagements derrière".

Tout cela démontre une méconnaissance (je suis gentil) de la règlementation de la part du CE. Sa responsabilité pénale ne peut être engagée en l'espèce pour les motifs budgétaires évoqués. Pour une absence de respect du code des marchés éventuellement mais la question n'est pas posée.
Le chèque du FSE n'est pas une subvention mais un don. La nuance peut paraître subtile mais indique souvent la maîtrise des textes. Lier l'acceptation du chèque à l'engagement des familles alors que le don a été accepté par le CA est une nouvelle aberration. Il y a plusieurs procédures pour traiter le don déjà encaissé si in fine le voyage ne se fait pas.
Et puisqu'on parle d'engagement je conseille aux collègues lorsqu'ils présentent l'acceptation du don au CA d'être en possession d'un courrier officiel du donateur valant engagement ce qui leur permettra d'en poursuivre le recouvrement en cas de problème.

Je suis ravie d'apprendre que cette histoire de responsabilité pénale était fausse. Y a-t-il un texte sur lequel je pourrais m'appuyer la prochaine fois? Ce serait vraiment très intéressant pour nous...
Quant à la distinction entre subvention et don, cela m'intéresse beaucoup aussi. Donc si je récapitule: pour l'encaissement du don, accepté par le CA (à l'intérieur du budget de voyage, je précise, est-ce ainsi qu'il faut faire?), l'acte d'engagement des familles n'est pas nécessaire. Bien. En revanche, je ne comprends pas bien ce que vous entendez par "courrier officiel du donateur valant engagement": est-ce simplement un courrier qui assure que ce don sera versé quoi qu'il arrive?

Bon, ceci dit, le problème n'était pas lié tellement à l'encaissement du don: il s'agissait en l'occurrence de dépenser ce don aussitôt pour un acompte de billets d'avion, et ce avant d'avoir reçu tous les actes d'engagement puisque l'administration avait refusé dans un premier temps de recueillir ces documents suffisamment tôt. Je pense que le refus s'explique par cela, car vos messages suivants me semblent dire assez clairement que sans l'acte d'engagement rien ne peut être dépensé? (ce qui serait logique en effet)

Nuitblanche a écrit:

Citation :

Je suis ravie d'apprendre que cette histoire de responsabilité pénale était fausse. Y a-t-il un texte sur lequel je pourrais m'appuyer la prochaine fois? Ce serait vraiment très intéressant pour nous...
Quant à la distinction entre subvention et don, cela m'intéresse beaucoup aussi. Donc si je récapitule: pour l'encaissement du don, accepté par le CA (à l'intérieur du budget de voyage, je précise, est-ce ainsi qu'il faut faire?), l'acte d'engagement des familles n'est pas nécessaire. Bien. En revanche, je ne comprends pas bien ce que vous entendez par "courrier officiel du donateur valant engagement": est-ce simplement un courrier qui assure que ce don sera versé quoi qu'il arrive?

Bon, ceci dit, le problème n'était pas lié tellement à l'encaissement du don: il s'agissait en l'occurrence de dépenser ce don aussitôt pour un acompte de billets d'avion, et ce avant d'avoir reçu tous les actes d'engagement puisque l'administration avait refusé dans un premier temps de recueillir ces documents suffisamment tôt. Je pense que le refus s'explique par cela, car vos messages suivants me semblent dire assez clairement que sans l'acte d'engagement rien ne peut être dépensé? (ce qui serait logique en effet)

Il y a rarement de texte pour dire que tel chose n'est pas un délit, c'est plus souvent le contraire.
Dans la procédure budgétaire d'un voyage le seul cas de délit pénal que je vois est celui du délit de favoritisme dans le cadre des marchés publics. Pour faire simple choisir un prestataire sans faire de mise en concurrence... et encore il faudrait qu'il y ait pour le CE un intérêt "personnel" à choisir ce voyagiste. Mais si le CE veut bien préciser le risque pénal qu'il prendrait en engageant des dépenses prévues au budget, je veux bien rigoler cinq minutes.
Pour le don c'est simple. Lorsque le projet de budget du voyage est présenté au CA il récapitule les recettes prévisionnelles : participation des familles, du budget de l'établissement, dons et subventions éventuels. Le don une fois accepté par le CA peut être encaissé. En fait il peut mettre être encaissé avant le vote du CA et mis sur un compte d'attente en classe 4. Si le don est refusé par le CA ou si le voyage ne se fait pas il est simplement reversé par ordre de paiement au donateur. Bien que ce ne soit pas obligatoire je préfère avoir une lettre du donateur indiquant son intention de faire un don, cela facilite le recouvrement s'il change d'avis ou s'il y a des changements dans l'association donatrice. De plus ça fait joli avec l'ordre de recette.
Pour les dépenses il y a la règle et le bon sens. La règle veut que les crédits ouverts au budget puissent être utilisés sans attendre que l'argent soit effectivement versé : c'est le cas pour la restauration, la dotation de fonctionnement, les subventions, etc... Le bon sens voudrait qu'on signe le contrat de voyage (et donc qu'on verse les acomptes) qu'une fois que le voyage est sûr ; c'est à dire une fois que les actes d'engagements des familles sont signés et permettent donc de recouvrer les participations y compris par contentieux si les familles changent d'avis et refusent de payer. Les actes d'engagements assurent la sécurité financière de l'opération.

J-M a écrit:

Nuitblanche a écrit:

Je reprécise que je n'ai pas demandé à ce que la facture soit payée par le FSE, mais que le collège encaisse le chèque du FSE pour avoir ensuite l'argent disponible pour payer la facture... et c'est pourtant refusé.

Tu es au milieu d'une situation que nous côtoyons tous dans différents domaines (privés ou publiques). Ton raisonnement est le bon, mais il manque l'argumentation.

L'amateurisme vient surtout des autorités académiques (voir le rapport de l'IGAENR sur le sujet, qui exprime en terme plus policé une position plus ou moins proche), et dans une moindre mesure de l'agent comptable. Je n'ai qu'un conseil : patience. Malgré toutes ces péripéties, le voyage aura lieu. Beaucoup de stress pour rien pour toi en somme.

Pour ceux ouverts à l'argumentation :
L'acompte n'est pas une opération budgétaire 5015/4091 (3.2.7.1.9.1 de la M9.6).
Deux cas à distinguer. Le contrat avec le voyagiste est voté avec le budget, effectivement il y a le délai de transmission + 15 + transmission de l'article R 421-54. Le contrat est signé sur la base de la délégation du CA au CE. Dans ce cas, rien ne s'oppose au règlement de l'acompte avec l'encaissement des fonds du FSE. Même sans, l'acompte est payable. Il n'y a que la logique (que je considère comme idiote car injustifiée légalement et réglementairement) du payement après les encaissements pour les opération particulières (feux les chapitres spéciaux sans réserves). Déjà à l'époque, ma mission conseil de Rectorat exprimait ses réserves vis-à-vis de cette pratique et du dogme des chapitres spéciaux équilibrés sans support du fonds de roulement.
Que le FSE paye un acompte à la place de l'EPLE n'est pas une gestion de fait, mais une subrogation (merci Nanard). A charge pour le FSE de faire valoir ses droits auprès de l'EPLE et surtout de son CA (si vous n'avez pas déjà cliquer sur répondre avec citation, c'est normalement là que vous le faites. Coucou Boz et Isaac).
Contrairement à ce que tu avances comme argument qui t'ont été opposé, les règles de la comptabilité publique sont suffisamment souple. Faut-il encore les connaître, c'est à dire les avoir lu une seule et unique fois.

Par rapport à un autre sujet "voyage financé par associtaion" que j'avais exhumé la semaine derinière, l'intervention ci-dessus m"interpelle. Dois-je en déduire que pour un voyage budgété et voté par l'établissement, J-M rembourserait le FSE s'il était à ma place quand le FSE aura fait valoir ses droits auprès de l'EPLE et surtout de son CA ?  J'étais restée sur le fait que je ne devais pas rembourser le fse. J'ai beaucoup fouiné mais je n'ai rien trouvé sur la subrogation du FSE pour quoique soit.

Qu'en pensez-vous ?

JM ferait payer des frais de déplacement en Russie pour D Trump par le collège de Chambon sur Voueize à la seule condition que le CA de ce collège ait voté le principe

Mais après il faut raison garder...

J'ajoute que personne ne parle de subrogation, sorti du Hamster
j'ai relu tout le post...

Bozinchu a écrit:

J'ajoute que personne ne parle de subrogation, sorti du Hamster
j'ai relu tout le post...

justement volcan en a parlé plus haut dans le post le jeudi 7 Jan 2016 - 22:18 d'où mon interrogation.

celui de 23:18?
on est bien d'accord?

mais on a pas la même lecture alors...

j'ai 22h18 sur mon écarn, je m'étais focalisée sur la première phrase de Volcan "Effectivement faire payer un acompte par le FSE serait anormal sans pour autant qu'on puisse parler réellement de gestion fait puisque la gestion de fait c'est :" et la réponse de J-M qui donne son interprétation. De toute façon, faire se genre de magouille c'est mal et je ne comprenais pas l'histoire de la subrogation. Je ne tiens pas compte de l'avis de J-M qui m'aura momentanément un peu embrouillée.

craonel a écrit:

Je ne tiens pas compte de l'avis de J-M.

Sage décision

pour une fois que je "l'écoutais"....

Deux ans plus tard... Je maintiens.

tu es bien le seul à penser ce que tu affirmes, mes recherches poussées n'ont rien donné dans ton sens..

Il n'y a pas de subrogation tout simplement parce que dans ce cas l'EPLE n'a aucune dette que ce soit vis à vis du FSE ou du transporteur payé puisque le FSE a agit sans autorisation, sans mandat et que son action ne peut engager juridiquement l'EPLE.

Sinon tout le monde pourrait commander ce qu'il veut pour le comptre d'un tiers et lui en demander le remboursement.

Le FSE qui encaisse des subventions venant de services de l'état dont l'objet est le financement de voyages organisés par l'établissement et qui effectue des dépenses dans le cadre de ce voyage est-il dans une situation de gestion de fait? Je viens de relire la circulaire de 1996 sur la situation des chefs d'établissement au sein des associations péri-éducatives ayant leur siège dans l'établissement, et ce n'est pas si clair.
Mon interprétation est contestée. J'ai trouvé des extraits de lettres d'observations de la CRC qui précises que l'association ne saurait collecter sans titre légal des fonds s'apparentant à des deniers publics qui devraient être encaissés par l'établissement? Mais quel est le texte qui oblige le passage par la caisse d'un comptable public pour les opérations de dépenses et de recettes pour la gestion des voyages scolaires?
L'ordonnateur exige la prise en charge de billets d'avion dans la semaine pour un voyage dont le projet a été évoqué en CA, mais dont le budget n'a pas été voté. Les crédits ne sont pas prévus , mais il y a assez sur AP a cette période de l'année, puis-je refuser de payer, suis-je dans le cadre d'une réquisition?

voyage a écrit:

Le FSE qui encaisse des subventions venant de services de l'état dont l'objet est le financement de voyages organisés par l'établissement et qui effectue des dépenses dans le cadre de ce voyage est-il dans une situation de gestion de fait?

Oui, clairement pour moi.

Voyage organisé par l'EPLE = 100 % des recettes et des dépenses sous le contrôle direct de l'agent comptable de l'EPLE. ll ne peut y avoir aucun aménagement, aucune exception. Les cas limite sont ceux où l'on ne considère pas que le voyage est "organisé par l'EPLE" : c'est peu contestable si c'est hors le temps scolaire, et pas évident à justifier si c'est sur le temps scolaire, mais dans certains cas ça peut se faire. Mais dans un tel cas, 0% précisément de l'argent du voyage transite par l'agent comptable.

Je le pense aussi, mais y-a-t'il un autre texte qui instaure cette obligation de passer par la caisse du comptable plus clairement?

Oui et se apelorio le principe d'universalité.

Ou c'est l'interprétation constante des juridictions financières qui fixe le cadre? Etre contesté sur ce qui nous semble être des évidences est assez déstabilisant , j'avoue manquer d'arguments, et le conflit ralenti mes neurones.

Mais qu'il est difficile d'expliquer les principes à quelqu'un qui ne veut pas comprendre, ce CE m'a aussi demandé pourquoi l'établissement ne pouvait pas ouvrir de compte bancaire dans une agence privée, et pourquoi je ne pouvait pas gérer et encaisser les ventes de gâteaux.

C'est un recyclage de ce CE dont on m'a parlé, qui tenait mordicus à organiser un stage rafting par une association, sur le temps scolaire et à l'étranger ?

Citation :

ce CE m'a aussi demandé pourquoi l'établissement ne pouvait pas ouvrir de compte bancaire dans une agence privée,

Article 47 du décret GBCP

Citation :

 pourquoi je ne pouvait pas gérer et encaisser les ventes de gâteaux.

Parce qu'un EPLE fait de l'enseignement et n'a pas à investir le secteur de la boulangerie-patisserie soumis à diverses réglementations dont fiscale

Merci, et le rafting ce n'est pas chez moi, chez moi c'est une suite d'une "erreur" d'encaissement d'une subvention européenne sur le compte du FSE. C'est fatiguant.

A mon avis, le problème n'est pas tant dans le fait que la subvention a été versée au mauvais bénéficiaire que dans celui que le voyage n'est pas voté. Parce que si le CA a délibéré sur le voyage, s'il y a des crédits ouverts et disponibles sur le bon service, encaissement ou pas de subventions ou de participations des familles, on peut bien payer des choses (on n'attend pas les premiers chèques de cantine pout payer les fournisseurs de denrées). En revanche, si le voyage n'est pas voté, c'est une autre histoire.

C'est un nouveau voyage dont le projet a été mentionné an CA, mais dont le budget n'a pas été prévu ni voté, j'ai ouvert une ligne générique participation voyage générale pour ne pas bloquer mais elle est déjà fortement engagée. Croyez bien que je fais aucune obstruction de mauvaise foi, mais là on me demande de payer rapidement avec pour recettes envisagées des subventions publiques obtenues par le FSE dont on m'informe oralement, une participation des familles non votée et des crédits insuffisant sur une ligne voyage que j'avais malgré tout prévu. Je ne pense pas faire de l'obstruction.  En plus mis au pied du mur devant deux enseignants.

Si tu es gestionnaire et que tu as les crédits en AP tu peux mandater en prenant la précaution de faire un courriel au CE pour bien préciser les choses et notamment que ce qui est mandaté pour le voyage vient en diminution des autres crédits pédagogiques.
En qualité de comptable c'est plus compliqué.... normalement une facture pour un contrat dee voyage devrait être accompagnée de l'acte du CA validant le budget (mais ça ce discute). Par contre faudra m'expliquer quelle PJ le comptable aura pour les "subventions " du FSE ; pour moi ce ne peut être qu'un don du FSE accepté par le CA.