Gestion de fait?

Bonjour,
je suis prof et j'organise un échange scolaire; je me permets de vous poser une question car je ne comprends pas la réponse qui m'a été faite par le gestionnaire de mon établissement.
Notre voyage s'effectue en partie en avion et afin de valider la réservation des billets, nous devons nous acquitter au plus tard demain d'un acompte auprès de la compagnie aérienne (via une agence de voyages). Le budget a été validé en CA fin novembre et les actes ont été validés par le rectorat fin décembre (la validation est arrivée après le début des vacances scolaires). En décembre, nous n'avons pas eu le droit d'informer les parents d'un projet d'échéancier car les actes n'étaient pas encore validés (pourtant, cela aurait permis aux parents de s'organiser, et au pire si cela n'avait pas été validé on en aurait informé les parents puis c'est tout...).
Là, à la rentrée, en relançant l'administration concernant le délai de l'acompte, on nous répond qu'il faut collecter les chèques correspondant au premier versement des parents... en trois jours. Bien évidemment, cela est impossible car il y a toujours un ou deux élèves absents et nous n'arrivons malheureusement jamais à obtenir des retours fiables de toutes les familles dans un délai aussi court.
Afin de ne pas être hors délai (ce qui implique de perdre la réservation, de devoir redemander de nouvelles options qui seront plus chères, qu'il faudra refaire voter, et ainsi de suite...), je propose donc au gestionnaire d'encaisser dans un premier temps la subvention du FSE (également votée en CA et donc également validée par le rectorat) afin d'abonder le budget du voyage et de pouvoir verser l'acompte.
Et c'est là qu'on m'a répondu que cela reviendrait à une gestion de fait.

Je ne comprends pas: il ne s'agit pas de verser l'acompte avec le chèque du FSE, mais d'encaisser ce chèque, qui fait partie intégrante de notre budget voté et validé! Pourriez-vous m'éclairer sur ce point?
Chaque année nous nous heurtons au même problème qui menace vraiment de faire annuler tout le projet pour une question de délais de l'ordre de 10 jours... c'est très rageant!
Merci d'avance...

Il est toujours difficile de critiquer un collègue je ne le ferai donc pas et vais me contenter d'indiquer ma pratique.

Le budget du voyage étant voté en novembre 2015 il est intégré dans le budget de l'exercice 2016 soit au budget initial soit par DBM de niveau 2.
Dés lors que le budget du voyage est voté et l'acte exécutoire les dépenses peuvent être engagées sans qu'il soit besoin d'attendre le versement des familles (par analogie on n'attend pas l'argent de la cantine pour commander les denrées en janvier) ou un don du FSE.
Certains collègues ne dépensent pour les voyages qu'à hauteur de l'argent encaissé. Cette pratique est prudente pour un établissement qui a peu de trésorerie ou un fonds de roulement faible mais elle est dénuée de toute base règlementaire et comptable.
Pour ce qui est de la gestion de fait vous avez du mal comprendre parce que ce que vous indiquez à savoir encaisser un don du FSE est normal.

Sauf si l'établissement est dans la mouise question trésorerie, pas besoin d'avoir encaissé quoi que ce soit pour payer un acompte. Quant à parler de gestion de fait, je ne vois pas le rapport. Il y aurait gestion de fait sivle FSE payait l'acompte, oui, mais ce n'est pas ce dont il s'agit, visiblement.
Bref, je n'aime pas discréditer des collègues alors je m'abstiens de développer. Surtout que si ça se trouve le gestionnaire est très bien mais coincé par le comptable qui est une quiche.

PS: ça fait plaisir de voir qu'on est lus et compris, Nuitblanche.

Merci infiniment pour vos réponses.
Je comprends que vous ne soyez pas à l'aise à l'idée de critiquer un(e) collègue; cependant, je lis entre les lignes de vos réponses que mon raisonnement n'est pas absurde et cela me fait très plaisir car je commence à saturer. Disons prudemment que les relations que nous entretenons avec notre administration sont... tendues, pour une raison qui nous échappe car nous venons toujours discuter et les réponses sont malheureusement toujours techniques et se répètent comme si aucun véritable échange ne pouvait avoir lieu. C'est très pénible.

Je n'ai malheureusement pas mal compris la "gestion de fait" qu'on m'a rétorquée... je peux même vous citer le mail:

Gestionnaire a écrit:

J'ai contacté notre Agent Comptable puis Madame xxx du service Contrôle Légalité des actes du Rectorat concernant la possibilité de payer le premier acompte du voyage avec un don du FSE. Deux réponses identiques: ce n'est pas possible.
Le Collège obéit à des règles de la Comptabilité Publique qui ne sont pas souples.
Il s'agit d'une gestion de fait.
Nous ne pouvons récolter les chèques et proposer l'échéancier aux familles qu'une fois le budget exécutable.
Nous ne pouvons engager la dépense qu'une fois l'engagement des familles signé et le premier versement collecté.

En relisant le message, je me demande si notre gestionnaire n'a pas cru qu'on lui demandait de régler directement en utilisant le chèque du FSE. Or, ce n'est pas ce que j'ai dit (j'en ai la preuve car l'échange s'est fait par écrit). Mais bon, je vais peut-être retenter le coup puisque vous me confirmez qu'il doit être possible de procéder comme je le propose.
En effet notre établissement n'a pas un fonds de roulement énorme, et il y a par ailleurs des créances de cantine (y compris pour certaines familles dont les enfants doivent partir en voyage): on nous a dit qu'aucun départ en voyage n'était possible tant que ces créances ne sont pas réglées. Ca, je peux le comprendre; en revanche, la logique de l'encaissement d'un premier versement avant engagement de frais m'échappe totalement. Cela rend notre gestion impossible car nous serons alors toujours hors délai, il faut revoter, attendre à nouveau les actes, ne pas faire payer les parents pendant ce temps, et... il sera encore trop tard.

Vos réponses me confirment aussi que nous sommes confrontés à un problème particulier et que cela se passe autrement ailleurs. Fort heureusement!!
Je ne sais pas si ce n'est pas l'agent comptable qui bloque, mais alors on n'aurait vraiment pas de chance parce que ça en ferait 2 de suite, ainsi que 2 gestionnaires de suite avec le même genre de point de vue... :?

Effectivement faire payer un acompte par le FSE serait anormal sans pour autant qu'on puisse parler réellement de gestion de fait puisque la gestion de fait c'est :




Toute personne qui, sans avoir la qualité de comptable public ou sans agir sous le contrôle ou pour le

compte d’un comptable public, s’ingère dans le recouvrement des recettes affectées ou destinées à un

organisme public doté d’un poste comptable ou dépendant d’un tel poste, doit, nonobstant les poursuites

qui pourraient être engagées devant les juridictions répressives, rendre compte au juge financier de l’emploi

des fonds ou valeurs qu’elle a irrégulièrement détenus ou maniés.

Il en est de même pour toute personne qui reçoit ou manie, directement ou indirectement, des fonds ou

valeurs extraits irrégulièrement de la caisse d’un organisme public et pour toute personne qui, sans avoir la

qualité de comptable public, procède à des opérations portant sur des fonds ou valeurs n’appartenant pas

aux organismes publics, mais que des comptables publics sont exclusivement chargés d’exécuter en vertu

de la réglementation en vigueur.

Pour compléter, mon comptable ne paie les acomptes de voyage que si j'ai l'argent des familles.... Et il n'est pas le seul.

Pour gagner du temps, entre le moment où l'acte a été votée et l'acte deviendra exécutoire, on donne la lettre d'engagement des familles avec l'échéancier et une date pour récupérer le paiement à la fin des 15 jours. En terme d'organisation, on ne perd pas de temps.

Chez moi, pour ne pas perdre de temps, on fait voter les voyages 5 à 6 mois avant le départ. Comme ça, on a le temps de faire les choses correctement...

Walking Dead a écrit:

Pour compléter, mon comptable ne paie les acomptes de voyage que si j'ai l'argent des familles.... Et il n'est pas le seul.(...)

Comme cela a déjà été dit, ne pas hésiter à demander à l'AC la base réglementaire de cette pratique.

Honnêtement, vais pas rentrer en conflit avec mon AC. Je m'en arrange et m'organise en conséquence. Tout le reste se passe très bien, donc...

Walking Dead a écrit:

Pour compléter, mon comptable ne paie les acomptes de voyage que si j'ai l'argent des familles.... Et il n'est pas le seul.

Je mets au défit quiconque de trouver une base règlementaire à cette pratique.
Il faut aller au bout de la logique et ne payer les factures du 6011 que lorsque les familles ont payé les droits constatés.
Heureusement que je n'ai jamais cru au discours fumeux sur la "professionnalisation" des comptables de l'EN.

Walking Dead a écrit:

Honnêtement, vais pas rentrer en conflit avec mon AC. Je m'en arrange et m'organise en conséquence. Tout le reste se passe très bien, donc...

Justement, c'est l'occasion de demander simplement le pourquoi de cette pratique sans volonté de le mettre dans l'embarras ... tous autant que nous sommes nous faisons des choses persuadés qu'il existe une réglementation et en creusant on s'aperçoit que ...  ...

Je connais un AC qui le fait, car le CE a tendance à accepter que les familles paient le solde après le départ en voyage.... Pour faire plaisir aux profs et familles, certains CE oublient certaines règles simple, qui est le paiement en totalité avant le départ. Pour être honnête, c'est pratique de dire que l'AC ne paiera pas le solde du voyage si le prof n'a pas récupéré les chèques de sa classe....

Comme je le dis toujours je veille ici à donner ce que j'estime être le respect de la réglementation. Le "pratique" mais "limite question légalité" ne fait pas partie de mes conseils sur un forum à destination de collègues parfois inexpérimentés. La profession crève de ces pratiques à la marge qui se reproduisent au fil du temps et des changements de personnes au nom du sacro saint principe "on a toujours fait comme ça et on n'a jamais eu de remarque" et qui finissent pour les nouveaux par être considérées comme la norme.
Demander le paiement avant le départ de l'élève en voyage ne me choque pas, c'est normal et c'est ce que je fais. Refuser de payer les factures parce que l'argent n'est pas rentré est un "abus de pouvoir" du comptable et si les ordonnateurs connaissaient leur boulot aucun comptable digne de ce nom ne rejetterait un paiement pour ce motif avec une réquisition à la clé. De même refuser à un élève de partir faute du paiement intégral est illégal.
Comme tout le monde je n'ai pas envie de me coltiner en plus des impayés de cantine des impayés de voyage mais ce n'est pas pour ça que je vais raconter n'importe quoi à mes ordonnateurs ou foutre en l'air leur projet de voyage.

volcan a écrit:

Effectivement faire payer un acompte par le FSE serait anormal sans pour autant qu'on puisse parler réellement de gestion de fait puisque la gestion de fait c'est :

Toute personne qui, sans avoir la qualité de comptable public ou sans agir sous le contrôle ou pour le

compte d’un comptable public, s’ingère dans le recouvrement des recettes affectées ou destinées à un

organisme public doté d’un poste comptable ou dépendant d’un tel poste, doit, nonobstant les poursuites

qui pourraient être engagées devant les juridictions répressives, rendre compte au juge financier de l’emploi

des fonds ou valeurs qu’elle a irrégulièrement détenus ou maniés.

Il en est de même pour toute personne qui reçoit ou manie, directement ou indirectement, des fonds ou

valeurs extraits irrégulièrement de la caisse d’un organisme public et pour toute personne qui, sans avoir la

qualité de comptable public, procède à des opérations portant sur des fonds ou valeurs n’appartenant pas

aux organismes publics, mais que des comptables publics sont exclusivement chargés d’exécuter en vertu

de la réglementation en vigueur.

Merci pour ce texte qui m'est utile.
Je reprécise que je n'ai pas demandé à ce que la facture soit payée par le FSE, mais que le collège encaisse le chèque du FSE pour avoir ensuite l'argent disponible pour payer la facture... et c'est pourtant refusé.

Walking Dead a écrit:

Pour compléter, mon comptable ne paie les acomptes de voyage que si j'ai l'argent des familles.... Et il n'est pas le seul.

Pour gagner du temps, entre le moment où l'acte a été votée et l'acte deviendra exécutoire, on donne la lettre d'engagement des familles avec l'échéancier et une date pour récupérer le paiement à la fin des 15 jours. En terme d'organisation, on ne perd pas de temps.

C'est précisément ce que notre direction nous a refusé: nous n'avons pas été autorisés à établir et à diffuser l'échéancier avant les vacances de Noël pour indiquer aux parents que nous aurions besoin des premiers chèques après les vacances. Du coup, impossible de prévoir... et c'est absurde à mon sens puisqu'il suffisait de préciser sur le papier à destination des parents que le vote est en cours de validation mais que nous les informons déjà pour qu'ils aient le temps de s'organiser. Si le vote n'avait pas été validé (ce qui est quand même fort improbable mais soit), il aurait suffi d'en informer les parents et de ne pas prendre les chèques.

Sad a écrit:

Chez moi, pour ne pas perdre de temps, on fait voter les voyages 5 à 6 mois avant le départ. Comme ça, on a le temps de faire les choses correctement...

Le voyage a lieu en mai: nous sommes dans ces délais-là. Mais pour réserver un billet d'avion il faut s'y prendre très tôt (question tarifs) et ensuite les délais sont très courts, sinon la compagnie ne garde pas l'option.

Walking Dead a écrit:

Je connais un AC qui le fait, car le CE a tendance à accepter que les familles paient le solde après le départ en voyage.... Pour faire plaisir aux profs et familles, certains CE oublient certaines règles simple, qui est le paiement en totalité avant le départ. Pour être honnête, c'est pratique de dire que l'AC ne paiera pas le solde du voyage si le prof n'a pas récupéré les chèques de sa classe....

Ici il ne s'agit bien évidemment pas de ça: notre échéancier se termine bien avant le début du voyage!

volcan a écrit:

Comme je le dis toujours je veille ici à donner ce que j'estime être le respect de la réglementation. Le "pratique" mais "limite question légalité" ne fait pas partie de mes conseils sur un forum à destination de collègues parfois inexpérimentés. La profession crève de ces pratiques à la marge qui se reproduisent au fil du temps et des changements de personnes au nom du sacro saint principe "on a toujours fait comme ça et on n'a jamais eu de remarque" et qui finissent pour les nouveaux par être considérées comme la norme.
Demander le paiement avant le départ de l'élève en voyage ne me choque pas, c'est normal et c'est ce que je fais. Refuser de payer les factures parce que l'argent n'est pas rentré est un "abus de pouvoir" du comptable et si les ordonnateurs connaissaient leur boulot aucun comptable digne de ce nom ne rejetterait un paiement pour ce motif avec une réquisition à la clé. De même refuser à un élève de partir faute du paiement intégral est illégal.
Comme tout le monde je n'ai pas envie de me coltiner en plus des impayés de cantine des impayés de voyage mais ce n'est pas pour ça que je vais raconter n'importe quoi à mes ordonnateurs ou foutre en l'air leur projet de voyage.

Merci beaucoup pour ces explications on ne peut plus claires. Puis-je vous demander si vous pourriez me donner un texte qui dit que c'est illégal? Je ne m'interroge pas par rapport aux frais du voyage mais sur le fait que notre CE a décidé qu'un élève dont les parents ont des créances de cantine ne pourraient pas partir en voyage. Cela me paraît douteux... j'en comprends le raisonnement (d'abord les dépenses de base, puis les voyages), mais je trouve cela injuste pour les élèves qui n'y sont pour rien (et pourtant, on nous fait tout un plat des histoires de "contrôle d'égalité" quand ça arrange la direction...).

volcan a écrit:

Comme je le dis toujours je veille ici à donner ce que j'estime être le respect de la réglementation. Le "pratique" mais "limite question légalité" ne fait pas partie de mes conseils sur un forum à destination de collègues parfois inexpérimentés. La profession crève de ces pratiques à la marge qui se reproduisent au fil du temps et des changements de personnes au nom du sacro saint principe "on a toujours fait comme ça et on n'a jamais eu de remarque" et qui finissent pour les nouveaux par être considérées comme la norme.
Demander le paiement avant le départ de l'élève en voyage ne me choque pas, c'est normal et c'est ce que je fais. Refuser de payer les factures parce que l'argent n'est pas rentré est un "abus de pouvoir" du comptable et si les ordonnateurs connaissaient leur boulot aucun comptable digne de ce nom ne rejetterait un paiement pour ce motif avec une réquisition à la clé. De même refuser à un élève de partir faute du paiement intégral est illégal.
Comme tout le monde je n'ai pas envie de me coltiner en plus des impayés de cantine des impayés de voyage mais ce n'est pas pour ça que je vais raconter n'importe quoi à mes ordonnateurs ou foutre en l'air leur projet de voyage.

Je pourrais faire mien chaque mot ci-dessus.

"De même refuser à un élève de partir faute du paiement intégral est illégal."
C'est un raccourci rapide et la question mériterait un développement plus important. Pour simplifier disons qu'en la matière les documents "contractuels" entre l'établissement et la famille sont fondamentaux puisque ce sont eux qui seront étudiés par le juge en cas de contestation. Ensuite intervient le moment où la décision de ne pas inscrire ou annuler la participation et la motivation de la décision.
Bref c'est compliqué et il convient de voir au cas par cas.

Nuitblanche a écrit:

Merci beaucoup pour ces explications on ne peut plus claires. Puis-je vous demander si vous pourriez me donner un texte qui dit que c'est illégal? Je ne m'interroge pas par rapport aux frais du voyage mais sur le fait que notre CE a décidé qu'un élève dont les parents ont des créances de cantine ne pourraient pas partir en voyage. Cela me paraît douteux... j'en comprends le raisonnement (d'abord les dépenses de base, puis les voyages), mais je trouve cela injuste pour les élèves qui n'y sont pour rien (et pourtant, on nous fait tout un plat des histoires de "contrôle d'égalité" quand ça arrange la direction...).

En effet c'est injuste mais qui doit payer selon vous ?

Nuitblanche a écrit:

...on nous fait tout un plat des histoires de "contrôle d'égalité" quand ça arrange la direction

Ne pas confondre le contrôle d'égalité (principe, oui, mais c'est tout) et le contrôle de légalité

Nuitblanche a écrit:

... notre CE a décidé qu'un élève dont les parents ont des créances de cantine ne pourraient pas partir en voyage. Cela me paraît douteux... j'en comprends le raisonnement (d'abord les dépenses de base, puis les voyages), mais je trouve cela injuste pour les élèves qui n'y sont pour rien (et pourtant, on nous fait tout un plat des histoires de "contrôle d'égalité" quand ça arrange la direction...).

Effectivement, il est parfaitement possible de récupérer l'argent versé pour un voyage afin de solder une créance de demi-pension. Ceci dit :
1- le fonds social est là pour pallier les difficultés de paiement de demi-pension ET de voyage (bien sûr, selon le montant dont dispose l'établissement, selon les règles d'emploi éventuellement définies, selon l'enquête sociale,...)
2- pour éviter cela, les parents peuvent préciser que le paiement est pour le voyage, par écrit (nom, prénom, classe et nom du voyage au dos du chèque) d'autant que pour les voyages, souvent, papi, mamie, tonton, tata... aident (cadeau Noël, anniversaire,...). L'argent du voyage restera ainsi au voyage.

Nuitblanche a écrit:

Je reprécise que je n'ai pas demandé à ce que la facture soit payée par le FSE, mais que le collège encaisse le chèque du FSE pour avoir ensuite l'argent disponible pour payer la facture... et c'est pourtant refusé.

Tu es au milieu d'une situation que nous côtoyons tous dans différents domaines (privés ou publiques). Ton raisonnement est le bon, mais il manque l'argumentation.

L'amateurisme vient surtout des autorités académiques (voir le rapport de l'IGAENR sur le sujet, qui exprime en terme plus policé une position plus ou moins proche), et dans une moindre mesure de l'agent comptable. Je n'ai qu'un conseil : patience. Malgré toutes ces péripéties, le voyage aura lieu. Beaucoup de stress pour rien pour toi en somme.

Pour ceux ouverts à l'argumentation :
L'acompte n'est pas une opération budgétaire 5015/4091 (3.2.7.1.9.1 de la M9.6).
Deux cas à distinguer. Le contrat avec le voyagiste est voté avec le budget, effectivement il y a le délai de transmission + 15 + transmission de l'article R 421-54. Le contrat est signé sur la base de la délégation du CA au CE. Dans ce cas, rien ne s'oppose au règlement de l'acompte avec l'encaissement des fonds du FSE. Même sans, l'acompte est payable. Il n'y a que la logique (que je considère comme idiote car injustifiée légalement et réglementairement) du payement après les encaissements pour les opération particulières (feux les chapitres spéciaux sans réserves). Déjà à l'époque, ma mission conseil de Rectorat exprimait ses réserves vis-à-vis de cette pratique et du dogme des chapitres spéciaux équilibrés sans support du fonds de roulement.
Que le FSE paye un acompte à la place de l'EPLE n'est pas une gestion de fait, mais une subrogation (merci Nanard). A charge pour le FSE de faire valoir ses droits auprès de l'EPLE et surtout de son CA (si vous n'avez pas déjà cliquer sur répondre avec citation, c'est normalement là que vous le faites. Coucou Boz et Isaac).
Contrairement à ce que tu avances comme argument qui t'ont été opposé, les règles de la comptabilité publique sont suffisamment souple. Faut-il encore les connaître, c'est à dire les avoir lu une seule et unique fois.

Bon, on résume, sans cogner sur les collègues:
- le voyage, son budget, est voté et acte exécutoire
- le don est accepté par CA avec acte non transmissible exécutoire
- les crédits sont ouverts par DBM pour info suite à ces actes
- y'a des sous sur la trésorerie (condition indispensable)
- on est alors en droit d'encaisser le chèque de don (c'est même pas obligé pour payer l'acompte!).
- on est aussi en droit de payer les prestations de voyage, et notamment l'acompte de réservation, SANS attendre les encaissements des familles

épicétou, tout le reste n'est que vue de l'esprit ou habitudes "de confort", qui ne sauraient s'imposer, et donc l'AC s'écrase et paye.

volcan a écrit:

"De même refuser à un élève de partir faute du paiement intégral est illégal."
C'est un raccourci rapide et la question mériterait un développement plus important. Pour simplifier disons qu'en la matière les documents "contractuels" entre l'établissement et la famille sont fondamentaux puisque ce sont eux qui seront étudiés par le juge en cas de contestation. Ensuite intervient le moment où la décision de ne pas inscrire ou annuler la participation et la motivation de la décision.
Bref c'est compliqué et il convient de voir au cas par cas.

Oui, je vois que c'est une argumentation complexe. Je ne pense pas que nous pourrons nous en sortir sur ce point, la principale est vraiment très ferme, et d'ailleurs elle est passée cet après-midi à une variante plus corsée encore (et qu me gêne beaucoup plus que le principe en soi): elle refusera même le premier des trois chèques (échéances pour le voyage) si la cantine n'est pas payée au préalable! Cela fait une somme impossible à verser pour certaines familles d'ici lundi...

ben2000 a écrit:

Nuitblanche a écrit:

Merci beaucoup pour ces explications on ne peut plus claires. Puis-je vous demander si vous pourriez me donner un texte qui dit que c'est illégal? Je ne m'interroge pas par rapport aux frais du voyage mais sur le fait que notre CE a décidé qu'un élève dont les parents ont des créances de cantine ne pourraient pas partir en voyage. Cela me paraît douteux... j'en comprends le raisonnement (d'abord les dépenses de base, puis les voyages), mais je trouve cela injuste pour les élèves qui n'y sont pour rien (et pourtant, on nous fait tout un plat des histoires de "contrôle d'égalité" quand ça arrange la direction...).

En effet c'est injuste mais qui doit payer selon vous ?

Je comprends votre remarque. Bien évidemment, c'est aux familles de régler la cantine et le voyage, je suis bien d'accord. Ce que je voulais dire, c'est qu'il me semble plus logique de mettre en place avec les familles un échéancier étalé très précis et plus abordable pour elles plutôt que de prononcer ce genre d'exclusions. Il s'agit en plus d'élèves de 4e, il n'y a même pas à craindre une "évaporation" en fin d'année...

Mad Max a écrit:

Nuitblanche a écrit:

... notre CE a décidé qu'un élève dont les parents ont des créances de cantine ne pourraient pas partir en voyage. Cela me paraît douteux... j'en comprends le raisonnement (d'abord les dépenses de base, puis les voyages), mais je trouve cela injuste pour les élèves qui n'y sont pour rien (et pourtant, on nous fait tout un plat des histoires de "contrôle d'égalité" quand ça arrange la direction...).

Effectivement, il est parfaitement possible de récupérer l'argent versé pour un voyage afin de solder une créance de demi-pension. Ceci dit :
1- le fonds social est là pour pallier les difficultés de paiement de demi-pension ET de voyage (bien sûr, selon le montant dont dispose l'établissement, selon les règles d'emploi éventuellement définies, selon l'enquête sociale,...)
2- pour éviter cela, les parents peuvent préciser que le paiement est pour le voyage, par écrit (nom, prénom, classe et nom du voyage au dos du chèque) d'autant que pour les voyages, souvent, papi, mamie, tonton, tata... aident (cadeau Noël, anniversaire,...). L'argent du voyage restera ainsi au voyage.

Oui, en effet. Bon, chez nous, il reste... 180€ dans le fonds social; nous n'avons pas d'AS en ce moment (oui oui, pourtant dans un très gros établissement). C'est compliqué.
En revanche, merci pour le conseil concernant le chèque pour le voyage, je relaie aux parents concernés, ça peut aider!

J-M a écrit:

Nuitblanche a écrit:

Je reprécise que je n'ai pas demandé à ce que la facture soit payée par le FSE, mais que le collège encaisse le chèque du FSE pour avoir ensuite l'argent disponible pour payer la facture... et c'est pourtant refusé.

Tu es au milieu d'une situation que nous côtoyons tous dans différents domaines (privés ou publiques). Ton raisonnement est le bon, mais il manque l'argumentation.

L'amateurisme vient surtout des autorités académiques (voir le rapport de l'IGAENR sur le sujet, qui exprime en terme plus policé une position plus ou moins proche), et dans une moindre mesure de l'agent comptable. Je n'ai qu'un conseil : patience. Malgré toutes ces péripéties, le voyage aura lieu. Beaucoup de stress pour rien pour toi en somme.

Pour ceux ouverts à l'argumentation :
L'acompte n'est pas une opération budgétaire 5015/4091 (3.2.7.1.9.1 de la M9.6).
Deux cas à distinguer. Le contrat avec le voyagiste est voté avec le budget, effectivement il y a le délai de transmission + 15 + transmission de l'article R 421-54. Le contrat est signé sur la base de la délégation du CA au CE. Dans ce cas, rien ne s'oppose au règlement de l'acompte avec l'encaissement des fonds du FSE. Même sans, l'acompte est payable. Il n'y a que la logique (que je considère comme idiote car injustifiée légalement et réglementairement) du payement après les encaissements pour les opération particulières (feux les chapitres spéciaux sans réserves). Déjà à l'époque, ma mission conseil de Rectorat exprimait ses réserves vis-à-vis de cette pratique et du dogme des chapitres spéciaux équilibrés sans support du fonds de roulement.
Que le FSE paye un acompte à la place de l'EPLE n'est pas une gestion de fait, mais une subrogation (merci Nanard). A charge pour le FSE de faire valoir ses droits auprès de l'EPLE et surtout de son CA (si vous n'avez pas déjà cliquer sur répondre avec citation, c'est normalement là que vous le faites. Coucou Boz et Isaac).
Contrairement à ce que tu avances comme argument qui t'ont été opposé, les règles de la comptabilité publique sont suffisamment souple. Faut-il encore les connaître, c'est à dire les avoir lu une seule et unique fois.

C'est gentil. Oui, je sais que c'est beaucoup de stress et d'énervement pour pas grand chose... mais c'est énervant quand même. J'ai eu le même truc (en pire) il y a deux ans et ça commence à être lassant!
Quant à l'argumentation, merci, cela m'apprend plein de choses (notamment pour le FSE, je pourrai m'en resservir un jour, je pense!)... ceci dit, c'est quand même très délicat de venir apporter ce genre d'argumentation quand on n'est pas du métier: il faudrait s'y connaître beaucoup mieux pour être convaincant (je veux dire: ce serait un peu ridicule que je parle des lignes budgétaires en utilisant vos "codages" alors que je n'y connais rien!). Pour le coup, je comprendrais que le gestionnaire n'apprécie pas.

V.M.B a écrit:

Bon, on résume, sans cogner sur les collègues:
- le voyage, son budget, est voté et acte exécutoire
- le don est accepté par CA avec acte non transmissible exécutoire
- les crédits sont ouverts par DBM pour info suite à ces actes
- y'a des sous sur la trésorerie (condition indispensable)
- on est alors en droit d'encaisser le chèque de don (c'est même pas obligé pour payer l'acompte!).
- on est aussi en droit de payer les prestations de voyage, et notamment l'acompte de réservation, SANS attendre les encaissements des familles

épicétou, tout le reste n'est que vue de l'esprit ou habitudes "de confort", qui ne sauraient s'imposer, et donc l'AC s'écrase et paye.

Finalement, c'est presque ce qui se passe.
J'ai eu une longue entrevue avec la chef aujourd'hui, plutôt houleuse car on ne cesse de me dire que c'est sa responsabilité pénale qui est engagée, sur un ton fort désagréable comme si je faisais un caprice alors que je ne fais que mon travail, moi aussi. Je n'organise pas mes vacances après tout, mais un séjour pédagogique pour mes élèves!
Donc: la chef a exigé que tous les engagements écrits des parents soient recueillis dans la journée (!), le gestionnaire s'est coltiné les appels téléphoniques, on n'a pas tout eu mais finalement la chef a signé en râlant le bon de commande; l'agence de voyages a avancé les frais (bis !!!), et les parents sont sommés de déposer les premiers chèques lundi (no comment). Le chèque du FSE a été accepté finalement, mais la condition était l'engagement de tous les parents. La chef a argumenté qu'il y a une différence, dans les lignes budgétaires, entre une subvention et la participation des familles et qu'"on ne peut pas sortir comme ça une subvention sans les engagements derrière". Je veux bien croire ce deuxième point, pour le premier, il me semble quand même que le budget est un tout, côté "recettes" et côté "dépenses" et qu'à l'intérieur, toutes les sommes sont au même niveau dans ce cas précis? M'enfin, peu importe, c'est réglé pour le moment.
Quant à la cantine à payer avant le premier chèque, par contre, je suis furieuse, je viens seulement de l'apprendre. C'est raide quand même!

Merci en tous cas pour votre aide, c'était très intéressant d'avoir vos points de vue.

Nuitblanche a écrit:

Finalement, c'est presque ce qui se passe.
J'ai eu une longue entrevue avec la chef aujourd'hui, plutôt houleuse car on ne cesse de me dire que c'est sa responsabilité pénale qui est engagée, sur un ton fort désagréable comme si je faisais un caprice alors que je ne fais que mon travail, moi aussi. Je n'organise pas mes vacances après tout, mais un séjour pédagogique pour mes élèves!
Donc: la chef a exigé que tous les engagements écrits des parents soient recueillis dans la journée (!), le gestionnaire s'est coltiné les appels téléphoniques, on n'a pas tout eu mais finalement la chef a signé en râlant le bon de commande; l'agence de voyages a avancé les frais (bis !!!), et les parents sont sommés de déposer les premiers chèques lundi (no comment). Le chèque du FSE a été accepté finalement, mais la condition était l'engagement de tous les parents. La chef a argumenté qu'il y a une différence, dans les lignes budgétaires, entre une subvention et la participation des familles et qu'"on ne peut pas sortir comme ça une subvention sans les engagements derrière". Je veux bien croire ce deuxième point, pour le premier, il me semble quand même que le budget est un tout, côté "recettes" et côté "dépenses" et qu'à l'intérieur, toutes les sommes sont au même niveau dans ce cas précis? M'enfin, peu importe, c'est réglé pour le moment.
Quant à la cantine à payer avant le premier chèque, par contre, je suis furieuse, je viens seulement de l'apprendre. C'est raide quand même!

Merci en tous cas pour votre aide, c'était très intéressant d'avoir vos points de vue.

Très heureux pour vous que ça se "finisse" ainsi (si tant est que vous n'ayiez pas d'autres surprises ultérieurement...), mais je me permets de penser que tout ce qui est fait et demandé ci-dessus est du grand n'importe quoi...

Winnie a écrit:

ça fait plaisir de voir qu'on est lus et compris,  Nuitblanche.

Ouais, on a envie d'aider des profs comme Nuitblanche.

Nuitblanche a écrit:

je peux même vous citer le mail :

Gestionnaire a écrit:

Nous ne pouvons récolter les chèques et proposer l'échéancier aux familles qu'une fois le budget exécutable.

Exécutable... y a de quoi se flinguer !

volcan a écrit:

je n'ai jamais cru au discours fumeux sur la "professionnalisation" des comptables de l'EN.

Elle est en marche, et ça se passe ici, sur ce forum, et à Espac'EPLE. Ceux des collègues qui méprisent l'un comme l'autre sont progressivement ringardisés et s'empoussièrent dans leur ignorance, quand ils ne sont pas tout simplement éjectés de la fonction par l'évolution de la carte comptable. Dans la Zone, les comptables nazes se font de plus en plus rares !

volcan a écrit:

Demander le paiement avant le départ de l'élève en voyage ne me choque pas, c'est normal et c'est ce que je fais. Refuser de payer les factures parce que l'argent n'est pas rentré est un "abus de pouvoir" du comptable et si les ordonnateurs connaissaient leur boulot aucun comptable digne de ce nom ne rejetterait un paiement pour ce motif avec une réquisition à la clé. De même refuser à un élève de partir faute du paiement intégral est illégal.
Comme tout le monde je n'ai pas envie de me coltiner en plus des impayés de cantine des impayés de voyage mais ce n'est pas pour ça que je vais raconter n'importe quoi à mes ordonnateurs ou foutre en l'air leur projet de voyage.

Il paraît que mon avis serait écouté par les esprits faibles dans la profession. Mon avis est que volcan parle d'or.

Chère Nuitblanche, je vous invite à jeter un oeil sur un excellent logiciel réalisé par et pour des gestionnaires, qui assure de manière automatisée la gestion des voyages pédagogiques : http://intendancezone.net/spip.php?article752

Vous devriez en particulier, dans votre établissement, être intéressés par la lettre d'engagement des familles automatisée, et dont le retour est suivi automatiquement, ainsi que les règlements des familles. De quoi largement déstresser le sujet dans toute l'agence comptable.

Il est possible de rappeler que Mobilisco a reçu le premier prix national du concours Impulsions pour l'innovation dans l'administration de l'Éducation. http://www.education.gouv.fr/cid91441/six-nouveaux-laureats-des-prix-impulsions-de-l-administration-innovante-au-ministere-de-l-education-nationale-de-l-enseignement-superieur-et-de-la-recherche.html

Excellent! Oui, pourquoi pas...

Nuitblanche a écrit:

(...)
Donc: la chef a exigé que tous les engagements écrits des parents soient recueillis dans la journée (!), le gestionnaire s'est coltiné les appels téléphoniques, on n'a pas tout eu mais finalement la chef a signé en râlant le bon de commande; (...) La chef a argumenté qu'il y a une différence, dans les lignes budgétaires, entre une subvention et la participation des familles et qu'"on ne peut pas sortir comme ça une subvention sans les engagements derrière". (...)
Quant à la cantine à payer avant le premier chèque, par contre, je suis furieuse, je viens seulement de l'apprendre. C'est raide quand même!(...)

Je serais à la place du gestionnaire, je commencerais à avoir les oreilles qui fument à propos de ce voyage.
Il semble que votre CE exerce une partie des missions du gestionnaire sans en avoir la formation et l'expertise et que son mode de fonctionnement pèse lourdement sur les conditions de travail des uns et des autres (sans parler du reste ...) ... d'où les nombreuses erreurs concernant la réglementation et la position probablement très délicate du gestionnaire. Tout l'établissement doit en pâtir.
Quoiqu'il en soit bravo à vous pour vos efforts de compréhension de la situation ...
Je me permettrais de vous suggérer de ne pas hésiter à prendre contact directement, courtoisement et simplement avec la ou le gestionnaire, il est probable qu'en tenant un langage de raison et en prenant en compte le fait que sa position est peut-être difficile vous pourrez avancer dans la compréhension mutuelle et améliorer la gestion des voyages dans votre établissement ...

Nuitblanche a écrit:

Citation :

J'ai eu une longue entrevue avec la chef aujourd'hui, plutôt houleuse car on ne cesse de me dire que c'est sa responsabilité pénale qui est engagée, ...Le chèque du FSE a été accepté finalement, mais la condition était l'engagement de tous les parents. La chef a argumenté qu'il y a une différence, dans les lignes budgétaires, entre une subvention et la participation des familles et qu'"on ne peut pas sortir comme ça une subvention sans les engagements derrière".

Tout cela démontre une méconnaissance (je suis gentil) de la règlementation de la part du CE. Sa responsabilité pénale ne peut être engagée en l'espèce pour les motifs budgétaires évoqués. Pour une absence de respect du code des marchés éventuellement mais la question n'est pas posée.
Le chèque du FSE n'est pas une subvention mais un don. La nuance peut paraître subtile mais indique souvent la maîtrise des textes. Lier l'acceptation du chèque à l'engagement des familles alors que le don a été accepté par le CA est une nouvelle aberration. Il y a plusieurs procédures pour traiter le don déjà encaissé si in fine le voyage ne se fait pas.
Et puisqu'on parle d'engagement je conseille aux collègues lorsqu'ils présentent l'acceptation du don au CA d'être en possession d'un courrier officiel du donateur valant engagement ce qui leur permettra d'en poursuivre le recouvrement en cas de problème.