concordance quittancier / 531 ETS rattachés

Bonsoir à tous,

Il est fort probable que nous ayons un audit dans l'agence comptable prochainement. Comme je gère la caisse , je sais que c'est ce qui sera examiné en premier et j'ai une petite question (sans doute bête mais bon dans le doute...) : je note dans le quittancier toutes les entrées d'argent, que cela soit au 531 du lycée, et aux 531 des ETS rattachés.
De fait lorsqu'on compare le total du quittancier et le total du 531 du lycée, il faut aussi rajouter les 531 des établissements rattachés. Moi je fais ça sur un vulgaire post-it  et je peux justifier l'écart du quittancier VS GFC, mais comment cela se passe lors d'un audit ?
Il ne va pas bondir le petit Mr en noir si je lui sors une explication sur un post-it rose   ?

Je ne comprends pas bien ?  sur le PV de caisse de GFC que l'on doit éditer tous les jours à l'agence comptable, figure l'ensemble des comptes 531 : AC + ER , dès lors si vous notez  comme vous le dites

Citation :

dans le quittancier toutes les entrées d'argent, que cela soit au 531 du lycée, et aux 531 des ETS rattachés

Pas besoin de post-it pour expliquer quoique ce soit . Vous rapprochez votre quittancier du PV de caisse de GFC .

et bien justement, si je prends mon PV de caisse d'aujourd'hui (bon l'exemple est mal pris, on a fait un décaissement avant les vacances), le montant de mon PV = soldes des 531 = encaissements du jour sur le lycée, exemple : 300€
Mais mon quittancier lui chiffre déjà à 30000€ (exemple) donc pour rapprocher ce chiffre je suis obligée d'aller voir dans le 531 du lycée + le 531 de l'ets tartampion + le 531 de l'ets truc truc.
C'est là que je me dis qu'il y a un truc qui coince ou que je fais mal , pourtant ce qu'il y a sur le PV de caisse GFC est exactement ce que j'ai dans la caisse.

Ok si tu veux le total général encaissé au 531 depuis le début de l'année effectivement pas le choix que de rapprocher le montant général du 531 sur ton quittancier , et le montant total colonne débit des 531 sur tes fiches de compte ou brouillard par établissement . Il y aura une différence par rapport au quittancier c'est la montant du B.E sauf si la caisse était à zéro au moment de la bascule .

Titiii a écrit:

et le montant total colonne débit des 531 sur tes fiches de compte ou brouillard par établissement

, ou plus simplement à la balance 

Avec la balance détail, on additionne tous les totaux des débits des opérations de l'exercice de tous les 531 des x établissements.
Cela doit correspondre au total du quittancier depuis le 1er janvier.

C'est pénible cette histoire, en fait on avait cette bonne habitude, certains d'entre nous, du contrôle par les masses : comparaison du total des débits de l'exercice au 531 avec le total du quittancier. Mais depuis que chaque EPLE a son 531, en fait on se retrouve écartelés entre le fait qu'il y a plusieurs comptes, et une seule caisse.

Concrètement, l'outil de caisse de GFC suffit, mais il lui manquerait d'afficher le total des débits des 531, pour établir cette correspondance. Cela serait peu de chose à faire, mais comme la DAF n'accepte plus aucune modification de GFC, sauf le couteau sous la gorge... On aurait du penser à le réclamer en 2012 !

Ici, j'édite en 2 en 1 (pour que cela tienne dans la largeur d'un A4) le compte 531 (balance détail) pour chaque établissement qui a encaissé des espèces ce jour.
Doct que je joins systématiquement au quittancier.

J'y ajoute un petit tableau EXCEL (ou tableur...) qui fait le total de tous les 531 depuis le début de l'année et cela doit coller au total du quittancier depuis le 1er janvier.
On colle cela dans le quittancier et cela prend 5'

exemple de tableau

ÉTABLISSEMENT	DATE	TOTAL ENCAISSÉ
Établissement 1	13/10/2015	152,64 €
Établissement 2	15/10/2015	538,99 €
Établissement 3	14/10/2015	757,84 €
Établissement 4	12/10/2015	517,54 €
Établissement 5	13/10/2015	679,31 €
Établissement 6	16/10/2015	91,14 €
Établissement 7	16/10/2015	795,70 €
TOTAL encaissé en espèces au	16/10/2015	3533,16

Bonjour,

Ici nous avons créé un fichier excel pour la vérification de la caisse qui reprend toutes les informations utiles.

Si cela vous intéresse, envoyez moi un mail pour que je vous l'envoi.

Bonne journée.

Pat2

pat2 a écrit:

Ici nous avons créé un fichier excel pour la vérification de la caisse qui reprend toutes les informations utiles.

Je l'ai fait aussi, c'est à disposition sur l'IZ, mais c'est par trop inefficace. 5 minutes et plusieurs impressions pour faire la caisse, donc un travail quotidien, ce n'est absolument pas raisonnable. J'ai préféré renoncer au contrôle des masses du quittancier, ou alors je le fais de manière périodique. Mais les pratiques sont un peu fragiles, avec les changements de personnel etc, ici mes collègues commencent seulement à découvrir comment on peut faire des contrôles efficaces sans imprimer cinquante pages qu'on passe deux heures à raturer de rouge.

merci à tous pour vos réponses !

effectivement je vois bien le genre de tableau excel que l'on peut mettre en place pour contrôler d'un coup d’œil les débits/crédits des 531, mais j'avoue que le faire depuis le 01.01.15 ça me déprime un peu.

Ayant subi un audit l'année dernière, oui il contrôle la caisse en premier et si ça colle le jour du contrôle, il n'y a pas de souci à avoir,
moi aussi je fais sûr un post-it, aucune remarque de la DGFIP à ce sujet (document non demandé) mes post-it d'ailleurs je les conserve qu'une semaine.
Normalement on vérifie tous les soirs mais tu n'es pas obligé de le refaire depuis le début de l'année.