CB, régie d'avances, justificatifs

Bonjour!
Je refuse jusqu'à présent de rembourser les gestionnaires qui ont des justificatifs de dépenses par CB puisqu'ils n'ont pas de CB comme moyen de paiement dans leur régie d'avance.Je les ai informés bien sûr....mais ils doivent faire face à des enseignants qui ne le sont pas....bref, vous remboursez ou pas?
Des élèves qui ont payé leurs billets d'avion sur internet par CB(stage à l'étranger Erasmus),sans autre préalable  vous remboursez ou pas?
Des profs qui veulent payer leurs frais de mission à l'étranger avec leur CB, là je pense pouvoir rembourser sans hésitation puisque de toute façon c'est un forfait, non?

Je rembourse !

Cela a pu m'échapper mais il ne me semble pas avoir vu dans la régie que l'avance ne permettait que des dépenses directes en espèce et non le remboursement en espèces de dépenses payées autrement. Après, ça dépend sans doute de l'habilitation faite au départ. Si c'est prévu, il me semble que ce qui est apprécié est la dépense effective de l'EPLE et comme il s'agit d'une sortie de caisse, que ce soit pour payer directement ou non, cela reste bien dans les imites de ce qui est prévu par la régie. En revanche, si ce n'est pas prévu, c'est peut-être là le problème. Mais j'ai peut-être tout faux.

Dixit un auditeur du Trésor : "Monsieur le Régisseur, encore heureux que les professeurs vous aient ramené non seulement les tickets de caisse, mais aussi les facturettes de leurs cartes bleues. N'étant pas détenteur d'une carte bleue en tant que Régisseur, cela prouve que vous les avez remboursés APRES et, donc, que vous (ou quelqu'autre) n'avez pas puisé directement dans la caisse de la régie pour effectuer ces dépenses."

Les dépenses directes sont à proscrire car, implicitement, il est impossible d'en connaître le montant par avance ; ce qui sous-entendrait de sortir des valeurs de la caisse sans aucune justification (ou pire, partir faire les courses avec la caisse sous le bras...   )

Sinon déjà vu aussi : filer le biffeton de 50,00 au prof pour qu'il aille faire les emplettes du bahut. Quid lorsque pas de justif ou de monnaire en retour ?  

laule200 a écrit:

Dixit un auditeur du Trésor : "Monsieur le Régisseur, encore heureux que les professeurs vous aient ramené non seulement les tickets de caisse, mais aussi les facturettes de leurs cartes bleues. N'étant pas détenteur d'une carte bleue en tant que Régisseur, cela prouve que vous les avez remboursés APRES et, donc, que vous (ou quelqu'autre) n'avez pas puisé directement dans la caisse de la régie pour effectuer ces dépenses."

Peut être parce qu'on est vendredi mais là, j'ai l'impression qu'il avait fumé la moquette, le collègue...

S'ils avaient payé par chèque ou en espèce ou je ne sais comment, on refuse de rembourser, avec une facture à l'appui ?

La question n'est pas de rembourser ou pas, le Régisseur prend ses responsabilités.
Par contre il est plus à l'aise s'il dispose d'éléments qui lui permettent de montrer qu'il a remboursé des dépenses, et pas effectué des dépenses avec des valeurs sorties préalablement de la caisse.

laule200 a écrit:

Sinon déjà vu aussi : filer le biffeton de 50,00 au prof pour qu'il aille faire les emplettes du bahut. Quid lorsque pas de justif ou de monnaire en retour ?  

Manquant en caisse, on allonge.

Quant au point précédent, je mets au défi un auditeur de prouver que les valeurs sont sorties avant l'achat. Quant à un débet si la caisse est juste et les dépenses justifiées...  

Y'en a qu'on du temps à perdre... 

9h00 sortie du biffeton de 50,00 donné au prof pour acheter les fournitures
9h30 arrivée de l'Agent comptable, café offert par le Régisseur et, "Allez, on va vérifier la caisse..."

Bingo !

En tant qu'AC je me fends d'une bonne lettre à l'Ordo pour retirer mon agrément au Régisseur.

Quand à l'auditeur, il n'a rien à prouver. Il rend un rapport sur la tenue de la Régie, et c'est au Régisseur de mettre en avant la qualité de son organisation.

Mouais...

Donc plus de régisseur et s'em...quiquiner après avec les remboursements d'oeufs, de choux-fleurs, etc. Faire les encaissement à l'AC sans compter les bonnes relations à venir. Et je peux t'assurer qu'un gestionnaire peut sacrément pourrir la vie d'un AC.

Manque 50€, tu remets 50€. Point. Si il récupère une facture valable, il pourra la passer et se rembourser.

Sur le rapport de l'auditeur, ça ne veut pas dire que ses griefs vont avoir des suites. Un rapport qui indiquerait qu'il suppose que le régisseur sort de l'argent pour payer directement des dépenses, je ne vois pas bien quelle suite pourrait lui être donnée s'il n'y a pas de manquant. Comme pour les remarques sur le COFI : pris note pour l'avenir...
Déjà que le Conseil d'Etat n'est pas toujours d'accord avec la Cour des Comptes qui ne valide toutes les décisions des chambres régionales ou territoriales, alors un auditeur...

Et il peut être nommé d'autres régisseurs ou es mandataires, le régisseur peut faire jouer cela avec signature et tout le toutim, bref, il est possible de cadrer les choses. Il est aussi possible d'effectuer des paiements en numéraire hors du siège de la régie. Ca laisse des trous dans la règlementation dans lesquels il est possible de s'engouffrer. Ton auditeur a une interprétation très restrictive des textes. Ne pas hésiter à lui faire lire l'instruction sur les régies, pas aussi stricte que ça.

Il est bien évident que je ne parle que d'un fonctionnement "normal" fait par des personnes de bonne foi : pas de fraude, détournement, vol ou tentative.

Euh je ne comprends pas bien la discussion vous le donnez quand le flouze exactement? 
Avant : pas le droit!
Apres : si c'est cb pas le droit non plus???  


Et par exemple pour la voiture du bahut ??? 
Poste essence qui n'accepte que cb? Vous allez à 100 bornes vers celui qui accepte les especes?? 


C'est pas un peu tordu vos problemes?? 

Du moment que la personne qui va faire une course me demande l'autorisation avant les courses et qu'il y a respect des règles, je rembourse.

L'AC n'a jamais rien dit si mes contrôles sont ok 

Je crois pourtant que les AC preferent mettre à disposition des especes qu'une Cb aux établisst!  

T'inquiète, c'était juste un auditeur constipé de la DGFIP qui serrait trop fort les fesses et ça l'empêchait
de comprendre la vrai vie !

En fait, moi non plus...   

Ca fait partie des guerres picrocholines sur des détails qui font le charme du métiers d'intendant... Ou comment se compliquer la vie quand tout peut être très simple.   

Pour en lancer une autre, les vis pour fixer les tableaux muraux de la salle des profs, je les mets au 6067...  

Yhenamar a écrit:

T'inquiète, c'était juste un auditeur constipé de la DGFIP qui serrait trop fort les fesses et ça l'empêchait
de comprendre la vrai vie !

   

DBM a écrit:

Euh je ne comprends pas bien la discussion vous le donnez quand le flouze exactement? 
Avant : pas le droit!
Apres : si c'est cb pas le droit non plus???  


Et par exemple pour la voiture du bahut ??? 
Poste essence qui n'accepte que cb? Vous allez à 100 bornes vers celui qui accepte les especes?? 


C'est pas un peu tordu vos problemes?? 

Du moment que la personne qui va faire une course me demande l'autorisation avant les courses et qu'il y a respect des règles, je rembourse.

L'AC n'a jamais rien dit si mes contrôles sont ok 

Je crois pourtant que les AC preferent mettre à disposition des especes qu'une Cb aux établisst!  

 

Une fois n'est pas coutume   

bonjour j'ai oublié de justifier une DAO de 46.20 euros réglée pour l'achat de timbres mois de février, (j'ai oublié la facture dans une chemise) et ai clôturé ma régie en omettant de justifier cette dépense. Voulant régulariser sur la régie d'avril, il y a comme un couac, puisque je n'ai pas de remboursement à effectuer.. que dois je faire afin que mon AC ne fasse pas une crise cardiaque. ( je l'ai informé)merci de votre contribution

Je ne suis pas certaine de tout comprendre car je ne vois pas bien de problème. Soit la dépense au comptant a été saisie en décaissement et envoyée en compta bud à la fin de période pour faire l'objet d'un mandat, et donc il y a juste à envoyer le ticket à l'AC comme PJ; soit la dépense n'a pas été saisie dans la régie, il y a l'argent en moins dans la caisse mais c'est justifié par le ticket, et donc l'AC va rembourser uniquement le montant des dépenses mandatées et cette dépense au comptant sera décaissée pour la prochaine fin de période dépenses puis mandat.

merci de votre réponse en effet c'est un peu compliqué

Si je comprends comme alo tu t'inquietes pour rien. L'AC va juste te degommer et tout sera réglé!   


Meuhhh non tu vas saisir aujourd'hui et tu valides tu fais ta regie et si ça crie pour un mois de retard tu dis que le prof a enfin retrouvé le ticket au fond du casier. Mais on est d'accord c'est bien un ticket de fevrier 2014 hein? Pas 2013?

c'est quoi compliqué?

DBM a écrit:

S si ça crie pour un mois de retard tu dis que le prof a enfin retrouvé le ticket au fond du casier.

Le mien ne veut plus.
Je dois décaisser et mandater les menues dépenses au cours du mois durant lequel ces dépenses ont été effectuées. Sinon, ce sera pour ma pomme : il rejettera la dépense.

Je ne sais pas si cela repose sur un texte précis   
Mais c'est ainsi

Je ne sais pas s'il existe un texte précis mais GFC régie est paramétré de façon à ce que les fins de périodes soient régulièrement faites, et je pense qu'il est normal qu'un ticket soit mandaté durant la période à laquelle il est rattaché pour éviter tout excès. Cependant, je ne vois pas quel texte interdirait de décaisser un peu plus tard, sauf peut-être la convention qui lie l'ER à l'agence comptable, et encore...

Ayèèè j'ai enfin compris comment ils font!!

Qq´un fait les courses passe à la caisse attend que le caissier lui donne le montant 
Il ( le qq´un) téléphone à l'intendant pour lui indiquer le montant et c'est lui qui vient payer en espèces en échange du ticket 
Hein c'est ça ?  


Ben oui c'est bcp plus simple comme ça  

Alo a écrit:

Je ne sais pas s'il existe un texte précis mais GFC régie est paramétré de façon à ce que les fins de périodes soient régulièrement faites, et je pense qu'il est normal qu'un ticket soit mandaté durant la période à laquelle il est rattaché pour éviter tout excès.

Oui.
Je suis bien d'accord avec toi.
Mais je ne vérifiais pas toujours la date du ticket lorsqu'il m'était présenté.... Je vais être plus vigilante   

M'enfin, quand une facture est présentée, même de l'an dernier et même si certains AC font la tronche, on doit payer. Alors un ticket oublié du mois dernier, on fait une remarque au régisseur, comme punition il apporte les croissants, et voilà.

Mouais... Tout ça pour dire que toute valeur manquante dans une caisse sans justification est à proscrire. Je maintiens donc que l'auditeur du Trésor, chargé de donner son avis sur la sécurité comptable soit dit en passant, est dans son role quand il souligne que les justificatifs de dépenses font clairement apparaître qu'aucune valeur n'est sortie sinon pour effectuer leur remboursement.

Syrielle5210 a écrit:

Nous avons eu une visite de la DGFIP qui nous a interdit clairement de rembourser des personnes sur la régie d'avance qui auraient payé par CB. Devant cette directive, on n'a pas cherché plus loin... Mais, je crois que c'est plus complexe. Je me rappelle plus les tenants et aboutissants de l'affaire. Ils ont demandé de mettre en place une procédure bien plus rigoureuse concernant la régie d'avance (je parle pour l'ensemble des établissements du groupement comptable).

Enfin bref moi ce qui m'a fait sourire, cest le prof qui fait ses petites courses pendant les vac et après demande un remboursement...

Peut être suis je fatiguée, si je comprends bien. C'est à dire que si je suis dans le magasin et que j'achète pas avance pour le collège un petit matériel quelconque. He bien j'ai intérêt d'avoir du liquide sur moi sinon je suis pas remboursée! (et si je paye par chèque ça marche ou pas?).

Syrielle5210 a écrit:

Nous avons eu une visite de la DGFIP qui nous a interdit clairement de rembourser des personnes sur la régie d'avance qui auraient payé par CB. Devant cette directive, on n'a pas cherché plus loin... Mais, je crois que c'est plus complexe. Je me rappelle plus les tenants et aboutissants de l'affaire. Ils ont demandé de mettre en place une procédure bien plus rigoureuse concernant la régie d'avance (je parle pour l'ensemble des établissements du groupement comptable).

Enfin bref moi ce qui m'a fait sourire, cest le prof qui fait ses petites courses pendant les vac et après demande un remboursement...

Le sujet a été plusieurs fois évoqué et il me semble que les avis sont partagés. Une discussion ici mais il y en a eu d'autres.

capucine a écrit:

Peut être suis je fatiguée, si je comprends bien. C'est à dire que si je suis dans le magasin et que j'achète pas avance pour le collège un petit matériel quelconque. He bien j'ai intérêt d'avoir du liquide sur moi sinon je suis pas remboursée! (et si je paye par chèque ça marche ou pas?).

Certains "créent" du droit, l'arsenal réglementaire existant est trop simple pour eux!

Stoïk a écrit:

capucine a écrit:

Peut être suis je fatiguée, si je comprends bien. C'est à dire que si je suis dans le magasin et que j'achète pas avance pour le collège un petit matériel quelconque. He bien j'ai intérêt d'avoir du liquide sur moi sinon je suis pas remboursée! (et si je paye par chèque ça marche ou pas?).

Certains "créent" du droit, l'arsenal réglementaire existant est trop simple pour eux!

Ces comptables étranges pour lesquels un euro payé par CB n'a pas la même valeur qu'un euro payé en liquide...

Si on crée une régie d'avances pourvue d'une caisse, donc fonctionnant avec des espèces, c'est pour régler des dépenses au comptant en espèces.

Le mode normal de règlement est pour un EPLE le mandat administratif avec virement à l'appui. On est déjà dans l'exception à la règle quand on fait fonctionner la régie par caisse, ce n'est pas pour en rajouter en acceptant de rembourser des achats effectués autrement qu'en espèces.

Sinon, il faut pourvoir la régie d'un chéquier et/ou d'une carte bancaire pour régler d'autres types de dépenses.
La comptabilité publique et les régies ne sont pas conçues pour fonctionner comme un ménage de Français ordinaires.

Bonjour,

en effet la DGFIP ne veux pas que l'on rembourse une dépense CB avec l'avance de régie!

Pour la blague, l'an passé pendant l'audit de la DGFIP un prof se pointe avec son ticket de caisse mentionnant "réglé par CB" l'inspectrice l'a envoyé bouler méchamment.

Par contre pas de pb pour le remboursement par mandat avec certif administratif.