mission et tâches saenes en collège

bonjour, et tout d'abord meilleurs voeux pour 2015.
je suis saenes en collège de 700 élèves et 500 demi-pensionnaires.
je trouve mon poste surchargé tel que j'arrive a faire environ 44h par semaine!
voici mes fonctions : -je vends les tickets de cantine au commendaux et élèves non DP,je fais toutes les commandes alimentaires (sachant que le cuisinier n'indique pas les réf des produits et mets souvent les qtés en parts et non en poids...et me donne les commandes le lundi - maintenant- pour livraison la semaine en cours donc parfois livraison le lendemain). Je travaille dans PRESTO depuis les commandes jusqu'à la feuille de conso journalière + les fins de mois.Je reçois les fournisseurs alimentaires. je négocie les prix hors marché ce qui représente la moitié des produits commandés. Je vérifie les menus du cuisinier propose avec accord du gestionnaire les modifications et tape les menus. Je prépare le mandatement des factures alimentaires et les liquide. j'agrafe le mandatement.
Pour les ventes aux tickets je travaille dans GTI et bien sûr sur des tableaux + des cahiers  ce qui représente 3 fois le même travail. je fais aussi les fins de mois et le gestionnaire le porte à l'A.C.
J'instruits les dossiers de bourses nationales depuis la parutions du décret jusqu'à la notification et ensuite je fais les droits constatés pour les bourses et les DP en incluant les absences exclusions voyages...
je recueilles les demandes de bourses départementales des élèves et pour les DP tiens un tableau à jour car c'est le collège qui perçoit la bourse. J'ai aussi en charge les bourses nationales au printemps.
j'encaisse tous les réglements des avis aux familles qui n'ont pas choisi le prélèvement automatique et autres encaissements.
Je tiens la régie de recettes et d'avances complètement hors mis le bordereau de mandatement  c-a-d que le gestionnaire n'a plus qu'a mandater au vu des tableaux fournis et porter la régie à l'A.C.
Je tiens à jour les réglements des voyages  et des sorties.
Voilà le plus gros de mon travail car j'ai toujours d'autres petites choses qui viennent se greffer....
Et je trouve que cela fait un peu surchargé, je rentre le soir épuisée.
Qu'en pensez vous? cela vient de moi ou cela fait beaucoup?
merci pour vos réponses.

Bonjour,

A quelques détails près (recevoir les fournisseurs, vérifier les menus, régie d'avance), c'est ce que faisait la personne qui travaillait avec moi lorsque j'étais GM dans un collège (600 élèves, 400 DP). Elle était à 80 % et ne travaillait pas le mercredi.

Je n'ai pas compris ce qu'est l'histoire de (je cite) "Pour les ventes aux tickets je travaille dans GTI et bien sûr sur des tableaux + des cahiers  ce qui représente 3 fois le même travail".

Merci

je vends les tickets et j'inscrits sur un cahier en tenant compte des couleurs puis reproduits la même chose sur un tableau par couleur en indiquant le mode de paiement  puis sur bordereau de caisse excel  et quittancier et cahier de caisse ou bordereau de chèque puis enfin dans GTI! 
Pour le paiement des factures c'est pareil c'est liquider sous gfc mais aussi tenu dans un cahier avec n° facture par fournisseur. j'ai vraiment l'impression de faire du travail en double...
avant j'étais en lycée et je faisais la gestion matérielle + les marchés publics + superviser les cuisines + les droits constatés de l'internat (les dp étant aux tickets)

Je ne vois vraiment pas l’intérêt de la tenue du cahier par fournisseur... Pour moi un travail fastidieux et totalement inutile.
En fin d'année, tu imprimes en pdf la liste des mandats par fournisseur et tu as tout sous la main à portée de clic dans ton ordi. Eventuellement, tu l'imprimes version papier et le mets dans le dossier du fournisseur en question...

Pour ce qui est des tableaux + le cahier + gti, idem... je ne vois pas l'intérêt de se rajouter du travail.
Je suppose que tu entres les encaissements dans ta régie sous GFC. Il y a effectivement le quittancier pour les règlements en espèces. Histoire de ne pas se laisser déborder, éventuellement noter sur un tableau papier ce qu'on a vendu et à qui mais basta.
Pourquoi refaire un tableau excell après ? et un bordereau de caisse excell ? GFC propose un beau PV de caisse qui est parfaitement parfait.

M'est avis que tu dois pouvoir te simplifier le travail dans plusieurs domaines...

Il y a aussi les commandes pour la demi-pension qui pourraient être allégées.

C'est à voir avec le cuisinier, mais il pourrait demander les produits de façon plus précise de façon que tu n'aies qu'à recopier après avoir simplement contrôlé. Pb de confiance avec le cuisinier pour que tu aies tout à faire..? Calculer les grammages selon les recettes, les contenants.... c'est chronophage... et puis c'est lui qui cuisine, il devrait choisir..

Et le GM, il lui reste quelque chose à faire au moins???
Blague à part, ça me parait effectivement bien chargé.
Est-ce que le GM vous donne un coup de main de temps à autres? 

j'ai pris le poste cette année et le gestionnaire est là depuis 30 ans environ....il est débordé " à passer son temps au tél et consulter ses collègues pour voir s'il ne se trompe pas jusqu'a les consulter sur leurs commandes de casiers pour avoir les mêmes..." et prétends finir à 20h00...
il ne m'aide pas au contraire je lui fais souvent ses photocop de facture mets les tampons, et quand j'agrafe ses mandats si j'inverse 2 factures je me fais eng....
par contre si un parent téléphone pour les bourses et que je suis pas là il doit rappeler pour que je le renseigne.
les cuisiniers font ce qu'ils veulent et c'est vraiment la pagaille. c'est mon 1er collège et mon 4ème établissement , c'est dommage le principal et p-adjint la secrétaire.. l'ambiance est bonne mais je sens que je vais encore craquer. ps je sors de congé de longue maladie 24 mois  dû au travail" burnout" dans l'ancien poste. peux pas dire trop car serais reconnu. A bien sûr toutes mes évaluations ont été excellentes jusqu'à ma maladie.
en fin de compte il fait faire  le travail à l'ancienne et le refait sur excell et sur les logiciels pas facile de lui faire comprendre "les autres faisaient comme cela".
bon week-end

Agathe Deblouze a écrit:

Je ne vois vraiment pas l’intérêt de la tenue du cahier par fournisseur... Pour moi un travail fastidieux et totalement inutile.

j'ai connu un bahut où la GM tenait un tel cahier
Un long recopiage de chaque mandat avec le fournisseur d'une couleur, le numéro de la facture d'une autre et enfin la somme d'une dernière couleur.
Bien sur la dite GM était débordée et n'arrivait pas à faire l'essentiel

Pour comparaison vu dans un service intendance : SAENES à 100 % : mandatement ( hors SRH 6011)du lycée enseignement général ( 800 élèves), suivi comptabilité générale d'un établissement rattaché de 300 élèves environ( hors encaissement , hors prise en charge des mandats de cet établissement ), commandes du lycée ,suivi des crédits ( DBM pour info du lycée, hors DM de fin d'année).

@saenes AA : Il devait s'ennuyer ton collègue... Ce que tu décris a de quoi occuper un 50% !
Quant au problème soulevé dans ce post, il y a manifestement un problème d'organisation, de méthode et de management, les tâches décrites ne semblant pas incommensurables.
Proposez, en argumentant, une nouvelle organisation à votre GM et montrez lui que tout le monde y gagnera en efficacité et confort de travail.
Les freins à l'innovation sont souvent dus à l'ignorance... Donc : proposer, montrer, expliquer, argumenter.

1) Un type qui reste 30 ans sur le même poste d'encadrement, ça me fout les jetons, il faudrait interdire ça

2) Cette pseudo-organisation de travail débile avec des trucs qui ne servent à RIEN et bouffent des dizaines d'heures de travail, c'est odieux, et il ne s'agit pas que de l'avis d'Agathe Deblouze, mais du sentiment général de tous les collègues qui lisent cette discussion. Donc le recopiage dans les petits cahiers à la khon, il faut expliquer au gestionnaire qu'il sera fait à la fin de la journée, entre 19 h et 20 h. Dommage quand la journée de travail s'arrête avant 18 h, mais c'est comme ça.

3) Quand on n'est pas en responsabilité et qu'on ne touche aucune prime ni indemnité, il n'y a aucune raison de faire 1608 heures dans l'année. Je rappelle qu'il n'y a aucune raison d'en faire 1606 non plus. Et c'est normal d'être fatigué en rentrant du boulot.

4) Vous allez rester comme ça pendant 30 ans vous aussi ? Vous avez le grade et l'expérience qui vous permettraient de devenir gestionnaire, de faire plus et mieux pour le Service Public de l'éducation : prière de ne pas rester au chaud et de ne pas laisser un malheureux débutant devoir se coltiner un poste de gestionnaire compliqué et fatigant dont personne ne veut.

Prenez contact avec l'agent comptable qui sera peut-être de bon conseil, mais aussi avec votre syndicat (personnels de votre propre catégorie uniquement !), et pourquoi pas des contacts que vous avez au rectorat. Et revenez souvent ici parfaire votre expérience et votre compréhension du métier. Bonnez résolutions, bonne résolutions, c'est le moment !

Et si personne ne veut de lui, y fait comment le pauv'type???

Stroubok a écrit:

"1) Un type qui reste 30 ans sur le même poste d'encadrement, ça me fout les jetons, il faudrait interdire ça"

Et si personne ne veut de lui, y fait comment le pauv'type???

Y se remet en question. Quand il aura découvert que les cahiers avec le recopiage de la comptabilité ne servent à rien, il aura déjà fait des progrès décisifs propres à le rendre un peu plus employable ailleurs.

Bozinchu a écrit:

Agathe Deblouze a écrit:

Je ne vois vraiment pas l’intérêt de la tenue du cahier par fournisseur... Pour moi un travail fastidieux et totalement inutile.

j'ai connu un bahut où la GM tenait un tel cahier
Un long recopiage de chaque mandat avec le fournisseur d'une couleur, le numéro de la facture d'une autre et enfin la somme d'une dernière couleur.
Bien sur la dite GM était débordée et n'arrivait pas à faire l'essentiel

En même temps, ici en 2013 j'ai bien trouvé des bordereaux de chèques remplis à la main.
Pas un tableau excell hein, non, non ; du manuscrit pur jus.

Alors je crois que désormais, plus rien ne m'étonne.

chabila2 a écrit:

Qu'en pensez vous? cela vient de moi ou cela fait beaucoup?
merci pour vos réponses.

Ça ne fait pas trop pour ce qui est des tâches, mais en évitant les doublons chronophages qui ne servent à rien type recopiage sur cahiers à l'ancienne, comme le disent excellemment les collègues ci-dessus, vous gagneriez du temps et cela vous soulagerait.
C'est sur ce point que vous devriez travailler au corps votre GM, en lui mettant sous le nez que ces pratiques anciennes ... ne servent à rien. Au besoin mettez au point un système de sauvegarde régulier de manière à le "rassurer" sur l'aspect informatique des choses, et lui ouvrir les yeux sur le fait qu'on est passé au XXIème siècle (lui qui semble être resté au XIXème...).

bonjour,
mon souci c'est le 3ème poste que je,fais où je suis pris pour un larbin qui est bien disponible et connait pratiquement tout le travail d'intendance sauf le budget que j'ai jamais fait en entier. Mon gestionnaire ne se remet pas en question et je crois qu'il ne sait m^me pas faire le travail que je fais sans sa notice. il a des notes pour chaque chose et si je lui dis c'est comme ci pas comme ça il téléphone à ses copains pour vérifier. je lui ai fait remarquer qu'il doit me faire confiance mais il dit qu'il a le droit de prendre des conseils ailleurs.
de toute façon il n'y a pas grand changement  à faire il n'arrive m^me pas à gérer les EDT agents MAIS le Principal lui fait entièrement confiance et dit qu'il a un bon gestionnaire!
Concernant la restaurations je crois que je vais au clash car il me dit de me débrouiller avec le cuisinier qui veut rien savoir et n'a pas le temps...
bon je vais me préparer. je vous dis bonne journée.

Le principal a raison : si le boulot est fait, c'est un bon gestionnaire. Si le boulot est fait par d'autres personnes qu'il encadre, c'est sans aucun doute, et celui qui fait tout lui-même est souvent un cran en-dessous, sans parler de sa santé. En revanche, il faut que les gens qui bossent pour lui soient satisfaits, et là ce n'est pas le cas : il faut dialoguer pour signaler ce qui ne vous convient pas.

Je persiste à croire que votre principal problème, c'est de vous aigrir, faute d'avoir pris de bonnes résolutions pour votre propre carrière.

je n'ai pas fait toute ma carrière a l'éducation nationale et la moitié dans un autre ministère.
Après un congé longue maladie dû au travail, m^me le médecin de rectorat souhaitait que je fasse une procédure de harcèlement....et 2 mois d'hospitalisation . difficile de postuler pour un poste de gestionnaire d'autant plus que dans mon département il y a seulement 3 saenes gestionnaires qui ne "bougent" pas. 
pendant mes vacances j'ai préparé des consultations de mapa alimentaires pour compléter le groupement d'achat. bonne journée

avidon a écrit coucou, 
alors moi je suis nommée gestionnaire dans un collège de 400 élèves environ, je ne prends mes fonctions que lundi prochain, je tâcherai donc par la suite de poster mes taches quotidiennes!


Oui mais je ne suis pas gestionnaire et ne bénéficie  pas des avantages (financiers et nas) liés à ce titre!
Et les collèges de mon département qui ont 400 élèves peuvent faire le travail seul ....


le poste que j'occupe est en réalité un poste administratif mais comme le gestionnaire a "besoin de personnel" les fonctions sont de non gestionnaire. d'ailleurs je n'ai même pas de fiche de poste et je viens d'apprendre que le principal ne fait pas les évaluations chaque agent administratif fait sa propre évaluation!! et la fait signer au principal....
si je ne trouve pas de poste de gestionnaire de collège dans mon département (raisons familiales obligent) je retournerais faire la gestion matérielle en Intendance  les fonctions sont plus nettes même si vous avez du travail vous n'avez pas l'impression d'être le larbin qui doit arrêter pour expliquer à son gestionnaire comment faire son travail dans un poste qu'il tient depuis 30 ans. et après il me dit que j'ai pas eu le temps de finir le mien.

@chabila2 : ça ne doit pas être marrant de bosser dans ces conditions. Brr, je plains tout fonctionnaire qui est/pense être coincé sur un poste insatisfaisant sans pouvoir s'en extraire.

@avidicon : tu tiens le coup après trois jours ? Check list :

O Chef d'établissement OK ?
O Agent comptable OK ?
O Chef de cuisine OK ?
O Agent d'accueil OK ?
O PC en état de marche ?

Si tu as quatre coches sur cinq, déjà tu as pas mal de chance ! Après ça, CPE aimable ou pas d'effondrement d'un des bâtiments dans la semaine, c'est que du plus, pour le plaisir.

l'intendant ZONARD tu as réussi à me faire sourire.
pour les 4 éléments manque de pot j'enb ai pas 4
1 le principal - 2 le pc marche - pas d'agent d'accueil je réponds AUSSI au téléphone du standard - agent cptable connait que le gestionnaire ..

Hiere soir j'ai compris la solution a son pb gfc qui est en 2015 sans avoir basculé comme  atasta. il est arrive même pas a savoir quelle version il a mis a jour ou pas.
sur mon pc je suis a la version 14.1...!! j'ai tout imprimé des commentaires sur la question atasta et lui ai mis sous le nez et il a répondu -lol- moi je fais touours les mises à jour c'était sans doute un bug!!

sur ce je vais déjeuner vite fait car je m'abstiens de manger à côté de lui.
bon a.midi