achat par groupement de commandes et PJ du comptable...

chers collègues bonjour,
je souhaiterais un petit retour sur vos pratiques d'AC sur le point suivant :

lorsqu'un ER opère un achat par le biais d'un groupement de commandes d'EPLE (genre marché alimentaire ou papeterie), demandez vous des PJ spécifiques au premier mandat de l'année ;
lors d'une visite chez un collègue, j'ai remarqué que ce dernier demandait convention gpmt + acte d'engagement + CCAP + bordereau de prix....
ce collègue estime que c'est un achat sur convention dc ces PJ DOIVENT être jointes au premier mandat....
qu'en pensez vous ? comment procédez vous ?

cela laisserait parallèlement penser qu'un contrôle des prix facturés est à opérer par le comptable ? que faire si le bd de prix transmis au comptable précise que le kg de carottes est proposé à 1 euro et que la facturation est différente ?

à titre personnel, je ne demande pas ces doc et pense ne pas avoir à contrôler cela ; peu m'importe le procédé d'achat public utilisé par l'ordo 'sauf exigence d'un écrit au dela de 15 000.00 HT ...)

d'avance merci

Il est bien évident que le comptable doit contrôler le respect des prix du groupement comme il a l'obligation de contrôler que tout prix facturé en vertu d'un marché, contrat joint est correct.
Un marché dans le cadre d'un GA est un marché au delà des seuils et donc doivent figurer au premier mandat l'ensemble des pièces prévues par le décret de 2007 pour ce type de marchés.

Encore d'accord avec Vénérable Intendant.

kafka a écrit:

cela laisserait parallèlement penser qu'un contrôle des prix facturés est à opérer par le comptable ? que faire si le bd de prix transmis au comptable précise que le kg de carottes est proposé à 1 euro et que la facturation est différente ?

Ça veut dire que le gestionnaire a mal fait son boulot, au contraire de l'AC. Mais on pointe là aussi le problème de la faisabilité du contrôle. Selon le nombre de factures à contrôler, il me semble qu'un contrôle régulier par sondage est le seul moyen réaliste de s’acquitter de ses obligations.

Ce sont des marchés à bons de commande (en principe)

Pièces justificatives
4311. Pièces à fournir lors du premier paiement
1. Deux exemplaires des pièces constitutives initiales du marché, ...
;
2. Le cas échéant, liste des prix ou des tarifs ou des barèmes applicables ;
3. S’il y a lieu, copie de l’engagement de la ou des garantie(s) à première demande ou des caution(s) personnelle(s) ou
solidaire(s) 17
.
4. Fiche de recensement des marchés

4312. Autres pièces générales, le cas échéant :
....
4. En cas de marchés à bons de commande :
−Le(s) premier(s) bon(s) de commande afférent(s) au premier paiement d’un marché à bons de commande joint(s) à l’appui
du premier mandat ;
−Le bon de commande complétant les dispositions financières du marché relatives aux délais d’exécution, aux primes, aux
pénalités, uniquement dans le cas où des primes ou des pénalités sont décomptées ;
− Lorsque la date d’exécution des prestations est postérieure à la date de fin du marché : le(s) bon(s) de commande
correspondant(s).

Alomero a écrit:

Encore d'accord avec Vénérable Intendant.

kafka a écrit:

cela laisserait parallèlement penser qu'un contrôle des prix facturés est à opérer par le comptable ? que faire si le bd de prix transmis au comptable précise que le kg de carottes est proposé à 1 euro et que la facturation est différente ?

Ça veut dire que le gestionnaire a mal fait son boulot, au contraire de l'AC. Mais on pointe là aussi le problème de la faisabilité du contrôle. Selon le nombre de factures à contrôler, il me semble qu'un contrôle régulier par sondage est le seul moyen réaliste de s’acquitter de ses obligations.

Une solution (en partie) : dans le siège de l'agence comptable il y a bien un agent qui vérifie que les factures des fournisseurs de denrées sont conformes aux tarifs du marché avant de les mandater. Cette personne connait donc assez bien les dits tarifs à force de les contrôler... on peut lui demander de jeter un œil rapide sur les mandats des ER.

Le problème est plus prégnant quand la variation du tarif est assise sur des mercuriales, des cours de Rungis ou d'ailleurs... (légumes, viandes...)
Qui met à jour les tarifs ?, qui vérifie ?
AMA, le coordonnateur  du groupement doit aller au-delà du "portage" du marché, mais, c'est chronophage...

Le contrôle par sondage peut se faire réglementairement  dans le cadre d'un contrôle hiérarchisé effectif (jamais vu en EPLE)

Le coordonnateur transmet par mail à chaque adhérent du groupement les mercuriales et cours. Il le fait pour lui de toute façon et l'envoi d'un mail c'est deux minutes de son temps.

Envoyer de l'info brute, AMA, ne suffit pas, mettre à jour le BPU, tracer et contrôler les évolutions, le valider auprès du fournisseur pour éviter des erreurs de facturation et du temps (perdu) de traitements des anomalies, rendre accessible que la bonne info, prévoir sa mise à jour en temps réel, prévoir les absences de celui qui met à jour l'info nécessitent du temps et de l'organisation...mais cela peut permettre d'économiser du temps aux adhérents et de gagner en sécurité et qualité comptable.

Tout ça est le préalable à un bon travail mais demeure très lourd (pas certain que les dotations en personnels pour les groupements tiennent compte d'autant de travail) et n'est valable que si le gestionnaire effectue après ça les contrôles qui lui incombent, et l'AC itou. Et dans le cas des mercuriales, ce n'est pas gagné, effectivement.

rural th a écrit:

Ce sont des marchés à bons de commande (en principe)

Pièces justificatives
4311. Pièces à fournir lors du premier paiement
1. Deux exemplaires des pièces constitutives initiales du marché, ...
;
2. Le cas échéant, liste des prix ou des tarifs ou des barèmes applicables ;
3. S’il y a lieu, copie de l’engagement de la ou des garantie(s) à première demande ou des caution(s) personnelle(s) ou
solidaire(s) 17
.
4. Fiche de recensement des marchés

4312. Autres pièces générales, le cas échéant :
....
4. En cas de marchés à bons de commande :
−Le(s) premier(s) bon(s) de commande afférent(s) au premier paiement d’un marché à bons de commande joint(s) à l’appui
du premier mandat ;
−Le bon de commande complétant les dispositions financières du marché relatives aux délais d’exécution, aux primes, aux
pénalités, uniquement dans le cas où des primes ou des pénalités sont décomptées ;
− Lorsque la date d’exécution des prestations est postérieure à la date de fin du marché : le(s) bon(s) de commande
correspondant(s).

Oui, même si je reconnais que c'est depuis peu pour le 1er bon de commande et le bordereau des prix.

Au 1er mandat, le contrôle des prix est fait systématiquement, puisque les PJ sont jointes. Ensuite, les gestionnaires savent que le contrôle sur ce point est susceptible de survenir n'importe quand... ou pas (et là c'est "où pas", je dois l'avouer). Effectivement, le bémol c'est que les mises à jour de prix ne sont pas jointes aux mandatements suivants. Vu que le siège de l'agence et les ER adhèrent pour beaucoup de marchés aux mêmes groupements, certains bordereaux de prix sont simples à trouver, c'est juste le temps qui manque.

Les frais de fonctionnement pour la convention d'adhésion à un groupement de commande entre EP vous les mettez sur quel compte 6288?
Merci

6561 pour moi

Pareil. Avec en PJ la facture et la convention d'adhésion.