invitations et frais de réception

chers collègues,

depuis un an, je suis dans un établissement,un petit collège de 600 élèves, ou le CE invite beaucoup. L'année scolaire 2013/2014, le CE a invité 200 personnes (passage au plateau) sans compter les repas plus officiels ou il se fait servir à table par les agents de restauration. Il a une carte turbo self "invités" sans tarif qu'il passe devant le distributeur de plateau. Je lui ai  fait part de mon étonnement vu le nombre d'invités et le coût que cela représente (environ 4000€) . "Mais l'établissement a toujours fonctionné de cette façon ou la convivialité sont toujours de mise autour d'un déjeuner de travail......" était sa réponse. Qu'en pensez vous ?
Ce qui me gêne le plus, c'est que ces repas au plateau de ces 200 invités n'apparaissent pas. C'est le SRH qui supporte ces frais. Pour les repas servis à table, les feuilles presto distinguent ces repas mais aucune écriture ne fait apparaître ces repas au service général ALO.
Comment faire ?
Est ce que je peux faire une écriture comptable : un DPAO au service ALO compte 6257 et le faire apparaître au SRH en recettes ?
Pourriez vous me donner votre avis ? Si je ne fais pas ce genre d'opération, pourrait on me le repprocher un jour ?
Est ce que le CE pourrait refuser de me signer ces pièces justificatives ? Que faire dans ce cas ? le signaler au CG et à ma hiérarchie, le rectorat ?
Merci d'avance pour toutes vos réponses.
Je redoute la réaction de mon CE ......

adrienne a écrit:

Est ce que je peux faire une écriture comptable : un DPAO au service ALO compte 6257 et le faire apparaître au SRH en recettes ?

C'est ce que je fais. Avec l'OR au SRH au tarif du repas extérieur. Ce qui fait que je reverse consciencieusement un certain pourcentage de ces recettes à ma collectivité de rattachement bien-aimée. C'est le jeu, ma pauv'Lucette. Et si le CE n'est pas content, il faut lui rappeler que c'est toujours moins cher qu'un repas au resto du coin. Encore que, faut voir, parce que tu parles de 200 repas pour 4000 € (4000 € pour un collège de 600 élèves, c'est énorme), là ça fait cher le repas quand même.

Ton chef doit être très "public relations". Mais c'est lui l'ordonnateur. Donc, au moment de la préparation du budget 2015, il lui appartient de t'indiquer quels crédits diminuer pour créer une ligne "réceptions" dans ALO, d'un montant équivalent aux repas d'invités en 2014. Car oui, on pourrait te faire des reproches un jour, si tu n'as pas prévenu le CE que cette situation est anormale et que le SRH n'a pas à supporter ce coût.
Si ton CE refuse, tu peux le prévenir que ton agent comptable est tout à fait dans son droit en étudiant attentivement la situation du service SRH et en s'interrogeant sur la discordance entre le nombre de repas servis et le nombre de repas facturés.
Ne préviens pas le rectorat et la CT, la situation serait invivable pour toi. Couvre-toi par un écrit, et puis tu verras bien la réaction.

Sur le fond, vous avez raison, il est nécessaire de faire les écritures.
Ensuite, c'est le CE l'ordo, si l'ordo ne veut pas signer, c'est son pb.
Enfin, partir en guerre avec ce type de CE risque de vous coûter très cher.
A mon avis, ça tombe sous le coup de la loi que de manger et faire manger d'autres personnes gratuitement, normalement c'est au procureur de la République qu'il faut signaler le délit.
Si celui-ci donne suite, ça peut vous sauver, s'il classe sans suite, z'êtes mort.  
Je ne compterais pas trop sur la CT, forte chance qu'elle grogne et point barre, vous laissant tout nu face à Gargantua.  

Donc bien réfléchir avant de jouer à Zorro.

le montant total s'élève environ à 4000€ : 200repas à 8€ (tarif de la collectivité) + les autres repas servis à table avec crémant, vin et tout ce qui s'en suit....

Winnie, tu parles d'un écrit pour me couvrir : c'est un écrit que je fais au CE ?

Oui, par exemple dans un document de propositions pour le budget 2015 dans lequel tu proposerais la création d'une ligne importante dans ALO au vu des repas d'invités en 2014, en abordant la nécessité de mise en conformité avec la réglementation, etc. Après cela, si le CE refuse, il ne pourra pas dire qu'il n'était pas au courant.
A toi de voir ce qu'il est possible de faire pour que tu puisses, le cas échéant, prouver que tu as prévenu, sans pour autant rendre vos relations difficiles. C'est ton chef direct, il ne faut pas l'oublier. Le gestionnaire a un rôle de conseil, mais doit aussi rester à sa place (ce qui ne l'empêche pas d'avoir ses opinions).

LE gros truc anormal, c'est la carte du CE "sans tarif", c.a.d. le fait qu'il mange gratis. Seul le chef de cuisine en a le droit, et encore, ça lui est compté en avantages en nature.

La carte sans tarif n'est pas forcément scandaleuse. Le système comptabilise ces repas "particuliers" et il appartient dés lors au gestionnaire de les régulariser comptablement soit par un encaissement soit par un mandat pour ordre en ALO 6257 et un OR pour ordre au SRH.
Ce qui serait scandaleux et une faute sanctionnable (notamment lors d'un contrôle sur place pour un audit) ce serait le fait de ne pas faire apparaître en comptabilité cette gratuité et de faire supporter au SRH une dépense qui relève de ALO. En clair utiliser l'argent des familles pour des frais de réception.

c'est très très limite, voir même au delà de la limite.
l'argent des familles doit aller à l'assiette des gamins et ce n'est pas négociable.
Ton CE risque gros dans cette affaire et c'est à toi de le lui rappeler en lui faisant prendre conscience des risques.
qu'il fasse des repas de directions avec crémant et service n'est pas un problème en soit, c'est peut être même bon pour l'image de ton collège, mais c'est à l'établissement de payer cela au travers du service ALO.

Si tu ne fais pas de recette au SRH avec le nombre d'élèves que tu as tu risque fort de trouver un service déficitaire en fin d'année. Si tu es assez proche de ton comptable explique le lui sans mettre en cause ton CE. Ton comptable pourra t'aider. Enfin moi en tant que comptable, lorsque je vois une facture SRH 6011 avec de l'alcool de dégustation je fais plus que m'étonner.
allé courage.

Beaucoup de gens s'imaginent que la cantine est financée en grande part par l'établissement, y compris des CE. Peut-être que ce CE s'imagine déjà déjeuner sur les fonds de réception et ignore que sans intervention budgétaire cela revient à manger sur le dos des familles (et des commensaux). Avant de lui jeter la pierre il faut lui expliquer.

Un CE est avant tout un ordonnateur ; et à ce titre il y a un minimum de connaissance à avoir.
Si il n'a pas ce minimum j'estime que c'est anormal et qu'il peut se prendre un caillou pour lui apprendre ses responsabilités.

C'est pour ça qu'il a un conseiller pour l'aider dans cette tâche. Qui si lui ne fait rien, peut se prendre un caillou encore plus gros.

Pour moi, il y a de l'abus. Toute occasion est un prétexte pour manger gratis.
J'ai peur de la réaction du CE car le gestionnaire précédent avait déjà soulevé le problème ...et cela c'est vraiment mal passé. Mais, je veux faire mon travail correctement.
Que puis je faire ?
Merci pour vos avis. Vous êtes d'une grande aide pour moi (encore un peu novice dans ce métier)

Faites intervenir l'agent comptable. Lors de son contrôle sur place de la régie (et donc du SRH) il peut incidemment constater cette "irrégularité", demander des explications au régisseur qui sera forcé de dire ce qu'il en est ; et le comptable va donc s'en inquiéter auprès de l'ordonnateur en lui rappelant qu'il existe une procédure comptable à respecter.
Un comptable digne de ce nom doit agir dans ce cas.

Mais le CE ne manquera pas de penser que le coup vient de son GM, et le lui reprochera donc vertement (manque de loyauté, etc...).

Le mieux est d'aller voir le CE et de jouer franc-jeu comme le dit Winnie; se placer sur le terrain de la règlementation pour ouvrir au prochain budget les crédits en ALO ("Vous êtes l'ordonnateur et c'est vous qui décidez; mais moi j'engage ma responsabilité en laissant la situation en l'état. Donc il y a nécessité d'ouvrir les crédits correspondants en ALO / 6257 Réceptions"). Et dans le courant de la discussion laisser entendre que l'AC par ses contrôles finira par tomber là-dessus.

Vous oubliez quand même un truc dans l'histoire : Si Adrienne fait ce que vous lui dites tous (à juste titre), le CE va devoir présenter un budget pour 2015 avec une nouvelle ligne de 4000 €en ALO intitulée RECEPTIONS.

Et là, ça peut être très très sympa comme situation : à moins d'avoir des beni oui-oui au CA, il y a forcément qq'un qui va poser la question de savoir pourquoi cette ligne qui n'existait pas ou qui était à 500 € l'année précédente prend une telle ampleur. Le CE devant s'expliquer, il sera peut-être amené à faire une boulette du style : "Bah c'pour la chouille avec les invités, quoi, comme d'hab, mais la gestionnaire m'a dit qu'il fallait que ça apparaisse parce que sinon ce sont les familles qui payent..."
Et deuxième question dans la foulée : "donc jusqu'à présent c'était le cas, monsieur le Principal ??"

Adrienne, je ne veux pas être oiseau de mauvaise augure, mais à mon avis, vous êtes en présence d'un principal qui sait très bien ce qu'il fait, à savoir chourav' les familles en toute conscience. Du coup, soit vous partez en guerre, soit vous la fermez. Si vous partez en guerre, soyez assurée, Adrienne, que vous y perdrez. Lui peut-être, vous c'est sûr.

Ca n'est plus de la réception , mais des cadeaux sur fonds publics.

la notion de cadeau n'existe pas en  droit public et donc dans les EPLE à fortiori
où il n'existe meme pas de ligne frais de représentation comme dans les mairies.

ces généreux cadeaux sur fonds publics sont donc prohibés
et passibles de sanctions pénales: délit de prévarication: 5 ans d'emprisonnement et 75000 euros d'amende

Def2013 a écrit:

Vous oubliez quand même un truc dans l'histoire : Si Adrienne fait ce que vous lui dites tous (à juste titre), le CE va devoir présenter un budget pour 2015 avec une nouvelle ligne de 4000 €en ALO intitulée RECEPTIONS.

Et là, ça peut être très très sympa comme situation : à moins d'avoir des beni oui-oui au CA, il y a forcément qq'un qui va poser la question de savoir pourquoi cette ligne qui n'existait pas ou qui était à 500 € l'année précédente prend une telle ampleur. Le CE devant s'expliquer, il sera peut-être amené à faire une boulette du style : "Bah c'pour la chouille avec les invités, quoi, comme d'hab, mais la gestionnaire m'a dit qu'il fallait que ça apparaisse parce que sinon ce sont les familles qui payent..."
Et deuxième question dans la foulée : "donc jusqu'à présent c'était le cas, monsieur le Principal ??"

Adrienne, je ne veux pas être oiseau de mauvaise augure, mais à mon avis, vous êtes en présence d'un principal qui sait très bien ce qu'il fait, à savoir chourav' les familles en toute conscience. Du coup, soit vous partez en guerre, soit vous la fermez. Si vous partez en guerre, soyez assurée, Adrienne, que vous y perdrez. Lui peut-être, vous c'est sûr.

 Un membre du CA qui trouverait cela bizarre ? Je ne sais pas comment vous faites chez vous mais en principe, le jour du CA au lycée est synonyme de repas gratos pour les membres. Alors, ils ne vont pas se tirer une balle dans le pied...

Quant au beni oui-oui, on peut simplement dire que, passé le volet pédagogique du CA, le côté financier les intéresse guère...

Il faut bien justifier l'achat de matières premières pour la confection de ces repas.

On peut toujours argumenter au CE que la recette et la dépense sont des opérations internes (je ne sais pas si vous avez ce terme en compta), donc un simple jeu d'écritures...

Def2013 a écrit:

Si vous partez en guerre, soyez assurée, Adrienne, que vous y perdrez. Lui peut-être, vous c'est sûr.

Conclusion: ne faites rien, et entraînez-vous à avaler tous les jours.

Pour la prochaine fois, quand la couleuvre sera encore plus grosse.

Suivre les conseils très mesurés, sages et respectueux de la place de l'ordonnateur et de la législation de Winnie me semble la meilleure chose à faire.
Avaler les couleuvres ne me semblent pas être une chose facile pour toi sinon tu n'aurais poster ce message.
et bien rappeler quelque chose à l'ordonnateur qui leur échappe souvent: s'il y a dépense c'est que quelqu'un paye; en l'occurrence, rien de l'empêche d'inviter tous les jours le nombre de personnes qu'il veut, mais ce n'est pas aux familles à payer mais à l'établissement par l'intermédiaire des frais de réception.

adrienne a écrit:

"Mais l'établissement a toujours fonctionné de cette façon ou la convivialité sont toujours de mise autour d'un déjeuner de travail......" était sa réponse. Qu'en pensez vous ?

Le budget doit refléter la politique de l'établissement.
Faut donc inscrire au budget les sommes nécessaires à cette politique.
Si la politique de l'établissement consiste à faire des réceptions, faut inscrire une ligne réception avec les crédits nécessaires (compte 6257).
D'accord avec Vénérable Intendant, l'AC doit intervenir (au compte financier, il fait bien un rapport..... non?).

néthou a écrit:

Def2013 a écrit:

Si vous partez en guerre, soyez assurée, Adrienne, que vous y perdrez. Lui peut-être, vous c'est sûr.

Conclusion: ne faites rien, et entraînez-vous à avaler tous les jours.

Pour la prochaine fois, quand la couleuvre sera encore plus grosse.

De mon point de vue, oui, dans cette situation. Les moulins à vent, c'est bien joli, mais se sacrifier pour pas un rond, non merci, l'institution ne lui en sera jamais redevable.
J'ai bien indiqué, entre parenthèse, qu'à juste titre en suivant l'avis général, il fallait qu'elle avertisse le CE de la situation et qu'il fallait ouvrir la ligne réception pour 2015.
Mais il faut également être lucide, Adrienne semble être en face de quelqu'un qui sait très bien ce qu'il fait. Sinon, il ne serait pas CE.
Du coup, si elle averti et que son CE lui rejoue la même musique qu'à l'ancien gestionnaire, elle a intérêt à se blinder. C'était le but de mon post.

Quant'au repas gratos les jours de CA, cela m'étonne. Un CA ayant lieu généralement le soir, à part dans un bahut avec internat, je ne vois pas un seul cuisinier en France rester pour faire à bouffer au membres du CA, qui plus est gratuitement. Au mieux on a droit à un verre de jus de fruit ou de coca (un punch ou du pinard pour les plus téméraires des CE) et 3 conneries en guise d'apéro, toujours pris sur la ligne réception. Tous les CE savent cela, ce qui me fait penser que nous sommes bien en présence d'un CE malhonnête.

Tous les CE ne savent pas forcément ce qu'ils font et néanmoins ils sont CE. Cette phrase est plus juste que celle deDef2013.


Sur le fond, je pense qu'il faut ouvrir la ligne réception, c'est une évidence ! La glisser dans le ALO en disant à ton CE (par écrit), cet argent sera pris sur la ligne XXX pour un montant de XXX€ et servira aux réceptions organisées par l'Ets. Juridiquement t'es ok. Et puis il devra se justifier au CA. T'es dans ton bon droit, ne te laisse pas faire !

Les repas gratos un soir de CA, du jamais vu !!

après le premier CA de l'année scolaire, tous les titulaires et tous les suppléants sont invités à un repas froid (charcuterie, jambon, saumon froid, crudités...déssert ). Le cuisiner prépare tout d'avance
les autres CA c'est des bricoles

Je vais suivre vos conseils, et me couvrir en allant disucter et en expliquant au Ce et ensui en faisant les écritures comptables nécessaires

Les repas gratos, bien sûr... mais à midi ! Le CA se fait généralement le matin à partir de 8h30.

J'entends déjà les protestations pour les profs absents ce jour-là de leur cours mais c'est une "tradition" dans mon lycée et c'est plus "attractif" pour les membres.

Jusqu'à présent, personne n'y a trouvé à redire, les profs encore moins...

La solution  la plus facile est de prévoir dans le budget 2015 ces fameux 4 000 € plus les autres frais afférents à la réception car il y en a certainement d'autres.

A lui de faire des choix d'ordonnateur en pleine connaissance de cause.

Le gestionnaire propose le budget à l'ordonnateur. Ce dernier fait ce qu'il veut.

Le gestionnaire tient la comptabilité de l'ordonnateur.
Il compte les repas de réceptions, applique les tarifs du CG.
Il fait mandat et recette.
L'ordonnateur signe. Ou ne signe pas : le gestionnaire annule mandat et recette.

Mais, ça ne se voit pas lors de la présentation du compte fi?

Il n'y a rien à reprocher au CE, il est l'ordonnateur... en revanche, il reste à appliquer les règles comptables dont les prestations internes
 
M9-6 
3.2.4.7.2 Prestations internes 
Voir le fonctionnement des comptes 186 et 187

Ici, on devrait avoir en comptabilité un 186257 et un 187062 (je ne sais pas si cela marche sous GFC)

et éventuellement avoir un tarif du CA ou CT pour les prestations non "scolaires et assimilés"

Un AC n'a pas de rôle dans le contrôle de l'opportunité de la dépense et un GM exécute les décisions de l'ordo dans le cadre réglementaire.

Je ne pense pas qu'on puisse considérer que le SRH lorsqu'il est en service spécial soit doté d'un budget propre comme peut l'être un budget annexe de type GRETA.