gestion ligne budgétaire greta

bonjour à tous,

Je me suis inscrite depuis peu sur le site et j'avoue que cela fait du bien de ne pas se sentir seule.

J'ai besoin d'un conseil concernant la gestion budgétaire d'une annexe de greta.

le budget du greta comprend une ligne budgétaire AP formation continue - une ALO fournitures administratives et utilisation des locaux.

Mon problème se pose sur l'utilisation des locaux. J'ai des factures pour le téléphone, photocopieur, affranchissement, papiers. Il me reste de l'argent sur cette ligne pour l'edf, gaz, l'eau, les produits d'entretien...... Je ne sais pas comment chiffrer toutes ces dépenses sachant qu'elles sont englobées dans celle de mon établissement. de ce fait je pense que l'établissement perd de l'argent dans l'année car je ne suis pas en mesure de leur fournir une facture face à ces dépenses et à ces recettes.

Quelqu'un pourrait-il me donner un conseil, me guider sur la marche à suivre ?
Je vous remercie par avance.
Bonne soirée
Cordialement

On peut pratiquer comme pour la participation du SRH au service général au niveau de la viabilisation.
Un exemple si les locaux du GRETA représente 10 % de la surface total de l'établissement, on peut faire une facture de l'EPLE au GRETA pour 10 % des dépenses de chauffage total de l'EPLE. Pour l'électricité pareil en pondérant si il y a de l'internat, des ateliers, etc... idem pour l'eau.
On peut aussi passer une convention avec un montant fixe forfaitaire.
Bref on peut choisir plein de solutions en fonction de la consistance des locaux, leur emplacement, leur activité, etc....
Bien entendu tout ça étant soumis au vote du CA (la convention et ou les clés de répartition).

Bon, la question manque très fortement de clarté. Je tente de reformuler : tu es la gestionnaire d'un EPLE qui héberge un Greta. Une "annexe", je ne sais pas trop ce que c'est et à quoi cela sert, mais mettons que c'est un service administratif, je ne suis pas à côté de la plaque ?

Le modèle que je connais pour ce type de situation, c'est le loyer-tout-compris. Il revient au gestionnaire de l'établissement de se faire payer (je suggère au passage l'utilisation des mémoires, pour ne pas s'emmêler les pinceaux), et de s'assurer que le Greta ne se chauffe pas à 29°C dans la nuit du semedi au dimanche, histoire que ça rapporte bien au bahut au lieu de coûter.

Si parallèlement l'établissement assure des formations, il faut que pour celles-ci, les règles en vigueur dans le Greta devraient s'appliquer sans modification.

Bonsoir et merci aux personnes qui m'ont répondu. Je complète ma demande d'hier en vous donnant plus d'explications :

Le budget du Greta comprend :

AP Formation continue

ALO Frais administratifs et Utilisation des locaux

concernant l'AP et ALO (fournitures administratives) je détiens les factures (dépenses = recettes)

concernant l'ALO utilisation des locaux : il règle à l'établissement support le téléphone, les frais des photocopieurs, de papier, d'affranchissement (factures : dépenses = recettes).

La ligne budgétaire "utilisation des locaux" correspond également aux frais d'électricité, d'eau, de gaz, de produits d'entretien... mais je ne sais pas comment facturer cette dépense et recette et quelle pièce comptable fournir à l'agent comptable.
 
concernant mon SRH, je reverse une somme sur mon ALO en fin d'année afin de pallier les dépenses de fonctionnement. 
J'ai regardé dans la convention Greta mais je n'y ai trouvé que des infos globales.


J'espère m'être mieux expliquée qu'hier.
Bonne soirée

Si la convention prévoit un financement global non détaillé, d'après moi tu n'as aucune raison de t'enquiquiner à détailler. C'est le co-contractant, globalement le comptable du Greta, qui te dira ce que tu dois faire.

A mon humble avis, il est nécessaire que tu fasses bien la part des choses entre ce qui relève de l'activité de formation continue que ton établissement assure, comme tout membre du Greta, et ce qui concerne l'hébergement de services administratifs communs. En général, l'activité pédago en enseignement pro, on la laisse gérer par le chef de travaux. Et les services communs si c'est bien cette situation-là (tu ne réponds pas à mes questions), moi je pense que ça se fait au forfait, sauf le cas improbable où il y a des compteurs divisionnaires partout qui permettent de discriminer cela.

Le fonctionnement de mon ancien Greta : le groupement verse, deux fois par an, une subvention de fonctionnement à l'EPLE formateur. Cette subvention est divisée en deux, la part correspondant aux frais pédago, et la part correspondant aux frais ALO ; l'assiette est le nombre d'heures de formation. Les établissements membres n'avaient qu'à passer les OR avec comme PJ la notification du Greta (et pour les plus méticuleux, la convention de groupement, le manuel qualité du Greta qui précisait le mode de calcul, et la carte de voeux pour l'anniversaire du recteur).

Comme pour l'IZ, nous hébergeons un Greta (avec restaurant d'application et vente d'objets confectionnés, youhouh...).
Le Greta nous verse une subvention 2 fois par an. Le montant de la subvention dépend du nombre d'heures de formation accueillies. Le montant alloué est réparti entre le AP et le ALO. La répartition AP/ALO se fait en fonction des montants notifiés sur la prévision d'heures de stages que le Greta nous envoie et qui précise le montant alloué pour les activités pédagogiques et le montant alloué pour l'occupation des locaux.
Ne disposes-tu pas de ce type de document ?

Biki !