Formalisation des contrôles

Je souhaite mettre en place un document qui formalise et recense les contrôles effectués dans le cadre du CIC mais cela n'est pas évident dans le sens où la répétition de ces contrôles est très différente de l'un à l'autre. Un tel document "type" existe-t-il ou y-a-t-il un collègue qui pourrait proposer le sien? Merci d'avance

Mon humble avis, c'est une erreur de vouloir créer un truc en plus pour le CIC. Les grigris sur les documents suffisent. Si document il y a, c'est plus les fiches de procédures. Tu peux faire tous les contrôles qui tu veux, sans procédure fixe ça sert à rien.

C'est ce que je fait. L'intérêt peut-être d'un document récapitulatif est double:
- à l'interne, s'apercevoir d'un coup d'œil que l'on a négligé tel contrôle
- à l'externe, un auditeur voit tout de suite les contrôles effectués
Mais je suis d'accord avec toi, rien ne remplace les fiches de procédures
Merci pour ta réponse

Je vois le CIC comme une démarche de type HACCP, Le contrôle c'est maîtrise des procédures d'une part (et pour, rien de tel que les faire soi-même), et la maîtrise des délégations données pour chaque opération aux collaborateurs de l'intendance ou de l'agence comptable;

- Une procédure détaillée et une fiche de poste accompagnent la délégation (->droits constatés ; ->1er contrôle ou prise en charge des compta...)

- des fiches d'auto-contrôle à cocher qui accompagnent l'exécution des tâches.

- Un organigramme précis et des croisements de compétences qui permettent de limiter le risque en cas d'absence ou de remplacement.

un travail un peu vieillissant que j'avais mis sur l'IZ il y a quelques années:

http://intendancezone.net/spip.php?article473

Il s'agit aussi d'un projet d'agence, c'est une démarche qualité qui doit être intégrée par chacun.

 
une fiche de contrôle est nécessaire pour plusieurs raisons à mon avis (celle de l'IZ est l'idéal type   ):
- il ne faut pas surcharger les pièces néanmoins on peut y indiquer : rib ok...
- les auditeurs de la ddfip mais aussi nos propres institutions (IG par ex) les demanderaient
- en cas de soucis l'ordo et le comptable (important pour une mesure de "remise gracieuse")ont la preuve qu'ils ont formalisé le contrôle et qu'il a été effectué, le zéro risque n'existant pas (comme le dit le collègue si justement, c'est comme pour haccp, en cas de Tiac, si cette formalisation a été faite, on ne sera pas trop embêté...) il faut montrer patte blanche pour l'application des formalismes
- cela aide les équipes (que dois je contrôler et qu'est ce qui est important ou pas?) qu'il faut consulter et d'ailleurs associer les gestionnaires et les ordonnateurs

paix et félicité
 

gaab a écrit:

un travail un peu vieillissant que j'avais mis sur l'IZ il y a quelques années:
http://intendancezone.net/spip.php?article473
Il s'agit aussi d'un projet d'agence, c'est une démarche qualité qui doit être intégrée par chacun.

C'est le truc à pas faire. Maintenant, je dis ça, je dis rien.   

JM, pourrais tu préciser pourquoi c'est "le truc à ne pas faire"? L'idée de donner un cadre de contrôle aux collègues ne me paraît pas si mauvaise. Et cela aide beaucoup les nouveaux au sein d'une agence qui peuvent ainsi se "reposer" sur une check list avant, souvent avant malheureusement, d'en comprendre les enjeux.

c'est qu'il se transforme en  

Le CIC c'est du taf en plus pour un résultat immédiatement peu perceptible par les opérationnels voir pour l'encadrement.
Une fiche de procédure qui est la fiche de contrôle de gaab. Soit, cela donne de la doc pour faire ce que tu dis.
Faire une fiche de contrôle avec des croix, c'est du taf en plus. Il sera exhaustif ou sur échantillon. Exhaustif, c'est juste infaisable. Sur échantillon ? Cela veut dire que les auto-contrôles ne sont pas fait.

La preuve d'un CIC n'est pas dans la justification des auto-contrôles ou contrôle mutuel, mais dans celle des contrôles de supervision. Ceux-là sont sur échantillon pour vérifier les auto-contrôles et les contrôles mutuels. Là c'est formalisé, puisque c'est ça qui détermine si il y a des procédures mises en application (les grigris par ci par là les attestent) et que l'encadrement vérifie qu'elles sont bien mises en oeuvre (les contrôles de supervision).

Donc la fiche de procédure de gaab est une bonne base pour une fiche de procédure et une fiche de supervision.

Des fiches d'auto-contrôles ou de contrôles mutuels, c'est contre-productif.

J-M a écrit:

Le CIC c'est du taf en plus pour un résultat immédiatement peu perceptible par les opérationnels voir pour l'encadrement.
Une fiche de procédure qui est la fiche de contrôle de gaab. Soit, cela donne de la doc pour faire ce que tu dis.
Faire une fiche de contrôle avec des croix, c'est du taf en plus. Il sera exhaustif ou sur échantillon. Exhaustif, c'est juste infaisable. Sur échantillon ? Cela veut dire que les auto-contrôles ne sont pas fait.

La preuve d'un CIC n'est pas dans la justification des auto-contrôles ou contrôle mutuel, mais dans celle des contrôles de supervision. Ceux-là sont sur échantillon pour vérifier les auto-contrôles et les contrôles mutuels. Là c'est formalisé, puisque c'est ça qui détermine si il y a des procédures mises en application (les grigris par ci par là les attestent) et que l'encadrement vérifie qu'elles sont bien mises en oeuvre (les contrôles de supervision).

Donc la fiche de procédure de gaab est une bonne base pour une fiche de procédure et une fiche de supervision.

Des fiches d'auto-contrôles ou de contrôles mutuels, c'est contre-productif.

ton point de vue se défend   notamment pour les budgets annexes

OK, je comprend mieux, merci pour les précisions JM.
D'accord avec toi concernant le peu d'intérêt des fiches d'auto contrôle. Je nuancerai cependant : ce type de fiche est à mon avis un bon moyen non pas de faire du Cic, mais de la Fic (formation...) Quand l'on doit confier le contrôle des opérations de mandatements à nos collègues, cela permet de leur donner un cadre d'analyse. C'est pas parfait, c'est effectivement plus long, mais au moins ça cadre un peu le travail. Pour ma part, j'utilise une fiche équivalente avec quelques ajouts d'éléments complémentaires : il est précisé sur la fiche que le contrôle est exhaustif mais la formalisation partielle, et surtout je reprend la main sur la même fiche pour le contrôle des disponibilités avant paiement. Et surtout, je demande à mes collègues d'aller jusqu'à la prise en charge des écritures dans GFC, mais sans les valider.  C'est à ce stade là que je reprend la main sur la base des infos que je récupère sur cette fiche (les IBAN/BIC à modifier, une facture à rejeter etc), et il me reste alors juste à appuyer sur validation et effectuer le paiement. J'ai mis cela en place il y a quelques mois dans le cadre de l'agrandissement de mon agence. Mes collègues n'avaient aucune connaissance comptable. Je crois que ce système a été efficace. Mais plus mes collègues vont gagner en technicité et autonomie, moins cela sera le cas j'en suis conscient. Il sera alors temps de faire évoluer mon CIC.

M9.6 à donf a écrit:

c'est qu'il se transforme en  

l'a pô compris...

sebjo a écrit:

J'ai mis cela en place il y a quelques mois dans le cadre de l'agrandissement de mon agence. Mes collègues n'avaient aucune connaissance comptable. Je crois que ce système a été efficace. Mais plus mes collègues vont gagner en technicité et autonomie, moins cela sera le cas j'en suis conscient. Il sera alors temps de faire évoluer mon CIC.

  

Avec cette phrase, je vois que t'as tout compris au CIC.