RCBC et suivi des ressources affectées

Une complication apparaît dans le suivi des crédits disponibles avec la mise en œuvre de la RCBC (même si, globalement, je pense plutôt du bien de la RCBC...   ).

Je m'explique : en AP, par exemple, des lignes d'ouvertures de crédits financées par la dotation coexistent avec des lignes de ressources spécifiques. Parallèlement, la règle de la sincérité budgétaire veut que l'on ouvre dès le budget initial des prévisions de recettes et des ouvertures de crédits de manière estimative en fonction des masses qui seront raisonnablement mouvementées en recettes et en dépenses au cours de l'exercice.

Conséquence : un disponible "estimatif" subsiste sur le total du service tout au long de l'année et peut conduire à un dépassement de crédits.

Exemple : si j'ai 80 000€ de recettes prévisionnelles au AP/7067 et la même somme en dépenses au AP/VOYAGES/0VOYxxx, mais que je ne réalise que 65 000€ d'OR (et des mandats) parce qu'un des voyages prévus n'a pas eu lieu, les 15 000€ de crédits ouverts inutilisés peuvent compenser d'autres lignes qui seraient en négatif. Cette situation induirait un déficit au budget non autorisé, faute d'un vote du budget initial en déséquilibre ou d'une DBM de prélèvement sur le FDR.

Autre exemple : j'ouvre de la TA pour 20 000€, j'en dépense 15 000€. L'OR est donc de 5 000€ et les 5 000€ de disponible sur la ligne abondent le disponible du service.

Dans les deux cas, l'utilisation du code activité en 0xxx ne permet pas d'isoler les lignes incriminées.

On se heurtait moins à ce problème quand on avait des chapitres spécifiques pour les ressources affectées. On pouvait intégrer des subventions de la collectivité au C ou au D, mais c'était plus rare et lesdites subventions étaient bien isolées grâce aux codes de gestion.

Une solution partielle peut consister à faire des DBM négatives au fil de l'exercice quand on a connaissance de la non réalisation (ou de la réalisation partielle) de certaines opérations, mais cela reste insuffisant.

On peut aussi faire des engagements bloquants sur les lignes dont la ressource est incertaine.

Enfin, on peut faire des extractions de la SDE sur Excel et présenter un tableau faisant apparaître le total des disponibles réellement utilisables sans "planter" le service.

Comment faites-vous pour gérer cette situation?

l'orthodoxie voudrait que l'on fasse des dbm en négatif en fonction des droits réellement acquis? c'est aussi une précaution comptable, car si le fait de laisser les crédits ouverts peut sembler bien pratique en gestion ça peut mettre en péril le FdR de l'EPLE si on se montre trop généreux dans l'effort et qu'on dépense en fonction des crédits fictifs.

donc même si la régle pourrait ne pas l'imposer un Gestionnaire habile et sérieux ne jouerait pas au khon avec ça.

Je vois que l'approche de l'échéance de 2013 et son corollaire de vérifications d'avant bouclage entraîne les mêmes résultats et les mêmes inquiétudes. Les voyages et la TA étant les deux cas les plus frappants de la difficulté à suivre les ouvertures de crédits en regard de la réalité des dépenses et des différences que cela occasionne.

J'arrive à la même conclusion que toi: la RCBC c'est bien mais là, un suivi hors-budget de ce qui était auparavant géré à part dans des services spéciaux est indispensable faute de quoi le service AP est illisible. En gros, il faut se retaper une gestion des anciens services spéciaux pour ne pas se retrouver avec des ouvertures de crédit fictives. Un gestionnaire vigilant devrait pouvoir retrouver ses petits mais des SDE optimistes dans les mains de CE enthousiastes constituent quand même des risques non négligeables de Noël joyeux suivis de sévères gueules de bois.

Même analyse et mêmes vives inquiétudes , les D.O c'est pratique et facile ...

Stoïk a écrit:

Comment faites-vous pour gérer cette situation?

Pour être honnête je ne vois pas où est le problème.
Mes codes TA en dépenses et recettes me permettent de suivre les évolutions, comme les domaines "voyages" en recettes et dépenses.
Avec un budget clair dés le départ, des codes activités et des domaines bien choisis, des parallèles entre recettes et dépenses et des imputations correctes... et le fait de ne pas faire de DO cosmétiques, tous les établissements du groupement ont une parfaite lisibilité de leur budget.

C'est donc au niveau des choix initiaux qu'il faut rechercher le problème, pas dans la RCBC.

Quand les ER ont un budget sans domaine et avec des activités qui ne distinguent pas le financement, ça devient plus aléatoire. Surtout quand  la personne qui mandate ne fait pas la différence entre le budget et le disponible réel (ne rigolez pas, c'est plus fréquent qu'on le pense).
Quand les crédits sont régulièrement ouverts et le budget exécutoire, que dire si le service n'est pas en négatif ? A part "faites attention", pas grand-chose.

Winnie a écrit:

Quand les crédits sont régulièrement ouverts et le budget exécutoire, que dire si le service n'est pas en négatif ? A part "faites attention", pas grand-chose.

L'un des objectifs affichés de la RCBC était une autonomie accrue des établissements. Son corolaire est une responsabilité elle aussi accrue. Si un ordonnateur devait mettre en péril les finances de l'établissement du fait de son "enthousiasme", il s'en expliquera devant son CA ou moment du cofi quand celui-ci laissera apparaître un résultat catastrophique. Au besoin, le comptable sera là pour se livrer à une petite explication de texte...

Il faut arrêter de materner les ordonnateurs en mettant des gardes fous à tous les niveaux, ça ne les responsabilise pas vraiment et en plus, comme ils ne comprennent pas vraiment ce qu'on leur dit, ça ne sert qu'à nous faire passer pour des emmerdonneurs. Qu'ils se prennent quelques baffes, ça leur passera l'envie de se servir des recommandations de leurs gestionnaires comme de cales-meubles...

volcan a écrit:

Stoïk a écrit:

Comment faites-vous pour gérer cette situation?

Pour être honnête je ne vois pas où est le problème.
Mes codes TA en dépenses et recettes me permettent de suivre les évolutions, comme les domaines "voyages" en recettes et dépenses.
Avec un budget clair dés le départ, des codes activités et des domaines bien choisis, des parallèles entre recettes et dépenses et des imputations correctes... et le fait de ne pas faire de DO cosmétiques, tous les établissements du groupement ont une parfaite lisibilité de leur budget.

C'est donc au niveau des choix initiaux qu'il faut rechercher le problème, pas dans la RCBC.

Ce n'est pas qu'une histoire de choix initiaux, qui sont de surcroît faits par l'ordonnateur et non par l'agent comptable (cf le propos de Dup' plus haut).

Pour le comptable, GFC ne "bloque" qu'au moment ou le disponible du service devient négatif, c'est à dire trop tard, à ce stade le déficit est caractérisé.

Le comptable peut donc se trouver devant un déficit non autorisé (ni par le budget initial ni par une DBM de prélèvement).

J'y vois une difficulté supplémentaire au contrôle du comptable qui mérite clairement une alerte à l'attention de ceux qui ne l'auraient pas pleinement appréhendée.

Stoïk a écrit:

Citation :

Ce n'est pas qu'une histoire de choix initiaux, qui sont de surcroît faits par l'ordonnateur et non par l'agent comptable (cf le propos de Dup' plus haut).

Pour le comptable, GFC ne "bloque" qu'au moment ou le disponible du service devient négatif, c'est à dire trop tard, à ce stade le déficit est caractérisé.

Le comptable peut donc se trouver devant un déficit non autorisé (ni par le budget initial ni par une DBM de prélèvement).

J'y vois une difficulté supplémentaire au contrôle du comptable qui mérite clairement une alerte à l'attention de ceux qui ne l'auraient pas pleinement appréhendée.

Il me semblait qu'à partir du moment où les crédits étaient ouverts, le comptable était couvert. Et dans une telle situation les crédits resteront ouverts puisqu'une DBM négative sur une ligne créditrice est imposssible si elle a pour effet de mettre le service en négatif.
La conséquence sera finalement un résultat déficitaire entrainant une diminution des réserves; le seul cas où le comptable pourrait être en faute n'est il pas celui où ces réserves seraient insuffisantes pour absorber ce déficit ?

Stoïk a écrit:

Citation :

Pour le comptable, GFC ne "bloque" qu'au moment ou le disponible du service devient négatif, c'est à dire trop tard, à ce stade le déficit est caractérisé.

Le comptable peut donc se trouver devant un déficit non autorisé (ni par le budget initial ni par une DBM de prélèvement).

Ah bon ? Comment (sauf pour le SRH après la DBM 22) le comptable peut se trouver face à un déficit non autorisé du moment qu'il n'y a pas paiement en dépassement du service ?
Là je vois pas.... 


à Mart : même pas....

Crédits ouverts en AP : 70 000€. On voit en recettes 30 000 € de DGF, 20 000 € de recettes des familles pour un voyage et 15 000 € de taxe d'apprentissage. On a un prélèvement autorisé de 5 000 €.
Sauf que le voyage est annulé, et que les encaissements de taxe se montent à 5 000 €. Un gestionnaire prudent fait une DBM. Un autre n'en fait pas. Et mandate des factures à hauteur de 30 000 € sur une ligne "0MANUELS" ouverte à 2 000 €. La ligne est en dépassement de 28 000 €. Mais le service n'est pas en dépassement, les crédits étaient régulièrement ouverts.
Quoi qu'on fait ?


@ Dup' :

Certains aiment être maternés et en redemandent. Tout le monde connaît des gestionnaires qui attendent que leur comptable leur dise quoi faire, quand, et comment. Genre ce qu'il faut passer comme OR en fin de mois, et ce qu'on met comme PJ. Genre pourquoi et comment on saisit une DBM. Genre des domaines et des activités "harmonisés au niveau de l'agence comptable". Genre un EPA clés en main. Et sur le terrain, on en est à expliquer où s'arrête le travail de l'ordonnateur et où commence celui du comptable.
A côté on a aussi des ordonnateurs qui signent n'importe quoi sans regarder. Ah non, pardon, c'est vrai, on a des ordonnateurs qui s'intéressent. Ils demandent ordonnent au gestionnaire "je veux ça, débrouillez-vous, c'est votre métier, moi les chiffres j'y comprends rien".
Ce qui fait que dès qu'il y a un souci, c'est la faute du comptable qui n'a rien dit. Car figurez-vous que "la comptabilité budgétaire, c'est de la compta, ça devrait être le travail du comptable, on nous en demande trop". Evidemment, vu comme ça, c'est plus simple.

Venez voir comment ça se passe, l'autonomie des EPLE et la responsabilité des ordonnateurs. Venez rigoler.

Winnie a écrit:

Crédits ouverts en AP : 70 000€. On voit en recettes 30 000 € de DGF, 20 000 € de recettes des familles pour un voyage et 15 000 € de taxe d'apprentissage. On a un prélèvement autorisé de 5 000 €.
Sauf que le voyage est annulé, et que les encaissements de taxe se montent à 5 000 €. Un gestionnaire prudent fait une DBM. Un autre n'en fait pas. Et mandate des factures à hauteur de 30 000 € sur une ligne "0MANUELS" ouverte à 2 000 €. La ligne est en dépassement de 28 000 €. Mais le service n'est pas en dépassement, les crédits étaient régulièrement ouverts.
Quoi qu'on fait ?

Il y a plusieurs réponses.
1) Je suis un comptable fatigué et désabusé. Je suis respectueux des prérogatives de mon collègue gestionnaire et je sais ce qu'est un ordonnateur. Dans le cas indiqué, je ne risque rien et ça leur fera les pieds et les poussera peut-être à faire attention et à se former un minimum pour faire correctement leur travail au lieu de tout attendre du comptable. Un comptable des Finances n'aurait pas ce genre de problème existentiel et un jour il faudra bien que nous coupions le cordon au lieu de servir de béquille au système.
2) Je suis un comptable qui y croit encore et vaguement sympa sur les bords. Ma collègue gestionnaire est jeune et jolie et le CE écoute quand je lui dit de ne pas faire un truc. Je leur explique donc comment marche un budget, je les conseille pour choisir la construction de ce budget avec les domaines et codes activités qui vont bien. Je demande à chaque mandatement les SDE. Et surtout je forme les gestionnaires de manière qu'ils ne fassent pas ce genre de truc indigne d'un gestionnaire digne de ce nom.

Mais c'est vrai qu'il y a une histoire, une pratique... bref un micro-climat sur le bassin montluçonnais qui fait que je suis stupéfait lorsque je découvre des pratiques au-delà des frontières de mon coin. Ce qui explique sans doute nombre de mes étonnements exprimés sur ce forum.

@ Mart

On peut s'interroger sur ce point, un comptable peut théoriquement payer si les crédits sont ouverts et si il y a des fonds disponibles. Mais comment interpréter, légalement, un dépassement de la dotation "financé" par une surestimation d'une recette et qui, finalement, se traduit par un prélèvement sur FDR non expressément autorisé?

Nous ne sommes pas habitués à cette situation, elle peut se produire plus facilement avec la RCBC que sous l'ancien système.

@ Volcan

Cf l'exemple présenté par Winnie, il peut y en avoir plein d'autre, d'autant plus compliqués que la structure est grosse et complexe et que le gestionnaire n'a pas les yeux en face des trous...


Mais le rôle d'un forum professionnel est bien, à mon avis, de pointer les problèmes potentiels (ou réels) susceptibles de se poser à tous et non un lieu d'échanges techniques entre professionnels confirmés expliquant que tout va bien chez eux.

Mais bon sang de bois, nous répétons à longueur de forum qu'il faut plus de formation des gestionnaires, des ordonnateurs, que tout le système ne peut reposer sur les comptables (surtout que certains...). Que les comptables doivent rester à leur place et ne pas pourrir la vie des gestionnaires (et réciproquement).
Il y a des règles, un fonctionnement "normal" ou chacun doit jouer son rôle.
Pourquoi voulez-vous tout assumer ou vous sentir responsable de tout. Moi je travaille en harmonie avec les CE et les gestionnaires de mes ER, j'ai mis en place un système qui devrait me mettre à l'abri de ce genre de mésaventure.
Mais si un CE veut jouer au c.., en qualité de comptable je remplirai ma fonction de conseil, mais chacun prendra SES responsabilités. Je suis comptable des ER, pas gestionnaire ou ordonnateur ; et la M9-6 a prévu le cas avec le compte 119 (le 119 sert lorsqu'un déficit ne peut être absorbé par les "réserves"). Avoir un 119 dans sa compta ce n'est pas synonyme d'une faute du comptable.

volcan a écrit:

Il y a plusieurs réponses.
1) Je suis un comptable fatigué et désabusé. Je suis respectueux des prérogatives de mon collègue gestionnaire et je sais ce qu'est un ordonnateur. Dans le cas indiqué, je ne risque rien et ça leur fera les pieds et les poussera peut-être à faire attention et à se former un minimum pour faire correctement leur travail au lieu de tout attendre du comptable. Un comptable des Finances n'aurait pas ce genre de problème existentiel et un jour il faudra bien que nous coupions le cordon au lieu de servir de béquille au système.
2) Je suis un comptable qui y croit encore et vaguement sympa sur les bords. Ma collègue gestionnaire est jeune et jolie et le CE écoute quand je lui dit de ne pas faire un truc. Je leur explique donc comment marche un budget, je les conseille pour choisir la construction de ce budget avec les domaines et codes activités qui vont bien. Je demande à chaque mandatement les SDE. Et surtout je forme les gestionnaires de manière qu'ils ne fassent pas ce genre de truc indigne d'un gestionnaire digne de ce nom.

Mais c'est vrai qu'il y a une histoire, une pratique... bref un micro-climat sur le bassin montluçonnais qui fait que je suis stupéfait lorsque je découvre des pratiques au-delà des frontières de mon coin. Ce qui explique sans doute nombre de mes étonnements exprimés sur ce forum.

Je n'ai pas de gestionnaires jeunes et jolies. Je ne suis pas là pour être sympa. Mais j'y crois encore un peu (enfin, des jours comme aujourd'hui, de moins en moins) et je passe des heures à éplucher SDDE et SDR, à tenter de conseiller les collègues, à transmettre chaque mois une balance commentée avec l'indication des opérations budgétaires en attente et les points de vigilance. Est-il normal que ce soit moi qui signale que la fin d'année risque d'être difficile au SRH ? Est-il normal que je pointe les différences entre les crédits ouverts et les crédits dispo en classe 4 ? Tout ceci pour un résultat mitigé, car l'inventivité de certains est étonnante.

Sache qu'ici, s'il y a un problème, c'est de la faute du comptable. Quand le ER nous renvoient les appels de parents mécontents d'avoir reçu une relance de cantine alors qu'ils ont demandé du fonds social, tu vois qu'il reste du boulot.
Ca donne envie de muter à Montluçon, tiens  

Winnie a écrit:

Sache qu'ici, s'il y a un problème, c'est de la faute du comptable

. Ou du Ng comme j'en ai eu une brillante démonstration ce matin , parce que le comptable il est trop intouchable et son équipe on peut la descendre :no:même si elle a dû écoper comme elle a pu les erreurs du passé laissées par une succession d'AC ...

volcan a écrit:

Mais bon sang de bois, nous répétons à longueur de forum qu'il faut plus de formation des gestionnaires, des ordonnateurs, que tout le système ne peut reposer sur les comptables (surtout que certains...). Que les comptables doivent rester à leur place et ne pas pourrir la vie des gestionnaires (et réciproquement).
Il y a des règles, un fonctionnement "normal" ou chacun doit jouer son rôle.
Pourquoi voulez-vous tout assumer ou vous sentir responsable de tout. Moi je travaille en harmonie avec les CE et les gestionnaires de mes ER, j'ai mis en place un système qui devrait me mettre à l'abri de ce genre de mésaventure.
Mais si un CE veut jouer au c.., en qualité de comptable je remplirai ma fonction de conseil, mais chacun prendra SES responsabilités. Je suis comptable des ER, pas gestionnaire ou ordonnateur ; et la M9-6 a prévu le cas avec le compte 119 (le 119 sert lorsqu'un déficit ne peut être absorbé par les "réserves"). Avoir un 119 dans sa compta ce n'est pas synonyme d'une faute du comptable.

Cette situation idyllique que tu décris n'est pas universelle dans notre institution, et tu es le premier à le savoir.

Certains collègues gestionnaires maitrisent bien leur affaire, d'autres sont fragilisés pour différentes raisons.

J'ai un ER (un collège) qui a recruté une contractuelle sur le poste de gestionnaire il y a peu, la personne est débutante et seule à la gestion sur un bahut de 550 élèves dont l'effectif croît chaque année. Le chef d'établissement était encore proviseur adjoint de lycée l'année précédente et il débute dans la fonction d'ordonnateur. L'un et l'autre sont de très bonne volonté mais ils "découvrent" la partie financière.

Conséquence : mon adjointe suit la compta de près et "pilote" les DBM (et OR) à saisir, quant à moi j'ai préparé le budget avec eux et j'ai fait la présentation en CA (la gestionnaire se sentait trop juste).

Je suis 100% d'accord avec le fait que le budget est l'affaire de l'ordonnateur, mais je n'ai pas résisté à la demande qui m'était faite de les aider, le contexte justifiant un appui technique du comptable. Autant dire que dans cette situation (qui est loin d'être exceptionnelle dans notre institution), il faut suivre de près l'utilisation qui est faite des ouvertures de crédit.

Pour mes ER dont les gestionnaires sont expérimentés (et fiables), je ne touche pas à la compta ordo, je réclame juste des SDE en pdf avant les mandatements. C'est d'ailleurs l'un d'eux qui m'a sensibilisé sur le risque accru de dépassement de crédits avec la nouvelle présentation budgétaire.

Je n'ai jamais dit que face à une situation particulière il ne fallait pas aider. Il m'est arrivé de demander à voir la liste des mandats avant liquidation lors d'un remplacement de gestionnaire, de faire un budget, des OR, etc...

J'ai dit que dans le cadre d'un fonctionnement "normal", le comptable n'était pas responsable de l'incompétence du CE et du gestionnaire. J'ai dit aussi que si un budget était bien construit et que les gestionnaires connaissaient le job les risques indiqués dans ce post n'avaient pas lieu d'exister.

Ou alors il faut supprimer les ordonnateurs, les gestionnaires et tout confier aux comptables.

Stoïk a écrit:

On se heurtait moins à ce problème quand on avait des chapitres spécifiques pour les ressources affectées.

Oui mais sur le plan du principe c'était la même chose; sauf que maintenant avec la RCBC, on cumule les anciens chapitres et la lisibilité est moindre.
D'où un retour en arrière pour "réhabiliter" les DM cosmétiques et avoir en main des SDE plus proches de la réalité.
Si seulement on pouvait faire ça par DO, ce serait beaucoup plus simple.

LMDV/LG a écrit:

J'arrive à la même conclusion que toi: la RCBC c'est bien mais là, un suivi hors-budget de ce qui était auparavant géré à part dans des services spéciaux est indispensable faute de quoi le service AP est illisible.

C'est ce que j'ai fait dès le départ, en faisant le choix d'un budget RCBC avec peu de domaines et d'activités, mais un suivi Excel attentif.
En termes de gestion si on suit bien, à l'expérience c'est plus souple, et je termine l'année avec un ALO sans soucis, alors qu'habituellement il fallait être très attentif au C et au D, voire jongler un peu. C'est appréciable.

Petite précision : j'ai lancé ce fil de discussion pour évoquer une difficulté liée à la nouvelle présentation budgétaire, ce qui ne signifie absolument pas que je sois hostile à cette dernière.

Je pense que le système RCBC est bien plus souple et pratique que l'ancienne présentation, notamment par la fusion en un seul service ALO des anciens chapitres B, C, et D.

En fin d'année budgétaire, ça réduit le stress sur les crédits de viabilisation notamment.

Mais cette approche "positive" de la RCBC n'interdit pas d'essayer d'en cerner les difficultés.