rédaction actes CA

Bonjour, 
A quel secrétariat incombe la rédaction des actes du CA, celui de la direction ou celui de l'intendance? , c'est selon la volonté de chaque CE?, quelle est la pratique générale s'il y en a une.

Pour ma part, GM de fonction, je rédige tous les actes administratifs, sans distinction pédagogique/financier.
De mon expérience, j'en retire un facteur d'efficacité dans la rédaction et dans le suivi.
J'ai bien tenté de les scinder, ne m'occuper que des actes financiers, c'était moins pratique. Et, au moins-là, je vois passer toutes ces conventions d'animation diverses que CE ou adjoint signe promptement, sans se poser toujours la question de la légalité de cette signature...

Bonjour,
Dans mon premier établissent la secrétaire s'en chargeait, dans le deuxième moitié/moitié (si on peut dire), dans l'actuel...je les fais tous!

je fais tout, c'est quasiment le seul moyen d'être sûr d'avoir des actes qui tiennent à peu près la route et qu'il n'y ait pas d'erreurs entre actes transmissibles ou non.

Bonjour
Je les rédigeais et m'assurais de leur transmission, tout comme les documents liés au SRH...sauf l'an passé ou malade c'est la secrétaire du CE qui les a rédigé en recopiant bêtement ceux qu'elle avait trouvé dans les classeurs de mon bureau et ne les avait pas transmis correctement et encore moins dans les délais....bien évidemment la collectivité de rattachement s'est fait un plaisir de nous rappeler à l'ordre, tout comme la tutelle... Pour mon dernier trimestre de fonction l'an passé j'avais repris la main sur la rédaction....j'ose pas imaginer le désastre cette année (en plus je ne l'imagine même pas   ...)

V.M.B a écrit:

je fais tout, c'est quasiment le seul moyen d'être sûr d'avoir des actes qui tiennent à peu près la route et qu'il n'y ait pas d'erreurs entre actes transmissibles ou non.

 

Je fais tous les actes aussi.

Oui et pensons aussi aux autorités CT et sace
Ils en reçoivent par centaine en même temps et rien que pour leur faciliter la tâche ! Je les fais tous
Sans compter nos tâches au final ça facilite la vie de tout le monde en tour cas ici

Alo a écrit:

V.M.B a écrit:

je fais tout, c'est quasiment le seul moyen d'être sûr d'avoir des actes qui tiennent à peu près la route et qu'il n'y ait pas d'erreurs entre actes transmissibles ou non.

 

Je vois qu'on en est tous au même point.

merci pour vos réponses qui me confortent dans l'idée que la tâche est  "récupérée" par l'intendance pour toutes les raisons évoquées, mais qu'elle incomberait en fait au secrétariat de direction en toute logique et cohérence avec la tenue du CA (convocation, ordre du jour etc.............).
L'intendance où je suis résistera et apprendra au secrétariat de direction comment faire.

 
 

Comme je le faisais avant, je continue de les faire au secrétariat du proviseur.... l'intendance est débordée, et ce n'est que du Secrétariat. Je fais le PV du CA et les actes en même temps.... tout plein d'onglets ouverts.... cela fait trois jours que j'essaie de terminer....

Je prépare les actes avant, je les enregistre en brouillon et le lendemain du CA, je modifie le nombre de membres et de votes et comme cela, je peux les envoyer dans la foulée et je suis débarassé.

Les infaillibles statistiques zoniennes permettent de lever le voile sur l'angoissante réalité : 42,08 % des personnels de secrétariat d'EPLE n'a pas les compétences pour rédiger proprement des actes (plus précisément pour 33,43 % c'est la compétence juridique qui fait défaut, et pour 7,65 % c'est l'aspect maîtrise de l'outil bureautique, et oui hélas), et parmi la grosse moitié qui reste, il y a encore 50,99 % des personnels qui s'en tamponnent à un point tel que ça revient au même.

Donc ou bien l'on fait partie des chanceux qui peuvent confier cela au secrétariat, ou l'on s'y colle, ou entre les deux on apprend à obtenir ce travail de la part du secrétariat en déposant clairement la commande et en relisant tout avant que cela soit mis à la signature. C'est bien triste mais c'est ainsi. A mon avis l'application Dem'Act, si la Hiérarchie se décide à la ressortir du placard, ferait bouger les lignes de manière intéressante sur ce sujet, même si l'application du droit et seulement du droit que l'application permettrait déplaît à certains, tout particulièrement dans les services.

En même temps, il faut reconnaître que ce boulot c'est 90% de copier-coller d'une année sur l'autre. Alors ça ne doit pas être impossible de mettre la bonne trame dans les pattes de la bonne personne. Après, il y a les 10% de nouveautés ou changements de réglementation auxquels il faut veiller.

Tant que je resterai sur ce poste, je continuerai car je me vois mal refiler subitement le bébé à d'autres. Mais il n'est pas impossible que dans un futur poste je tente de former plutôt que de faire, sachant que c'est justement parce que j'ai longtemps fait et que je maîtrise que je saurais former à faire, chose que je ne savais pas faire auparavant (c'est clair?  ).

Alo a écrit:

En même temps, il faut reconnaître que ce boulot c'est 90% de copier-coller d'une année sur l'autre.

détrompe toi, le copier coller n'est pas une garantie de qualité d'une délibération, loin s'en faut!!

ce serait même plutôt le contraire...

Le CE fait les actes (avec du copié collé) en se servant de la base fournie par le rectorat la plupart du temps ; il y tient et ça me décharge bien. La secrétaire serait incapable d'y arriver et moi je fais les DBM en croisant les doigts à chaque fois....

Une base, il existe quelque part une base avec des modèles ? fournie par un Rectorat ?

J'ai bien tous les tableaux possibles et imaginables qui disent quand faire des actes, transmissibles ou non....

mais j'ai plein de décisions qui ne sont pas répertoriées...... alors je perds un temps fou à chercher comment faire. Transmissible ou pas ? si oui, à qui ? et souvent tout est mélangé, le pédagogique avec un budget...., alors faire 2 actes pour la même chose qui vont soit à la même personne, soit à des personnes différentes selon les années .... (et l'organisation interne du service du Rectorat)

Ce qui me gène dans les actes, c'est qu'il faut souvent en mettre plus qu'il n'en a été dit en CA : tout le monde est d'accord sur le projet X, son financement, etc.... le CE ne détaille pas.... et dans l'acte il faut mettre, autorise le projet, autorise à signer les contrats correspondants, à payer les factures, à encaisser telle ou telle recette.... alors qu'on en a pas parlé du tout. (élue du personnel non enseignant, je suis présente - encore heureux, c'est un minimum pour rédiger le PV et faire la suite);

Demact ne sera pas encore pour cette année.... j'espère qu'on aura une formation. (il y a 2 ans, ce sont uniquement les GM qui ont été invités à la présentation, moi, secrétaire, je n'ai eu droit qu'à un spot de quelques secondes sur le site du Rectorat ...)

Et que pensez-vous des autorités de contrôle qui envoient les accusés de réception, bien après les 15 jours...

Pour le dernier CA de l'année (fin novembre)... je suis prête  à parier qu'on les aura en janvier....

si tu veux une base, il y a celle du ministère là Elle vaut ce qu'elle vaut, et elle préfigure les actes de Dém'Act, et les actes sont classés par type auter (CA, CP, CE) et par régime (acte transmissible, acte non transmissible), par contre, pas de mention des destinataires

En tant que gestionnaire, j'ai toujours rédigé tous les délibérations financières ou pas. Je me suis jamais posé la question. Un très grand pourcentage de délib est de notre ressort, Celles qui sont juste du ressort de CE (DGH, reglement intérieur...) sont très peu nombreuses.

comme de nombreux collègues je les rédige et les imprime moi-même avant le CA. En CA, je reporte les votes. Jusqu'à cette année, je m'occupais moi-même de la transmission.

Depuis mon arrivée dans un établissement plus important cette année, je délègue à une collègue du service le travail après CA cad ajout des votes et transmission.
Pour le CA de cette semaine, on a utilisé DEMACT. je vais donc devoir modifier mon organisation car tant que la délibération n'est pas signée par le CE, on ne peut pas imprimer la délibération en cours notamment avant le CA pour l'avoir sous les yeux.
Par contre, sacré allègement de travail et gain de temps au niveau de la logistique de transmission : plus de photocopies, plus de question transmissible ou pas : on n'a même plus à réfléchir par contre, on est plus dépendant du CE car doit intervenir par deux fois avec sa clé OTP.

sniff a écrit:

...Pour le CA de cette semaine, on a utilisé DEMACT. je vais donc devoir modifier mon organisation car tant que la délibération n'est pas signée par le CE, on ne peut pas imprimer la délibération en cours notamment avant le CA pour l'avoir sous les yeux.
Par contre, sacré allègement de travail et gain de temps au niveau de la logistique de transmission : plus de photocopies, plus de question transmissible ou pas : on n'a même plus à réfléchir par contre, on est plus dépendant du CE car doit intervenir par deux fois avec sa clé OTP.

Y'a des endroits où ça marche? Tu es dans l'académie d'Atlantide? Tu peux montrer des copies d'écran (à côté d'un journal récent pour authentifier la date)?

oui, DEMACT marche super bien (enfin presque...des petites déceptions quand même)

Je suis dans le pays des bonnets rouges     bon, nous pas de blanc sur notre bonnet...tout rouge, il est

Oui, dans l'académie de Reims aussi, des collègues utilisent DEM'ACT depuis l'an passé et il n'y a pas de problème (du moins pour ceux que je connais). Le seul hic, c'est qu'il n'y a pas d'accusé de réception signé des autorités m'ont-ils dit.

Dup' a écrit:

Alo a écrit:

En même temps, il faut reconnaître que ce boulot c'est 90% de copier-coller d'une année sur l'autre.

détrompe toi, le copier coller n'est pas une garantie de qualité d'une délibération, loin s'en faut!!

ce serait même plutôt le contraire...

J'ai parlé de la bonne trame quand même  

Machin-truc a écrit:

Le seul hic, c'est qu'il n'y a pas d'accusé de réception signé des autorités m'ont-ils dit.

Si, si on peut imprimer un accusé de réception des autorités de contrôle

CLASH a écrit:

merci pour vos réponses qui me confortent dans l'idée que la tâche est  "récupérée" par l'intendance pour toutes les raisons évoquées, mais qu'elle incomberait en fait au secrétariat de direction en toute logique et cohérence avec la tenue du CA (convocation, ordre du jour etc.............).
L'intendance où je suis résistera et apprendra au secrétariat de direction comment faire.

pas vraiment d'accord avec cette affirmation "mais elle incomberait.....CA" nos fonctions font de nous l'expert juridique (théorique parfois?) de l'EPLE, domaine dans lequel on est sensés conseiller aussi le CE.
les actes sont un domaine hautement juridique, déférables au TA et tout et tout. l'intervention velue d'un expert me paraît requise. Si le secrétariat du CE est peuplé d'expert dans le domaine why not, mais ça risque d'être rarissime. de plus une très bonne connaissance du fonctionnement de l'EPLE peut renforcer la qualité juridico- rédactionnelle (ça c'est pas du Ribéry!) de ces actes.

j'ajouterai que la circulaire sur les missions du gestionnaire (reprise par la M9.6) confie cette tâche au gestionnaire

Alo a écrit:

Dup' a écrit:

Alo a écrit:

En même temps, il faut reconnaître que ce boulot c'est 90% de copier-coller d'une année sur l'autre.

détrompe toi, le copier coller n'est pas une garantie de qualité d'une délibération, loin s'en faut!!

ce serait même plutôt le contraire...

J'ai parlé de la bonne trame quand même  

oui, mais non, ça ne suffit pas. Encore faut-il faire attention à réactualiser les dates, les données de vote, le nombre de présents, de votants, etc... c'est généralement là que le bat blesse, pas sur la trame en elle-même de la délibération

Encore le syndrome de la scission intendance et direction qui recommence.  

L'adjoint gestionnaire ne fait-il pas partie de l'équipe de direction ?

En ce qui me concerne, je rédige tous les actes sauf les actes du C.E.

Laxman a écrit:

En ce qui me concerne, je rédige tous les actes sauf les actes du C.E.

Pourquoi, il y a des actes qui sont signés par toi et pas par le CE