Rangement chèques au coffre

Bonjour

Voulant réorganiser le classement des chèques en attente d'encaissement (je sais, ils doivent être encaissés tous les jours...!!!) et mis au coffre, je voulais connaitre vos trucs et astuces pour les classer, les retrouver rapidement en cas de besoin, faire le point sur les demandes d'encaissement échelonné,...
Merci pour vos tuyaux et bon WE à tous

Les échéanciers de paiement accordés par le comptable ne consistent jamais en plusieurs chèques à déposer à des dates différentes, mais en un document signé du débiteur comportant les dates et montants prévues par l'échéancier.

J'ai deux pochettes nylon (format 210 * 260 environ, trouvables chez n'importe quel bon fournisseur de fournitures de bureau pour quelques euros) :
- une dans laquelle je mets les chèques encaissés dans la régie mais pour lesquels je n'ai pas fait la fin de période. Lorsque je transfère le fichier à l'AC, la pochette me sert également à transporter les espèces et les documents de régie (Bordereaux, JD, JG, JDR, RP).

- une dans laquelle je mets les chèques non encaissés.

Dans cette deuxième pochette, je mets une ou plusieurs enveloppes format 164*229 pour distinguer DP / Voyage xxxx / Voyage yyyy.

Edit : pour les échéanciers, j'utilise un petit tableur tout simple qui sert d'aide mémoire pour relancer les familles n'ayant pas respecté leur engagement.

Une petite boite avec des intercalaires cartonnés pour séparer les différents EPLE et les types de recettes : voyages, DP, etc. Cela sert surtout quand on nous apporte des chèques en fin de journée.
Les chèques en attente sont peu nombreux quand les échéanciers sont formalisés. Les documents signés par les familles sont classés dans le bureau, par établissement puis par ordre alphabétique des élèves. Pour faire le point, il suffit de regarder la liste de créances où figure la date limite de paiement de l'échéance en cours. C'est uniquement si la date est passée qu'on ressort le dossier.

j'ai un classeur format A5 dans lequel j'ai inséré 12 pochettes plastique (les mêmes que le collègues mais que j'ai mis à l'échelle d'un habile coup de ciseau)
une par mois
je met dedans les chèque avec les post it indiquant les dates d'encaissement...

Une boite vide de cartes de cantine avec des onglets maison : bristol découpé. coût = 0

Bonjour,
je vois que nous sommes tous dans l'illégalité! Je ne vois pas comment faire autrement.
Que fait-on si on a un contrôle????

mina04 a écrit:

Que fait-on si on a un contrôle????

Acte de contrition

si on a un contrôle , j'expliquerai au gazier à l'origine dudit contrôle que c'est comme ca et pas autrement

ou alors s'il préfère avoir des impayés de cantine qu'il le dise ! je préfère avoir une observation pour ça plutôt que d'avoir à me coltiner des rappels, des menaces d'huissiers, des dossiers de remise gracieuse ou de mise à l'huissier !

ps : à moins que le gazier en question ne me souffle une pratique imparable pour être dans la légalité ! je suis preneur

bonne journée

Dire à un inspecteur de la DGFIP qu'on se fout de la réglementation et que si il n'est pas content c'est pareil, est une position qui a le mérite de la clarté. Que ce soit une position valable est une autre question.

Je ne suis pas persuadé que d'avoir cinquante chèques au coffre change grand chose aux difficultés de recouvrement. Dire que le choix est entre une masse de chèques en instance ou des impayés est pour le moins réducteur.

Je n'accepte aucun réglement avec cinq chèques à encaisser sur plusieurs mois, mais accepte des échéanciers. Le temps gagné à éviter la gestion de chèques à déposer à telle date, les engueulades parce que le chèque a été déposé le 2 au lieu du 5, les chéques sans provision.... compense largement le temps passé à faire des relances. J'avais pratiqué l'ancien système des chèques au coffre et ne trouve pas que d'y avoir renoncé ait augmenté les impayés ; de plus je suis dans la légalité et trouve que ma gestion est simplifiée.

Le gazier.

il y avait bien entendu dans ma réponse une dose de provocation simpliste ( mais c'est lundi matin et il fait encore gris ici)

je suis tout à fait d'accord pour dire, pour être sérieux, que le nombre de chèques au coffre est extrémement limité ( quelques unités sur une année) et bien sur la pratique de l'échéancier est à priviliègier ( ce que je fais ici )

il se peut cependant qu'en fonction de la famille et de son sérieux , je préfére avoir plusieurs chèques avec les dates de débit ; globalement cà se passe bien; pour finir l'inspecteur sera bien sur reçu avec tout l'égard du à sa personne , d'abord, puis à ses fonctions.

bonne journée à toutes et tous

Lady Pirate a écrit:

(je sais, ils doivent être encaissés tous les jours...!!!)

sauf erreur, le délai est de huit jours... et ce n'est pas moi qui le dit J-M
ceic dit, pourquoi gardez-vous ces chèques dans le coffre puisqu'ils n'ont pas "d'existence légale" ? D'autant qu'il est interdit de post-dater un chèque...
Le chèque doit être daté du jour de sa rédaction : s'il est postdaté, le
signataire encourt une amende égale à 6% du montant du chèque (avec un
minimum de
0,76 €
).

(dixit service-public.fr)

blanvile a écrit:

ps : à moins que le gazier en question ne me souffle une pratique imparable pour être dans la légalité ! je suis preneur

Au paiement échelonné est adossé un autorisation de prélèvement.

Le gazier.

volcan a écrit:

Dire à un inspecteur de la DGFIP qu'on se fout de la réglementation et que si il n'est pas content c'est pareil, est une position qui a le mérite de la clarté. Que ce soit une position valable est une autre question.

Je ne suis pas persuadé que d'avoir cinquante chèques au coffre change grand chose aux difficultés de recouvrement. Dire que le choix est entre une masse de chèques en instance ou des impayés est pour le moins réducteur.

Je n'accepte aucun réglement avec cinq chèques à encaisser sur plusieurs mois, mais accepte des échéanciers. Le temps gagné à éviter la gestion de chèques à déposer à telle date, les engueulades parce que le chèque a été déposé le 2 au lieu du 5, les chéques sans provision.... compense largement le temps passé à faire des relances. J'avais pratiqué l'ancien système des chèques au coffre et ne trouve pas que d'y avoir renoncé ait augmenté les impayés ; de plus je suis dans la légalité et trouve que ma gestion est simplifiée.

Le gazier.

Comme tu l'as dit sur ton excellent site la procédure de recouvrement en cas de chèque impayé présente de sérieux avantages par rapport à une procédure classique, ce qui explique l’intérêt de conserver des chèques (cela-dit, il n'est pas nécessaire de les faire postdater)
A ma connaissance, ces garanties ne sont pas étendues aux autorisations de prélèvements non honorées (mais je n'ai pas cherché).

Un échéancier (je ne parle pas de prélévement automatique) vaut reconnaissance de dette. Et même si le fait d'avoir un chèque au coffre peut présenter un "avantage" cela n'en reste pas moins une pratique anormale.

volcan a écrit:

Un échéancier (je ne parle pas de prélévement automatique) vaut reconnaissance de dette. Et même si le fait d'avoir un chèque au coffre peut présenter un "avantage" cela n'en reste pas moins une pratique anormale.

En ce qui concerne le prélèvement automatique, je répondais à la remarque de JM.

Pour le reste, ta conclusion est évidemment incontestable.

Il appartient à chacun d'apprécier compte tenu de sa situation, les risques encourus au regard du recouvrement et ceux encourus au regard du respect ou du non respect de la réglementation relative à l'encaissement des chèques.

On peut aussi rappeler que les moyens du recouvrement forcé ne sont pas les mêmes pour un AC d'EPLE et un comptable du trésor (il n'est pas rare que les auditeurs aient tendance à l'oublier)

sainte barbe a écrit:

On peut aussi rappeler que les moyens du recouvrement forcé ne sont pas les mêmes pour un AC d'EPLE et un comptable du trésor (il n'est pas rare que les auditeurs aient tendance à l'oublier)