gestion des stocks hors SRH

Deux questions pour lesquelles je fais appel à votre expertise :

- d'une part pour ce qui concerne le stock du magasin des ateliers pédagogiques : actuellement y sont suivis en stock non seulement la matière d'oeuvre mais aussi les outils et certaines machines ;
Cela me semble redondant puisque les machines sont elles-mêmes à l'inventaire (ce qui a pour effet de gonfler les réserves supposées de l'établissement).
Je pense donc les sortir du stock du magasin. Suis-je dans l'erreur ?
D'autre part, je m'interroge sur la teneur de ces stocks : est-ce uniquement la matière d'oeuvre qui doit être suivie ?
J'envisage de sortir l'outillage et de le suivre en répertoire.
Qu'en pensez-vous ?

- d'autre part, je n'ai pas de demi-pension (le SRH me sert à payer l'établissement qui nous héberge).
Donc pas stock alimentaire.
J'envisage de suivre le stock (restreint mais quand même) lié aux crédits réception ;
D'une part pour "gérer" ce stock et d'autre part pour pouvoir refacturer (ou imputer différemment) éventuellement en sortant une feuille de conso "péda".

Le stock des ateliers est suivi dans Presto "autre".
Est-il possible (souhaitable ?) de suivre le stock crédits réception dans ce module (et donc d'avoir 2 stocks différents) ?

Cela impliquerait-il une obligation réglementaire de suivre également le stock crédits réception en compta ?

bilba a écrit:

Je pense donc les sortir du stock du magasin. Suis-je dans l'erreur ?

Non

bilba a écrit:

D'autre part, je m'interroge sur la teneur de ces stocks : est-ce uniquement la matière d'oeuvre qui doit être suivie ?

cela dépend de ta racine du compte d'achat 602 : stock 606 pas stock

bilba a écrit:

J'envisage de sortir l'outillage et de le suivre en répertoire. Qu'en pensez-vous ?

Pour moi c'est un bon truc

bilba a écrit:

d'autre part, je n'ai pas de demi-pension (le SRH me sert à payer l'établissement qui nous héberge).
Donc pas stock alimentaire.

homme heureux

bilba a écrit:

J'envisage de suivre le stock (restreint mais quand même) lié aux crédits réception ;
D'une part pour "gérer" ce stock et d'autre part pour pouvoir refacturer (ou imputer différemment) éventuellement en sortant une feuille de conso "péda".

surtout pas il faut limiter au maximum les suivis de stock
en plus je ne vois pas ce que cela pourrait t'apporter en terme de facturation

bilba a écrit:

Le stock des ateliers est suivi dans Presto "autre".
Est-il possible (souhaitable ?) de suivre le stock crédits réception dans ce module (et donc d'avoir 2 stocks différents) ?

oui (mais il vaut mieux ne pas suivre deux stock cf réponse précédente)

bilba a écrit:

Cela impliquerait-il une obligation réglementaire de suivre également le stock crédits réception en compta ?

oui

Boz a répondu des tas de choses qui me permettent d'y voir plus clair.
Marchi boucou !

Mais :

Boz a écrit:

en plus je ne vois pas ce que cela pourrait t'apporter en terme de facturation

J'ai souvenir que je faisais des sorties "pédagogiques" sur le SAH pour imputer la dépense sur les crédits réception.
Si je sors du café toussa comment je fais pour l'imputer sur (feu) le GRETA ou sur l'UFA (pas de participation prévue pour le fonctionnement général) si ce n'est faire un achat "direct" de café de temps en temps sur l'UFA (côte mal taillée) et sur le GRETA (je l'impute sur quelle action ?) ?
Je cherche un moyen qui serait plus cohérent (du type sortie via le stock alimentaire du SRH que je n'ai pas) et qui corresponde plus à la réalité de l'activité (on a servi du café ce jour-là parce qu'il y avait telle formation etc.).

Et surtout :

Boz a écrit:

bilba a écrit:

homme heureux

No body is perfect

Nomination d'un magasinier (sans formation) sur premier poste il y a quelques jours ;
L'occasion de revoir la gestion antédiluvienne du magasin des ateliers pédagogiques avec un œil neuf et de poursuivre l'opération tornade blanche qui avait épargné le magasin pendant 1 an en attendant le départ en retraite du précédent titulaire.

Et clairement nous découvrons des façons de faire qui multiplient les doublons et les trucs parfaitement inutiles etc.
Rien n'a bougé depuis 30 ans au moins !

Pouvez-vous m'éclairer sur la manière dont sont gérés et organisés vos magasins pédagogiques ?
Qui fait quoi et comment, entre gestionnaire, chef de travaux, profs, magasinier ?
Comment sont concrètement gérées les sorties de matière d'oeuvre et de matériels (prêts) ?
Quels sont les pratiques et les documents que vous utilisez ?
Quelles procédures avez-vous mises en place ?

Par ailleurs, parmi les incongruités que nous découvrons, une pseudo "feuille de conso" ... faite à la main (!) et reprenant de fait les sorties !
C'est quoi l'intérêt ?!
Si je vois bien à quoi sert une fiche de conso en restauration je n'en vois pas l'utilité en l'espèce - a fortiori faite à la main sans information de gestion.
Ai-je tort ?

Par ailleurs réglementairement a-t-on l'obligation d'éditer les feuilles d'entrées et de sorties dès lors qu'elles sont saisies ?
Et si oui, peut-on le faire quotidiennement ou à rythme hebdomadaire ou mensuel ?

Enfin pratico-pratique, Presto est paramétré pour 2 chiffres après la virgule;
- peut-on modifier ce paramétrage ?
- si non, comment fait-on pour rentrer des prix qui ont 3 chiffres après la virgule "pour tomber juste" ?
Mes souvenirs d'utilisateur de Presto commencent à dater !

Votre aide me serait précieuse.

 Les stocks -hors compta- ne passionnent pas les foules et je comprends !
Franchement je me passerais bien de cette prise de tête pour des conneries détails de gestion et d'organisation.
Je fais remonter quand même (le week-end n'est pas forcément le meilleur moment, mais bon) parce que je ne sais par quel bout prendre ce merdier magasin  et que je voudrais pouvoir apporter des pistes, voire des réponses à mon magasinier tout neuf.

Bonjour

Chez nous, on utilise PRESTO pour les 2 stocks comptables (en plus de celui du SRH bien sur) pour les ateliers Menuiserie et Métaux. Donc on a 2 inventaires suivis par le magasinier (en relation avec les profs des ateliers concernés) et mis à jour à chaque achat (copie facture pour entrer les prix) et pour chaque sortie (bon rempli par le prof concerné). Par contre, je ne pense pas qu'il faille une fiche de conso journalière...???

Merci pour ta réponse Lady Pirate.
Autant l'aspect comptable ne me pose pas de question a priori mais je découvre tellement de trucs hallucinants depuis quelques jours qu'à force de me poser la question du Pourquoi ? Pour quoi faire ? A quoi ça sert ? C'est quoi l'intérêt ? ... je finis par ne plus savoir si c'est moi qui débloque ou pas !
Un seul inventaire pour les différentes spécialités mais les premiers pointages au hasard montrent des discordances mais bon, ça se règle facilement.
Mais pour les us et coutumes en pratique depuis X années et qui ne servent à rien si ce n'est à perdre du temps, on en découvre tous les jours ... et les bras m'en tombent à chaque fois.
Les pseudos feuilles de conso manuscrites copies conformes des feuilles de sorties issues de presto ne sont qu'un exemple parmi des dizaines d'autres !
Du coup c'est vraiment l'organisation pratico-pratique sur laquelle je suis obligée de me pencher ; tout était "réglé" (!!!) depuis des années sur des bases qui n'ont aucun fondement -si ce n'est l'habitude- et on est en train de détricoter 2 décennies d'un fonctionnement et ce n'est pas piqué des hannetons !

Une idée

Les feuilles manuscrites ne seraient-elles pas les "brouillons", puis recopiées ensuite proprement sur Presto ?

(comme pour le SRH, on écrit tout à la main au fur et à mesure avant de s'installer sur l'ordi ?)

Brouillons qui seraient conservés pour vérifier ensuite s'il n'y a pas d'erreur de saisie ...

Même pas Colombane !
Il y a AUSSI les feuilles de sorties manuscrites pour saisie sur Presto EN PLUS des "feuilles de conso" manuscrites consciencieusement agrafées à la feuille de sortie Presto !
Et des carnets de demande par prof gardées en permanence au magasin sur lesquels "on" recopiait les demandes profs   ... et des carnets de sortie par prof remplis au fur et à mesure des sorties -saisies aussi dans Presto après recopiage du brouillon de saisie - tu suis là ? - qu'on faisait viser au CDT une fois arrivé à la dernière ligne pour ne pas gâcher du papier !  
Et des feuilles de prêt de matériel remplies à la main et consciencieusement (!) recopiées sous excel -une fois le matériel revenu au magasin- pour que ça fasse plus propre -je suppose je ne suis même pas sûre du pourquoi !
Et une version de Gésatel qui servait à suivre les achats de produits et matériel d'entretien -mais pas que !- dont je viens de découvrir l'existence puisque quand je demandais le stock de produits j'avais un beau listing dûment -recopié !- saisi sous excel !
Quand je dis des dizaines de trucs hallucinants je n'exagère même pas.
Là je n'essaie même plus de comprendre le pourquoi -s'il y en a jamais eu- juste à me mettre en mode résolution de problème on !
Je savais que j'allais en découvrir au-delà de ce que j'avais déjà repéré mais je ne pensais que cela serait à ce point.
Mais bon vu l'état général dans lequel j'ai trouvé la gestion au sens large en arrivant il y a un an ça n'a rien de surprenant.
J'ai attendu le départ du magasinier qui n'avait plus qu'un an à faire pour mettre vraiment mon nez dans la gestion du magasin ... ça m'aura au moins évité de faire ça :  

Qui dit stock dit suivi...
donc on doit justifier de ce qu'il y a dans le stock, les entrées, les sorties...
et à la fin de l'année on a des variations
ce n'est pas anodin comme fonctionnement

Je le sais parfaitement Boz.
En l'espèce entrées/sorties/inventaire/variation toussa toussa sans problème (sinon je serais montée au créneau sans attendre un an).
C'est tout le reste qui pose question.
C'est pour ça que je parle de gestion pratico-pratique du magasin.
Les recopiages inutiles et incompréhensibles qu'ils soient manuscrits ou sous excel, les "procédures" redondantes et elles aussi inutiles.
Les produits d'entretien -qui ne sont pas dans le magasin et pas suivis en stock au sens comptable- et qui pourtant étaient saisis dans un logiciel abandonné pour le "vrai" stock ... pour être recopiés ensuite sous excel  
J'avais déjà évoqué plus haut mes questionnements sur le contenu du stock lui-même (matière d'oeuvre -entrée et sortie, logique- outils, matériels électroportatifs "prêtés" et récupérés après les séquences etc. -les sortir du stock et les suivre en répertoire s'ils ne sont pas à l'inventaire ?).
Je savais que le magasinier avait des pratiques d'un autre âge (et d'autres fonctions par ailleurs qui ne laissaient aucun doute sur l'arrêt sur image il y a 20 ans malgré l'évolution des métiers).
Mais, je répète, c'est tout le -vaste- registre de l'intendance au sens large que j'ai trouvé dans cet état d'abandon et de déstructuration il y a un an.
Pour l'heure c'est toute l'organisation du magasin hors gestion stricte (comptable) du stock qui est à revoir.
On a entrepris de tout reprendre CDT/magasinier/moi pour structurer et rationaliser tout ça.
Entre les découvertes, les tentatives pour comprendre s'il y a une raison à tel ou tel fonctionnement, et les nouvelles procédures à réinventer etc. on y passe un temps fou.
Le souci étant que le nouveau magasinier n'a aucune expérience ni formation (et une autre fonction que j'assure pour le moment pour lui laisser le temps de faire le tri et de prendre ses marques). L'avantage c'est qu'il a un œil neuf et critique, qu'il est intelligent et rationnel.
Pour ma part si je suis rodée à la gestion comptable des stocks je ne suis pas magasinière pour autant.
C'est pourquoi je faisais appel à vos expériences diverses et variées pour essayer de gagner un peu de temps en ne réinventant pas l'eau chaude.

Bonjour

J'ai des achats pour des réceptions effectuées dans l'établissement (par exemple bouteilles de cidre). Est-ce que je rentre ces achats dans Presto ? Même si cela n'est pas affecté au 6011 ?
Merci pour vos réponses

july80 a écrit:

Bonjour

J'ai des achats pour des réceptions effectuées dans l'établissement (par exemple bouteilles de cidre). Est-ce que je rentre ces achats dans Presto ? Même si cela n'est pas affecté au 6011 ?
Merci pour vos réponses

Le 6257 c'est un compte 62 donc une prestation. Donc sont imputées sur ce compte les prestations extérieures : traiteur ou en interne prestation faite par le SRH et refacturée en ALO. On ne paye pas une facture de cidre ou de petits fours directement au 6257 mais au 6011. Rien n'interdit d'avoir un 6011 en ALO comme on peut en avoir en AP ou au SRH. Rien n'empêche de suivre un stock de denrées en ALO (sur un excel) et donc d'avoir 2 stocks de 311.
Je rappelle qu'on n'impute pas en classe 6 les factures selon la destination mais selon la nature.

Il faut avoir le courage ou la lucidité de mettre fin à des pratiques ancestrales fausses et changer des habitudes.

Enfin moi je dis ça mais le "on a toujours fait comme ça et personne n'a jamais trouvé à redire" a encore de beaux jours chez nous.

Comment, dix minutes que j'ai posté et pas encore de hauts cris du style "il est pas bien ce type ?!", "il a fumé la moquette de son bureau !"....

Bon, je me dévoue...
Il est pas bien Volcan, il a fumé la moquette de son bureau ou quoi !!!!???? (tu as vraiment de la moquette dans ton bureau ?)

sinon, la technique suivante est utilisée (parfois) chez moi (c'est nouveau et pas très bien rodé, d'où le "parfois")

Voter un ou plusieurs tarifs de pots/café et autres réjouissances festives (style cafe/the ou café/the+mini viennoiseries, cocktail bulles+jus, cocktail bulles+canapés... avec un tarif par personnes)
Acheter la marchandise au SRH et l'intégrer au stock comme n'importe quelle autre marchandise.

Facturer au service général sur la base d'un nombre de personnes. Prise en charge 6257 avec une zoli facture/mémoire sur la base du tarif voté précédemment.
On a ainsi une gestion de stock conforme pour les denrées, une facturation entre service simple pour la prise en charge financière.