Méthode gestion stocks?

Bonjour,

Toute nouvelle sur le forum et toute nouvelle également sur mon poste à la gestion d'un collège, je viens vers vous pour vous demander conseil si cela est bienvenu.

Je n'ai aucune expérience en la matière mais pleine de bonne volonté. Je suis sur le poste pour 6 mois dans le cadre d'une CAE, pour seconder la gestionnaire contractuelle du collège et pour mettre en place un suivi de la gestion des stocks de produits d'entretien.

Rien n'a été fait jusqu'a ce jour et cela a coûté cher à l'établissement, tant en efficacité de travail qu'en impact sur les dépenses faites pour ces produits.

J'ai quelques idées pour commencer, et j'aimerai savoir si vous pouviez partager vos expériences dans ce domaine. J'ai déjà pu "interviewer" la gestionnaire d'un autre établissement scolaire et si je peux avoir connaisances d'autres manières de faire, en recroisant toutes les informations je pourrai trouver le scénario le plus adapté à la situation.

Ma collègue ne peux pas m'aider car elle est débordée et ne connais pas de système valable. Elle compte sur moi pour mettre en place ce projet. Il y a un paramètre important à connaître, c'est qu'il y a un énorme problème de communication entre la gestion et les agents, ce qui ne facilite pas les choses.

D'avance merci pour vos commentaires!

Vous pouvez utiliser Presto qui sert pour les denrées alimentaires mais qui peut servir pour d'autres stocks. Je l'utilise chez moi aussi pour les produits d'entretien et les manuels scolaires

gestioncae a écrit:

mettre en place un suivi de la gestion des stocks de produits d'entretien.

Dresser la liste des produits d'entretien utilisés dans l'établissement. Evaluer la consommation au vu des factures antérieures. Faire une enquête de satisfaction auprès des agents, on découvre parfois que certains produits ne sont pas satisfaisants, ou mal utilisés.

Mettre en place un suivi de stock.

Et enfin mettre en place une mapa adaptée aux besoins réels du bahut.



Tout ceci représente un gros travail, s'il on veut que ce soit bien fait.

Concernant l'utilisation du logiciel Presto, j'ai en effet déjà commencé à étudier "la bête".

Mon interrogation repose plus sur la procédure à mettre en place. Si vous avez le courage de me lire, je vous expose la situation :

Jusqu’à ce jour, aucune méthode n’a été appliquée. La gestionnaire commande les produits d’entretien à la demande des agents de propreté, généralement une fois tous les stocks épuisés.

Les agents se trouvent ainsi, le temps de la réception du futur stock, sans le matériel nécessaire, ne peuvent travailler dans des conditions optimales et accomplir la mission qui leur est confiée. Il est important que les agents disposent en temps voulu des quantités de produits nécessaires à leurs activités.

Nous ne sommes pas capables aujourd’hui d’estimer la durée de vie de tel ou tel bidon de produit pour prévoir un réapprovisionnement avant que le stock ne soit épuisé.

La mise en place d’une politique de réapprovisionnement est nécessaire.

Avec les connaissances que j'ai, je vois deux méthodes adaptées à la situation :

-Grâce à un rigoureux suivi, déterminer un seuil à ne pas dépasser pour conserver en permanence un stock de sécurité (quantité en dessous de laquelle il ne faudra pas descendre). Ce point de commande (niveau de réapprovisionnement) doit être prévu de façon à ce que la quantité restant en stock permette de satisfaire la consommation pendant le délais d’obtention et également de faire face aux aléas de consommation et aux éventuels retards de livraison. Il s’agit de faire la commande de produit à date variable.

-Une méthode plus simple et généralement adoptée par les entreprises, commander à quantité fixe et période fixe. A la date prévue des commandes, le responsable examine l’état du stock. Si la quantité en stock est inférieure à une quantité dite stock mini, le responsable passe alors une commande pour obtenir le rétablissement du stock au niveau maxi. Le stock mini tient également compte du délai d’obtention moyen et de la consommation moyenne ainsi que d’un stock de sécurité.

Le choix de la méthode devra respecter les contraintes de capacité de stockage, les capacités de la réception et les capacités de traitement administratif.
La seconde semble quand même moins compliquée à mettre en place.

Il faut également que je crée soit des bons de sortie, soit un cahier pour notifier chaque sortie de stock.

Je rencontre aussi une difficulté car le personnel n'est jamais le même sur un secteur (selon les agents certains sont plus pénibles que d'autres, ils ont par le passé ainsi réclamé que le personnel tourne sur les secteurs) et il existe des locaux d'entretien dans chaque secteur, on multiplie ainsi les point de stockage de produits et de matériel, sans contrôle, et il y a des dérives.



C’est assez brouillon, c’est pourquoi je trouvais judicieux de vous demander vos avis expérimentés. Je suis consciente qu'il y ait beaucoup de travail a fournir.

A oui, une autre précision:

La gestionnaire en place ne me permets pas d'interroger les agents car ils ne faudrait pas que l'on cède à leur manière de voir les choses.

Il y a un très gros problème de communication. Dès qu'on propose une nouveauté, les agents s'y opposent car "cela fait 10 ans qu'ils font le métier et que la gestion n'a rien à leur apprendre". Personne n'ose dire les choses, prendre des décisions...

Le facteur "gestion de l'humain" est a prendre en compte. Pas évident. Possible que l'on me dise que je me crois chez les bisounours avec toutes les idées que j'ai, c'est certain: je dois faire mon expérience de la gestion. Mais j'ai du mal à comprendre pourquoi on bloque sur des choses pareilles.

En résumé : le GM ne communique pas avec les agents, ne leur donne pas les moyens de travailler normalement, et personne ne suit les stocks. Rien d'étonnant à ce que les agents s'opposent à tout changement.
Ton job ressemble furieusement à de la médiation.

En passant, vu comme tu écris (fond et forme), tu peux prétendre à autre chose qu'un CAE. Si c'est la fonction publique qui t'intéresse, as-tu pensé à postuler comme contractuel administratif tout en préparant les concours ?

gestioncae a écrit:

j'ai du mal à comprendre pourquoi on bloque sur des choses pareilles.

et je dirai même plus

Je commencerais par un MAPA avec pour prévisions les achats de l'année antérieure. Comme il y a eu des périodes de rupture, ils seront un peu inférieurs au besoin réel, ce qui tombe bien. Choisir en fonction des prix, de la qualité des produits (demander les fiches techniques) mais aussi des délais de livraison, ce qui permettra une plus grande réactivité.

Le choix de commande à date variable ou fixe ne dépend que du suivi des stocks. Si personne n'est capable de prévenir en temps et en heure, mieux vaut la seconde solution. De plus, cela permet de bien montrer que tel stock doit durer jusqu'à telle date, ce qui peut limiter les utilisations massives où personne ne se pose de questions vu qu'à chaque fois qu'on touche le fond on recommande.

Petit plus, les dosettes sont plus chères que les bidons 5 L mais il est plus facile d'en cadrer l'utilisation. Par exemple, on peut déterminer le nombre de salles que chacun entretien et le nombre de fois dans la semaine où elle doit être nettoyée, puis multiplier par le nombre de semaines. A titre inficatif, une dosette = 1 seau = 2 salles moyennement sales. Ce genre de calcul vaut pour les gazes de balayage à plat (1 par salle et par jour) ou tout autre produit. Il faut donc être capable après de revoir les méthodes si elles sont trop gourmandes en produits. Et pas besoin de 15000 produits pour bosser: un détartrant (pH faible), un produit neutre (pH 7) et un dégraissant (pH élevé) suffisent pour tout. Par exemple, un même produit peut nettoyer vitres et tables de salles de classes, le détartrant sera utilisé dans les sanitaires et le dégraissant sur les sols de réfectoire.

Il me semble que le dialogue serait tout de même judicieux.

Sinon, as-tu les clés de toutes les réserves ? Pour voir ce qu'il y a comme produits et comme stocks ? dans quel état est-ce rangé ? déjà un indicateur.

Savoir qui utilise quoi. tout le monde utilise t-il les mêmes produits ? ou chacun son produit favori ?

Faire la liste avec les mandats de l'année précédente (et la précédente aussi.... des fois que...)

tu es en CAE, et la GM est contractuelle... c'est bien de vouloir clarifier les choses, mais il faudrait qu'elles perdurent à votre départ...

Dans l'établissement où j'étais, chaque agent avait une responsabilité particulière. (mais je n'en avais que 5). Il y en avait une qui "gérait les stocks". Il y avait un local unique de stockage des réserves. Elle notait les entrées, et les sorties. Deux ou 3 fois par an, c'était les commandes. Elle commandait de quoi tenir jusqu'à la prochaine fois. Mais c'était de très grosses livraisons. quand une collègue avait besoin d'un produit, elle le notait après l'avoir donné. un grand cahier que je pouvais consulter si besoin. Une page par produit. (il ne pouvait pas y avoir d'ordi dans ce local). au bout d'un an ou deux, les quantités achetées pouvaient être assez bien cernées.

Mais il faut bien leur parler de ta mission, pour qu'ils adhèrent et te donnent les infos.

Une idée pour éviter le "gaspillage" puisque les agents changent de secteur (j'avais jamais entendu ça, c'est rare je pense, tous les agents avec lesquels j'ai travaillé étaient au contraire très attachés à leur secteur et au mieux tournent tous les ans), installer des distributeurs de produits. Il en existe avec 3 réservoirs différents, c'est à fixer au mur + une arrivée d'eau, le mélange est prêt pour le seau ou le vapo c'est l'idéal. Une personne est chargée du réassort (une fois par semaine par ex) et peut dire quand sa réserve diminue pour éviter la panne.

Testé dans un établissement où ce système a fait l'unanimité, gain de temps et gain de place dans les estancos.

Merci pour toutes vos réponses.
J'ai du faire une mise au point avec les personnes avec qui je travaille car je voyais celles-ci tourner autour du pot, et finalement , ma collègue a réussi à me dire que j'étais trop "bureau d'étude" et que l'objectif était de mettre en place de suite des documents (bons de sorties,..) pour commencer ce début d'année avec le nouveau suivi.
Bien entendu, ce bon de sortie était prévu, il s'agit d'un "outil" pour le suivi de stock, mais en effet, je suis pas du genre à balancer un document comme ça sans étudier les tenants et aboutissants, et je souhaitais d'abord présenter l'ensemble de la démarche avant de produire quoi que ce soit.
Bon, visiblement ce n'est pas ce que l'on attend de moi, on m'a dit que dans l'éducation nationale, on avait pas le temps pour ces choses là, et que au pire, je pourrai reprendre tout ça entre deux, quand j'aurai le temps. Dommage, quelle perte de temps...

Bref, ce matin, l'agent de maintenance vient avec une liste énorme de produits et matériels à commander, et j'entends la gestionnaire s'étonner de cette commande car il y en a déjà une de plus de 2000 euros qui a été passé avant les congés de noël. Cela me paraît vraiment ENORME! Qu'en pensez vous? Nous sommes dans un établissement de 456 élèves, une bâtisse du 19° d'environ 4200m² répartis sur 3 niveaux.

C'est trop, effectivement. Bon courage pour faire sans faire et sans défaire.

Merci ALO !

Je me doute bien que ce n'est pas très normal...

J'aimerai bien savoir quel budget est généralement prévu pour l'entretien d'un collège de cet envergure?

Bonjour,

Comme tout, vérifier les dépenses consacrées à ce domaine les années passées.

y a-t-il un suivi des remplacements effectués.
Comparer la liste de décembre avec la nouvelle, des éléments déjà reçus sont peut être dedans.
Vérifier l'usage qui a été fait de la commande de décembre.

Merci PEKY pour votre réponse.
Mon soucis c'est que je ne peux pas me référer au passé puisque c'est de là que vient le problème. Il n'y a aucun suivi de stock qui a été fait, c'est complètement anarchique.
Et c'est d'ailleurs à la demande du Conseil d'administration que nous devons vite mettre en place quelque chose pour éviter à nouveau des dérives.

 Et bien je te dit qu'avec les connaissances que tu as tu devrais rapido passer un petit concours bien de chez nous . ou de chez les voisins : ADAENES Inspecteur des impôts ou encore commissaire de la police nationale ...
 
 

Pour ce qui est d'intégrer la fonction publique, je suis en effet intéressée. Je commence à étudier la question et ne vous cache pas que je ne sais pas trop quelle direction prendre pour le moment, c'est assez compliqué.

Tu étais là en décembre?

Si c'est un gros poste de dépense il faut unifier les pratiques de tous sur l'établissement.

Winnie a écrit:

En passant, vu comme tu écris (fond et forme), tu peux prétendre à autre chose qu'un CAE. Si c'est la fonction publique qui t'intéresse, as-tu pensé à postuler comme contractuel administratif tout en préparant les concours ?

je suis d'accord avec l'oursin. Tu pourrais aussi te négocier dans un Greta, si les concours ne se laissent pas dresser dès la première présentation.

@ PEKY non , en décembre je n'étais pas là.
@ L'intendant zonard : "me négocier dans un Greta", c'est à dire?

Bonsoir,

Pas facile comme mission !

PRESTO se prête effectivement très bien à la gestion des produits d'entretien et il est possible de saisir des seuils d'alerte quand les stocks sont trop bas.

Y a t il un MAPA en cours ? Si oui, tu es obligée de continuer à travailler avec les fournisseurs actuels, et t'invite donc à les contacter : s'ils font
bien leur boulot, ils savent quelles sont les quantités de produits vendus
pour ton établissement sur 2012, si certains produits ne donnent pas satisfaction, essaye de voir s'ils peuvent proposer des équivalents (au même prix). Relie les clauses du MAPA, parfois, ils sont tenus de faire le point une fois par an et de former les utilisateurs. Ils pourraient t'aider dans ta démarche.

Si non, tu peux lancer une mise en concurrence ou MAPA (selon le montant annuel de tes achats, le présent site est riche en renseignements qui pourront te guider dans la marche à suivre). Au préalable faire un état des besoins pour chaque produit répartis en différentes catégories (à titre d'exemple : produits cuisine, produits service général, consommables...).

Il existe un site (...) bien connu des gestionnaires sur lequel sont déposés des MAPA, tu peux les consulter et t'inspirer d'eux.

Implique le plus possible l'équipe d'entretien...au final, le but de la manœuvre n'est il pas de contenir les dépenses voire de les faire diminuer et permettre aux agents de travailler dans de bonnes conditions et d'être satisfaits de leur travail, grâce à une procédure qui devra être formalisée et acceptée par tous ?

Bon courage.

gestioncae a écrit:

@ L'intendant zonard : "me négocier dans un Greta", c'est à dire?

Te faire embaucher à un bon prix.