Distribution par courrier ou par l'élève ?

Source : Montant contrats machine à affranchir


La machine à affranchir est une solution pour gagner du temps dans l'affranchissement du courrier notamment lors des périodes d'envois des bulletins ou des factures de DP.

Elle permet également d'optimiser la trésorerie de l'établissement puisque celui-ci n'est redevable que de ce qu'il a consommé. Il évite effectivement un suivi des valeurs inactives.

Dans mon premier établissement, j'en avais une et ce n'était pas du luxe.

Dans mon établissement actuel, j'aimerais bien franchir le pas mais sa taille est plus modeste et comme cette machine a un coût assez élevé, je priorise les achats.

C'est également un élément intéressant pour redeployer le temps de travail de l'agent d'accueil généralement chargé de ce travail.

Si tu veux vraiment optimiser, tu fais transmettre les factures de DP par les élèves (oui, je sais, il y a de la perte). Ca permet de ne relancer que ceux qui ont des enfants étourdis, l'économie peut être substantielle. Un test facile qui vaut d'être tenté.

Pratiqué ici.
Certes il y a de la perte et des oublis; mais pour avoir expérimenté une ou deux fois l'envoi par la Poste, le taux de paiement après le premier envoi n'était pas sensiblement différent. Donc remise directement aux élèves du premier avis aux familles (avec information sur Pronotes ici très consulté), la suite par voie postale.

LMDV/LG a écrit:

Si tu veux vraiment optimiser, tu fais transmettre les factures de DP par les élèves (oui, je sais, il y a de la perte). Ca permet de ne relancer que ceux qui ont des enfants étourdis, l'économie peut être substantielle. Un test facile qui vaut d'être tenté.

Cela n'est pas efficace: les élèves oublient les factures dans les cartables.

Néthou soutient le contraire et je le rejoins. Tous les élèves n'oublient pas. Le taux d'oubli "cartable" par rapport au taux d'oubli "sous la pile de magazine TV" reste à mesurer et dans tous les cas, l'expérience ne coûte pas grand chose et peut même être rentable.
Celui qui ne tente rien ne se trompe qu'une fois.

J'ai également mis en place la distribution aux élèves des avis aux familles (le vendredi, c'est mieux lorsqu'il y a des internes) avec petit mot écrit à l'attention des parents dans le carnet de correspondance. (je vais adopter aussi l'idée de Néthou et mettre l'information sur agora).
Je n'ai pas plus de relances qu'avant, donc gain très conséquent.

Laxman a écrit:

LMDV/LG a écrit:

Si tu veux vraiment optimiser, tu fais transmettre les factures de DP par les élèves (oui, je sais, il y a de la perte). Ca permet de ne relancer que ceux qui ont des enfants étourdis, l'économie peut être substantielle. Un test facile qui vaut d'être tenté.

Cela n'est pas efficace: les élèves oublient les factures dans les cartables.

Hahaha ! Il faut toujours éditer ses factures sur du papier de couleur (changer la couleur à chaque trimestre, et imprimer les relances sur du papier ROUGE !), les mettre sous enveloppe à fenêtre format C5 (demi-format), parce que c'est moins pénible pour le pliage, et parce que c'est plus difficile à perdre dans le cartable ou sur la table du salon.

On dérive un peu par rapport au titre du fil, non ?

L'intendant zonard a écrit:

Il faut toujours éditer ses factures sur du papier de couleur

Ça fait longtemps que l'idée me trotte dans la tête, mais je ne l'ai jamais mise en pratique. Je ne suis d'ailleurs pas certain que l'efficacité soit réelle (quand on est un habituel mauvais payeur de mauvaise foi -ou même simplement pas organisé-, on ne distingue pas les couleurs...).
Pour ce qui est de l'oubli par les élèves, l'expérience me montre depuis longtemps que souvent ils transmettent, et que c'est après qu'il y a oubli...

Le rouge, très efficace. Les gens se sentent agressés et appellent pour vous insulter. Rien que d'avoir établi le contact est une énorme victoire reste à savoir transformer l'essai.

Bonjour,

 

Je déterre ce fil. Pour les bulletins scolaires, obligation d’envoyer aux parents par courrier (si oui texte ?) ou possible de faire passer par élèves avec mot dans carnet de correspondance ? J’ai trouvé cela :

« Le bulletin trimestriel contient :

• les résultats et appréciations dans chaque discipline, complété par l'enseignant de la discipline,
  
  
• et une appréciation générale et des conseils formulés par le chef d'établissement.
  

L'établissement scolaire prend toute mesure adaptée pour que les parents prennent connaissance du bulletin scolaire.

Il est ainsi généralement envoyé par courrier aux parents (un exemplaire par parent en cas de séparation de ceux-ci), mais peut aussi être remis en mains propres à l'occasion de réunion entre parents et professeurs. »

Est-ce que la transmission aux parents par l’élève avec information des parents  dans carnet de correspondance est une mesure adaptée au sens de ce qui est écrit ci-dessus ?.

«Il est ainsi généralement envoyé par courrier aux parents mais peut aussi être remis en mains propres à l'occasion de réunion entre parents et professeurs » : est-ce que cela exclue de fait une remise aux parents par intermédiaire de l’élève ou, tout ce qui n’est pas interdit étant autorisé, il est alors possible de faire ainsi ?

 

Merci de vos suggestions et points de vue.

Tel que c'est rédigé, ça semble privilégier, sauf envoi standard par courrier, une remise en main propre à l'occasion d'une rencontre parents-profs; donc pas directement par les élèves. Et surtout pour un bulletin de notes...

Une académie dont je tairai le nom a pour habitude, pour économiser les timbres, de transmettre aux EPLE toute correspondance adressée aux parents d'élèves, à charge pour l'EPLE de la remettre et pourquoi pas de l'affranchir.
Résultat : les correspondances sont données de la main à la main aux élèves ; on a même des plaintes au ministère au sujet de demandes sans réponse... parce que la réponse, parfois même positive, est dans le cartable de Kevin.

Si vous avez un ENT dans votre EPLE il est fort aisé de transmettre les PQ via les élèves tout en faisant une information aux parents sur cet ENT afin qu'ils n'oublient pas de demander à leur géniale progéniture de leur refiler les papelards en question. ça marche bien et le taux d'attrition est très faible.

nouvelle pfmp

Ok. Merci. Nous avons effectivement un ENT et il serait possible de doubler le mot sur carnet de correspondance d'un mot sur l'ENT.
Donc rien n'impose de remettre les bulletins aux parents uniquement par voie postale ou en mains propres ?
Lorsque j'ai proposé au CE de procéder différemment que par envoi postal,j'ai eu l'impression que j'avais dit une ineptie.
Si d'autres témoignages de personnes qui ont renoncé à affranchir systématiquement les envois de bulletins, je prends.

Bonne journée.

Chez nous, les bulletins sont envoyés aux familles par mail, via Pronote.

Ton CE ignorerait donc que quantité de bambins vérifient la boîte aux lettres familiale avant le retour à la maison de papa/maman. Je n'ose y croire...

Concernant les avis de DP il ne me semble pas que la transmission via les élèves soit une bonne chose :
1°) cela assimile cette correspondance à la correspondance pédagogique qui est sous-considérée par les familles (nous voilà relégués entre l'appel de cotisations du foyer, l'info sur l'activité Tartempion, la réunion machin, dont 80% des parents se fichent éperdument)
2°) l'avis par courrier c'est une enveloppe à fenêtre qui arrive dans la boite et en général, ça c'est à payer
3°) les questions financières doivent rester étrangères à nos têtes blondes, ou en tous cas les familles doivent avoir le choix ou non de responsabiliser les enfants à ce sujet
(avis d'acteur du système éducatif autant que parent d'élève)
4°) l'enregistrement global au chrono départ courrier marque la date de début de l'information au débiteur de sa dette
5°) les profs rendent les devoirs, la vie scolaire les bulletins, l'intendance les avis de demi-pension, chacun son étable et les vaches seront bien gardées !

Disons que les terroirs varient et que chaque EPLE s'y adapte.

Comme éléments de réflexion: ici on donne les premiers avis aux familles du trimestre aux élèves par prof principal interposé, plus info faite par l'ENT. Avec le temps, on s'aperçoit que les retardataires (voire les payeurs retardataires ou de mauvaise volonté) le sont autant parce que leurs gamins oublient de donner l'avis que parce que leurs parents "oublient" de les payer.
Sur un dernier trimestre d'année scolaire, j'ai testé l'envoi par courrier pour voir si ça améliorait les choses: aucune modification dans le nombre habituel d'impayés après 2 relances successives... J'ai donc maintenu la remise directe aux gamins.

Ici on fait passer les avis par les élèves depuis plusieurs années et nous sommes partis en juillet avec de beaux soldes à 0 au débit des 4111/4112/416... (je le dis car j'suis un peu fière... ça n'a pas toujours été le cas et ça montre que le travail de suivi que l'on peut mettre en place localement a un vrai impact sur le recouvrement)
On essaie un nouveau truc ce trimestre : l'envoi des avis par mail. Le premier bénéfice que j'y trouve c'est un recours massif au paiement en ligne par les familles, là où jusqu'ici, ce mode de paiement rencontrait un succès mitigé.

Chez nous c'est :

• Avis plié et agrafé pour masquer les informations financières (par mes soins silvouplé, mon moment magique du trimestre )
  
• Distribution aux PP qui distribuent aux élèves (la viesco m'aide en chopant les PP quand ils s'y attendent le moins, mouhahahaha) (nan je plaisante, tout le monde joue le jeu c'est cool)
  
• Dans le carnet il y a un emplacement (tableau) pour noter la date de distribution des avis aux familles
  
• Elèves absents le jour de la distribution : on attend le lendemain, et s'ils ne reviennent pas : envoi par mail (ou courrier si pas de mail renseigné)
  
• Information aux familles via Pronote "Oyé Oyé les factures sont arrivéééééééééééééées, regardez les cartaaaaaaaaaaaaaaaaaaaables !"
  
• Attente d'un certain nb de jours puis relance par sms (au pire si on envoi un sms à tous les DP, ça reviendra à un peu moins de 21€)
  
• (puis si besoin protocole classique demandé par l'AC)
  

Ce n'est que ma 2ème année en poste mais j'ai fait des fouilles archéologiques dans ce que ma prédécesseure n'a pas brûlé (mais c'est une autre histoire) et en regardant l'année passée, sur les 3 trimestres les familles retardataires sont toujours les mêmes, donc on ne fait plus d'envoi de masse par courrier car les enveloppes timbrées finissent à la poubelle, à la cheminée, dans un tiroir...

J'observe également qu'in fine, ce sont toujours les mêmes familles qui, par incapacité ou non, ne payent pas.

Bonjour,

Cela fait maintenant 1an que nous remettons en main propre les avis de demi pension aux élèves. Ma confiance en la viesco étant très limitée, c'est moi et ma secrétaire qui nous chargeons de les remettre.
Je dois avouer que l'excuse du "courrier n'est pas arrivé" ne fonctionne plus. Notre taux de recouvrement s'est nettement amélioré.
Nous avons cependant du repérer les familles pour qui cela pose problème, nous envoyons alors par mail.

Bonjour,

Merci pour vos contributions qui permettent de faire avancer le débat. Je me permets juste de recentrer sur la question des bulletins scolaires. Si je comprends bien, la pratique de diffusion des avis aux familles pour frais de DP se fait par transmission à l'élève (pour certains collègues) mais pour les bulletins scolaires, c'est plutôt l'envoi par courrier qui est privilégié dans vos EPLE ?
Merci de vos précisions.

Bonjour,

Je suis en collège.

Les bulletins sont remis :
- En main propre par les pp lors d'une réunion parent/prof pour les premier et deuxième trimestres;
- Par courrier pour le troisième trimestre.

Les avis DP sont transmis par les élèves, mais je note l'idée des mails

Bon courage à tous !

strophe a écrit:

[...] mais pour les bulletins scolaires, c'est plutôt l'envoi par courrier qui est privilégié dans vos EPLE ?
Merci de vos précisions.

Cette année cela va peut-être changer pour l'établissement dans lequel je travaille donc pour l'instant je ne sais pas ce qui est prévu (et je ne suis pas décideur).

Dans le collège de mes fils :

1/ Bulletin d'alerte donné en mains propres aux parents par le PP lors d'une rencontre parents-profs (pour les parents absents, je ne sais pas)

2/ Bulletins 1er, 2ème, 3ème trimestre

• Distribution à l'élève
  
• Note dans le carnet (date de la distribution)
  
• Informations aux familles via Pronote + possibilité d'imprimer le bulletin via Pronote