Demande de conseils pour s'organiser

Bonjour, je suis GM dans un collège depuis 16 mois et mon gros problème c'est mon manque d'organisation. J'utilise un agenda pour noter mes rendez-vous et réunions, un cahier pour lister ce que j'ai à faire mais après...Je ne retrouve jamais mes documents...J'ai essayé de mettre en place sur mon bureau des banettes "urgent" "importnat" "ni urgent ni important" mais la pile urgent est toujours énorme et finalement tout devient urgent !
Est-ce que vous avez une méthode de travail qui a fait ses preuves ? Comment organisez vous votre rangement ? Je suis tellement bordélique que j'ai par exemple trois endroits différents où sont rangés les documents concernant les agents...J'ai des dossiers suspendus mais certains sont tellement pourris que je n'ose pas les toucher...J'ai essayé de travailler avec un trieur avec une entrée par jour de la semaine et à l'intérieur les documents à traiter mais à cause des imprévus je glisse sans arrêt le contenu du lundi au mardi, du mardi au mercredi etc...

Un camarade de promo IRA m'a dit que lui il traitait tout de suite l'information si ça ne klui prenait pas plus de 5 mn ou alors il donnait à sa secrétaire et faisait de la compta sa priorité numéro 1. Est-ce une bonne méthode ?

Autre problème: je suis lent à faire ma compta ! (peur de faire des erreurs, motivation ébréchée). Combien de temps faudrait-il consacrer à un mandatement et à un ordre de recette ?

Merci pour vos réponses

Il n'y a pas de méthode miracle pour s'organiser, chacun la sienne.

J'ai entendu parler d'une méthode qui ressemble à celle de ton collègue IRA, c'est la méthode GTD (on la trouve facilement sur le web) mais c'est comme les régimes, il faut beaucoup de discipline et de motivation pour y arriver.

En ce qui concerne les OR et les mandats, tout dépend du travail préparatoire qui a été fait. Par exemple, si tu as déjà rassemblé les factures, BL et bon de commande et les photocopies correspondantes, cela va assez vite......cela dépend aussi de la taille du mandat !

Sinon tu trouveras sur ce site et sur celui de l'IZ pas mal de conseils très utiles pour gérer ton quotidien.....et définir ce qui est réellement URGENT.

PS : crée un compte, c'est gratuit !

Déjà, il faut plus de place disponible que de documents, dossiers, choses à ranger.

J'ai abandonné les "banettes" à l'horizontale sur le bureau, qui prennent toute la place, n'en laissent plus pour déballer le travail en cours.

pour un classement vertical.

A l'époque, j'avais derrière mon bureau, une table longue avec des grands casiers posés dessus. (on en trouve à monter soi-même sur certains catalogues de papeterie - ou l'agent d'entretien peut en fabriquer un) - ouvert, pas de porte, car sinon, l'effort est trop grand pour trier ou mettre dedans.

j'étais seule, pas de secrétaire, donc unité de rangement.

Un étage ou une colonne avec la filière ACHATS
- carnet de bons de commande (c'était une époque antique, mais bien pratique visuellement pour un certain nombre de choses !)
- double des bons de commande en attente
- bons de livraisons
- factures
- mandats à ranger

à mettre immédiatement dans la bonne case quand ils sont faits (bons de commande) -
la marchandise arrive (bons de livraisons) - je récupère le bon de commande de la case d'à côté et je compare la commande et j'agrafe le tout, - qui passe dans la case "bons de livraison". Si c'est une facture en direct, on passe à la case "factures".
les factures arrivent : trombone facture avec le lot "bon de commande-bon de livraison.

au moment du mandatement :je prends ma pile de factures, et j'ai tous les éléments.
Comme ton bureau est libre, c'est plus rapide pour trier les 3 exemplaires.
Ou tu as le temps de ranger ton exemplaire immédiatement dans le meuble des mandatements, recettes, etc... ou tu mets dans la case "mandats à ranger".

Idem pour les recettes :
une case pour les notifications, courriers, ... en attente de traitement.


On est fin de l'année, commence à envisager du temps pour faire de la place pour 2013.

Une rangée ou une colonne pour les agents : ce qui est en cours. (formations, absences)
(leurs dossiers perso bien rangés et fermés à clé : pas d'indiscrétions pendant le ménage pendant que tu n'y es pas.- au mieux, tu empiles dessus quand c'est vu - traité sans trier)

etc, le tout en fonction de ce que tu es amené à traiter.


L'intérêt du casier : tout est visuel, à portée de main, tu gagnes de la place. rien ne devrait être enfoui.

Le moment M, tu décides d'attaquer tel sujet, il suffit de prendre la case correspondante.

Le cimetière :
tu prends ta pile, tu la retournes, et tu traites en prenant la 1ère feuille en dessous : donc, pas de tri, pas d'à priori....
et souvent : le travail est fait.... ce n'est que du rangement... c'est du brouillon.... des notes, : à jeter et la pile diminue de moitié.

Je ne sais pas si les organisations des uns et des autres peuvent te venir en aide. Je suis d'accord avec 4S, chacun sa manière de travailler. D'autant que la question est vaste....
Perso, j'utilise des trieurs : trieur pour les bons de commandes et BL classés par ordre Alph, 1 trieur pour les factures classées par quinzaine, 1 trieur pour les OR, 1 trieur pour la gestion matérielle.
Je planifie toutes mes semaines. Le matin est consacrée à la gestion matérielle, les réunions & RDV. Les après midi sont consacrés au dossier qui demande plus de temps.
Je travaille la compta en début de semaine les après midi : lundi et mardi (le mercredi si cela s'avère nécessaire) parce qu'en fin de semaine mon cerveau s'embrouille.
le vendredi après midi est consacré au rangement, organisation et planification de la semaine suivante et toutes les petites bricoles qui ne demandent pas de réflexion mais qui prennent du temps malgré tout.
Le mercredi et jeudi, je travaille sur des dossiers administratifs de fonds selon l'ordre du jour du moment : suivi des voyages, renouvellement de matériel, des DP, du R2, suivi des dossiers AT,
Le matin est consacré à la gestion matérielle : bon de commandes, fax, réception du courrier, réunion de service, point avec l'OP, préparation des courriers pour la levée de l'APREM, etc.....
J'ai établi un calendrier avec toutes les échéances : constatation et reconstatation, mandatement, cloture régie, CA, RDV agence comptable, sorties scolaires et autres.
C'est très rigide comme organisation, mais c'est ce qui me convient. La commande qu'il faut passer en urgence à 15H peut bien attendre le lendemain matin...... y travaillent pas pendant la nuit (enfin pas encore). Et je n'ai trouvé que cela pour y arriver. Je m'efforce de laisser tomber la gestion matérielle qui est un puits sans fond pour me consacrer à la gestion financière et administrative.
Je fais ma caisse tous les soirs à partir de 17h30 quoi qu'il arrive. Les bambins sont partis donc plus d'encaissement espèces.
voilà, si cela peut t'aider....

Même si je ne le suis pas toujours, le meilleur conseil que je connaisse c'est : "un dossier : une fois". C'est à dire que lorsqu'on traite une question on la traite à fond (dans la mesure du possible) et sans attendre (toujours dans la mesure du possible). Il n'y a rien de plus chronophage et improductif que de revenir plusieurs fois sur un même dossier. Cela amène à devoir se le remettre en tête, retrouver l'historique et perdre en temps et en efficacité.

Bonjour

J'ai fait un classement en dossiers suspendus verticaux : de 1 à 31 (pour les jours) et 1 dossier pour chaque mois.
Je prépare la veille au soir ma journée du lendemain en sortant le dossier n°...(celui du jour), qui contient ce qui doit être fait ce jour (mais n'est pas tjs fait...!!!).
Pour le dossier mensuel, je mets ma fiche récap. des activités à réaliser ce mois + docs précis (bilan subv.,...).
A ce jour, cela fonctionne assez bien (cela évite surtout d'oublier des étapes).

Bonne Année (et bon classement !) à tous

et vos secrétaires... elles (ils) font quoi de leur journée ??

De nombreux GM sont seuls. Certains CE ne partagent pas les secrétaires.

On peut aussi avoir une secrétaire qui fait croire à tout le monde qu'elle est débordée et se met en arrêt (15 jours mini) au moindre début de soupçon de commencement de reproche.....

Sinon je trouve les conseils de Volcan et surtout de Fitz très pertinents......j'adhère un peu moins au système de Lady Pirate mais si elle s'y retrouve, c'est l'essentiel.

Comme dirait Platon " Γνῶθι σεαυτόν" (connais-toi toi même)......c'est la base de tout pour savoir si tu es du matin ou du soir et t'organiser en conséquence.
Il faut aussi connaître les plages horaires où tu seras le plus tranquille, quitte à les imposer aux autres.
Enfin, tu as déjà 1 année complète derrière toi donc tu connais les grandes échéances. Tu ne peux pas tout faire donc tu dois faire un tri. Certaines tâches sont indispensables (vraiment) et d'autres moins.

Globalement, il y a trop de boulot, alors l'attitude générale à tenir pourrait s'inspirer :

- toujours investir, et donc toujours donner une forte priorité à ce qui te fera gagner du temps demain : formation, organisation, rangement, réflexion, échange
- traiter un maximum de trucs en temps en réel, donc dans une certaine mesure privilégier ce qui est rapide à faire, même si c'est bête. Ce qui est plus complexe y gagnera, dans une certaine mesure, la maturrté du temps qui passe.
- déléguer, déléguer, déléguer, à qui on peut, et tant qu'on n'a pas demandé, on ne peut pas savoir si ça marchera ou pas. Les bonnes surprises arrivent. Transmettre des compétences et former son encourage, c'est l'une des formes majeures de l'investissement que je mets en haut de la liste.
- revenir le ouiquende pour mettre un coup de collier et lisser un minimum la surface du bureau. En ne restant que le temps où l'on est très productif, sinon c'est vraiment pas la peine.