GFC - module "approvisionnements -mode d'emploi

je voudrais utiliser pour cette année 2007 les bons de commande de gfc mais je ne connais pas du tout la procédure
si quelqu'un peut me l'expliquer merci!!!

Plusieurs post à ce sujet, suffit d'aller dans rechercher taper "commande" et les posts apparaisses.
Bonne lecture.

Et tu verras que c'est vraiment génial !

Moi je ne le pratique pas , mais ma collègue gestionnaire de l'un des établissements rattachés est une accro de cette pratique.
A tel point qu'elle finirait bien par me convaincre de m'y mettre moi aussi...

Suis tenté aussi (marre des bons manuels...), mais juste une question à ceux qui pratiquent : la saisie d'un approvisionnement génère-t-elle automatiquement un engagement correspondant, ou bien les commandes restent bien séparées des autres opérations ?

Je suis tenté également. Quelles sont les contraintes ?

En terme de facilité d'utilisation, pas de contraintes particulières si ce n'est qu'il n'est pas possible d'imputer une commande sur 2 chapitres différents.
Exemple: une commande à un fournisseur informatique pour une imprimante à 400 € et un ordinateur de choc à 1300€ oblige à faire deux bons, un au A1 et un au ZD.

Sinon, c'est très pratique pour le situation des dépenses car elle est à jour dès que le bon est édité et même s'il n'est pas validé. La validation génère un engagement qui peut être supprimé en cas de rupture fournisseur par exemple.

N@n@rd a écrit:

Je suis tenté également. Quelles sont les contraintes ?

Les mêmes que le passage de la machine à écrire à un traitement texte sous windows.
Le réflèxe est de revenir à la main dès qu'on a un problème. C'est pour ça que débutant, je me suis forcé à quitter ce carnet à souche qui est encore dans le bureau.

Avantages : tout en un, le chef peut pas signer sans qu'on le sache, suivi de A à Z de la dépense, EPCP suivi. J'aime beaucoup, reste à tester les mémoires.
Inconvénients : quand on a pratiqué le carnet duplicopieur pendant longtemps ça doit être dur, le temps de comprendre que l'outil n'est pas limitatif, l'impossibilité de personnaliser le bon (n° siret, coordonnées diverses, points de livraison différent, insertion de plusieurs messages particuliers).

de Jean-mic
Avantages : tout en un, le chef peut pas signer sans qu'on le sache, suivi de A à Z de la dépense, EPCP suivi. J'aime beaucoup,

le sef qui signerait sans qu'on le fâche, ce serait pour quoi ? Et sinon ?

Venant à l'instant d'expérimenter ce système (non, inutile de me féliciter, je suis un vrai aventurier de nature....) je dirais :
Avantages : - c'est propre, c'est net, c'est précis, on peut garder en mémoire les commandes récurrentes pour les ressortir en un clin d'oeil
- fiche d'approv assortie au bon bien pratique pour suivre les commandes et stocks (pour les memoires defaillantes comme la mienne)
Inconvénients : -une fois que c'est tiré, on ne peux plus modifier (symptomatique de GFC qui ne laisse jamais la place à l'erreur) ou ajouter un article de dernière minute. Dommage qu'on ne puisse faire ça avant validation par exemple, ca mangerait pas de pain.
- Le problème relatif aux references obligatoires pour garder un article dans la base (là par exemple je n'avais pas les refs, donc la prochaine fois je devrais ressaisir les articles... dommage)
- Mon imprimante n'est pas dans le bureau, je dois donc me taper un nième aller retour au secretariat pour avoir mon bon.... mais bon, c'est pas la faute de GFC
Conclusion : je pense pour le moment mixer les deux methodes jusqu'à maitriser la bête, et avoir saisi suffisamment d'articles pour rendre le système vraiment interessant, mais c'est prometteur.
Demain c'est promis j'essaie le téléphone portable pour voir si ça vaut vraiment quelque chose toutes ces nouvelles technologies

J'utilise les bons de commande gfc depuis le début. C'est vraiment très pratique : situation des dépenses à jour, engagements à jour,...
Je vois plus d'avantages que d'inconvénients. Il est vrai que la ligne référence ou commentaire ne sont pas assez longues.
Mais j'ai gardé un bon autocopiant au cas où l'informatique est bloqué.

signatur a écrit:

de Jean-mic
Avantages : tout en un, le chef peut pas signer sans qu'on le sache, suivi de A à Z de la dépense, EPCP suivi. J'aime beaucoup,

le sef qui signerait sans qu'on le fâche, ce serait pour quoi ? Et sinon ?

Eviter le "Sans qu'on le sache" fait qu'on ne reçoive plus de facture tomber du ciel où l'EPCP et l'éventuel fournisseur attitré n'ont pas été respecté. Surtout ça.
Non pas que je ne veuille pas que le chef décide, mais les problème de circulation de l'info c'est à long terme fatiguant.

à Jean-mic

ah me voici rassurée : ce n'était pas l'envie de contrôler les commandes de whiskies qui autrement auraient été éclusés en l'absence du gestionnaire une fois les ennuyeux des CA raccompagnés .

Loin de moi l'idée de me battre avec le chef sur les achats. Si elle veux acheter des bouteille de whisky je veux juste savoir si je dois l'imputer sur la D 6257, J4 6257 ou R4 6257.

à Jean-mic
une fois la bouteille partagée, bien allégée, l'imputation D 6257, J4 6257 ou R4 6257 sera facilitée . Tout sera rentré dans l'ordre .

nikkko a écrit:

Inconvénients : -une fois que c'est tiré, on ne peux plus modifier (symptomatique de GFC qui ne laisse jamais la place à l'erreur) ou ajouter un article de dernière minute. Dommage qu'on ne puisse faire ça avant validation par exemple, ca mangerait pas de pain.
- Le problème relatif aux references obligatoires pour garder un article dans la base (là par exemple je n'avais pas les refs, donc la prochaine fois je devrais ressaisir les articles... dommage)

Tant que tu n'as pas validé ton approvisionnement mais simplement édité le bon, tu peux le reprendre, le modifier, y ajouter des articles ou en retirer.
Après validation, c'est fichu.

Pour les articles sans références, je ne veux pas créer trop d'articles (du style 1 article par fournisseur même s'il est identique ou bien 46 sous-divisions pour un même article) alors je donne un terme assez générique et je modifie la référence à chaque fois, c'est possible. Si besoin de plus de précisions, je les donne dans les observations. Sinon, on se noie sous la tonne d'articles créés et la recherche de l'article voulu au moment de la création d'un approvisionnement devient trop longue.

Ana64 a écrit:

Et tu verras que c'est vraiment génial !

Effectivement, essayer c'est l'adopter !!! Je l'utilise depuis le début de la semaine. Résultat, j'abandonne sans regret mon bon vieux carnet à souche 8)

J'utilise les BC informatique depuis la mise en place de DEIMOS en 1992 puis avec GFCWIN.
Que des avantages:info aux fournisseurs, RIB à jour, date de fermeture-vacances, référence du gestionaire, du comptable ou du destinaire de la marchandise...... nombre de factures imputation correspondant à la SDE oblige...... et surtout OC/PR donc ligne existante, pas de BC sur d'hypothétique crédits! ( ça calme les ardeurs)
Utiliser au maximun les profils,
Je fais une copie au magasinier et à la loge ainsi peuvent aisément "distribuer " la marchandise" conserve une copie du bon de livraison dont original est transmis à l'intendance.....

ça y'est vous m'avez convaincue.
1er essai...pas trés rapide, il a fallu tout découvrir.
Quiestion trés bète sans doute : comment peut-on aire figurer l'en-t^tete du bahut, on demande si on veut le bdc avec en-tête...mais il sort sans.
Normal, je ne l'ai rentré nul part dans approvisionnement.
Alors, qu'en disent les experts ?

...j'ai trouvé, il suffisait de ne pas cocher la case papier en-tête !!!

MERCI à tous de m'avoir décidé à me lancer dans les approvisionnements ; un vrai bonheur (enfin presque) ; et quel gain de temps : + de saisie de liquidations, des crédits à jour, je revis


et BONNES VACANCES à la zone A dont je fais partie, donc je me hâte de mettre un peu d'ordre ; à dans 15 jours:WE:

Et avec PDF creator, un vrai bonheur, clin d'oeil à IZ!

avec GFC 2007, si vous avez des achats à faire chez le même fournisseur, et que les imputations budgétaires sont différentes, GFC compile les les achats sur le même bon de commande pour plus de facilités.
Il génère néanmoins des fiches d'approvisionnement différentes vous permettant de tenir un classeur des achats par imputation.
Utilisant ces BC depuis mon arrivée dans le ministère, il y a 2 ans, j'essaie de mettre en place cette année à petite dose (on commence par les professeurs d'atelier) la saisie déléguée de mes bons de commande. je m'explique : jai créé un compte sur GFC pour les profs d'atelier (en émettant quelques restrictions : un seul chapitre autorisé - une seule série autorisée et configurée pour que leurs BC n'imputent pas les engagements), ils saisissent eux-même leurs BC et l'éditent. ILs me le transmettent ensuite pour vérification et validation éventuelle.
avantage : plus de saisie fastidieuse des commandes d'atelier toutes les semaines. plus de responsabilisation de l'enseignant sur ses commandes.
j'en suis encore à la phase d'essai. je vous tiens au courant des évolutions.
si quelqu'un a déjà expérimenté, je lui serai reconnaissant de me faire part de son expérience et de ces remarques.

J'ai procédé de la sorte pendant une bonne dizaine d'années avec GFC-DOS et DEIMOS.
C'était le magasinier qui pilotait l'ensemble des opérations en collaboration avec chef de travaux et les assistants, le tout sous mon contrôle- visa du chef de travaux et le mien-
Avantages: responsabiliser la communauté enseignante- que fait-on avec l'ensemble des crédits!-suivi "intelligente de la gestion- date de commande, vacances scolaires, période de fin d'année......en fait prise en comptes des contraintes du gestionnaire/comptable....
Je n'étais pas en réseau et les mises à jour par sauvegardes ainsi les ateliers avaient une vue précise de la SDE les concernant.
Depuis, mutation, promotion et nouveaux collaborateurs ne sachant pas lire leur messagerie et très intéressés aux activités extérieures, médias.... délaissant le coeur de leur métier!

Bonsoir,

Il n'y a plus besoin de faire des liquidations avec les BC sur GFC oui je me trompe ?

MErci

ReCmoi a écrit:

oui je me trompe ?

MErci

Bc avec GFC= engagement automatique
Mais liquidation avec engagement, faut cocher! et selectionner le BC correspondant

"Il n'y a plus besoin de faire des liquidations avec les BC sur GFC oui je me trompe ?"

Faut peut être pas exagérer quand même !

Ca engage automatiquement et SDE nickel c'est déjà bien non ?

"Bc avec GFC= engagement automatique
Mais liquidation avec engagement, faut cocher! et selectionner le BC correspondant"

Mais justement, cela ne marche pas : les approvisionnements que j'avais saisis ne sont pas apparus dans le menu déroulant de "la liquidation avec engagement" et j'ai bien vu sur ma SDE que ces approvisionnements étaient bien présents dans la colonne
J'ai dû oublié quelque chose:scratch: ?

As tu pensé à valider les appro après les avoir édités ?