Voyages scolaires et acomptes...

Bonjour à tous!

J'ai plusieurs voyages scolaires en cours de préparation. Beaucoup d'entres eux se dérouleront en 2013 mais les prestataires demandent déjà des acomptes... Jusque là rien d'anormal si ce n'est:

- que j'ai mis à signature les conventions avant le Conseil d'administration et sur un échéancier beaucoup trop optimiste.
- que le Conseil d'administration a autorisé le CE à signer les dites conventions il y a deux jours.
- que l'acte n'est même pas encore rédigé, ni envoyé aux autorités de contrôle et donc encore moins éxécutoire.
- qu'en théorie, l'établissement devrait déjà payer quelque chose à la signature de la convention.
- qu'évidemment je n'ai pas de Conseil d'administration tous les mois et que les enseignants exigent que ce soit faxé tout de suite sinon ils n'auront pas les réservations.

Bref, dans la précipitation j'ai complètement foiré...

Que me conseillez-vous de faire pour récupérer la situation? J'avoue ne pas avoir d'idée.

D'avance merci de vos réponses.

Axos.

Contacter le voyagiste pour lui annoncer qu'il y aura un délai supplémentaire pour le versement de l'avance. Tant pis si les réservations ne sont pas faites.


Il ne faut pas prendre des risques et des libertés avec la législation pour satisfaire des personnes qui, elles, ne seraient jamais inquiétées si ça devait mal se passer.

Eh ben c'est gai! Ca se présente on ne peut mieux!

Tout ça c'est mal, OK.

Bon, il faut maintenant expliquer au voyagiste qu'il a quand même eu l'insigne honneur d'être choisi et qu'il va faire son beurre au bout du compte, deux choses qui peuvent sans doute mériter qu'il patiente un peu et qu'il fasse une avance de trésorerie le temps que tout se débloque.

Ceci étant, seul le contrat est nécessaire pour réserver puisque, une fois celui-ci signé, l'établissement est engagé (bien pour ça que...vote CA... accord tutelle...). Bref, un retard dans le paiement des acomptes pourrait, éventuellement, amener à facturer des intérêts, mais je ne vois pas pourquoi cela retarderait la réservation et mettrait en péril la réalisation du voyage.

dans mes bras Axos ! j'ai constamment affaire à ce cas de figure (maître mot ici: spontanéité... vas-y que je t'improvise un voyage exotique usine à gaz à la dernière minute, avec la bénédiction du CE... moi j'appelle ça imprévision... bref...)
A part négocier avec le voyagiste (compréhensif ?), je ne vois pas d'autre solution hélas... on a du y avoir recours plusieurs fois, sans trop de soucis (et aussi essayer de recadrer les enseignants, qui n'ont pas à exiger quoi que ce soit, surtout quand ils se sont mis dans le pétrin et exigent que tu les en sortes...)
Tu es comptable ? Bon courage...

Bonjour à tous!

En réalité je ne suis pas comptable! Mais après en avoir discuté avec mon CE, nous avons défini une position et une politique commune. Il signe les conventions même s'il n'y a pas de CA avant la signature et nous régulariserons ensuite. Je dois reconnaître que je suis d'accord sur ce point puisque si l'on suit la réglementation à la lettre, on ne fait plus rien et on met le feu aux bahuts... Je ne pense pas que la communauté éducative soit très réceptive si on lui explique que les enfants ne partiront pas en voyage parce que telle ou telle convention n'a pas été signée après vote du CA et retour des actes du contrôle de légalité... Il y a vraiment un certain nombre de chose à repenser en la matière tant dans les bahuts que du côté des autorités de contrôle...

J'avoue que pour ma part, la réglementation, même si sa finalité ne peut-être contestée commence à poser de sérieux problèmes en terme de gestion dans mon bahut et pourtant j'ai des enseignants qui sont, je pense, parmi les plus disciplinés (vote au CA des participations familles, du principe et du budget du voyage...).

Toutefois, je dois reconnaître que poser sur mon bureau un devis ou une convention le Vendredi à 15h56 pour la faxer une fois signée le même Vendredi avant 16h00, c'est très mais alors très irritant d'autant que si ce n'est pas fait, les réservations ne seront pas prises en compte et les enfants ne partiront pas... Donc, le choix est vite fait...

Donc, si j'ai tout bien compris, ton CE et toi êtes d'accord pour ne pas respecter la réglementation et pour que tu viennes par la suite demander comment faire pour que tout ne vous pète pas au nez C'est une façon .... originale de faire.

Ceci étant, 8 voyages en moyenne sont chaque année organisés dans mon établissement et je peux te garantir que, tout en respectant la réglementation et les délais, aucun n'a été annulé pour des problèmes de date de réservation. Cela nécessite juste de s'y prendre bien en amont, de travailler en flux tendu entre la parution du marché, la réception des offres, le choix du prestataire, le calcul du budget, la préparation de la DBM, le vote du CA, l'envoi de la délib aux autorités de tutelle, les réunions avec les familles, la collecte des chèques, la réception de l'accord de la DSDEN et de celui de la CT pour le prélèvement de la part des accompagnateurs et, enfin, la signature du contrat qui intervient après tout ça mais toujours à temps pour que le voyage s'effectue.

Après, chacun est libre de faire comme il veut.

Axos a écrit:

si l'on suit la réglementation à la lettre, on ne fait plus rien et on met le feu aux bahuts... Il y a vraiment un certain nombre de chose à repenser en la matière tant dans les bahuts que du côté des autorités de contrôle...

Est-on là pour ne pas appliquer la réglementation...

Je veux dire, l'autorité académique nous paie-t-elle pour qu'on applique pas la réglementation qu'elle met en place ?

Tu remarqueras, Axos, si la réglementation est pointilleuse, limitative pour les voyages et les sorties, elle l'est moins pour faire des maths. A priori, on nous met plus de bâtons dans les roues quand on veut aller se promener que quand on veut faire cours.

D6. a écrit:

Ceci étant, 8 voyages en moyenne sont chaque année organisés dans mon établissement et je peux te garantir que, tout en respectant la réglementation et les délais, aucun n'a été annulé pour des problèmes de date de réservation. Cela nécessite juste de s'y prendre bien en amont, de travailler en flux tendu entre la parution du marché, la réception des offres, le choix du prestataire, le calcul du budget, la préparation de la DBM, le vote du CA, l'envoi de la délib aux autorités de tutelle, les réunions avec les familles, la collecte des chèques, la réception de l'accord de la DSDEN et de celui de la CT pour le prélèvement de la part des accompagnateurs et, enfin, la signature du contrat qui intervient après tout ça mais toujours à temps pour que le voyage s'effectue.

Donnes moi ton adresse je demande ma mut chez toi

Je suis bien conscient qu'il y a une réglementation à respecter. Nous sommes dans un Etat de Droit.

Néanmoins, il ne s'agit absolument pas de donner pour conseil au CE de contourner la Loi ou mieux de ne pas l'appliquer mais n'oublions pas non plus que nous sommes payés à apporter des solutions au CE et non pas à lui mettre des bâtons dans les roues... Lui dire non est déjà assez délicat à "négocier", alors le faire systématiquement...je n'en parle même pas.

Je n'oublie pas non plus qu'en tant que Gestionnaire, mon supérieur hiérarchique reste le CE et non l'AC...Par conséquent, en tant qu'administratif je penche plus vers ce que décide mon CE même si en tant que juriste je penche plus vers mon AC. Nous nageons en pleine schyzophrénie fonctionnelle mais comme de toute façon l'institution se moque royalement des problèmes inextricables de positionnement que cela peut occasionner pour nous et que de toute façon faire comprendre à un enseignant que la règle des 3 devis pour les voyages ne s'applique plus, relève du miracle et encore je suis gentil...

Arrêtons de nous voiler la face et regardons les choses comme elles sont. Depuis que nous sommes reconnus Adjoints du CE, nous sommes tenus de le suivre dans ses délires (au-même titre que le CE Adjoint ne l'oublions pas). Bien sûr, nous sommes conseillers techniques, nous devons expliquer la réglementation et les risques inhérents à son non-respect mais je ne vois pas de quel Droit, je pourrai bloquer l'action ou la décision d'un CE... Nous, Gestionnaires, n'en avons pas les moyens légaux et quelque part, tant mieux, sinon bonjour l'ambiance au bureau...

En sus, je précise que je m'entends parfaitement bien avec mon CE, chose que je n'ai pas vécu depuis bien longtemps... Il comprend que la Gestion n'est qu'une succession de problèmes à résoudre et que parfois, il faut bien que je lui dise non (parfois seulement sinon on tombe dans l'obstruction et ce n'est pas le but). Et puis nous pouvons discuter, il est très ouvert mais je dois, en contrepartie comprendre, qu'il a des pressions de la communauté éducative plus importantes et globales que celle que je supporte moi dans la direction de mon service. C'est du donnant-donnant et c'est l'essence même de l'équilibre fonctionnel que nous avons trouvé ensemble. C'est un CE très équilibré qui est encore très loin des CE et des délires que j'ai pu connaître auparavant.

Enfin, je n'oublie pas que notre raison d'être, celle pour laquelle nous sommes payés justement, c'est d'assurer aux enfants un confort de vie, au sens large, le plus optimal possible...

Axos.

Pour ce cas de figure, il va falloir faire un OP pour l'avance pour 2013.

L'AC va certainement demander l'acte du CA, la convention et la facture d'acompte pour payer.
Sans l'acte exécutoire du CA autorisant le voyage, pas de paiement.
Ici nous demandons également la liste des élèves inscrit au Voyage.

D'où, anticiper tous les projets et voyages.

MOA a écrit:

Pour ce cas de figure, il va falloir faire un OP pour l'avance pour 2013.

L'AC va certainement demander l'acte du CA, la convention et la facture d'acompte pour payer.
Sans l'acte exécutoire du CA autorisant le voyage, pas de paiement.
Ici nous demandons également la liste des élèves inscrit au Voyage.

D'où, anticiper tous les projets et voyages.

Cette procédure est légitime mais mon CE et moi venons d'arriver dans l'établissement et l'ancienne équipe avait déjà pris des engagements qui n'étaient pas tous passés en CA pour les voyages... D'où aussi, le pourquoi du comment de la situation actuelle. On n'est bien obligé de faire avec quand, en plus, l'ancien CE a dit oui à tout et à tout le monde et nous laisse à moi et mon CE, le bébé sans aucune marge de manoeuvre que:
- dire non à tout et revenir sur tout ce qui a été promis ce qui vu la situation financière ne serait pas un luxe mais reviendrait de fait à nous crucifier pour la suite...
- faire avec et faire l'autruche ce qui n'est pas notre philosophie commune à moi et mon CE.
- analyser l'ensemble des problèmes qui se posent à nous et définir un cap "politique" que nous nous efforcerons de tenir tant bien que mal quitte à ne pas respecter la réglementation sur certains points, dont les voyages... Je pense qu'entre des S.S.I inopérants et des procédures réglementaires à respecter pour les voyages, le choix est vite fait... Je préfère respecter la réglementation en matière de S.S.I et me bouger pour remettre les installations en état, qu'importe le temps que j'y passe...

D'autre part, pour moi le choix professionnel est vite fait. Entre le Principalat et le concours de personnel de direction, je compte m'inscrire à ce dernier pour mettre fin à cette schyzophrénie fonctionnelle démente inhérente à nos fonctions...

En un mot raz-le-bol.

Axos.

Axos a écrit:

Depuis que nous sommes reconnus Adjoints du CE, nous sommes tenus de le suivre dans ses délires (au-même titre que le CE Adjoint ne l'oublions pas).

Je n'avais pas remarqué qu'il y avait une clause spéciale à ce sujet dans le paquet cadeau. M'est avis que rien n'est changé pour moi: je conseille et le chef décide, mais il se dem...débrouille avec l'omelette s'il a fait a sa façon, vu que moi, désolée, je ne m'en sors pas, je dois être trop bête. Il arrive un moment ou l’obéissance ne doit pas se confondre avec la complaisance. Et c'est bien parce qu'il a conscience de la limite de son autorité (comme moi de la mienne avec les personnels que j'encadre) qu'il met de l'eau dans son vin et qu'il nous arrive de faire face ensemble au desiderata de certains.

Axos a écrit:

D'autre part, pour moi le choix professionnel est vite fait. Entre le Principalat et le concours de personnel de direction, je compte m'inscrire à ce dernier pour mettre fin à cette schyzophrénie fonctionnelle démente inhérente à nos fonctions...

Je ne voudrais pas être méchante mais je reste dubitative si le seul motif est le fait d'échapper aux situations de cet ordre. C'est gravement méconnaître les difficultés que peuvent connaître parfois les CE dans des situations autrement plus politiques et compliquées où ils auront à se battre directement contre une hiérarchie bien plus intimidante. Je crois à beaucoup de choses mais certainement pas à la tranquillité d'esprit d'un CE qui deviendrait tout à coup complètement autonome dans son établissement et ne subirait plus de contraintes qui lui imposent de faire des choix difficiles. S'il t'est difficile de dire non à un CE, comment penses-tu te positionner face à un DASEN?

Axos a écrit:

Bonjour à tous!

En réalité je ne suis pas comptable! Mais après en avoir discuté avec mon CE, nous avons défini une position et une politique commune. Il signe les conventions même s'il n'y a pas de CA avant la signature et nous régulariserons ensuite. Je dois reconnaître que je suis d'accord sur ce point puisque si l'on suit la réglementation à la lettre, on ne fait plus rien et on met le feu aux bahuts... Je ne pense pas que la communauté éducative soit très réceptive si on lui explique que les enfants ne partiront pas en voyage parce que telle ou telle convention n'a pas été signée après vote du CA et retour des actes du contrôle de légalité... Il y a vraiment un certain nombre de chose à repenser en la matière tant dans les bahuts que du côté des autorités de contrôle...

J'avoue que pour ma part, la réglementation, même si sa finalité ne peut-être contestée commence à poser de sérieux problèmes en terme de gestion dans mon bahut et pourtant j'ai des enseignants qui sont, je pense, parmi les plus disciplinés (vote au CA des participations familles, du principe et du budget du voyage...).

Toutefois, je dois reconnaître que poser sur mon bureau un devis ou une convention le Vendredi à 15h56 pour la faxer une fois signée le même Vendredi avant 16h00, c'est très mais alors très irritant d'autant que si ce n'est pas fait, les réservations ne seront pas prises en compte et les enfants ne partiront pas... Donc, le choix est vite fait...

MOA a écrit:

Pour ce cas de figure, il va falloir faire un OP pour l'avance pour 2013.

L'AC va certainement demander l'acte du CA, la convention et la facture d'acompte pour payer.
Sans l'acte exécutoire du CA autorisant le voyage, pas de paiement.
Ici nous demandons également la liste des élèves inscrit au Voyage.

D'où, anticiper tous les projets et voyages.

Sans chercher à généraliser, chacun est libre de prendre les risques qu'il est prêt à assumer, je pratique comme l'indique MOA: pas d'acte exécutoire, pas d'acompte, le voyage n'existe même pas et tant pis pour les élèves et tant pis pour les profs qui sont eux aussi censés ne pas ignorer la loi.
Après, si les élèves et leurs familles, les profs, le CE et même le gestionnaire regrettent d'avoir affaire à un AC peu "compréhensif", libres à eux d'hypothéquer leurs biens pour monter tous les voyages qu'ils veulent en dehors du cadre scolaire.
C'est toujours facile de prendre des arrangements avec la légalité quand on n'a pas à en assumer les conséquences.

Ce que je lis me navre au plus haut point.
Il y a encore du boulot pour que les jurys de concours n'écartent ces candidats.
Sinon, allons tous vivre au pays des bisounours !

Axos a écrit:

D'autre part, pour moi le choix professionnel est vite fait. Entre le Principalat et le concours de personnel de direction, je compte m'inscrire à ce dernier pour mettre fin à cette schyzophrénie fonctionnelle démente inhérente à nos fonctions...

En un mot raz-le-bol.

Axos.

C'est bien parti...faites comme si c'était vos "affaires" personnelles avec un chèque sans contrat, devis, délais,....
Et comment feriez-vous si c'était des payes....sans contrat...ect...

Un refus du comptable et tout ira bien!

Axos a écrit:

D'autre part, pour moi le choix professionnel est vite fait. Entre le Principalat et le concours de personnel de direction, je compte m'inscrire à ce dernier pour mettre fin à cette schyzophrénie fonctionnelle démente inhérente à nos fonctions...

Si j'en crois ce que tu dis, tu es en effet plus fait pour être chef d'établissement qu'agent comptable ou même gestionnaire. Mais si par hasard tu deviens CE, je plains sincérement ton futur gestionnaire.