Mémoires

Bonsoir,

J'aimerais bien me lancer dans la procédure des mémoires possibles dans GFC.

Pouvez vous me renseigner sur avantages/inconvénients..?

Merci .

Et meilleurs voeux avec un peu de retard....

N'ai jamais utilisé les mémoires , mais serait aussi "preneuse" de l'info.

Demain, je regarde, parce que pour l'instant, la mémoire, il faut que je la retrouve.

Un peu longuet mais pratique...

il faut créer un client (nom, prenom, adresse ...)
puis une prestation chiffrée qu'elle soit ponctuelle ou non

la saisie du mémoire se fait comme un engagement: on choisit le client, la prestation puis l'imputation.

la liste des mémoires saisie, il faut changer d'onglet (documents) pour les éditer et les valider.

il est toujours possible de les modifier en allant dans "rectificatifs".

la validation génère l'ordre de recettes qui s'éditera une fois les OR "traditionnels" imprimés.

ne pas oublier de retourner dans "mémoires" pour transférer les données...

Bonne chance

Attention !

Quelques inconvénients :

1/ Les crances ne se transfèrent pas en même temps que l'OR, il faut donc effectuer 2 réceptions en ocmpta géné : les écritures d'un côté et les créances de l'autre.

2/ Si, comme cela m'est déjà arrivé, il faut refaire la facture, la seule et unique solution est de valider le mémoire qui a été édité, et de transférer l'OR. Ensuite seulement on peut revenir sur le mémoire initial pour le corriger en plus ou en moins, ce qui va générer un OR de complément ou un OAR. Du coup, on doit aussi recommencer le transfert des créances.

3/ Quand on saisit la référence du mémoire : c'est ce libellé qui apparaitra en référence de créance. Il faut donc être précis, et bien se rappeler de ce qui a été mis, car sinon bonjour le bazar dans le module encaissements de GFC.

4/ Le compte de classe 4 que l'on choisit pour la créance n'est pas proposé automatiquement quand on réceptionne l'OR (aucun lien entre les fichiers). Il faut donc faire se méfier, surtout quand dans l'agence comptable une personne s'occupe des créances et une autre des recettes.

Sinon, c'est vrai que c'est hyper pratique, ça évite de laisser trainer des factures non encaissées.
Voilà....

L'utilisation de cette fonctionnalité de GFC peut se révéler particulèrement pratique pour la préparation de factures liées aux loyers, par exemple .
Mais , pour ce qui est du traitement de la réception des créances à l'AC , je n'y vois pour ma part guère d'avantages...

je l utilise assez souvent c est pratique

les inconvénients c est :
- une fois les mémoires validées on nepeut plus supprimer l OR ; il faut l éditer
- au COFI il ne doit pas y avoir de mémoires en attente de transfert vers les encaissements

Quand je suis arrivée ici en septembre 2001, j'ai continué à faire les mémoires avec GFC comme la personne avant moi :

- j'ai trouvé que pour les mémoires internes à l'AC c'était pas top puisqu'il n'y avait pas d'encaissement proprement dit pour solder la créance, il fallait donc bidouiller quelque chose.

- ça nous a bloqué lors de la bascule (alors que si je me souviens bien tout était normal) : le service informatique du rectorat nous a alors déconseillé de nous en servir désormais.

Depuis j'ai repris la trame sur excel pour que les mentions obligatoires soient exactes, et dès que je fais un mémoire (environ 100 dans l'année), je liquide l'or pour ne pas en oublier.

Cela dit, cela remonte à 5 ans, peut-être que GFC a été amélioré dans ce domaine depuis...

Autre inconvénient (à moins que mon paramétrage soit incorrect), nulle part n'apparait l'unité monétaire Euro.

J'espère ne voir personne venir me payer une facture avec des cacahuètes... (sauf si c'est l'heure de l'apéro)