Réorganisation suite à baisse de moyens, demande de conseils

Bonjour à tous,
Ma secrétaire part à la rentrée...C'est un poste à temps plein, mais la nouvelle demande un 50%, ce qui sera accepté par le CE.
Bon, j'ai peu d'espoir que le 50% soit compensé (collège de 400 élèves, 370 DP, pas de segpa...).
Je vais refiler Presto à la cuisine en priant que ça fasse pas trop de dégâts.

Mais après, vu qu'elle débute complètement à l'intendance, ça va être bien galère l'année prochaine...surtout que j'ai demandé un 80% (de droit)...j'aime bien réorganiser et trouver comment gagner en rapidité et efficacité mais j'avoue que j'ai un peu le moral à zéro..surtout que je m'étais habitué au confort de ne faire pratiquement que du travail de chef : ma secrétaire actuelle gérait Presto (alimentaire, fournitures, entretien) la régie, les approvisionnements, les engagements, liquidation, mandatement, droits constatés, suivi commande, relation avec les fournisseurs....(je m'occupais de tout contrôler). Je vais devoir pratiquement tout reprendre...

J'essaie de trouver comment gagner du temps....une idée farfelue m'est venue :déléguer les commandes livres (CDI et autres) à la doc...c'est déjà elle qui les prépare sur un doc word...quelqu'un a-t-il déjà eu cette idée folle d'installer un Presto-livres pour une doc, ou pire, GFC ?????

vener a écrit:

...C'est un poste à temps plein, mais la nouvelle demande un 50%, ce qui sera accepté par le CE.

A toi d'adopter une organisation qui fasse en sorte qu'il assume sa décision (après en avoir compris les conséquences) ...

Une question subsidiaire: comment comptais-tu auparavant t'organiser avec ton 80 % ?

vener a écrit:

je m'étais habitué au confort de ne faire pratiquement que du travail de chef

Hum, ça a l'air bien! Et ça consiste en quoi?

vener a écrit:

ma secrétaire actuelle gérait Presto (alimentaire, fournitures, entretien) la régie, les approvisionnements, les engagements, liquidation, mandatement, droits constatés, suivi commande, relation avec les fournisseurs....(je m'occupais de tout contrôler).

Euh... et c'est tout?

Juste, tu es G.M. ou A.C.? Parce que si tu es G.M., il te reste quoi si on enlève toutes ces tâches?

j'embauche ta secrétaire quand elle veut, en espérant qu'elle soit jolie

Gentil Intendant a écrit:

vener a écrit:

je m'étais habitué au confort de ne faire pratiquement que du travail de chef

Hum, ça a l'air bien! Et ça consiste en quoi?

vener a écrit:

ma secrétaire actuelle gérait Presto (alimentaire, fournitures, entretien) la régie, les approvisionnements, les engagements, liquidation, mandatement, droits constatés, suivi commande, relation avec les fournisseurs....(je m'occupais de tout contrôler).

Euh... et c'est tout?

Juste, tu es G.M. ou A.C.? Parce que si tu es G.M., il te reste quoi si on enlève toutes ces tâches?

G.M.
Ben, justement il me restait plus grand chose....ma secrétaire s'ennuyait alors je lui en ai donné toujours plus...c'est aussi pour ça que je pensais que ça allait aller avec un 80%
disons que ça me fait pas trop peur de reprendre pas mal de choses (vu que je m'ennuyais aussi du coup) mais là je sens que ça va être un peu chaud...

je ne comprends pas, vous lui avez en quelque sorte tout délégué et maintenant vous ne savez pas utiliser gfc, presto, sconet... ? (et bientôt Egimmo) C'est ça?

T'es sur que tu n'as rien de particulier dans ton établissement ??? Parce qu'ici, on passe à 400 élèves à la rentrée, 370 repas/jour en moyenne, pas de SEGPA ou de truc dans le genre, et... je suis toute seule. Et si jamais on demandait un demi-poste, je crois qu'on nous rigolerait au nez. Décidément les moyens sont bizarrement répartis !

J'ai pas trop compris qui était la GM dans cette histoire... Tu peux me l'envoyer ta collègue, que je parte un peu en vacances ?

M9.1 man a écrit:

je ne comprends pas, vous lui avez en quelque sorte tout délégué et maintenant vous ne savez pas utiliser gfc, presto, sconet... ? (et bientôt Egimmo) C'est ça?

ben si je sais tout faire ! quand j'ai débuté j'avais quelqu'un à temps partiel puis plus personne (donc je sais tout faire de A à Z, y compris Presto), puis un temps plein à qui j'ai dû tout apprendre ! . Je me plains absolument pas de la situation qui était confortable, moins de stress, du temps pour des projets restauration etc. J'ai bien conscience qu'à la rentrée, la configuration ressemblera plus à ce que pas mal de collègues vivent...et je sais assez bien m'organiser pour ne pas trop être débordé... Mais c'est très angoissant, je me demande si je vais réussir à tenir le coup.... et je pose à nouveau la question : est-ce que quelqu'un a déjà délégué la commande de livres au documentaliste (Presto, voir GFC)

Allez, t'angoisse pas, si tu as déjà été tout seul, y a pas de raison que ça coince cette fois. Tu vas sans doute te sentir débordé au début, et les automatismes vont revenir ! Ici Presto est en cuisine, je me contente de remplir les effectifs, le menu et d'éditer les fiches journalières, ce qui me permet de garder un œil. Je ne vois pas trop l'intérêt de déléguer Presto à la doc, normalement elle est équipé de son propre logiciel pour gérer son stock de livres, non ? Elle peut quand même préparer sa commande, te la donner, éventuellement la faxer après ton accord si tu es débordé mais quand il ne reste plus que ça... Par ailleurs, sur le plan informatique, ça me parait difficile de partager Presto entre toi et la doc, vu qu'en principe les docs sont sur le réseau péda. En monoposte, peut-être ? Mais encore une fois, je ne vois pas bien l'utilité...

Atasta a écrit:

ça me parait difficile de partager Presto entre toi et la doc

Oui moi aussi, ou alors j'ai pas tout suivi et Presto a des fonctionnalités que je ne connais pas

vener a écrit:

surtout que je m'étais habitué au confort de ne faire pratiquement que du travail de chef : ma secrétaire actuelle gérait Presto (alimentaire, fournitures, entretien) la régie, les approvisionnements, les engagements, liquidation, mandatement, droits constatés, suivi commande, relation avec les fournisseurs....(je m'occupais de tout contrôler). Je vais devoir pratiquement tout reprendre...

Il y en a qui sont (ou qui étaient) vraiment gâtés !

Titi a écrit:

Atasta a écrit:

ça me parait difficile de partager Presto entre toi et la doc

Oui moi aussi, ou alors j'ai pas tout suivi et Presto a des fonctionnalités que je ne connais pas

Le collègue doit penser à la gestion "autre stock". Mais GFC semble plus pertinent car il s'agit juste de commandes, le stock étant géré dans le logiciel du CDI.
L'accès GFC restreint pour le documentaliste, avec création d'un profil permettant la saisie d'approvisionnements dans une certaine série, est possible. Cela me parait compliqué dans la mesure où, comme le souligne Atasta, le CDI a souvent un accès au réseau pédagogique alors que GFC est sur le réseau administratif.

En même temps, n'importe qui peut préparer des commandes selon un modèle établi par le service de gestion, voire en remplissant un document issu du catalogue du fournisseur. Pour établir un BDC réglementaire dans GFC avec engagement automatique, il suffit d'avoir dans ses approvisionnements l'article "selon document joint". On gagne du temps.

On ne dit pas stock, on dit fonds documentaire, bandes d'incultes !

Isaac a écrit:

On ne dit pas stock, on dit fonds documentaire, bandes d'incultes !

Que celui qui n'a jamais pêché par inculture me lance la première pomme !

M9.1 man a écrit:

j'embauche ta secrétaire quand elle veut, en espérant qu'elle soit jolie

même pas jolie, je la prends !!!

Agathe Deblouze a écrit:

M9.1 man a écrit:

j'embauche ta secrétaire quand elle veut, en espérant qu'elle soit jolie

même pas jolie, je la prends !!!

euh, si elle ressemble à ton autruche, je préfère m'abonner aux formations du rectorat ...

vener a écrit:

M9.1 man a écrit:

je ne comprends pas, vous lui avez en quelque sorte tout délégué et maintenant vous ne savez pas utiliser gfc, presto, sconet... ? (et bientôt Egimmo) C'est ça?

ben si je sais tout faire ! quand j'ai débuté j'avais quelqu'un à temps partiel puis plus personne (donc je sais tout faire de A à Z, y compris Presto), puis un temps plein à qui j'ai dû tout apprendre ! . Je me plains absolument pas de la situation qui était confortable, moins de stress, du temps pour des projets restauration etc. J'ai bien conscience qu'à la rentrée, la configuration ressemblera plus à ce que pas mal de collègues vivent...et je sais assez bien m'organiser pour ne pas trop être débordé... Mais c'est très angoissant, je me demande si je vais réussir à tenir le coup.... et je pose à nouveau la question : est-ce que quelqu'un a déjà délégué la commande de livres au documentaliste (Presto, voir GFC)

ok je vous comprends collègue, quelque part vous étiez dans la normalité d'un cadre ou oserais je dire "personnel de direction"

vener a écrit:

est-ce que quelqu'un a déjà délégué la commande de livres au documentaliste (Presto, voir GFC)

1/ Déja fait ? Non...

2/ Envisagé ? pas un instant

3/Dans le futur ? JAMAIS !

Parcontre, j'apprécierais qu'elle me fasse un joli p'tit tabeau excell avec les références, les prix, le total etc... et je remplis mon bon de commande GFC de la façon suivante :
"selon liste jointe"... et je n'indique que le prix total.

comme ça elle se tape le boulot, mais je garde la maitrise des coûts....

affectation de poste bizarroide : je suis tout seul pour TOUT faire à l'intendance et je m'en sors trés bien ( modestement)

collège 300 160 dp

je me demande ce que le collègue gestionnaire devait faire de ces journées avec une telle délégation à la secrétaire ! ennui quand tu nous tiens

courage collègue, vous verrez peut être les choses avec plus de recul en fait

vener a écrit:

.... et je pose à nouveau la question : est-ce que quelqu'un a déjà délégué la commande de livres au documentaliste (Presto, voir GFC)

C'est bizarre que tu te focalises là-dessus. Les bouquins chez moi, c'est maximum 5-6 commandes dans l'année. Tu demandes à la doc de te les préparer, y'a plus qu'à faxer les listes après ou envoyer par mél. Vraiment pas de quoi gagner beaucoup de temps sur la durée de l'année scolaire en refilant tout le bébé à la doc.

Edit: Agathe (salut Agathe !! ) vient de dire, à peu de choses près, la même chose que moi.

néthou a écrit:

vener a écrit:

.... et je pose à nouveau la question : est-ce que quelqu'un a déjà délégué la commande de livres au documentaliste (Presto, voir GFC)

C'est bizarre que tu te focalises là-dessus. Les bouquins chez moi, c'est maximum 5-6 commandes dans l'année. Tu demandes à la doc de te les préparer, y'a plus qu'à faxer les listes après ou envoyer par mél. Vraiment pas de quoi gagner beaucoup de temps sur la durée de l'année scolaire en refilant tout le bébé à la doc.

Edit: Agathe (salut Agathe !! ) vient de dire, à peu de choses près, la même chose que moi.

pas faux, j'arrête de vous embêter avec mes questions de gestionnaire usé de fin d'année.

[quote="vener"]

néthou a écrit:

pas faux, j'arrête de vous embêter avec mes questions de gestionnaire usé de fin d'année.

ah bon, t'es usé ? alors que tu fous rien ! ben tu manques pas d'air !

quand on lit les post de collègues qui sont au fond du trou et qui arrivent pas à en sortir, moi je serai toi, j'irais cacher ma tête dans un trou (puisque c'est la mode en ce moment )

sinon : (je plaisantais mais bon quand même, t'exagères....)

polaire a écrit:

ah bon, t'es usé ? alors que tu fous rien ! ben tu manques pas d'air !

qu'est-ce que ce sera quand j'aurai du taf !

plus sérieusement,l'usure est surtout psychologique : CE qui ne donne aucune info, qui me court-circuite et me contredit, méthodes paternalistes, artisanales, bidouille et magouille en tout genre, profs habitués à leur confort de tout de suite, maintenant et que ça saute...tout ça reste gérable et vivable avec un secrétaire de confiance au top et qui filtre... avec une débutante à 50%....je vais me sentir bien seul.

vener a écrit:

qu'est-ce que ce sera quand j'aurai du taf !

plus sérieusement,l'usure est surtout psychologique : CE qui ne donne aucune info, qui me court-circuite et me contredit, méthodes paternalistes, artisanales, bidouille et magouille en tout genre, profs habitués à leur confort de tout de suite, maintenant et que ça saute...tout ça reste gérable et vivable avec un secrétaire de confiance au top et qui filtre... avec une débutante à 50%....je vais me sentir bien seul.

Je compatis, mais c'est maintenant un peu tard pour y penser: c'est lorsque ta super-secrétaire-comme-que-tout-le-monde-en-voudrait-une faisait l'essentiel du boulot en te dégageant du temps que tu aurais justement pu remettre un peu d'ordre, ou en tous cas essayer de le faire, dans le bordel ambiant fonctionnement de ton établissement. Le fait est que si les collègues réagissent ainsi, c'est que tu donnes l'impression d'avoir jusqu'ici profité d'un certain confort professionnel. C'est compréhensible, mais quand il y a retour de bâton ou changement de situation, il faut s'adapter. Et pour revenir sur les dysfonctionnements que tu nous cites, ce sera maintenant beaucoup plus dur.

néthou a écrit:

Je compatis, mais c'est maintenant un peu tard pour y penser: c'est lorsque ta super-secrétaire-comme-que-tout-le-monde-en-voudrait-une faisait l'essentiel du boulot en te dégageant du temps que tu aurais justement pu remettre un peu d'ordre

heu..je rappelle que c'était ma troisième secrétaire en 4 ans, que la première était à 50%, la deuxième contractuelle à moins que ça, puis j'ai été seul, puis une qui débute que j'ai formée entièrement...et je peux vous dire que ça prend du temps la formation et la délégation (parfois plus que de faire soi-même)...par ailleurs il y avait une équipe d'agents pas piqués des hanetons, à gérer c'était bien chronophage. J'ai mis de l'ordre dans la GRH, rappeler à la règle, imposer les approvisionnements dans GFC, les mémoires pour les OR, un stock informatisé pour les fournitures, des budgets voyages systématiques et équilibrés votés au CA, équipé la DP d'un distributeur de plateaux parce qu'il y avait de la fraude, obtenu la création d'un poste d'agent d'accueil, + deux CE débutants en 4 ans et deux CE adjoints...+l'entière équipe de direction qui n'a pas la même idée que moi du service public (j'édulcore) alors, pardon d'avoir profité honteusement d'un confort , d'avoir soufflé pendant un an et de n'en avoir pas profité pour rappeler à l'ordre le CE et les profs sur leur pratique...mais je suis pas kamikaze.

Rassurez-vous, à la rentrée, tout rentrera dans l'ordre, ce sera la course, la pression et la solitude, comme tout le monde.

M9.1 man a écrit:

courage collègue, vous verrez peut être les choses avec plus de recul en fait

Oui ! peut être que je pleure avant d'avoir mal ! Pour finir sur une note plus gaie, je me dis que malgré les changements de personnels et autres, j'ai quand même toujours réussi à m'en sortir...même ma première année, ça été très chaud, mais j'ai survécu...et puis, tiens, allez, on va dire que c'est un nouveau challenge... à moi de trouver comment gagner encore du temps, et puis si l'équipe de direction n'est pas tip top, je noirci peut être un peu le tableau, y a pire et ...j'ai une super équipe d'agents (ça compte).

(juste que je peux quand même que regretter de perdre un demi-poste dans mon service...non ?

Mon expérience : juste après ma réuisste au concours externe d'attaché accès direct ( donc pas IRA), j'ai été sur un poste similaire au tien. Un demi-poste de secrétaire  est attribué à l'intendance ( occupée par contractuel) :

La 1ère année, la contractuelle découvrait le collège ( comme moi), mais elle conaissait bien ce type de poste, mais était plutôt "fainéante" donc j'ai bcp fait à sa place.

 La 2ème année, nouvelle contractuelle, elle débutait, et avait peur du travail à l'ordinateur. J'ai ainsi passé bcp de mon temps à l'accompagner  et ais pris en charge une partie du travail qu'effectuait la 1ère secrétaire.

La 3ème année, j'ai eu qqs de vraiment compétent, mais qui faisait uniquement un travail bien délimité dès le départ.

 Tout ça pour dire que c'est tout à fait faisable, d'autant plus quand on a de l'expérience et que l'on connait bien son bahut, cela ne devrait poser aucun pb.

Depuis le milieu de ma 2ème année, mes horaires sont de horaires assez classique, pas d'heure supp  ( sauf par période : fin de l'année budgétaire, fin de l'année soclaire....). En un mot, je suis dans les 1607h et pas au-delà.

En revanche, je comprend que ce changmeent de situation brutale puisse vous affoler. Il y aura un tps d'adaptation,le tps de reprendre ses marques,  mais tt se passera bien.

Citation :

En revanche, je comprend que ce changmeent l situation brutale puisse vous affoler. Il y aura un tps d'adaptation,le tps de reprendre ses marques,  mais tt se passera bien.

Merci, ça me rassure :-)