Voyages- bilan financier-responsabilité du comptable

Bonjour à tous,

une petite question sur l'exécution financière d'un voyage (en 5 ans c'est le 1er que nous organisons avec contribution des participants avant on prenait tout sur le budget établissement, ça coûtait cher mais c'était moins fatiguant...).
Donc voilà la question: il était prévu au budget initial du voyage une contribution totale des participants de 6750€04 soit 306€82 par élève, l'établissement contribuant à hauteur de 1100€ pour les accompagnateurs. Soit un budget total de 7850€.
Les familles ont monté diverses opérations (emballage cadeaux, tombola, vente de calendrier) pour un montant total de 6150€, seulement 6000€ ont été versés à l'établissement avant la réalisation du voyage.
Les dépenses totales du voyage se sont élevées à 7247€84 soit un total de 289€91 par personne.
Nous proposons donc au CA d'augmenter la contribution de l'établissement de 59€65 pour atteindre un total de 1159€65 correspondant aux sommes engagées pour les 4 accompagnateurs (289€91x4).
Resterait donc à la charge des familles la somme de 6088€19 soit environs 289€91 par élève.
D'où la question: doit on encaisser la totalité de la somme prévue lors du vote du budget initial du voyage soit 6750€04 pour ensuite la rendre aux familles, ou peut-on plus simplement encaisser uniquement ce qui est au final réellement du par les familles (6088€19)?

Bonne soirée, et merci par avance de vos réponse.

1) Faites un courrier aux familles disant que le dernier versement n'est plus fixé à 100 € mais provisoirement à 80 € ; en attendant le vote du CA.

2) Faire voter par le CA la nouvelle participation.

3) Faire l'ordre de réduction de recette... car bien entendu vous aviez fait l'OR avec l'ancien tarif (comment non ? c'est pas bien)

Merci.

D'après moi l'autorisation de perception auprès des familles par l'acte du CA est un maximum, en tout cas c'est comme cela qu'on le présente. Si jamais une bonne nouvelle permet de faire diminuer le montant à la charge des familles, il n'y a pas de nécessité d'un nouveau vote.

Du point de vue de l'autorisation budgétaire, je rappelle que seule compte l'autorisation de dépense appréciée au niveau du chapitre : les recettes peuvent être différentes dans leur répartition de ce qui était envisagé, tant qu'on parvient à obtenir l'équilibre entre les dépenses et les recettes, il n'y a aucune nécessité de quelque acte que ce soit.

Si un OR trop important a déjà été passé, un bon vieil ORR avec une PJ expliquant la situation (dans l'idéal un compte de gestion de l'opération) devrait amplement être suffisant.

Enfin, si l'on a perçu trop auprès des familles, il y a trois possibilités :

1- le montant est important : remboursement systématique, il faut parvenir à trouver un RIB pour chaque famille concernée, déplacer en compta l'argent au 4664 et le restituer par ordre de paiement

2- le montant est inférieur au chiffre voté en CA du minimum à partir duquel le remboursement est systématique (en général 8 €), on informe les familles (mot dans le carnet) et celles-ci fournissent un RIB pour qu'on les rembourse

3- il reste des sommes non réclamées par les familles : la moins mauvaise solution que j'ai trouvé, c'est de les coller, via acte du CA, au compte 4672 caisse de solidarité, pour contribuer aux voyages suivants.

L'intendant zonard a écrit:

D'après moi l'autorisation de perception auprès des familles par l'acte du CA est un maximum, en tout cas c'est comme cela qu'on le présente. Si jamais une bonne nouvelle permet de faire diminuer le montant à la charge des familles, il n'y a pas de nécessité d'un nouveau vote.

Là IZ nous sommes en désaccord total. Moi, je ne peux accepter un OR qui ne soit pas basé sur le montant exact voté par le CA.

Tout ordre de recettes doit comporter les bases de la liquidation de façon à permettre au comptable de procéder au contrôle qui lui incombe. Le vote par le CA d’un montant maximum pour la participation des familles à un voyage revient à déléguer au chef d’établissement ses compétences relatives à la détermination d’une recette budgétaire. Cette délégation, non prévue par les textes, n’est pas autorisée. Article 41221 de la circulaire du 21 avril 1988

Par ailleurs dans ton propos tu me semble oublier le contrôle obligatoire que doit exercer le comptable sur les titres de recettes. Dans le cas présent on pourrait reprocher au comptable :
1) que la recette n'a pas été autorisée par l'autorité compétente (le CE ayant fixé le tarif en place du CA)
2) que la recette prévue par le CA et dont tu as connaissance n'est pas recouvrée.

Et ton ORR pour modifier l'OR conforme au vote du CA, c'est pour moi un débet en puissance.

Bon là visiblement on n'est pas dans le même monde... y a des fois où j'ai un peu conscience d'être olé-olé, mais sur ce coup-là, ma conscience ne me titille aucunement. Faut que j'y réfléchisse.

Je suis surpris de tant de surprise à l'égard des propos de N@n@rd avec lesquels je suis en accord total ;et, curieusement peut-être , sur ce point surtout

N@n@rd a écrit:

2) que la recette prévue par le CA et dont tu as connaissance n'est pas recouvrée.

N@n@rd a écrit:

c'est pour moi un débet en puissance.

Je le pense aussi , même si les pratiques et conceptions en la matière s'éloignent souvent beaucoup de la théorie .Les longs et vieux débats que nous eûmes ici même en sont la plus claire illustration .

tobias a écrit:

Je suis surpris de tant de surprise à l'égard des propos de N@n@rd avec lesquels je suis en accord total ;et, curieusement peut-être , sur ce point surtout

N@n@rd a écrit:

2) que la recette prévue par le CA et dont tu as connaissance n'est pas recouvrée.

N@n@rd a écrit:

c'est pour moi un débet en puissance.

Je le pense aussi , même si les pratiques et conceptions en la matière s'éloignent souvent beaucoup de la théorie .Les longs et vieux débats que nous eûmes ici même en sont la plus claire illustration .

A noter que je n'ai parlé de débet que dans le cadre d'un ordre de réduction de recette. La jurisprudence est constante sur la responsabilité du comptable qui accepte un ORR sans fondement. Un ORR sur un premier OR se basant sur un acte du CA, alors que l'ORR ne se base que sur un acte du CE qui vient contredire l'acte du CA et le tarif voté par ce dernier, pour moi le risque de débet pour le comptable est une évidence.

Pour la première partie nous savons tous que le comptable qui a connaissance d'une créance a obligation de demander à l'ordonnateur de faire l'OR correspondant. Le comptable a connaissance de l'acte du CA qui fixe la créance à 100. Si l'ordo décide que la créance n'est plus que de 80, j'estime que le comptable doit - pour dégager sa responsabilité - prouver qu'il a demandé au CE de faire l'OR pour les 20 qui manque.

L'intendant zonard a écrit:

Bon là visiblement on n'est pas dans le même monde... y a des fois où j'ai un peu conscience d'être olé-olé, mais sur ce coup-là, ma conscience ne me titille aucunement. Faut que j'y réfléchisse.

On en revient à la question traditionnelle de savoir si l'acte du CA, quelque soit la nature de la recette d'ailleurs, doit fixer avec précision un tarif ou si il peut fixer une fourchette ou un maxi. Ma position - qui est celle de la DAF- est que le tarif doit être précis sinon on laisse in fine la fixation du tarif à l'ordo. On sera d'accord pour dire que ce qui doit être vrai pour la participation des familles doit l'être aussi pour tous les tarifs ; nul n'envisagerait que le tarif d'un repas soit fixé à un maxi de 3 € par la collectivité et que le chef d'établissement puisse décider seul de le ramener à 2,80 € si il se rend compte qu'il aura un excédent sur le SAH. Raisonnement que vous pourrez trouver poussé à l'extrème, mais pour lequel vous me reconnaitrez un certain caractère logique.

Complètement d'accord avec MAITRE Nanard!!
Aussi, je fais systématiquement voter un budget final au cas où le budget initial ait été modifié : en cas d'ORR, je pense ainsi être couvert...

N@n@rd a écrit:

A noter que je n'ai parlé de débet que dans le cadre d'un ordre de réduction de recette. La jurisprudence est constante sur la responsabilité du comptable qui accepte un ORR sans fondement. Un ORR sur un premier OR se basant sur un acte du CA, alors que l'ORR ne se base que sur un acte du CE qui vient contredire l'acte du CA et le tarif voté par ce dernier, pour moi le risque de débet pour le comptable est une évidence.

Je comprends l'orthodoxie de cette réponse sur le fond et j'ajoute que tu as raison de la préciser car j'avais en effet abusivement tronqué tes propos .

Ceci dit , ici :

N@n@rd a écrit:

Pour la première partie nous savons tous que le comptable qui a connaissance d'une créance a obligation de demander à l'ordonnateur de faire l' OR correspondant. Le comptable a connaissance de l'acte du CA qui fixe la créance à 100. Si l'ordo décide que la créance n'est plus que de 80, j'estime que le comptable doit - pour dégager sa responsabilité - prouver qu'il a demandé au CE de faire l'OR pour les 20 qui manque.

Me trompé-je en disant que le comptable aura fait son OR sur la base des 100€ votés par le CA ; si, in fine, il n'a perçu que 80 € , il entre également dans un cas de débet dés lors qu'il n'aura aucune base juridique pour émettre l'ORR .
Non ?

tobias a écrit:

Ceci dit , ici :

N@n@rd a écrit:

Pour la première partie nous savons tous que le comptable qui a connaissance d'une créance a obligation de demander à l'ordonnateur de faire l' OR correspondant. Le comptable a connaissance de l'acte du CA qui fixe la créance à 100. Si l'ordo décide que la créance n'est plus que de 80, j'estime que le comptable doit - pour dégager sa responsabilité - prouver qu'il a demandé au CE de faire l'OR pour les 20 qui manque.

Me trompé-je en disant que le comptable aura fait son OR sur la base des 100€ votés par le CA ; si, in fine, il n'a perçu que 80 € , il entre également dans un cas de débet dés lors qu'il n'aura aucune base juridique pour émettre l'ORR .
Non ?

Dans mon commentaire je partais du postulat que l'OR n'était pas fait. Si l'OR était fait, le comptable se doit (à mon avis) de rejeter l'ORR et de poursuivre le recouvrement du premier OR de 100 € (y compris les 20 de"trop") en attendant un acte du CA rectifiant le montant de la participation, l'édition de l'ORR avec acte de ce CA et ensuite de rembourser les 20.

C'est clair
Merci pour ta réponse et bonne journée à toi

Léo a écrit:

Il me semble qu’il faut nuancer et qu’un ordre de réduction de recettes ne doit pas être forcément rejeté.

Si le voyage est excédentaire suite à un tarif trop élevé, l’OR a bien été fait sur l’acte relatif au montant du voyage, ne faut-il pas une réduction d’OR sur les familles pour rembourser les familles par ordre de paiement avec comme pièce jointe un bilan financier du voyage ?

Bien sur qu'il faut dans ce cas un ORR ; mais pour moi un simple bilan financier n'est pas un PJ acceptable. Le CA a voté un tarif et seul le CA peut le modifier. Il faut donc un acte du CA fixant le nouveau tarif inférieur pour joindre à l'ORR. Sinon cela revient à donner au CE une prérogative qui reléve du CA. L'ORR sera donc "pris" par une autorité "qui n'a pas compétence" pour le faire.

Je suis bien entendu en désaccord avec le post ci-dessus. Avec cette argumentation de l'équilibre on peut tout autant justifier d'augmenter sans son accord le tarif voté par le CA ou de prélever sur les réserves sans DBM de niveau 3, au cas ou les recettes prévues ne couvrent pas les dépenses.

Mais la bonne question est "pourquoi refuser de faire modifier le tarif par le CA" ? Ou est la difficulté ?

Toujours pas d'accord.

Tu fais référence à une circulaire, moi au code de l'Education (dont la valeur juridique supérieure n'est pas contestable) qui dispose que c'est le CA qui fixe les tarifs des prestations. La DAF du ministère a rappelé à plusieurs reprises que cette tarification devait être précise ; et que fixer un tarif maxi modulable à la baisse revenait in fine à donner compétence au chef d'établissement pour fixer le tarif définitif, ce qui est illégal.

Je pourrais aussi citer l'article 12 du décret 62-1587 de 1962 qui indique que "Les comptables sont tenus d'exercer en matière de recettes, le contrôle (…) de l'autorisation de percevoir la recette" ; de vérifier que la recette a bien était prise par l'autorité compétente, que le tarif et les calculs sont justes ; et que le comptable engage sa responsabilité s'il prend en charge une annulation de recette avec un motif autre que celui de rectifier une erreur matérielle.

Pour le reste j'ai développé suffisamment mon argumentation pour que chacun juge en connaissance de cause ce qu'il accepte ou pas. Je ne prétends pas avoir raison sur tout, et donne juste mon analyse ; aprés, c'est la responsabilité personnelle de chaque comptable. Mais je dois dire que pour ma part, avec la nouvelle écriture de l'article 60 de la loi du 23/02/63 par la loi du 28 décembre 2011, je ne prendrai pas le risque de me voir sanctionner financièrement sans possibilité de remise gracieuse ; tout cela pour éviter un vote du CA sur une modification de tarif.



Sauf nouvelle argumentation, cela clos mon intervention sur le sujet.

Citation :

Tu fais référence à une circulaire, moi au code de l'Education

Imparable !

J'aime quand Nanard produit des raisonnements aussi limpides.

J'ajouterai que le CA ne peut déléguer ses compétences qu'à la commission permanente et pas au CE.

« J'ajouterai que le CA ne peut déléguer ses compétences qu'à la commission permanente et pas au CE ».



Et alors quelle est la nature exacte de l’EPCP ou de la future autorisation donnée par le CA de signer les marchés ?

Une remise d'ordre est encadrée par un règlement de la restauration et/ou une consigne écrite de la collectivité, et cela ne modifie en rien le forfait ou le prix du repas.
Dans le cas d'un voyage il ne s'agit pas de RO mais bien d'une modification du tarif pour la même prestation fournie.

Maintenant, si la question à la DAF peut définitivement régler le problème, c'est pas une si mauvaise idée.

Je me demande si le problème n'est pas dans la notion de "tarif". Le voyage n'a pas un prix, mais il a un coût, assuré par les familles et éventuellement aussi par d'autres ressources.

Ce qui d'après moi entraîne, ne s'agissant pas d'un tarif mais d'un plan de financement d'une opération qui doit être équilibrée, que le CA se prononce valablement sur une prévision indiquant la somme maximale pouvant faire l'objet d'une recette sur les familles d'une part, et du montant maximal des dépenses de l'opération d'autre part. Le principe qui doit êter observé dans cela, c'est la stricte égalité de traitement entre les familles. Si une subvention inopinée ou des dépenses inférieures à la prévision permettent de ne pas passer en recettes la totalité de la somme envisagée dans un premier temps, un OR inférieur au montant initial me semble possible, ainsi que la restitution du trop-perçu auprès des familles.

Sans vouloir inventer dans un seul message tout un nouveau pan du droit applicable aux EPLE, à mon avis avec ces de de voyages de , on est dans un autre domaine, celui d'une gestion de type commerciale (bien que parfaitement désintéressée). Et que je sache, si mon Greta décroche un marché moyennant une remise sur le tarif général des prestations de formation voté en CA (ce qui est le cas pour environ 98 % du chiffre d'affaires), je n'ai pas non plus d'obligation de refaire voter les administrateurs avant de passer l'OR. Ou alors, c'est comme le délire "si-y-a-pas-l'EPCP", on rémunère les membres du CA à plein temps, on les loge sur place et on les réunit toutes les demi-journées.

Je précise que la notion de "contribution maximale de la part des familles" est utilisée dans des écrits de mon rectorat préféré, dans ses demandes et recommandations concernant l'organisation financière des voyages. C'est pas le recteur le responsable devant la CRC, jeû sais, mais tout de même...

Y a pas quelqu'un des services ici qui pourrait donner son avis, même un peu gêné de découvrir l'hyatus ?

Précision : les bonnes surprises, chez moi y en a jamais. En ce qui me concerne, on est dans la pure théorie.

Léo a écrit:

Et alors quelle est la nature exacte de l’EPCP ou de la future autorisation donnée par le CA de signer les marchés ?

L'EPCP est adopté par le CA qui ne peut déléguer cette compétence au CE. L'autorisation donnée au CE de signer les contrats n'est pas une délégation, si le code est écrit comme ça y'a une bonne raison. Du style qu'on ne peut pas déléguer une compétence qu'on n'a pas.

Léo a écrit:

Pour moi, cette dernière argumentation de NANARD n’apporte rien de plus :

Je ne tiens à froisser personne ni, non plus, à induire en erreur des collègues. Pourtant il y a une chose que je ne comprends pas : tout au long de l’année, je prends en charge, s’agissant des frais scolaires, des remises conformément au règlement intérieur du SAH ; je rembourse des excédents versés. Personne, ce faisant, ne considère que le chef d’établissement empiète sur les compétences du CA, personne ne parle de modulation de tarif. Et pourquoi ce même type de raisonnement, régi par un règlement intérieur des sorties et voyages scolaires ou par la délibération du tarif du voyage, m’est-il interdit ?

Parce que le montant de la remise d'ordre est déterminé dans le règlement du SAH, seule sa quotité change : on ne sait pas, quand on vote le tarif, à qui ni combien on attribuera de RO. Par contre, on sait que 1jr de RO, c'est X €, ni plus, ni moins. Un excédent de voyage, par définition, on ne le connaît pas à l'avance.

L'intendant zonard a écrit:

Je me demande si le problème n'est pas dans la notion de "tarif". Le voyage n'a pas un prix, mais il a un coût, assuré par les familles et éventuellement aussi par d'autres ressources.

Ce qui d'après moi entraîne, ne s'agissant pas d'un tarif mais d'un plan de financement d'une opération qui doit être équilibrée, que le CA se prononce valablement sur une prévision indiquant la somme maximale pouvant faire l'objet d'une recette sur les familles d'une part, et du montant maximal des dépenses de l'opération d'autre part. Le principe qui doit êter observé dans cela, c'est la stricte égalité de traitement entre les familles. Si une subvention inopinée ou des dépenses inférieures à la prévision permettent de ne pas passer en recettes la totalité de la somme envisagée dans un premier temps, un OR inférieur au montant initial me semble possible, ainsi que la restitution du trop-perçu auprès des familles.

Ne confondrais tu pas budget et tarif? Que les recettes du budget soient un acte prévisionnel qui peuvent être inférieures à la prévision, on est d'accord. Il n'empêche que le vote du budget ne dispense pas l'établissement de faire voter le tarif, qui vaut autorisation d'encaisser pour l'AC. Et ce tarif, il est fixe.

celà pose la question de la nature juridique de cette participation des familles. est-ce un tarif? ce qui signifierait que le voyage sco est une prestation de service et l'EPLE le voyagiste?

ou s'agit il d'une participation financière volontaire à une action pédago ou péri pédago et là il s'agit de la prévoir et l'autoriser afin de présenter un budget équilibré?

dans le 2ème cas l'AC se borne à constater un trop perçu sur l'opération qui ne doit pas générer d'exédent au chapitre sans réserves, et là aucun vote nouveau n'est nécessaire et un simple OP fait l'affaire.

introduire la notion de tarif est autre chose et me gène un peu, l'EPLE ne vend pas le voyage, il l'organise, nuance! si toutefois on retient cette option alors on passe le montant final au CA.

je ne pense pas qu'un AC puisse être embêté sur ce genre de remboursement, d'autant plus que la circulaire, certes de niveau inférieure au code, semble préciser la nature de cette participation et n'en fait pas un tarif.

VMB qui vole à ma rescousse !
Ca valait le coup de m'accrocher dans ce métier malgré ma bêtise congénitale et ma flemme atavique.


Cela dit je ne voudrais pas laisser entendre que les propos de N@n@rd ne m'ont pas profondément fait réfléchir.

arrête les fines herbes dare dare ami IZ!!!

ce n'est QUE mon interprétation et celle de Nanard n'est pas à balancer par la fenêtre!