PIECES JUSTIFICATIVES MANDATEMENT?

Je rencontre de grosses difficultés dans l'acheminement du courrier (factures), avec des délais de 1 à 2 mois, ce qui implique un mandatement  grosso modo 2 à 3 mois après la livraison.
Les fournisseurs me proposent de me scanner la facture et de me l'envoyer par mail.
Est-ce qu'un PDF d'une facture originale peut légalement servir de pièces justificatives à un mandat ?
Toutes vos réponses sont les bienvenues, en particulier celles de Nanie et Isaac Newton  

Je suppose que tu as déjà trouvé ceci, et surtout potassé ce document (même si l'orthographe laisse à désirer, la provenance semble bonne). En gros, il semble que ton salut réside dans la signature électronique.
Mais je ne m'appelle ni Newton ni Nanie, alors...

je ne suis ni AC , ni la douce nanie , ni un Génie


Mais bon en quoi une facture envoyée sous forme de fichier PDF par émail et éditée ensuite à l'agence comptable serait moins valide qu'une facture qui serait sortie de l’imprimante du fournisseur ?

Sur le site, il y a ça : voir page 13 et suivantes. Mais ça date de 2006, il me semble qu'il y a un nouveau texte qui autorise la production de copies.

godzilla a écrit:

Toutes vos réponses sont les bienvenues, en particulier celles de Nanie et Isaac Newton

Bon, si tu m'avais demandé à moi je t'aurais dit d'aller voir cette instruction (page 7 ou 10 du PDF)
http://www.gestionnaire03.fr/PJdepenses-instruction.pdf
... mais comme tu m'as rien demandé j'en profite juste pour répondre à Poporc que le plus dur pour le type de site que j'anime c'est la mise à jour et l'actualisation des données.

Aucun reproche de ma part (bien au contraire) mais ma connexion très limitée ne m'avait pas permis d'ouvrir ce second document.
J'avais eu un problème d'utilisation de copie et j'avais, dans mon souvenir, trouvé un document (certainement sur le site) sur l'utilisation des copies plus actuel. D'où mon avertissement au collègue.
Pour le document que tu cites, mon ordi m'indique qu'il est abimé et je ne peux pas l'ouvrir. C'est certainement plus lié à la connexion que j'utilise qu'a un défaut du doc.

Le problème est bien chez moi, j'ai finalement réussi à l'ouvrir, c'est bien ce document.

godzilla a écrit:

Je rencontre de grosses difficultés dans l'acheminement du courrier (factures), avec des délais de 1 à 2 mois, ce qui implique un mandatement grosso modo 2 à 3 mois après la livraison.
Les fournisseurs me proposent de me scanner la facture et de me l'envoyer par mail.
Est-ce qu'un PDF d'une facture originale peut légalement servir de pièces justificatives à un mandat ?
Toutes vos réponses sont les bienvenues, en particulier celles de Nanie et Isaac Newton

La réponse est oui, cher dinosaure de l'ère nucléaire.

Mais il est de bon ton de ne pas raviver l'envie et la jalousie parmi les membres de ce forum. Je te sais gré de vouloir, par tes propos, souligner l'indéniable supériorité que je possède sur le commun des mortels. Mais j'assure moi-même la promotion de mon auguste personne. Et le moindre visiteur de ce forum pourra constater à loisir mon génie incommensurable et la qualité toujours parfaite de mes réponses. Le mieux est toujours l'ennemi du bien et ma modestie dut-elle en souffrir, la prochaine fois associe dans tes vœux de réponses au moins le Big Boss, mon patron bien-aimé et accessoirement le financeur de mes voyages réguliers aux Seychelles.

Je te remercie malgré tout pour cette marque d'admiration qui, toute légitime soit-elle, me va droit au cœur. Par contre, pour Nanie, je ne comprends pas bien ? Des restes de radioactivité ?

Merci pour vos réponses, en particulier à Nanard !
La mention "en particulier Isaac Newton et Nanie" ne concernait pas l'éventuel qualité des réponses mais n'était simplement qu'un clin d'œil à deux personnes que je connais autrement que virtuellement.

Bonjour,

je suis adjoint administratif et je m'occupe des mandatements. Mon ancien gestionnaire comptable m'avait bien expliqué qu'i fallait joindre en pièce justificative d'un paiement de contrat, lors du 1er mandat de l'exercice : le contrat et la délibération du CA autorisant la signature par le chef d'établissement.
Aujourd'hui ma gestionnaire me soutient que l'on n'a pas besoin de joindre le contrat avec l'original de la facture destinée au compte financier. Que l'on ne met que la facture originale à chaque mandat sans aucune pièce jointe, peu importe que ce soit en rapport avec un contrat ou un devis mentionné sur la facture.
J'ai regardé le texte de loi Décret n° 2007-450 du 25 mars 2007et j'en suis toujours au même point. Je ne comprends pas! Elle retire les pièces jointes que j'accroche aux mandats. Ai-je mal compris le texte de référence? N'ayant aucun contact direct avec l'agent comptable, je ne peux me renseigner sur mon lieu de travail sans passer outre les consignes de ma supérieure...
Je vous remercie par avance de vos réponses.

Ton ancien agent-comptable t'avait effectivement bien expliqué les choses.
Mais il ne faut pas être plus royaliste que le roi: si la gestionnaire pour le compte de laquelle tu travailles juge ces pièces (que tout comptable doit réclamer) superflues, c'est elle qui s'arrangera de ça avec son agent-comptable.
Tu fais comme elle le dit, le tout étant qu'après, si ça ne va pas, elle ne te fasse aucun reproche.

Je suis d'accord avec Néthou. Ton interrogation est légitime.
Le contrat doit normalement être joint au 1er mandat de l'exercice.....
Maintenant, si ta gestionnaire te soutient le contraire, il faut bien suivre les directives.....
Ensuite, logiquement, il devrait y avoir rejet de l'AC.
Et si ce n'est pas le cas, cela deviendra le problème de l'AC. Et plus le tien.

Chaque fois qu'une facture fait référence à un contrat, une copie de ce dernier doit être jointe au premier mandat concerné de l'exercice. C'est le texte de référence sur les PJ (décret de 2007) qui l'impose.
Qu'un gestionnaire qui est sensé savoir ce point essentiel l'ignore ne m'étonne malheureusement pas, mais me rend triste pour la profession. J'espère au moins que le comptable est plus compétent.

adjaenes a écrit:

Bonjour,

Mon ancien gestionnaire comptable m'avait bien expliqué qu'i fallait joindre en pièce justificative d'un paiement de contrat, lors du 1er mandat de l'exercice : le contrat et la délibération du CA autorisant la signature par le chef d'établissement.

...le cas échéant. Avec la délégation pour le contrat annuel, pas besoin d'un acte du CA, sauf si contrat pluri annuel.

Et sauf cas particulier, genre les voyages scolaires (c'est pour énerver Volcanus!)

coffeeman a écrit:

...le cas échéant. Avec la délégation pour le contrat annuel, pas besoin d'un acte du CA, sauf si contrat pluri annuel.

Pour mon AC ça suffit pas; lui faut aussi un acte spécifique pour les contrats, plus la liste globale avec le contrat souligné...   Si si...

Je ne savais pas qu'on avait le même AC  

Tout dépend si le contrat est un marché ; car si tout marché est un contrat, tout contrat n'est pas un marché.

néthou a écrit:

coffeeman a écrit:

...le cas échéant. Avec la délégation pour le contrat annuel, pas besoin d'un acte du CA, sauf si contrat pluri annuel.

Pour mon AC ça suffit pas; lui faut aussi un acte spécifique pour les contrats, plus la liste globale avec le contrat souligné...   Si si...

rien n'oblige un ordo à déférer à des exigences "à la khon" d'un AC!
si rejet on réquisitionne et le malfaisant à l'air de ce qu'il est!
facture (voir le décret ad hoc pour les originaux, non exigibles depuis des lustres), et contrat ou convention ou devis si mentionné en référence sur facture. épicétou, un AC n'a pas vocation à faire la Loi ou les Réglements. La liste des PJ est EXHAUSTIVE!

Bonsoir et merci à tous pour vos réponses si rapides!

Je suis rassurée sur un point, j'avais bien respecté la procédure. En l’occurrence, par rapport à la remarque de "volcan" il s'agit de contrats avec ou sans marché public, cela varie. Y a-t-il une différence majeure pour les pièces à joindre?

Mon problème reste que ma gestionnaire m'a "prise en grippe" et que j'avoue que je me prépare à des reproches futurs : qu'elle allègue que je suis à l'origine de ce type d'erreur car aucune instruction de sa part n'est jamais mise à l'écrit. Cela fait plusieurs fois qu'elle m'induit en erreur par rapport à des procédures que je connais (en me donnant de fausses informations ou en en omettant) et je m'attends à tout. Pour ne pas me retrouver face à une responsabilité dont je n'ai pas la charge, j'envisageais de lui demander de formuler par écrit la procédure qu'ELLE veut que j'applique (et qui va à l'encontre des textes). Qu'en pensez-vous? 


L'agent comptable de son côté semble accepter le fait que les documents ne soient pas joints... ce qui est très étonnant car elle est réputée pour sa rigueur.


Un grand merci à "coffeeman" pour son petit compliment, ça fait toujours plaisir!


Bonne soirée à vous et merci encore.

adjaenes a écrit:

Un grand merci à "coffeeman" pour son petit compliment, ça fait toujours plaisir!

Timeo danaos et dona ferentes...
Le coffee est souvent impertinent, moqueur ironique et narquois...  

Du latin pour me faire travailler les méninges ?! 
Dois-je en conclure que votre "compliment" n'était qu'une petite boutade bien trouvée?! (et que j'ai plongé dedans comme une naïve...)
Suis-je face à un Grec en puissance (qui parle le latin en plus)!? Ah! je suis impressionnée!!
Peu importe, sur le coup, ça m'a fait plaisir et j'aime rester sur de bonnes impressions. Et les narquois me sont sympathiques 

Je viens de m'apercevoir, bien sûr, APRES avoir posté, que non seulement le message n'était pas de coffeeman mais qu'en plus que le texte est bien en grec... Bêtise quand tu nous tiens... 
En tous les cas, Coffeeman est bien entouré à ce que je vois 

Chère collègue,

Évidemment que j'étais sincère. Manquerait plus ça!
Ca m'a fait plaisir de voir votre démarche et votre réflexion car ce n'est pas souvent le cas.


Après c'est le jeu du forum que de brouiller les pistes et d'instiller des messages qui n'ont en fait rien à voir, et qui font un rappel d'autres posts.

Boz en a profité pour brouiller mon message car lui n'a jamais de remerciement sauf quand il pratique la menace! RE     et

Adjaenes, n'écoute pas ces dragueurs de supermarché qui vont te demander sous peu ta couleur de cheveux et ton tour de poitrine.
C'est vrai que ça fait plaisir de voir une personne qui réfléchit à ce qu'elle fait, qui sait ou trouver les textes et qui s'y réfère, et qui en plus a l'air d'être de bonne compagnie. Ta gestionnaire ne te mérite pas.

(zut, je n'ai pas de poste de C vacant pour l'instant)

adjaenes a écrit:

En l’occurrence, par rapport à la remarque de "volcan" il s'agit de contrats avec ou sans marché public, cela varie. Y a-t-il une différence majeure pour les pièces à joindre?

L'agent comptable de son côté semble accepter le fait que les documents ne soient pas joints... ce qui est très étonnant car elle est réputée pour sa rigueur.

Je voulais simplement dire que le CA donnait délégation au CE pour la signature des marchés ; mais que le R421-20 ne lui donnait pas délégation pour la signature d'un contrat dès lors que ce dernier ne pouvait pas être considéré comme un marché. C'est du moins la lecture qu'on peut avoir du code de l'Education.

La réputation est parfois surfaite.
"Les réputations se font sur des méprises" a écrit René Etiemble.

volcan a écrit:

"Les réputations se font sur des méprises" a écrit René Etiemble.

On s'en fout, il est mort.

volcan a écrit:

...mais que le R421-20 ne lui donnait pas délégation pour la signature d'un contrat dès lors que ce dernier ne pouvait pas être considéré comme un marché. C'est du moins la lecture qu'on peut avoir du code de l'Education...

Est-ce que tu veux bien développer, s'il te plaît?

au fait c'est quoi ta couleur de cheveux et ton tour de poitrine ?

adja a écrit:

winnie a écrit:

Adjaenes, n'écoute pas ces dragueurs de supermarché qui vont te demander sous peu ta couleur de cheveux et ton tour de poitrine.

Merci de me prévenir!  Et pour le reste de votre post, ah! très bien trouvé! J'en ai un sourire jusqu'aux oreilles. Et même si c'est de la blague, c'est exactement ce que j'avais besoin de lire en ce moment. Quel beau refuge, ce forum de gestionnaires! 

Ce n'est pas de la blague ; il y a un paquet de malfaisants obsédés sur ce forum (au hasard le Boz, le Dup,...) qui draguent les petites nouvelles.
Donc plutôt que le terme "refuge" on pourrait employer ceux de "défouloir, bazar, traquenard, bouge, gargote, repaire, tripot..." pour qualifier ce forum.

Donc ne fais confiance à personne sauf à moi.


A propos, tu as quel âge, tu es blonde, tu habites où ?....