refus mandatement pièces justificatives régie non conformes

Bonjour,

Je reçois un rejet pour un mandatement concernant la régie de dépenses pour le motif suivant la dépense a été payée par la carte bancaire du professeur donc non conforme.
J'avais bien donné mon accord pour cet achat, je ne suis pas en négatif sur la ligne budgétaire et la nature de l'achat correspond bien à l'autorisation des dépenses de la régie.
Pouvez-vous me dire qu'elle est ma marge de manœuvre.
Merci par avance.

Quel est le montant de la somme mise en cause ? A partir de 230 €, il y a dispense de facture ou mémoire. Si la facture concernée fait moins, tu vires le ticket de CB (par principe, ne le mets pas), tu mets un simple certificat signé de l'ordonnateur, et tu remandates. Si nouveau rejet, réquisition sans état d'âme.
En revanche à partir de 230 €, il faut une PJ nickel, facture conforme, et traduite si elle n'est pas en français.

Winnie a écrit:

Quel est le montant de la somme mise en cause ? A partir de 230 €, il y a dispense de facture ou mémoire. Si la facture concernée fait moins, tu vires le ticket de CB (par principe, ne le mets pas), tu mets un simple certificat signé de l'ordonnateur, et tu remandates. Si nouveau rejet, réquisition sans état d'âme.
En revanche à partir de 230 €, il faut une PJ nickel, facture conforme, et traduite si elle n'est pas en français.

Winnie s'impose de plus en plus comme une des références de ce forum....

je comprends d'autant moins que les PJ de la régie d'avance sont vérifiées par le comptable avant le mandatement (du moins si on suit la procédure du logiciel de régie

marco a écrit:

je comprends d'autant moins que les PJ de la régie d'avance sont vérifiées par le comptable avant le mandatement (du moins si on suit la procédure du logiciel de régie

C'est une nouveauté ?

Depuis quand l'AC contrôle-t-il a priori ?

Les fichiers de la régie issus de GFC-REGIE sont intégrés dans la compta budgétaire sans regard du comptable...

Selon moi, il y a un hic...

merci pour vos conseils, je remandate et je vire le ticket car la dépense est en effet inférieure à 230€, j'ai de nouveau le sourire.

pj a écrit:

marco a écrit:

je comprends d'autant moins que les PJ de la régie d'avance sont vérifiées par le comptable avant le mandatement (du moins si on suit la procédure du logiciel de régie

C'est une nouveauté ?

Depuis quand l'AC contrôle-t-il a priori ?

Les fichiers de la régie issus de GFC-REGIE sont intégrés dans la compta budgétaire sans regard du comptable...

Selon moi, il y a un hic...

Effectivement je ne vois pas ce que le comptable a à voir avant le mandat.
Seul le contrôle après mandatement est de son ressort.
Ou alors je n'ai rien compris.

Et ce mandat rejeté reste sur le compte dépenses du régisseur à vérifier.
S'il n'est pas soldé, le régisseur peut être mis en débet ?

debet a écrit:

Et ce mandat rejeté reste sur le compte dépenses du régisseur à vérifier.
S'il n'est pas soldé, le régisseur peut être mis en débet ?

Si une dépense du régisseur est rejetée (par l'ordo ou l'AC) le régisseur doit le prendre en compte dans sa Régie
Dans le menu "Mouvements internes..." saisir un rejet. Rejet de dépenses (opération 41).

Il conviendra au régisseur ensuite :

• soit de rembourser la dépense rejetée si le rejet est rédhibitoire. Remboursement de dépenses rejetées (opération 43)
  
• soit régulariser la dépense rejetée (fournir la pièce justificative qui ne collait pas...).
  Régularisation des dépenses rejetées (opération 40). Pour ce cas, la prise en compte au niveau budgétaire se fera à la prochaine fin de période avance en transfert des dépenses du régisseur.
  Précisions : la régularisation peut être partielle (une partie définitivement rejetée et une partie régularisée)
  

Voila c'est un peu compliqué, mais il me semble rarement utilisé.

Bonjour,

Pouvez-vous me donner la référence règlementaire pour le seuil des 230.00 € où on est dispensé de mémoire ou facture "nickel" ?
Que mentionne le certificat administratif ?
Donc si je résume la situation, pour ce remboursement- par virement à l'enseignant - on se réfère à la circulaire 2001-269 du 28/12/2001 sur le seuil des 300 € : " le montant maximal des avances susceptibles d'être confiées à certains agents ( dont les profs ) pour le règlement au comptant des menues dépenses dont le faible montant ne justifie pas l'instauration d'une régie... est porté à 300 €" et pour l'absence de PJ ou mauvaise PJ on se réfère au seuil des 230€ ( texte ??? )
Est-ce que je résume bien la situation ?

Merci.

Décret n°80-393 du 2 juin 1980 modifié par les arrêtés du 27 février 1989 et du 3 septembre 2001.

source: ici

Pour le seuil de 230,00 €, je dirais que cela dispense de joindre une facture comportant toutes les informations requises, mais cela ne dispense pas le régisseur de fournir une PJ genre facturette de supermarché ou autre...
Quant à l'avance pour menues dépenses je verrais bien son utilisation pour par exemple que le concierge ait toujours une petite somme d'argent au cas où...
(dépense d'affranchissement lors de la relève du courrier par exemple...)
Par contre je me verrais mal faire un virement sur le compte d'un professeur pour une soit-disant dépense de Régie. Et bien sur il est passé à l'intendance avant de faire son achat pour avoir l'aval du régisseur.
Si un agent a une dépense à faire ce sera un remboursement avec l'avance de la Regie.
Pour les textes du seuil, voir tableau sur le site ou sur l'intranet de la DAF.

dpt 99 a écrit:

Bonjour,

Pouvez-vous me donner la référence règlementaire pour le seuil des 230.00 € où on est dispensé de mémoire ou facture "nickel" ?
Que mentionne le certificat administratif ?
Donc si je résume la situation, pour ce remboursement- par virement à l'enseignant - on se réfère à la circulaire 2001-269 du 28/12/2001 sur le seuil des 300 € : " le montant maximal des avances susceptibles d'être confiées à certains agents ( dont les profs ) pour le règlement au comptant des menues dépenses dont le faible montant ne justifie pas l'instauration d'une régie... est porté à 300 €" et pour l'absence de PJ ou mauvaise PJ on se réfère au seuil des 230€ ( texte ??? )
Est-ce que je résume bien la situation ?

Merci.

Ne pas confondre "avances pour menues dépenses" et "régies" qui sont deux choses différentes. Dans le post initial il s'agit d'une régie. Ce qui ne change rien au cas d'ailleurs.

L'avance pour menue dépenses est prévue et autorisée par la circulaire n° 91-132 du 10 juin 1991 modifiée (BO hors série du 28 octobre 1993). Le compte 548 enregistre les avances confiées à titre permanent ou occasionnel à certains agents pour le règlement au comptant des menues dépenses (achats de matériel et de fonctionnement) et dont le faible montant ne justifie pas l’institution d’une régie d’avances.
Le montant de ces avances, qui ne peut excéder 300 € est fixé par décision de l'ordonnateur, sur avis favorable de l'agent comptable. Les avances pour menues dépenses constituent un mode de règlement des dépenses confiées à un tiers sous la responsabilité de l'agent comptable. Elles sont distinctes de la régie.

Pour les 230 € :
http://www.gestionnaire03.fr/page898.html#seuilsComptables

Peut-être que la raison du rejet vient d'un paiement par CB. On parle d'avance pour menues dépenses au comptant !! Dc pas de paiement par CB...
sinon la nature de la dépense n'est pas autorisée par la Régie...
Ou le montant de l'avance a été dépassé, il reste de l'argent dans la caisse mais il provient de recettes...
D'autres idées ??

M'étonne que J-M n'ait pas réagi...

Ce n'est pas la première fois que je constate que des agents comptables rejettent des remboursements parce que le paiement n'a pas été fait en espèces. Je n'ai jamais trop bien compris pourquoi. Les réponses que j'ai pu avoir, c'est : on n'est pas sûr que cela a été payé, le chèque ou la carte ont pu faire l'objet d'un refus de paiement, on aurait donc, en quelque sorte, un enrichissement sans cause... L'autre est que le chèque ou la carte n'ont pas le caractère de paiement libératoire, va falloir réviser son CMF.

Ce raisonnement m'a toujours laissé perplexe, l'éventuel impayé est un litige entre le vendeur et l'acheteur. L'EPLE ne sera jamais inquiété. Et c'est pousser le contrôle un peu loin de supposer l'éventuelle insolvabilité du prof.

Pour moi, le mode de paiement n'entre pas dans les contrôles du comptable, le reçu de CB joint au mandat (inutilement) ou la mention sur le ticket ou la facture "payé par CB" ou "payé par chèque" ne peut être un motif de rejet.

Pour le reste des pièces, rien à ajouter. Mais je suis curieux de connaître le fin mot de l'histoire puisque, même en l'absence du reçu, le comptable est toujours face à un paiement "non autorisé".

Je n'avais pas vu l'intervention de DUCROS juste avant moi, j'ajoute :

Au comptant est un terme de comptabilité qui s'oppose à paiement à crédit : ce n'est pas une indication du mode de paiement.

Le vendeur est content du paiement comptant et l'acheteur doit avoir du crédit pour le contenter avec délai...

Poporc a écrit:

M'étonne que J-M n'ait pas réagi...

Pas vu avant, pas mieux que toi.

Dans le cas d'une régie, il y a création du cadre juridique par le CE, puis nomination de la personne chargée des opérations (régisseur).
Ensuite, dans les conditions fixées par l'acte de création de la régie, le comptable public confie à une personne des fonds et/ ou valeurs. Le régisseur ne peut utiliser que les fonds et valeurs qui lui ont été confiées, sinon il sort du cadre de la régie. Utiliser une carte bancaire personnelle et "se faire rembourser" sur les espèces de la régie n'est donc pas possible.
L'instruction n°05-042-M9-R du 30 septembre 2005 ne dit pas autre chose (sauf si je ne la comprends pas bien) et en particulier à la page 71 :
Aux termes de l'article 1er du décret du 15 novembre 1966 :
"les régisseurs chargés pour le compte de comptables publics d'opérations d'encaissement (régisseurs de
recettes) ou de paiement (régisseurs d'avances) sont personnellement et pécuniairement responsables de
la garde et de la conservation des fonds et valeurs qu'ils recueillent ou qui leur sont avancés par les
comptables publics, du maniement des fonds et des mouvements de comptes de disponibilités, de la
conservation des pièces justificatives ainsi que de la tenue de la comptabilité des opérations.
La responsabilité pécuniaire des régisseurs s'étend à toutes les opérations de la régie depuis la date de
leur installation jusqu'à la date de cessation des fonctions".
Responsables en cas de perte, vol ou disparition, pour un motif quelconque, des fonds, valeurs et pièces
justificatives, les régisseurs sont tenus de prendre toutes dispositions utiles pour assurer la sécurité de ces
fonds, valeurs, pièces justificatives, et d'une manière générale de tous documents comptables.
Par ailleurs, il leur est interdit de confondre les fonds et valeurs de la régie avec ceux qu'ils possèdent à
titre personnel, ainsi que de verser à un compte personnel tout ou partie des fonds détenus "ès qualité".

En cas d'infraction, ils seraient présumés coupables de malversation. ...


Pour les avances pour menues dépenses j'applique également la même procédure, puisque il y a comme pour une régie création du cadre juridique par le CE (pas de transmission à la DGFIP contrairement aux régies), nomination d'un titulaire qui dispose de l'avance qui lui est confiée par le comptable public. Donc pas de remboursement sur ces avances pour des dépenses payées par chèque ou CB.

Il ne s'agit pas pour le régisseur ou le mandataire de payer par CB et de se rembourser sur son avance ; mais de rembourser une personne extérieure qui a fait un achat. Moi je ne vois pas de problème.

Je serais plutôt d'accord avec Kieren. Avec toutes mes excuses Nanard. .
En effet je considère que si un prof ou un agent vient à faire une dépense, en lieu et place du régisseur, il le fait en tant que mandataire pour le compte du Regisseur.
Donc le moyen de paiement devrait correspondre au moyen de paiement de la Regie.
Si un prof vient à acheter sans ce mandat, il y aurait donc gestion de fait il me semble, aurais je tort?
Un achat par depense au comptant pour le compte de l'établissement revient bien à une dépense et donc maniement de deniers publics autorisé aux seuls agents comptables, régisseurs ou à leurs mandataires, non ?

Et la dépense initiale ? Elle est de 20 €, c'est ça ?

83cat a écrit:

Bonjour,

Je reçois un rejet pour un mandatement concernant la régie de dépenses pour le motif suivant la dépense a été payée par la carte bancaire du professeur donc non conforme.
J'avais bien donné mon accord pour cet achat, je ne suis pas en négatif sur la ligne budgétaire et la nature de l'achat correspond bien à l'autorisation des dépenses de la régie.
Pouvez-vous me dire qu'elle est ma marge de manœuvre.
Merci par avance.

Pour moi on est bien dans le cas d'une dépense présentée au titre de la régie. Et donc je refuse aussi le mandat.

Le remboursement des agents de mon établissement ou d'un établissement rattaché (hors régie ou avance pour menues dépenses) se fait sur présentation d'un justificatif (peut-importe le mode de paiement), directement à la caisse du comptable après accord de l'ordonnateur. Donc pas de souci si la personne a payé en chèque ou CB.

Par contre; si la dépense apparait dans une régie, je considère qu'elle est faite par le régisseur (je ne vérifie pas qui fait effectivement la transaction) et qu'elle est soumise à toutes les règles de la régie. Donc si il y a un justificatif avec paiement CB je rejète.

Ensuite l'utilisation de la méthode de Winnie pour les justificatifs <230€ est bien sûr utilisée et utilisable pour gérer les justificatifs avec CB, mais il faut que le régisseur fasse attention en cas de contrôle sur place (Comptable ou Trésor). Il doit donc faire immédiatement le certificat de l'ordonnateur et se débarasser du ticket compromettant au plus vite.

Il ne reste plus au régisseur qu'à ne plus présenter aucun justificatif pour éviter des rejets arbitraires...

Entre ici, Kafka...

En dessous de 230 €, il suffit que le "bordereau périodique des dépenses régisseur" sorti de GFC et signé par l'ordonnateur soit joint au mandat pour permettre le paiement. Les facturettes ne sont pas des pièces justificatives.

Si je comprends bien certains post, il faudrait alors que le régisseur aille lui-même faire les courses. Je crois que dans ce cadre, je ne voudrais pas devenir régisseur d'avances. Dans mon établissement, les profs ou autres personnels demandent l'autorisation d'effectuer l'achat avant au gestionnaire, on les rembourse même s'ils ont payé en CB et l'agent comptable n'a jamais bloqué. De plus, un des établissements de l'agence a fait l'objet d'un contrôle de la CRC sur la régie et bilan: 0 remarques.

BUBU a écrit:

Les facturettes ne sont pas des pièces justificatives.

Tellement pas des PJ que je les mets dans une enveloppe agrafée au bordereau des DAO, dans le duplicata. Et rien dans l'original transmis à la CRC. Attention, bien entendu le bordereau est proprement établi, avec des informations claires sur ce qui est acheté, dont on doit pouvoir mesurer l'opportunité.

Pour aller dans le sens de Babel, à renvoyer dans la g.-gentille face aux collègues qui inventent des règles débiles : depuis 1789 et les assignats, la monnaie s'échange sous différentes formes. Je me contrefous qu'une DAO ait été payée par celui qui avance l'argent en espèces, par carte bleue, ou en travellers-chèques en wons nord-coréens.

L'intendant zonard a écrit:

BUBU a écrit:

Les facturettes ne sont pas des pièces justificatives.

Tellement pas des PJ que je les mets dans une enveloppe agrafée au bordereau des DAO, dans le duplicata. Et rien dans l'original transmis à la CRC. Attention, bien entendu le bordereau est proprement établi, avec des informations claires sur ce qui est acheté, dont on doit pouvoir mesurer l'opportunité.

Pour aller dans le sens de Babel, à renvoyer dans la g.-gentille face aux collègues qui inventent des règles débiles : depuis 1789 et les assignats, la monnaie s'échange sous différentes formes. Je me contrefous qu'une DAO ait été payée par celui qui avance l'argent en espèces, par carte bleue, ou en travellers-chèques en wons nord-coréens.

sauf pour les wons nord-coréens ; là je me poserais des questions... en travellers aussi d'ailleurs.

Kieren a écrit:

83cat a écrit:

Bonjour,

Je reçois un rejet pour un mandatement concernant la régie de dépenses pour le motif suivant la dépense a été payée par la carte bancaire du professeur donc non conforme.
J'avais bien donné mon accord pour cet achat, je ne suis pas en négatif sur la ligne budgétaire et la nature de l'achat correspond bien à l'autorisation des dépenses de la régie.
Pouvez-vous me dire qu'elle est ma marge de manœuvre.
Merci par avance.

Pour moi on est bien dans le cas d'une dépense présentée au titre de la régie. Et donc je refuse aussi le mandat.

Le remboursement des agents de mon établissement ou d'un établissement rattaché (hors régie ou avance pour menues dépenses) se fait sur présentation d'un justificatif (peut-importe le mode de paiement), directement à la caisse du comptable après accord de l'ordonnateur. Donc pas de souci si la personne a payé en chèque ou CB.

Par contre; si la dépense apparait dans une régie, je considère qu'elle est faite par le régisseur (je ne vérifie pas qui fait effectivement la transaction) et qu'elle est soumise à toutes les règles de la régie. Donc si il y a un justificatif avec paiement CB je rejète.

Ensuite l'utilisation de la méthode de Winnie pour les justificatifs <230€ est bien sûr utilisée et utilisable pour gérer les justificatifs avec CB, mais il faut que le régisseur fasse attention en cas de contrôle sur place (Comptable ou Trésor). Il doit donc faire immédiatement le certificat de l'ordonnateur et se débarasser du ticket compromettant au plus vite.

avec KIEREN. Si on donne des espèces pour régler une dépense, ce n'est pas pour qu'elle soit réglée par CB. Il ne s'agit d'ailleurs pas de rembourser mais d'avancer le moyen de payer. Si la régie d'avances créée est d'espèces, alors le règlement est en espèces.
S'il s'agit de rembourser, un mandatement à un tiers par virement suffit, et la responsabilité du régisseur est, entre autres, préservée.

Kieren a écrit:

L'instruction n°05-042-M9-R du 30 septembre 2005 ne dit pas autre chose (sauf si je ne la comprends pas bien) et en particulier à la page 71 :

...
Par ailleurs, il leur est interdit de confondre les fonds et valeurs de la régie avec ceux qu'ils possèdent à
titre personnel, ainsi que de verser à un compte personnel tout ou partie des fonds détenus "ès qualité".

En cas d'infraction, ils seraient présumés coupables de malversation. ...


Pour les avances pour menues dépenses j'applique également la même procédure, puisque il y a comme pour une régie création du cadre juridique par le CE (pas de transmission à la DGFIP contrairement aux régies), nomination d'un titulaire qui dispose de l'avance qui lui est confiée par le comptable public. Donc pas de remboursement sur ces avances pour des dépenses payées par chèque ou CB.

Sur l'avance pour menues dépenses, la position est discutable mais défendable mais cette instruction ne s'applique pas à ce cas.

Ne pas confondre les fonds de la régie avec ses fonds personnels, c'est tellement évident que je ne vois pas comment opposer cela pour obtenir un paiement en espèce. Ca veut simplement dire qu'on ne met pas les sous de la régie sur son compte en banque ou dans son portefeuille.

Si je suis prof et que j'ai affaire à un tel agent comptable, je lui impose de commander, dans les délais, mes coeurs de mouton, mes yeux de boeufs, mes différentes plantes aquatiques et, rien que pour l'emm...quiquiner, je me fais un devoir d'apprendre le CMP et de vérifier son respect de l'EPCP. Pas sûr qu'il tienne longtemps...

Sans parler des explications fumeuses en CA.

Maintenant, si un AC veut absolument appliquer cette règle de règlement des menues dépenses en espèce, c'est son problème. Mais il ne faudra pas s'étonner s'il se fait un peu chahuter par le soviet et, pour cette fois, à juste titre. Le problème est que ce genre d'attitude nous fait plus de tort qu'autre chose, voire nous fait passer pour de parfaits khons.

Pas d'accord....
Ici pas d'avance et on a les coeurs et les foies en temps voulu....
Il faudra qu'on m'explique l'urgence.
On peut commander les dits articles chez le fournisseur habituel de produits carnés, et il existe plusieurs entreprises qui te vendent des rats mâles ou femelle, des souris, qu'elles soient gestantes ou pas, des crapauds des cafards le tout frais , surgelé, dans le formol.....et des trucs que je savais même pas que l'on pouvait en faire le commerce.
De toute façon, ici, il n'y a pas la possibilité d'aller acheter tous ces produits directement.
On commande et les profs font leurs TP.
C'est une question d'organisation.
Et je me fous du Soviet de la salle des profs....

Je précise que je me fout de passer pour un parfait khon quand je ne peux commander pour le mardi, un truc qui m'a été demandé le lundi à 17h.
Je n'interviens pas dans le pédago, que les profs respectent nos contraintes....
Il n'existe aucune urgence pédagogique, les programmes étant fixés pour l'année.
Le référentiel d'enseignement devrait permettre aux profs de te passer leurs commandes pour l'année scolaire avec les dates des séquences pédagogiques te permettant de prévoir la date des dites commandes.
Cela n'est pas trop mis en avant.