Pièces justificatives mandats et or

Après une après-midi à refaire des PJ pour le compte fi, je craque.
Les AC expérimentés (et les autres) peuvent-ils me donner leur avis ?

Pour ce que j'en sais, depuis le décret de 2007 sur les PJ, la seule signature de l'ordo sur les bordereaux de mandats et des OR suffit à en certifier le caractère exécutoire (même si GFC n'a pas été modifié pour les OR).

Question 1: la signature de l'ordo sur les doubles des bordereaux des mandats + or vous semble-t-elle hab-so-lu-ment obligatoire ? (raison invoquée: la TG pourrait réclamer dans 4 ans et en faisant les gros yeux une pièce qu'elle aurait elle-même et entre-temps perdue, que l'AC pourrait donc lui transmettre puisque doubles archivés = originaux).

Question 2: La signature sur le bordereau général des mandats et or donnant caractère exécutoire à toutes les pièces y incluses, vous paraît-il nécessaire que l'ordo signe les pièces justificatives de chaque or (et donc les doubles pour suivre la logique exposée supra) ?

Question 3: Y'a-t-il à vos yeux une différence de "validité" comptable entre la photocopie d'un bordereau de mandat explicite et une extraction de GFC reprenant ce ou ces mêmes mandats ?

Question 4: L'ajout, en bas de chacune de ces extractions, de la mention "montant arrêté à la somme de..." avec signature de l'ordo (y compris les doubles donc...) vous semble-t-elle de nature à renforcer la validité de la pièce en question (aux yeux d'un éventuel inspecteur du Trésor trèèès sourcilleux) ?

En vous priant de m'excuser d'avoir été si long, si vous pouviez m'éclairer de vos pratiques...

Péji

Certes, ça peut paraître un peu pénible mais il faut savoir qu'en cas de pépin du genre dans 5 ans et demi la CRC demande telle ou telle pièce qu'elle n'a pas (alors qu'elle était bien envoyée tu parles! C'est eux qui l'ont perdue mais tu peux rien faire), la seule solution sera de farfouiller dans les boîtes à archives qui seront alors sous des piles d'autres accumulées et pleines de poussière. Et quand après des heures de recherches, on s'aperçoit que le double enfin retrouvé n'a pas de copies des PJ, n'est signé par personne (alors que les titulaires de l'époque sont partis depuis longtemps) et qu'en plus, ce n'est qu'une extraction de GFC et ben, là, on regrette bien de ne pas avoir enquiquiné le monde en demandant tout en 3 exemplaires signés en bleu SVP pour pas qu'on dise que c'est une photocopie.

Dis-toi que si c'est pénible, c'est pas pire que de pousser des wagonnets au fond d'une mine et que boucler les justificatifs d'OR pour le compte fi le 25 janvier, c'est plutôt bon signe pour la fin de l'année scolaire.

Je réponds dés retour maison.

Lâche ton I-phone et concentre-toi sur la route, bon sang !!

Grincheux a écrit:

Lâche ton I-phone et concentre-toi sur la route, bon sang !!

C'est vrai, un I-phone pour échanger sur le forum c'est pas top. Là je vais manger, on se revoit après s'il n'y a rien à la télé.

Dans le genre post inutile on fait guère mieux.

pour patienter, au choix :
prise directe sur F2, prince William et Kate
Jurassic park 3 sur TVBreizh
Hannibal sur Planète...

Péji a écrit:

?
Pour ce que j'en sais, depuis le décret de 2007 sur les PJ, la seule signature de l'ordo sur les bordereaux de mandats et des OR suffit à en certifier le caractère exécutoire (même si GFC n'a pas été modifié pour les OR).
Question 1: la signature de l'ordo sur les doubles des bordereaux des mandats + or vous semble-t-elle hab-so-lu-ment obligatoire ? (raison invoquée: la TG pourrait réclamer dans 4 ans et en faisant les gros yeux une pièce qu'elle aurait elle-même et entre-temps perdue, que l'AC pourrait donc lui transmettre puisque doubles archivés = originaux).
Question 2: La signature sur le bordereau général des mandats et or donnant caractère exécutoire à toutes les pièces y incluses, vous paraît-il nécessaire que l'ordo signe les pièces justificatives de chaque or (et donc les doubles pour suivre la logique exposée supra) ?
Question 3: Y'a-t-il à vos yeux une différence de "validité" comptable entre la photocopie d'un bordereau de mandat explicite et une extraction de GFC reprenant ce ou ces mêmes mandats ?
Question 4: L'ajout, en bas de chacune de ces extractions, de la mention "montant arrêté à la somme de..." avec signature de l'ordo (y compris les doubles donc...) vous semble-t-elle de nature à renforcer la validité de la pièce en question (aux yeux d'un éventuel inspecteur du Trésor trèèès sourcilleux) ?
Péji

Question 1 : oui, nécessaire pour les bordereaux. LMDV a répondu.
Question 2 :Oui. Mon analyse est la suivante. La signature du bordereau est suffisante pour que le comptable puisse prendre les OR en écriture et poursuivre le recouvrement amiable. Seulement en cas de recouvrement contentieux, le juge exigera un ordre de recette exécutoire signé de l'ordonnateur. Cet OR signé issu de GFC avec éventuellement les PJ l'explicitant peut faire l'affaire (même si souvent on fait un état supplémentaire exécutoire à part).
Question 3 et donc 4 : je ne comprends pas bien la question et la nécessité de la photocopie.

Merci beaucoup pour vos réponses.
Pour les questions 3 et 4, si on prend par exemple un or pour un achat de manuels, j'avais l'habitude de mettre comme pj une photocopie, non signée de l'ordo, du mandat préalable au A2, en surlignant au stabilo la ligne du mandat correspondant.
Mais l'AC veut que la pj soit une extraction de GFC retraçant le mandat en question, signée de l'ordo et portant la mention "Montant arrêté à la somme de..." avec le montant écrit (forcément de ma blanche main) en toutes lettres.
Ce qui me paraît, au regard de la règlementation sur les pj, un peu superfétatoire.
 
Pour répondre à LMDV/LG, on est bien entendu pas là pour rallumer la guéguerre AC/gestionnaires, et ces pj ne sont pas la mer à boire. Mais quand on est tout seul en intendance pour tout faire, on cherche, et dans le respect des règles pour être réglo et n'embêter personne, à se faciliter le travail ou en tous cas à ne pas se le compliquer.
Et c'est effectivement bien d'en être à boucler le compte fi pour pouvoir passer à autre chose: signe que le boulot a été plutôt bien fait avant, et notamment entre l'AC et l'ER.
D'où mes questions; elles ne vont peut-être pas dans le sens que j'aurais souhaité, mais les réponses ont le mérite de la clarté. C'est ce qui importe et je vous remercie donc.

Péji a écrit:

Merci beaucoup pour vos réponses.
Pour les questions 3 et 4, si on prend par exemple un or pour un achat de manuels, j'avais l'habitude de mettre comme pj une photocopie, non signée de l'ordo, du mandat préalable au A2, en surlignant au stabilo la ligne du mandat correspondant.
Mais l'AC veut que la pj soit une extraction de GFC retraçant le mandat en question, signée de l'ordo et portant la mention "Montant arrêté à la somme de..." avec le montant écrit (forcément de ma blanche main) en toutes lettres.
Ce qui me paraît, au regard de la règlementation sur les pj, un peu superfétatoire.
.

Un peu en effet.
Le comptable doit être en mesure de vérifier les élèments de l'OR. Dans le cas indiqué une photocopie des factures ou un relevé GFC des mandats me suffit. Le fait de faire signer ces documents n'apporte pour moi rien de plus. Les PJ sont claires ou ne le sont pas ; si elles ne le sont pas qu'elles soient signées n'apporte rien de plus.
Ne jamais oublier qu'un certif administratif ne remplacera jamais une PJ et qu'une signature sur un document en PJ ne le rend pas moins contestable le cas échéant.

Citation :

Pour les questions 3 et 4, si on prend par exemple un or pour un achat de manuels, j'avais l'habitude de mettre comme pj une photocopie, non signée de l'ordo, du mandat préalable au A2, en surlignant au stabilo la ligne du mandat correspondant.

Petite astuce : pour éviter le surlignage et avoir une pièce un peu plus "propre", je fais une sélection avancée en prenant code de gestion Manuels "égal à..." et date mdt "depuis le...".

Cela permet d'avoir sur la pièce un total égal à l'OR, ce qui est un peu plus lisible.

Merci pour ces précisions.
En effet, pour moi l'essentiel est que les pj à l'appui de l'or soient suffisamment claires pour ne pas poser question quand elles seront plus tard examinées pour le Cofi.

Une dernière question néanmoins: la mention "arrêté à la somme de..." avec le montant écrit en toutes lettres a-t-elle encore une réelle valeur réglementaire obligatoire pour nos opérations de comptabilité budgétaire ? (dans la mesure où nos logiciels modernes impriment des montants chiffrés parfaitement lisibles...)

Péji a écrit:

Merci pour ces précisions.
En effet, pour moi l'essentiel est que les pj à l'appui de l'or soient suffisamment claires pour ne pas poser question quand elles seront plus tard examinées pour le Cofi.

Beaucoup de collègues font comme cela...
On fait des OR et des mandats tout au long de l'année et avant de préparer le COFI (dans sa partie transmission à la TG pour première mise en examen avant passage à la CRC) on s'attelle à établir les PJ.
je ne comprends pas ce procédé.
D'abord cela veut dire que le comptable , prend en charge des écritures sans savoir si elles sont correctes (assiette, liquidation, caractère libératoire...) et ensuite quand on fait un truc 6 mois après on ne se souvient plus vraiment du pourquoi du comment de la chose...
Quand on le fait à chaud c'est mieux (me semble-t-il)

Péji a écrit:

Une dernière question néanmoins: la mention "arrêté à la somme de..." avec le montant écrit en toutes lettres a-t-elle encore une réelle valeur réglementaire obligatoire pour nos opérations de comptabilité budgétaire ? (dans la mesure où nos logiciels modernes impriment des montants chiffrés parfaitement lisibles...)

cela n'a pas de valeur, mais je veux bien prendre l'info si je me trompe...

Péji a écrit:

Une dernière question néanmoins: la mention "arrêté à la somme de..." avec le montant écrit en toutes lettres a-t-elle encore une réelle valeur réglementaire obligatoire pour nos opérations de comptabilité budgétaire ? (dans la mesure où nos logiciels modernes impriment des montants chiffrés parfaitement lisibles...)

Oui lorsque l'ordo rectifie le montant figurant sur une PJ (une facture) en cas d'erreur de calcul notamment.

Pour Bozinchu: la vérification (et le changement) de pj n'intervient dans mon cas que parce que dans le cadre du CIC on a mis en place en cours d'année des procédures pour les établissements de l'agence et il s'agit donc de s'y conformer en modifiant, si besoin est, les pj concernées faites auparavant.
Sinon bien entendu, on ne s'occupe pas des pj en dernier (je suis même extrêmement surpris d'entendre que ça se fait ailleurs, ça doit être un vrai binss de mettre tout ça bien d'équerre...), mais au moment du mandat/or, faute de quoi l'AC renverrait le tout à l'envoyeur illico...

Ta réponse ne me convient qu'à moitié
Si je suis d'accord sur le binss d'un tel travail en avril/juin de N+1 je m'interroge sur le caractère contradictoire de " la vérification et le changement de PJ" et le "faute de quoi l'AC renverrait le tout à l'envoyeur".
Cela veut dire que l'on peut changer des PJ qui étaient considérées comme valable par l'AC
Alors pourquoi les changer?
Je critique pas, j'essaye de comprendre

Pas compliqué: l'AC avait accepté les pj "ancienne formule", mais suite à l'adoption dans le cadre du CIC mis en place de nouvelles "formes" de pj (extractions de GFC plutôt que photocopies des mandats, par exemple), il souhaite que ces anciennes pj soient modifiées. C'est logique, même si sur le strict plan de leur validité les pj originelles étaient à mon sens parfaitement clean.
Ce qui me fait râler (mais sans toutefois en faire un fromage), ce sont ces mentions manuscrites à rajouter et cette surabondance de signatures de l'ordo qui sont chronophages et me semblent de trop par rapport à la réglementation sur les PJ.
Autant il me semble excellent de caler des règles de fonctionnement claires (même si casse-pieds) dans une AC qui va bientôt passer à 6 EPLE au moins, autant il me paraît judicieux dans ce même souci de bon fonctionnement de ne pas se rajouter des contraintes que rien ni personne n'impose.
Mais je suis prêt à changer ou modifier mon avis si l'on me démontre l'intérêt de la chose, comme N@n@rd et LMDV/LG l'ont fait pour l'histoire de la signature en double des or/pj et autres. Car seuls les imbéciles ne changent pas d'avis.

Péji a écrit:

Car seuls les imbéciles ne changent pas d'avis.

et tu l'as toujours dit ...

Pour reprendre de façon sérieuse, je te donne raison à 100% car nous avons déjà assez de contrainte pour ne pas en rajouter...

N@n@rd a écrit:

Péji a écrit:

Une dernière question néanmoins: la mention "arrêté à la somme de..." avec le montant écrit en toutes lettres a-t-elle encore une réelle valeur réglementaire obligatoire pour nos opérations de comptabilité budgétaire ? (dans la mesure où nos logiciels modernes impriment des montants chiffrés parfaitement lisibles...)

Oui lorsque l'ordo rectifie le montant figurant sur une PJ (une facture) en cas d'erreur de calcul notamment.

point de vue du GM, c'est encore obligatoire sur les factures manuscrites... ce que les profs n'arrivent pas à enregistrer !!!