Voyages scolaires -élaboration des budgets -

bonjour,

J'ai 7 voyages scolaires dans mon collège (pffff oui je sais j'ai pas de chance mais bon ...). Je dois faire voter les budget au 1er CA apres avoir fait mes MAPA sur le site AJI. En revanche, il y a 3 voyage dont les profs hésitent encore à partir à 49 élèves + 4 accomp ou 55 élèves + 5 accomp. Puis je faire voter au CA le voyage avec un budget à 49 élèves et 4 acc et un autre avec 55 élèves et 5 accomp. Merci.

Le mieux est de partir sur une estimation haute.

Oui mais en partant d'une estimation haute, pour le budget à 49 élèves j ai une participation élèves + importante qu'un budget à 55. Par contre la participation du syndicat des transports pour le les accompagnateurs est + importante pour un budget à 55 élèves que à 49 élèves. C'est pour cela que je pensais faire voter les 2 budgets au CA. Ai je le droit ?

piaf a écrit:

Oui mais en partant d'une estimation haute, pour le budget à 49 élèves j ai une participation élèves + importante qu'un budget à 55. Par contre la participation du syndicat des transports pour le les accompagnateurs est + importante pour un budget à 55 élèves que à 49 élèves. C'est pour cela que je pensais faire voter les 2 budgets au CA. Ai je le droit ?

Tu te débrouilles pour "gonfler" (raisonnablement ) un poste de dépenses de manière à ce que ton hypothèse soit haute et fasse apparaître la participation la plus élevée du syndicat des transports ET une participation des familles suffisante pour sécuriser ton budget. Tu le présentes comme ça (rappel : un budget est un acte estimatif).

De cette manière, tu couvres l'aléa de ton budget et, au dernier moment, une fois tes dépenses connues, tu ajusteras la participation des familles et tu les rembourseras du trop versé (ou tu demanderas à ton agent comptable de le faire). Ce qui implique une réduction de recettes puisqu'il faut faire l'OR de la participation des familles (N3/7067) dès que le budget du voyage est exécutoire.


n@n@rd n'est pas d'accord avec cette pratique... il considère que l'accord du CA porte sur un montant précis et non sur un maxima, dans ce cas ce sont d'autres financements qui devront servir de variable d'ajustement...

piaf a écrit:

Oui mais en partant d'une estimation haute, pour le budget à 49 élèves j ai une participation élèves + importante qu'un budget à 55. Par contre la participation du syndicat des transports pour le les accompagnateurs est + importante pour un budget à 55 élèves que à 49 élèves. C'est pour cela que je pensais faire voter les 2 budgets au CA. Ai je le droit ?

Un budget n'est jamais qu'une prévision. Je ne vois pas trop d'intérêt à faire voter un budget de voyage et sa variante ; mais pas d'impossibilité non plus.
Par contre s'agissant de la participation des familles, le vote doit être clair et sans ambiguité. Mais là aussi voter un tarif s'il y a x participants et un autre pour Y... pourquoi pas.

D'autres avis ?

N@n@rd a écrit:

Par contre s'agissant de la participation des familles, le vote doit être clair et sans ambiguité. Mais là aussi voter un tarif s'il y a x participants et un autre pour Y... pourquoi pas.

D'autres avis ?

Pourquoi pas , en effet

A cette heure- ci , je n'ai pas d'avis plus étoffés

Je ferais voter un budget en prenant les fourchettes financières les plus hautes c'est-à-dire 49 élèves pour 5 accompagnateurs en expliquant pourquoi (ce qui ne devrait pas faire des écarts exceptionnels quand même).
Quand les profs auront validé leur option, soit la prévision de recette des élèves sera trop importante, soit se sera celle des profs ... et après. Cela n'est que de la prévision. Et, c'est avec de l'expérience, j'imagine, qu'on rapproche de plus en plus le prévisionnel budgétaire d'un voyage à son bilan financier .

S'il y a plusieurs hypothèses, il ne peut pas y avoir plusieurs actes.

Comment rédiger l'acte ?

rédiger a écrit:

S'il y a plusieurs hypothèses, il ne peut pas y avoir plusieurs actes.

Comment rédiger l'acte ?

Acte rédigé sur la base des éléments qui amènent à voter le tarif le plus élevé. Comme si c'était le seul et unique budget. Ensuite au CA tu précises oralement : "Ne vous inquiétez pas, mesdames et messieurs les membres du conseil, je ne manquerai pas de vous proposer d'adopter un tarif inférieur plus tard, ce vote a pour but d'être en règle et de pouvoir engager les dépenses" ou un blabla du même acabit.

Il vaut mieux prendre l'hypothèse où la participation des familles est la plus haute.
Par contre, il y aura à rembourser les familles si in bout de course, la participation des familles et moindre et si le remboursement dépasse 8€/élève. Ca va en faire des chèques de remboursement à établir....mais c'est comme ça !

Speed Hermann a écrit:

Ca va en faire des chèques de remboursement à établir....mais c'est comme ça !

Le mode de paiement normal est bien toujours le virement, non ?

Winnie a écrit:

Speed Hermann a écrit:

Ca va en faire des chèques de remboursement à établir....mais c'est comme ça !

Le mode de paiement normal est bien toujours le virement, non ?

Certes, mais il faut réclamer des RIB, on a du mal à les obtenir rapidement, surtout pour une petite somme...donc, nous, on rembourse par chèque et le voyage est soldé !
Et on passe à autre chose !

Facilité quand tu nous tiens...
Dire aux parents que sans RIB pas d'argent...

Surtout quand la facilité c'est uniquement pour ceux qui vont recevoir de l'argent. Par principe et par facilité pour le payeur, les paiements, remboursements, rendus de trop perçu, reliquats, se font exclusivement par mandatement celui que ça dérange peut éventuellement recevoir son dû en timbres postes guatémaltèques ou en coupons de réduction valables au macdo de Oulan-Bator.

Citation :

Certes, mais il faut réclamer des RIB, on a du mal à les obtenir rapidement, surtout pour une petite somme...donc, nous, on rembourse par chèque et le voyage est soldé !
Et on passe à autre chose !

Ouais, mais faut suivre la mise en paiement de ces chèques, et certains les oublient dans le tiroir. Faut faire tout un tas de trucs comptables au bout de 1 an et 1 jour. Dur dur !! Pour moi, le RIB fait partie des pièces que doit obligatoirement fournir la famille pour le voyage. Et il ne reste à gérer que les interdits bancaires par OP et versement en numéraire

La durée de validité d'un chèque n'est pas d'un an et 1 jour mais un an et 8 jours !

l'humano-arachnide est sage : c'est l'article L.131-32 du code monétaire et financier, qui précise : 1an + 8 jours si émis et payable en métropole, 1an et 20 jours si émis en europe et payable en métrople, 1 an et 70 jours si émis hors europe et payable en métropole. accessoirement , l'art L.131-10 précise que c'est la somme en lettres qui prévaut.
tiens, j'aurais du proposer un truc la dessus au concours du 25 septembre ?

Speed Hermann a écrit:

Winnie a écrit:

Speed Hermann a écrit:

Ca va en faire des chèques de remboursement à établir....mais c'est comme ça !

Le mode de paiement normal est bien toujours le virement, non ?

Certes, mais il faut réclamer des RIB, on a du mal à les obtenir rapidement, surtout pour une petite somme...donc, nous, on rembourse par chèque et le voyage est soldé !
Et on passe à autre chose !

on récupère les RIB au moment des incriptions et on les agraffe à la fiche qui va bien, épicétou. reste seulement à gérer les changements de RIB mais les familles finissent par etre habituées et nous les transmettent dare dare.

Quelqu'un aurait fait l'expérience de la gestion avec GFE pour pratiquer le reversement sur la base d'un fichier constitué directement par l'application ? Est-ce possible ?

Je fais voter l'hypothèse haute (budget et participation des familles) en expliquant que c'est un maximum.
ensuite quand tu as les prix définitifs tu peux ajuster le montant du dernier versement de façon à ne pas avoir besoin de rembourser les familles.
en cas de faible différence on peut aussi ajuster (en + ou en -) avec les subventions ou la participation de l'établissement.
bon courage
les voyages c'est pas toujours simple!

Speed Hermann a écrit:

Il vaut mieux prendre l'hypothèse où la participation des familles est la plus haute.
Par contre, il y aura à rembourser les familles si in bout de course, la participation des familles et moindre et si le remboursement dépasse 8€/élève. Ca va en faire des chèques de remboursement à établir....mais c'est comme ça !

Comment peux-tu aboutir à un trop-perçu à rembourser ?
Si les familles ont réglé le tarif voté en CA, il n'y a aucun trop-perçu à leur rembourser, même si le voyage a coûté beaucoup moins cher que prévu.
Pour pouvoir rembourser les familles, il faut refaire voter un tarif moindre.

ça , c'est un point de vue qui m'arrangerait bien : plus de trop perçus à rembourser !

SAKAKU a écrit:

les voyages c'est pas toujours simple!

C'est le moins que l'on puisse dire. Je dirais même, les voyages ce n'est jamais simple sauf lorsqu'il n'y en a pas.

Aleph a écrit:

Speed Hermann a écrit:

Il vaut mieux prendre l'hypothèse où la participation des familles est la plus haute.
Par contre, il y aura à rembourser les familles si in bout de course, la participation des familles et moindre et si le remboursement dépasse 8€/élève. Ca va en faire des chèques de remboursement à établir....mais c'est comme ça !

Comment peux-tu aboutir à un trop-perçu à rembourser ?
Si les familles ont réglé le tarif voté en CA, il n'y a aucun trop-perçu à leur rembourser, même si le voyage a coûté beaucoup moins cher que prévu.
Pour pouvoir rembourser les familles, il faut refaire voter un tarif moindre.

Et puis on doit même demander aux familles d'allonger un extra pour payer le pot aux profs qui ont organisé.

A la fin du voyage on fait le bilan. L'ensemble des recettes a été constaté avant le voyage. Une réduction de recette sur le N3/7067 permet de constater le trop perçu et permet le remboursement aux familles dès le 1er centime. Théoriquement, le bilan définitif doit passer en CA avant remboursement. Mais, quoi qu'il arrive, ce remboursement est une obligation. Le seuil de 8 € ne fait qu'imposer un formalisme plus conséquent mais n'est pas un seuil de début de remboursement.

Et comme la Marmotte, le RIB avec l'inscription et ça roule.

Quant aux magouilles diverses consistant à ajuster la participation du FSE, de la MdL ou de l'association de parents pour faire tomber juste : c'est une pratique que je trouve plutôt limite et dont, toutes réflexions faites, je ne vois pas bien l'intérêt. Ces structures ont vocation à aider l'établissement à réaliser diverses actions : leur faire faire de la thésaurisation en vue d'une hypothétique action à très long terme est du dernier ridicule, au même titre que l'accumulation de réserves disponibles de plus de 6 mois de fonctionnement (et je suis large). Et ces pratiques me paraissent plus motivées par des comptables ne voulant pas faire leur boulot qu'autre chose.

Pour être clair, il est bien évident que l'on peut ajouter une ligne "frais administratifs divers" pour ne pas avoir à faire 30 ou 50 ou 100 virements de 0,01 € mais cela doit être utiliser avec modération. Cela s'explique facilement et est très bien compris par l'ensemble des membres du CA.

Pour le budget initial, on prend l'hypothèse la plus couteuse et basta. On explique que, selon le niveau de réalisation, l'établissement remboursera le trop perçu. Les membres du CA ne sont pas tous, à l'exclusion du gestionnaire, d'innommables idiots et comprennent parfaitement cela si on prend la peine de l'expliquer.

Pour les réfractaires au remboursement, je voudrais voir leur attitude si le Trésor refusait de leur rembourser un quelconque trop perçu sur leurs impôts...

Je refais quasiment toujours revoter les tarifs de mes voyages à l'avantage des familles une fois qu'ils sont terminés, et j'ai des listes à rallonge d'OP à faire.

Mais j'en entends beaucoup ici qui disent qu'on peut se passer du vote du CA pour rembourser les familles, si le voyage a coûté moins cher que prévu, or c'est faux.

Si le CA vote un tarif de 150 €, vous ne pouvez pas en encaisser que 100.

L'obligation d'équilibrer le N3 ne donne pas le droit d'entraver l'autorité du CA en matière de tarifs de voyage.

Aleph a écrit:

Si le CA vote un tarif de 150 €, vous ne pouvez pas en encaisser que 100.

On encaisse 150 et, à l'issue du voyage, on rembourse le trop perçu de 50 (qui sera conservé au 4664 dans l'attente du remboursement effectif).

Pour faire simple, le service rendu ne peut être facturé, au plus, qu'à son coût réel (loi ou décret x ou arrêt du CE ou de la CDC du je ne sais pas quand mais que les spécialistes vont nous donner). Donc, si le coût est de 100, le surplus est, de plein droit, remboursé. Le CA ne peut s'y opposer.

le caleçon à pois est intervenu entre temps et nous sommes d'accord

Aleph a écrit:

Je refais quasiment toujours revoter les tarifs de mes voyages à l'avantage des familles une fois qu'ils sont terminés, et j'ai des listes à rallonge d'OP à faire.

Mais j'en entends beaucoup ici qui disent qu'on peut se passer du vote du CA pour rembourser les familles, si le voyage a coûté moins cher que prévu, or c'est faux.

Si le CA vote un tarif de 150 €, vous ne pouvez pas en encaisser que 100.

Refaire voter des tarifs a posteriori est un non-sens ! A partir du moment où on a fixé les règles au CA, à savoir : fixation d'une participation MAXIMUM avec possibilité de remboursement (si les dépenses sont inférieures ou les recettes supérieures) à partir de 8€ (et à condition que les familles le demandent ! Si mes souvenirs sont bons, cela doit être dans les 3 mois) il n'y a pas besoin de repasser au CA

Poporc a écrit:

Les membres du CA ne sont pas tous, à l'exclusion du gestionnaire, d'innommables idiots ...

Speed Hermann a écrit:

Refaire voter des tarifs a posteriori est un non-sens !

Je suis désolé ! Mais ce n'est pas moi qui fait les lois ! (Heureusement, peut-être)

Pour être dans les clous il faut :
Equilibrer le budget des voyages;
Encaisser le tarif voté par le CA.

Et il n'y a pas possibilité de voter un tarif maximum, à charge après pour le gestionnaire de choisir son tarif.

Chez moi aussi les membres du cA sont très compréhensifs, et sont habitués à voter plusieurs fois chaque voyage. On décide ensemble, je ne décide pas tout seul. C'est bien ce que le législateur a prévu, non ?