remboursement des familles par mandat au N3

grand classique chez mes amis gestionnaire d'ER ; recettes n3 >
dépenses, donc remboursement des familles (car dépenses surévaluées,
recettes magiques, subventions non inscrites au budget du voyage mais
encaissées...)


ne
disposant pas d'un chargé de mission temps plein pour passer les OP,
est il envisageable juridiquement de rembourser les familles par une
opération budgétaire de mandat au N3, couverte évidemment par un OR de
la somme globale encaissée...
je sens que je vais me faire jeter avec cette question mais j'en ai vraiment plein le ... (3 lettres, et c'est pas "dos")..
autre solution ??? sachant que la réaffectation par le bailleur de fonds n'est pas tjrs possible (notamment concernant la CT...)

Non.

Un trop payé ne passe pas par la compta ordo.
ORR et OP. C'est tout.

Imagine le bazar au R2, après...

kafka a écrit:

grand classique chez mes amis gestionnaire d'ER ; recettes n3 >
dépenses, donc remboursement des familles (car dépenses surévaluées,
recettes magiques, subventions non inscrites au budget du voyage mais
encaissées...)


ne
disposant pas d'un chargé de mission temps plein pour passer les OP,
est il envisageable juridiquement de rembourser les familles par une
opération budgétaire de mandat au N3, couverte évidemment par un OR de
la somme globale encaissée...
je sens que je vais me faire jeter avec cette question mais j'en ai vraiment plein le ... (3 lettres, et c'est pas "dos")..
autre solution ??? sachant que la réaffectation par le bailleur de fonds n'est pas tjrs possible (notamment concernant la CT...)

Il y a parfois des pseudos choisis avec perspicacité.....

Pourquoi ne donnes-tu pas la saisie à faire au GM sur un poste de l'AC ? Avec vérifications et tout le toutim avant validation.
C'est ce que je fait avec mon AC, bien sûr je viens avec un certif du CE, les RIB et toute pièce nécessaire.

bon...... ça me conforte........... je me disais bien aussi.......
pas assez confiance envers les collègue pour qu'ils gèrent directement en compta géné....si ya un bug après c'est pour ma tronche. ces histoires de sorties mal gérées sont très chronophages.. j'ai beau présenter les choses simplement et clairement, ça bug minimum 1 fois sur 2.. c'est pareil chez vous ou c'est juste chez moi pour me faire plaisir ???

dom08 a écrit:

kafka a écrit:

grand classique chez mes amis gestionnaire d'ER ; recettes n3 >
dépenses, donc remboursement des familles (car dépenses surévaluées,
recettes magiques, subventions non inscrites au budget du voyage mais
encaissées...)


ne
disposant pas d'un chargé de mission temps plein pour passer les OP,
est il envisageable juridiquement de rembourser les familles par une
opération budgétaire de mandat au N3, couverte évidemment par un OR de
la somme globale encaissée...
je sens que je vais me faire jeter avec cette question mais j'en ai vraiment plein le ... (3 lettres, et c'est pas "dos")..
autre solution ??? sachant que la réaffectation par le bailleur de fonds n'est pas tjrs possible (notamment concernant la CT...)

Il y a parfois des pseudos choisis avec perspicacité.....

et encore tu m'as pas vu en pleine métamorphose.... c'est pas avant 18h00 !!!

kafka a écrit:

bon...... ça me conforte........... je me disais bien aussi.......
pas assez confiance envers les collègue pour qu'ils gèrent directement en compta géné....si ya un bug après c'est pour ma tronche. ces histoires de sorties mal gérées sont très chronophages.. j'ai beau présenter les choses simplement et clairement, ça bug minimum 1 fois sur 2.. c'est pareil chez vous ou c'est juste chez moi pour me faire plaisir ???

Chez moi aussi ça bug une fois sur deux et je fais de mon mieux. Les voyages est une plaie chronophage aussi en GM. Je gère 5-6 voyages par an et une douzaine de sorties facultatives (à coup de 150 élèves) et les trop perçus arrivent : ça fait hurler le comptable quand il faut rembourser. Je le comprends et veut bien l'aider et assumer mes "erreurs" mais ce qui sûr c'est que - et le comptable le comprend - ce n'est pas contre lui ou par facilité que cette situation arrive.
Je persiste à penser que la relation GM et AC doit être renforcée car on ne peut pas toujours exiger le meilleur de l'autre sans l'aider.

aider, conseiller, former, expliquer, clarifier, accompagner, simplifier OUI à 200% ; c'est d'ailleurs à mon sens la partie la plus intéressante du boulot d'agent comptable !!
éponger les défaillances et les imprévisions... ras-le-bol...
mais bon la fin de l'année approche...

Bonjour,
Je gère pas mal de voyages et de sorties scolaires. Il arrive fréquemment que les recettes élèves dépassent les dépenses. En fait, la meilleure solution est d'encaisser les chèques des familles après le voyage et bilan avec l'enseignant organisateur. S'il y a trop-payé par les familles, je leur rends leur dernier chèque non encaissé contre un autre chèque d'un montant moins élevé. C'est laborieux, je l'avoue ! mais de cette façon, les OP restent à la marge, quand il y en a.

Scoubido a écrit:

Bonjour,
Je gère pas mal de voyages et de sorties scolaires. Il arrive fréquemment que les recettes élèves dépassent les dépenses. En fait, la meilleure solution est d'encaisser les chèques des familles après le voyage et bilan avec l'enseignant organisateur. S'il y a trop-payé par les familles, je leur rends leur dernier chèque non encaissé contre un autre chèque d'un montant moins élevé. C'est laborieux, je l'avoue ! mais de cette façon, les OP restent à la marge, quand il y en a.

Je crois que cette méthode n'est pas recommandable.

D'abord, le code monétaire et financier dispose qu'il faut déposer le plus rapidement les chèques (ça m'a été dit en audit, mais je n'ai pas retrouvé l'article...).
Ensuite, dans le cas évoqué, la manipulation des chèques se retrouve faite de manière "extra-comptable" tant qu'ils ne sont pas enregistrés, or l'intérêt de la comptabilité est précisément de nous renseigner de la manière la plus exacte et "en temps réel" sur l'activité et les finances de l'établissement.
Enfin, la tracabilité est nulle en cas de perte de chèques et les risques de détournement ou bricolages divers sont accrus par cette pratique...

Scoubido a écrit:

Bonjour,
Je gère pas mal de voyages et de sorties scolaires. Il arrive fréquemment que les recettes élèves dépassent les dépenses. En fait, la meilleure solution est d'encaisser les chèques des familles après le voyage et bilan avec l'enseignant organisateur. S'il y a trop-payé par les familles, je leur rends leur dernier chèque non encaissé contre un autre chèque d'un montant moins élevé. C'est laborieux, je l'avoue ! mais de cette façon, les OP restent à la marge, quand il y en a.

pratique inadmissible, illégale, non réglementaire et dangereuse! à proscrire absolument!!! les chèques doivent être encaissés sans délai!!!
On n'est pas là pour adapter la réglementation en fonction de notre confort ou d'un hypothétique surplus de travail.
Si il faut faire des OP on fait des OP.

Stoïk a écrit:

D'abord, le code monétaire et financier dispose qu'il faut déposer le plus rapidement les chèques (ça m'a été dit en audit, mais je n'ai pas retrouvé l'article...).

Et d'après moi, tu risques de chercher l'article longtemps. La seule précision de délai dans le CMF pourrait concerner la durée de validité d'un chèque (1 an et 8 jours à compter de la date d'émission mentionnée sur le chèque).
Selon moi, c'est une obligation du comptable public mais je ne serais pas étonné que cela soit plutôt jurisprudentiel.

Pour le reste, farpaitement d'accord avec la marmotte.

C'est en fait la pratique revendiquée par l'AC lui-même !!
Je suis non-gestionnaire dans une agence comptable. Pour ce qui est du risque de perte des chèques, ceux-ci sont dans le coffre du comptable !!

J'ajouterais que cette pratique permet également aux familles de remettre plusieurs chèques lorsque le coût total demandé est important (de l'ordre de qqs centaines d'euros) en vue d'un encaissement étalé sur plusieurs mois.

n'y a t-il pas dans GFC module admin la possibilité de donner à des collaborateurs des droits d'accès limités à la saisie des OP par exemple ? Le gestionnaire saisit les OP l'AC les valide et effectue le règlement.

Oui c'est faisable

Scoubido a écrit:

Bonjour,
Je gère pas mal de voyages et de sorties scolaires. Il arrive fréquemment que les recettes élèves dépassent les dépenses. En fait, la meilleure solution est d'encaisser les chèques des familles après le voyage et bilan avec l'enseignant organisateur. S'il y a trop-payé par les familles, je leur rends leur dernier chèque non encaissé contre un autre chèque d'un montant moins élevé. C'est laborieux, je l'avoue ! mais de cette façon, les OP restent à la marge, quand il y en a.

Ce n'est pas du tout plus pratique à faire que des OP, mais au moins l'AC est sûr que c'est le GM qui fait le boulot.

Moi je trouve qu'on prend le problème à l'envers. Pourquoi y-a t'il des excésents ? Un voyage se prépare longtemps à l'avance, plusieurs mois... il y a un budget, des dépenses connues, des recettes aussi. Si on présente le calendrier des voyages en novembre N-1, on doit connaître six mois aprés les subventions attendues non ? Plutôt que chercher des solutions à postériori, pourquoi ne pas les chercher à priori ; sachant que pour qq dizaines, voir centaines d'euros, la variable d'ajustement est la cintribution de l'EPLE... et qu'il y a toujours pour qq euros des dépenses rattachables au voyage.
En tout cas, je n'ai jamais fait d'OP pour modifier globalement aprés coup une participation.

Et pour en dire un peu plus sur la pratique de mon gestionnaire-AC, celui-ci autorise les profs à collecter/échanger les chèques. Le prof peut donc conserver les chèques pendant plus d'un mois (ce qui signifie qu'il les amène chez lui ). De quoi m'arracher les cheveux de la tête !!!!!!
Certains procèdent même à l'échange de chèques  (en cas de trop-payés) en prenant les chèques directement dans le coffre, ouvert par les soins de la secrétaire du comptable en son absence.

Et dire que j'ai pris  ce poste de non-gestionnaire auprès d'un AC pour apprendre les bonnes pratiques !! Un an de perdu, quoi !!
Heureusement pour moi, j'ai obtenu un poste de gestionnaire au mouvement.

N@n@rd a écrit:

Moi je trouve qu'on prend le problème à l'envers. Pourquoi y-a t'il des excésents ? Un voyage se prépare longtemps à l'avance, plusieurs mois... il y a un budget, des dépenses connues, des recettes aussi. Si on présente le calendrier des voyages en novembre N-1, on doit connaître six mois aprés les subventions attendues non ? Plutôt que chercher des solutions à postériori, pourquoi ne pas les chercher à priori ; sachant que pour qq dizaines, voir centaines d'euros, la variable d'ajustement est la cintribution de l'EPLE... et qu'il y a toujours pour qq euros des dépenses rattachables au voyage.
En tout cas, je n'ai jamais fait d'OP pour modifier globalement aprés coup une participation.

le plussoie jusqu'à la déraison ! mais ça c'est le boulot du GM la prévision budgétaire , à titre perso, dans mes établissements successifs je n'ai jamais eu à faire de retour participation (le A1 ou J1 6588 étant la variable d'ajustement une fois moindre, une fois supérieure... on s'en sort globalement)

Scoubido a écrit:

Un an de perdu, quoi !!

Pas forcément, il faut aussi apprendre ce qu'il ne faut pas faire...

Par ailleurs, nul n'est totalement mauvais, ni totalement bon.

OK, barrez vous vite de cette agence de cinglés!

mais surtout ne reproduisez pas le même mode de fonctionnement.

Pourquoi se compliquer la tâche ?

Ici on procède comme celà (exemple pour un voyage en mai) :

1°) en novembre avec acte programme voyages et sorties un acte sur le montant maximum demandé aux familles pour la participation (prévoir large mais cohérent, ce qui signifie avoir déjà ficelé le budget du séjour et trouvé les partenaires économiques)
Nota : avoir officieusement ficelé en novembre le budget cela veut dire avoir mis le f.. au c.. des enseignants organisateurs... dès septembre !
2°) en janvier institution d'un échéancier de paiement ET D'ENGAGEMENT SIGNE auprès de familles, accordé par l'Agent comptable (ou non ! car c'est l'occasion de débusquer les mauvais payeurs de cantine qui partent quand même se dorer la pillule...)
Les paiements démarrent mais l'agent comptable met en recettes à classer, puisque rien n'est encore arrêté par le CA.
3°) en mars vote du budget et intégration au N3 du budget général + inscription des produits à recevoir et charges à payer.
4°) en avril derniere échéance arrêtée : on donne aux familles le montant du dernier paiement (inférieur forcément à celui prévu sur l'acte) à la réunion avant départ (vous savez, là où ils s'inquiètent de savoir si leur chérubins fûmeront pas du crack, s'il faut qu'ils emportent une petite laine en Andalousie ou des tee-shirt en Scandinavie...) CAR le budget définitif est enfin arrêté au centime près et donc on connait la participation EXACTE des familles. Reste à encaisser le solde. IMPERATIF : au moins un mois avant le départ !
5°) je REFUSE officiellement auprès du chef d'établissement de travailler sur un projet avec un collègue enseignant en lequel je n'ai pas confiance ou qui refuse la méthode d'organisation décrite ici (préconisée par notre cadre réglementaire je le rappelle)

Si on impose un tel calendrier on a le temps :
1) de choisir correctement les fournisseurs (de septembre à novembre)
2) de lisser le recouvrement des recettes (sympa pour le Régisseur ou l'agent chargés des encaissements à l'agence comptable)
3) de mettre en place les aides pour les élèves

En bonus :

1) les échéanciers consentis aux familles, c'est de l'avance de trésorerie (pour peut que l'on soit requin sur les accomptes versés auprès des voyagistes) et une sécurité si le voyage est annulé dans le mois avant le départ (on a encaissé tout mais pas payé tout...)
2) échéancier = moins de paiements en espèces (encore mieux, accepter les chèques vacances, la convention est facile à mettre en place avec l'ANCV)
3) on prépare en N-1 un voyage inscrit intégralement en N (pas de transferts aux BS-BE)

De toutes façons il faut refuser les projets de voyage qui arrivent trop tard dans l'année scolaire. On a un max d'arguments juridiques pour le faire (marchés, échéances des Conseil d'administration...)

Seul impodérable mais minime, en cas de solde positif de la régie d'avance choisir d'intégrer aux réserves générales ou rembourser. Mais de toutes façons le montant sera minime. Cette année j'ai 37,50 euros d'excédent pour un voyage de 16 737,50 euros...

Au fait, quelqu'un connait-il le schéma d'écritures budgétaires et les DM nécessaires pour reverser dans les réserves du service général ce petit excédent qui ne peut rester au N3 ? Je cale...

laule200 a écrit:

Au fait, quelqu'un connait-il le schéma d'écritures budgétaires et les DM nécessaires pour reverser dans les réserves du service général ce petit excédent qui ne peut rester au N3 ? Je cale...

Mandat pour ordre au N3 6588 pour 37.50 € pour frais de photocopie, téléphone pour la réalisation du voyage.
OR pour ordre au 7588 : reversement du N3 pour photocopies, etc... pour la réalisation du voyage x mandatées au SG.
Pas besoin de DBM

Merci Grand Sachem !

Sic, c'est moi qui me compliquait la vie avec une DM...

kafka a écrit:

N@n@rd a écrit:

Moi je trouve qu'on prend le problème à l'envers. Pourquoi y-a t'il des excésents ? Un voyage se prépare longtemps à l'avance, plusieurs mois... il y a un budget, des dépenses connues, des recettes aussi. Si on présente le calendrier des voyages en novembre N-1, on doit connaître six mois aprés les subventions attendues non ? Plutôt que chercher des solutions à postériori, pourquoi ne pas les chercher à priori ; sachant que pour qq dizaines, voir centaines d'euros, la variable d'ajustement est la cintribution de l'EPLE... et qu'il y a toujours pour qq euros des dépenses rattachables au voyage.
En tout cas, je n'ai jamais fait d'OP pour modifier globalement aprés coup une participation.

le plussoie jusqu'à la déraison ! mais ça c'est le boulot du GM la prévision budgétaire , à titre perso, dans mes établissements successifs je n'ai jamais eu à faire de retour participation (le A1 ou J1 6588 étant la variable d'ajustement une fois moindre, une fois supérieure... on s'en sort globalement)

Soit, mais je trouve qu'un AC qui ne veut pas faire des OP ou qui râle, c'est fort de café.
C'est comme les encaissements, ça fait partie du boulot. La gestion d'un voyage n'est pas forcément tendue vers un seul et unique but : réduire au maximum le nombre d'OP à faire par l'AC à la fin.
Personnellement j'ai toujours des remboursements à faire car je préfère encaisser trop que le contraire, tant que les subventions ne sont pas absolument certaines. Mais mon cas n'est pas forcément un exemple car je fais moi-même la saisie des OP, et ça ne m'embête pas.

Citation :

Mandat pour ordre au N3 6588 pour 37.50 € pour frais de photocopie, téléphone pour la réalisation du voyage.
OR pour ordre au 7588 : reversement du N3 pour photocopies, etc... pour la réalisation du voyage x mandatées au SG.
Pas besoin de DBM

Merci. Voici une opération des plus simples qui risque de me faciliter la vie tout en étant réaliste avec les frais collatéraux engendrés par les voyages.

Les comptes de contribution entre services ne sont pas forcément adaptés pour ce cas de figure
Et pourquoi pas tout simplement une facture du service général (OR au SG 70888) et mandatement de la facture sur le service spécial N 6068 ?

je précise mon effroi ...
Faire un OR au SG et un mandat sur un service spécial est une ineptie une hérésie, une erreur monumentale....
D'abord c'est quoi le N 6068 ?