Remboursement familles voyage

Bonjour à tous !

Nous avons organisé deux séjours durant le premier semestre 2019. J'ai géré les voyages via GFE voyage. Ceci a généré des créances en 2018 et j'ai donc fait un OR du montant total des créances par séjour (sur 2018 quand j'ai commencé à encaisser les participations des familles pour les séjours).

Sauf que après bilan financier du séjour, j'ai reçu des subventions non prévues et je dois rembourser les familles. Avant de gérer les voyages par GFE, nous faisions un OR du montant de l'acompte sur l'année N-1 et un OR du solde de la participation des familles en N. Il suffisait donc pour les rembourser de faire un OAR.
Sauf que là j'ai fait un OR du montant total des participations des familles en N-1 et là en N je ne peux pas faire le simple OAR.

Ma question est la suivante : quelles sont les opérations budgétaires a effectué pour rembourser les familles ? On me dit que je dois faire un mandat au compte 6583 avec au préalable un prélèvement sur fonds de roulement pour abonder cette ligne en recettes ... Je ne comprends pas ...

Merci pour votre aide !

Déjà un OR de la participation des familles en 2018 pour un voyage 2019 c'est une erreur. Il fallait utiliser la technique de l'OP ou celle des charges constatées d'avance pour payer l'acompte en 2018.
Là, avec ton OR en 2018 le résultat de l'exercice est totalement faux.

Il y a plusieurs solutions.
La plus orthodoxe à mon avis est de rectifier 2018.
Annulation de l'OR total fait en 2018 par mandat en AP 6583.
Annulation de l'acompte versé en 2018 par ordre de recette (pour ordre) au 7586.
OR en 2019 de la bonne participation des familles (avec l'acte revu par le CA pour la nouvelle participation).
Mandat pour ordre en 2019 pour reprendre sur cet exercice l'acompte versé.

6583-4118 : 1000 (montant des participations initiales) Annulation OR 2018
4632-7583 : 300. Annulation acompte 2018
6113-4632 : repris pour ordre de l'acompte
plus 6113-4012 pour le solde du voyage payé en 2019.
4118- 7067 : participations des familles revues à la baisse : 850
Il y a donc au crédit du 4118 le trop payé par les familles en 2018 (soit 150)
4118-4664 : 150 montant à rembourser

Merci de vérifier les copains.

Super merci.

C'est l'agent comptable qui veut un OR global du montant total des créances avant d'encaisser en N-1... Donc difficile de contredire.
Je vais voir si ça lui convient.

Je suis bien d'accord pour dire que le résultat de l'exercice est faux. J'ai d'ailleurs bien expliqué lors du COFI 2018 que le montant de nos réserves étaient à amputer du montant qui était prévu pour le séjour.

Coconut a écrit:

Super merci.

C'est l'agent comptable qui veut un OR global du montant total des créances avant d'encaisser en N-1... Donc difficile de contredire.
Je vais voir si ça lui convient.

LOL on peut toujours contredire son comptable.
Cela dit ça ne change rien.
Tu fais un OR en 2019 avec l'ancienne participation puis une Réduction de recette si tu veux ; au final sera revient au même.

Pour moi, il fallait bien faire un OR en 2018 pour pouvoir encaisser sur les créances. Par contre, il fallait émettre un ORR en fin d'exercice pour produits constatés d'avance afin d'annuler l'OR de 2018 puisque le voyage à lieu en 2019 et repasser un OR début 2019 pour continuer les encaissements sur 2019. Puis, suite aux subventions reçues, faire un ORR en fonction du nouveau tarif qui en résulte.

voyages35 a écrit:

Pour moi, il fallait bien faire un OR en 2018 pour pouvoir encaisser sur les créances. Par contre, il fallait émettre un ORR en fin d'exercice pour produits constatés d'avance afin d'annuler l'OR de 2018 puisque le voyage à lieu en 2019 et repasser un OR début 2019 pour continuer les encaissements sur 2019. Puis, suite aux subventions reçues, faire un ORR en fonction du nouveau tarif qui en résulte.

Oui, c'est ce que j'ai dit. Il aurait fallu utiliser la technique des charges constatés d'avance ou la technique de l'OP.
Par contre moi j'aurais encaissé comme avances étant donné que suite à l'ORR il n'y avait pas d'OR justifiant l'utilisation du 4118.
On peut toujours encaisser sans OR sur un compte d'avance ; c'est notamment ce qu'on fait pour les droits constatés.