scan des pièces financières

Bonjour,
Nethou m'avait posé une question par mel à ce sujet, je répond ici, au cas où ça intéresserait d'autres collègues.
Conditions techniques :
un scanneur ou photocopieur en réseau avec chargeur de documents, un logiciel de création de PDF avec reconnaissance de texte (acrobat pro, pour ma part).

Le bordereau et les pièces afférentes non agrafées sont scannés, lors de la prise en charge à l'AC, en un seul fichier ou en parties numérotées si cela est trop lourd.
Le nom du fichier est par exemple pour un bordereau de mandat :
"BDM4-lycee-ex2010", ne pas utiliser de "/".
Le fichier est envoyé par mail avec comme objet le nom du fichier.
A réception, on copie l'énoncé de l'objet, on ouvre le fichier, on lance la reconnaissance de texte, puis on enregistre le fichier sous son nom en collant le texte de l'objet du message préalablement copié.
Pour rechercher des pièces, on utilise la fonction recherche avancée d'acrobat.
Par sécurité, je n'ai pas supprimé le double papier.

Il s'agit de quelle type de pièces ?

toutes les pièces : OR, ORR, mandats, ORV, OP, DBM, actes, pièces générales COFI.

quel intérêt si on garde la version papier ?

Peche melba a écrit:

quel intérêt si on garde la version papier ?

Faciliter les recherches.
Si on cherche toutes les factures d'un fournisseur ou tous les OR émis pour un tiers, il suffit de saisir le nom dans la fonction "recherche".

Pfff a écrit:

Peche melba a écrit:

quel intérêt si on garde la version papier ?

Faciliter les recherches.
Si on cherche toutes les factures d'un fournisseur ou tous les OR émis pour un tiers, il suffit de saisir le nom dans la fonction "recherche".

Pour effectuer des recherches, on peut utiliser les extractions de GFC récupérées sous EXCEL et faire un filtre.
Bonne idée quand même d'avoir tous les Bordereaux en pdf.

MOA a écrit:

Pfff a écrit:

Peche melba a écrit:

quel intérêt si on garde la version papier ?

Faciliter les recherches.
Si on cherche toutes les factures d'un fournisseur ou tous les OR émis pour un tiers, il suffit de saisir le nom dans la fonction "recherche".

Pour effectuer des recherches, on peut utiliser les extractions de GFC récupées sous EXCEL et faire un filtre.
Bonne idée quand même d'avoir tous les Bordereaux en pdf.

On peut le faire pour l'année N, N-1 mais pas avant.
De plus sur N-1 on n'a plus accès à certains documents de la compta géné (FQE etc)

Effectivement les extractions ne fonctionnent que depuis GFC 2009

Il suffit de faire une extraction quand tout est terminé avant suppression de la compta

Mais pourquoi diable s'emm.nuyer à scanner et à reconnaître les caractères dans des documents déjà imprimés, alors qu'on peut les imprimer virtuellement avec PDF-creator, et que ça donne instantanément le même résultat en plus propre ?

Depuis plusieurs exercices déjà, mes dossiers annuels de compta contiennent, pour chacun des établissements du groupement, un fichier "FdC lycée 2007" (compressé en zip parce qu'énorme), un fichier "hist mandats 2009" en plusieurs exemplaires, celui classé par montants, celui classé par fournisseur, et plein de trucs de ce genre... On peut tout faire, pour rien, en quelques clics.

L'intendant zonard a écrit:

Mais pourquoi diable s'emm.nuyer à scanner et à reconnaître les caractères dans des documents déjà imprimés, alors qu'on peut les imprimer virtuellement avec PDF-creator, et que ça donne instantanément le même résultat en plus propre ?

Parce que les pièces justificatives (factures, contrats, conventions etc) sont difficiles à trouver dans la base GFC ?
Je scanne toutes mes mandats/OR etc après signature.

Tétard a écrit:

Je scanne toutes mes mandats/OR etc après signature.

Waouh ....
et tu trouves le temps quand de faire ça ?

Bozinchu a écrit:

Waouh ....
et tu trouves le temps quand de faire ça ?

D'ailleurs, dans approximativement une heure j'aurais 3 mandats + OR + AOR + régie + reversement à scanner...

Tétard a écrit:

Bozinchu a écrit:

Waouh ....
et tu trouves le temps quand de faire ça ?

D'ailleurs, dans approximativement une heure j'aurais 3 mandats + OR + AOR + régie + reversement du CA à scanner...

alors va bosser au lieu de glander sur le forum

Bozinchu a écrit:

Tétard a écrit:

Je scanne toutes mes mandats/OR etc après signature.

Waouh ....
et tu trouves le temps quand de faire ça ?

Mon copieur est doté d'un "aspirateur" qui me fait ça tout seul (tout le mandatement sort en un seul fichier pdf envoyé vers mon ordi via le réseau); ce n'est pas bcp plus long qu'une impression, et ça m'épargne l'agraphage et le tamponnage "duplicata". Je ne conserve aucun doc papier (sauf les bons de commande dans un classeur). Peut-être a-je tort, mais si mon successeur veut imprimer tous mes pdf 2009 et 2010, il aura du souci à se faire...

Tétard a écrit:

Mon copieur est doté d'un "aspirateur" qui me fait ça tout seul (tout le mandatement sort en un seul fichier pdf envoyé vers mon ordi via le réseau); ce n'est pas bcp plus long qu'une impression, et ça m'épargne l'agraphage et le tamponnage "duplicata". Je ne conserve aucun doc papier (sauf les bons de commande dans un classeur). Peut-être a-je tort, mais si mon successeur veut imprimer tous mes pdf 2009 et 2010, il aura du souci à se faire...

Moi aussi j'ai un aspirateur sur mon copieur, mais j'ai nombre de factures sur des papiers idiots ou dans des formats irréguliers, ou certains documents en recto-verso : hors de question de jeter un tas de papier dans le copieur et d'espérer que tout soit proprement fait. J'ai quelques autres questions d'importance :

- es-tu concrètement à l'aise pour faire des recherches quand il te faut aller à la pêche à la facture de tartempion ? (je crois que je le serais mais concrètement comment ça se passe ?)
- es-tu certain de la légalité de ce que tu fais-là, (texte sur lequel tu t'appuies), as-tu l'avis du pôle d'audit de ta tégé et/ou de la CRC sur ta pratique, n'as-tu pas peur que ton successeur te colle des réserves pour absence de pièces ?
- où ranges-tu alors les autres pièces que je conserve précieusement avec l'exemplaire dupli des mandats, qui sont utiles en cas de contrôle sur place et de doute dans ta gestion : bons de commande, bons de livraison, attestations de garantie...
- comment fais-tu pour annoter le numéro d'inventaire sur tes documents dans les mandats du Z ?

Bref, ce que tu fais me semble bigrement intéressant, mais encore sacrément prématuré, et comporter beaucoup de risques. Si tu peux répondre à mes objections, ça mérite d'être diffusé largement comme par un article dans l'IZ, exemple au hasard.

Le vrai progrès, ce sera quand tout sera dématérialisé...BC électronique, facture électronique, signature de l'ordo du même tonneau, transmission par canal sécurisé à l'AC, stockage du tout en PDF...le vrai zéro papier et "basta la vista"!

Quand je pense que je vais toujours voir mon AC avec des tonnes de papelards et ma pauvre disquette 3"1/2....

Ces méthodes sont expérimentées par quelques universités et le ville de Parthenay.

Je sais aussi qu'à l'agence comptable, le CASU y est fortement intéréssé. Déjà récemment mis en place pour l'archivage des bull de sal du GRETA via un prestataire (stockage sur un double serveur par sécurité).
Ce sera fait certainement un jour à l'agence comptable . Au début réticente, j'avoue que je me laisse séduire. Les obstacles matériels du type de ceux évoqués par l'IZ (facture ou doc pas aux "normes") font certes perdre du temps mais comparé au temps nécessaire pour photocopier, agrafer et classer, je pense qu'on s'y retrouve?

dans la mesure ou tu ne fais pas de double que tu passes ton temps à scanner ou a photocopier pour moi le temps est le meme.Pour IZ que tu sortes une photocopie ou un pdf que tu avais archivé, je ne vois pas trop la différence en cas de controle.Quand à la sécurisation, de mémoire les originaux ne sont plus obligatoires comme piéce justificative (il doit y avoir une instruction dessus dans le cadre de la simplification des piéces sauf dans le cas d'une cession de créance de mémoire). notre ami du trésor retrouvera rapidement les références, j'en suis sur. J'ai pas vérifier si cela s'appliquer au EPLE mais je suis à la maison. 

G.I. (Gentil Intendant) a écrit:

Le vrai progrès, ce sera quand tout sera dématérialisé...

à ce rythme là on va même dématérialiser les GM ...

Gars du Doubs a écrit:

dans la mesure ou tu ne fais pas de double que tu passes ton temps à scanner ou a photocopier pour moi le temps est le meme.

Oui, d'où ma réticence au départ même si après les photocopies, il faut ajouter l'agraphage, la création des pochettes en début d'année et le classement.
Et il ne faut pas oublier le gain de place!

quelques précisions :
pour le temps perdu : quelques minutes, l'agrafage existe toujours, il est différé après le scann.
pour l'intérêt de scanner les pièces justificatives : répondre en trois clic à la question suivante : quand est-ce que j'ai commandé tel truc la dernière fois et combien ça ma coûté, quelle était la référence du produit.
pour les formats différents : un bon chargeur de document prend tout, sauf les A3 qui ne sont pas fréquents, et pour le verso, encore faut-il que le verso soit important.

J'entends bien l'enthousiasme de ceux qui ont basculé vers cette pratique, mais je n'ai pas encore reçu de réponse à mes questions précises.

Sainte-Barbe, le verso est important parce qu'il a été envoyé au juge du compte. Le duplicata ne doit pas contenir moins d'informations que l'original, et doit servir à en préciser les termes au besoin. d'où ma question sur les BL, BdC, devis concurrents, traces de marché etc, les scannez-vous avec le reste, ou pas, les détruisez-vous ?

Moi franchement, tant qu'on n'aura pas d'instruction précise là-dessus, je ne bouge pas, trop de risque de se faire reprocher d'avoir détruit des documents (je ne dis pas des pièces).

J'ai dit plus haut que je conservais le double papier.
Pour compléter sur l'utilité du scann :
Il y a une multitude d'info interressantes sur les PJ, à partir desquelles on peut lancer une multitude de recherches pour des fonctionnalités extrêmement variées.
Je scanne depuis 2006 et franchement, j'ai gagné un temps fou dans plein de domaines. J'ai aussi largement amélioré ma capacité de conseil pour les autres personnels de mon établissement dans leurs divers projets.

Bonjour

Je re-ouvre ce sujet ancien.

Je cherche, sans sucés pour l'instant, une information concernant l'obligation de conserver une archive papier des mandats/OR....

Avez-vous quelques pistes sur le sujet ?

Merci d'avance

Avec OPALE, tout sera archivé numériquement dans le logiciel

Yvan a écrit:

Je cherche, sans succès pour l'instant, une information concernant l'obligation de conserver une archive papier des mandats/OR....

Avez-vous quelques pistes sur le sujet ?

Aucune piste, car ce que tu cherches n'existe pas. Du point de vue juridico-comptable, seul l'original existe et est exigé. Le reste, ce sont des copies, qu'il est plus que raisonnable de conserver et dont je ne peux certainement pas dire qu'on peut s'en passer.

En revanche, chez moi, les copies sont dans le PC, où elles sont mieux rangées et prennent moins de place. Et si jamais si on m'en demande un exemplaire papier, je lance l'impression. Cela aura e-xa-xte-ment la même valeur juridique. En tout cas je te mets au défi de trouver le contraire.

La démat' telle que je l'ai copie de notre aînée Agathe Deblouze qui le faisait avant la hercébécée, que j'ai vulgarisée sur mon site et que l'ami Philippique a reformulé pour argumenter encore plus clairement, permet d'économiser oh trois fois rien, un demi-poste dans une agence comptable passé à brasser du papier. Ca reste une option-pour-les-aventureux-qui-osent...

Yvan a écrit:

Je cherche, sans sucés pour l'instant, une information concernant l'obligation de conserver une archive papier des mandats/OR....
Avez-vous quelques pistes sur le sujet ?
Merci d'avance

Il faut garder les 5 dernières années jusqu'en 2023 pour le juge des comptes.
Les 5 dernières années pour la déchéance quadriennale si une facture vieille de 4 ans était réclamée.
Perso je gardais les mandatements et OR sans limite ; cela pouvait être utile notamment pour le suivi des inventaires et du 275.

Le BO "archives" qui a plus de quinze ans évoque l'échéance de l'apurement des comptes + 1 an (§ 5.1.1, page XL)

L'intendant zonard a écrit:

Yvan a écrit:

Je cherche, sans succès pour l'instant, une information concernant l'obligation de conserver une archive papier des mandats/OR....

Avez-vous quelques pistes sur le sujet ?

Aucune piste, car ce que tu cherches n'existe pas. Du point de vue juridico-comptable, seul l'original existe et est exigé. Le reste, ce sont des copies, qu'il est plus que raisonnable de conserver et dont je ne peux certainement pas dire qu'on peut s'en passer.

En revanche, chez moi, les copies sont dans le PC, où elles sont mieux rangées et prennent moins de place. Et si jamais si on m'en demande un exemplaire papier, je lance l'impression. Cela aura e-xa-xte-ment la même valeur juridique. En tout cas je te mets au défi de trouver le contraire.

La démat' telle que je l'ai copie de notre aînée Agathe Deblouze qui le faisait avant la hercébécée, que j'ai vulgarisée sur mon site et que l'ami Philippique a reformulé pour argumenter encore plus clairement, permet d'économiser oh trois fois rien, un demi-poste dans une agence comptable passé à brasser du papier. Ca reste une option-pour-les-aventureux-qui-osent...

Je ne peux qu'abonder !

Un temps dingue gagné, toutes  les archives financières et comptables qui tiennent sur une clé usb, des temps de recherches divisé par n (n augmente exponentiellement avec l'ancienneté de la pièce à rechercher), des équipes ravies, des sauvegardes et des archives sécurisées ! Que demander de plus ?

Alors oui, un immense merci aux précurseurs et un immense GO pour celles et ceux qui hésiteraient

PS : à un chouïa, c'est presque aussi bien qu'Op@le à moins que ce soit l'inverse