réservation billet avion voyage scolaire susceptible d'augmenter

1) Comment procédez-vous pour vos réservation et paiement de billet d'avion ? Paiement par virement administratif auprès d'une agence agrée ? Utilisation d'une CB pour des achats sur internet et comment est-ce possible ? Je n'ai pas de CB pour l'établissement.

2) Pour établir le budget du voyage, chaque dépense doit être connue de manière exacte. Entre le devis établi par le voyagiste et la réservation, une fois le budget du CA voté puis validé par les autorités de tutelle, le prix du billet d'avion peut augmenter.

a) Que faites-vous dans pareil cas, sachant que la participation des familles a été votée et que l'on ne peut plus la changer ?

b) La différence est-elle prise en charge par l'établissement ?

Merci pour vos conseils.

1) agence de voyage et virement ou voyagiste si prestation compléte.
2) si on fait un appel d'offre on demande que la proposition (et donc le prix) soit valable 120 jours.
3) la participation de l'établissement (le plus souvent réserves ou crédits globalisés) sert de variable d'ajustement. Mais si le marché est bien fait il n'y a pas de surprise.
4) il est plus facile de gérer un excédent et éventuellement un remboursement d'un trop perçu des familles qu'un déficit si on n'a pas de roue de secours.

Le souci est que les voyagistes avec qui je suis en contact ne me garantissent pas un prix ferme et définitif, ni la possibilité de déposer une option ...
De ce fait, le tarif est connu à un jour J mais peut augmenter par la suite.
Je précise que faute d'offres suffisantes de prestataires prenant en charge l'intégralité du séjour (transport + séjour), il a fallu que je parcellise le voyage en deux lots : transport + séjour (vacations, hébergement, etc.).
D'où la nécessité de gérer l'organisation financière du transport des élèves. C'est tellement plus simple un voyage "clé en main" proposé par un prestataire.

Citation :

 la participation de l'établissement (le plus souvent réserves ou crédits globalisés) sert de variable d'ajustement.

s'il est besoin d'augmenter la participation de l'établissement (frais imprévus !), est-il nécessaire de refaire voter le budget du voyage en CA ou peut-on se contenter d'une DO ou d'une DMB pour ouvrir les crédits (virement dans le service) et en informer le CA ensuite ?
merci d'avance chèr(e)s collègues...

L'acte du CA porte sur la participation des familles. Le reste est du prévisionnel. S'il n'y a pas d'impact financier sur le montant des familles, pas de vote au CA suite à modifications qui sont payées sur le code activité du voyage sans besoin impératif de DO, encore moins d'une DBM, du moins tant que les crédits ouverts en AP suffisent.

Lorsque les élèves partent en avion je fais systématiquement un MAPA dans lequel j'intègre les hausses tarifaires liées à l'évolution des taxes ou du coût du carburant.

Un billet à prix fixe, ne prenant pas en compte ce type de risque, n'existe pas.