rangement conventions

Bonjour,

je cherche à m'organiser :

Je résume : comment classez-vous les conventions ?

Je m'explique : si je les laisse dans chaque dossier CA, je serai incapable de me souvenir à quel CA cette convention est passée, si je les classe avec l'acte, c'est pareil, et si je fais des dossiers, comment je trie ? (si je fais un dossier pédago et un dossier financier (énormes, non?), je mets où la convention d'hébergement d'un élève extérieur ou la mise à disposition de matériel pédagogique ....)

Bonjour,

Nous, on classe bêtement par ordre alphabétique du partenaire avec qui l'on conventionne.
Mais ce n'est qu'une idée parmi d'autres.

Dans le temps : corbeilles à courrier (bannettes) par chapitre budgétaire. Une plus grande pour les arrivées à terme. Une à part pour celles sans incidences financières.
Une chemise pour une convention avec en première page, nom partie contractante, incidence financière, date de signature, date de fin, remarques éventuelles.

classement avec les actes
1 gros classeur par année
1 liste suivi sur excel avec les infos permettant une recherche rapide de la convention. Nom des signataire date d'envoi date des AR...
je double le classeur des actes par un pdf avec un classement similaire car j'ai la flemme d'aller jusqu'au classeur 2 bureaux plus loin et que j'ai besoin de la version pdf pour la mettre sur le site du lycée

J'ai des classeurs avec des intercalaires.


D'ailleurs j'ai des classeurs pour tout.
5112 5151 5159 .....
On trouillote avec un appareil adéquat et on classe dans une armoire.
Depuis que l'on est plus sous DOS et que l'on édite tout en A4 c'est le top.
Je me souviens avec horreur des éditions du COFI en 6 exemplaires pour le lycée avec une imprimante matricielle
Il y avait toujours un picot qui sautait ou le ruban qui n'encrait plus ....

Ne parlons pas du cauchemar de l'édition des 300 factures des droits constatés avec décalage à la 50ème feuille...

Gars du Doubs a écrit:

classement avec les actes
1 gros classeur par année
1 liste suivi sur excel avec les infos permettant une recherche rapide de la convention. Nom des signataire date d'envoi date des AR...
je double le classeur des actes par un pdf avec un classement similaire car j'ai la flemme d'aller jusqu'au classeur 2 bureaux plus loin et que j'ai besoin de la version pdf pour la mettre sur le site du lycée

tout pareil

J'ai des dossiers thématiques : énergie, copieurs, assurances, sécurité, pédagogie, ateliers et machines (chez le ctx en fait), div maintenance...

Je ne suis pas performant dans ce genre de classement. C'est typiquement le genre de truc que je trouve en arrivant en poste, qui ne me convient pas tout à fait, et que je ne m'approprie pas : suivi médiocre sinon mauvais. En 4 ans en poste, ça devient vraiment le moment d'aller nettoyer ces foutus dossiers. Mais le temps manque totalement...

Suivi sur Excel ( pour savoir quand ça a été voté , caractère exécutoire, date de fin de contrat)+ classement alpha à l'intérieur d'une rubrique : assurance , sécurité , dans mon ancien EPLE.

Classement en dossiers verticaux par ordre alphabétique. Tout le monde est considéré comme fournisseur. Tous les fournisseurs sont rentrés dans GFC. Sauvegardes, tris, feuille de garde, etc ... suivies avec GFC. L'outil est donc commun et accessible à tout le service gestion par le réseau.

Lina Inverse a écrit:

Suivi sur Excel ( pour savoir quand ça a été voté , caractère exécutoire, date de fin de contrat)+ classement alpha à l'intérieur d'une rubrique : assurance , sécurité , dans mon ancien EPLE.

Idem

un classement alphabétique semble le plus adapté - tu peux toujours y faire figurer la date de passage au C.A.
et une liste en plus, et qui est tenue à jour, c'est encore mieux : pour les renouvellements au moment du budget, c'est vite fait : il suffit de sortir la liste

L'essentiel c'est de trouver un classement grâce auquel on puisse retrouver facilement les documents.
Par exemple, ça c'est à éviter :



Non, ce n'est pas le bureau de mon AC même si ça y ressemble un peu

j'ai connu un AC avec un bureau comme celui là....

Véridique

Bozinchu a écrit:

j'ai connu un AC avec un bureau comme celui là....

Véridique

Le bureau de mon AC ressemblait à ça il y a quelques temps mais depuis il a fait un peu de rangement. Maintenant c'est un peu comme ça :



Devinette : des factures 2009 (voire plus anciennes) sont cachées dans le bureau, saurez vous les retrouver?

normalement, l'AC n'a aucune papier dans son bureau : ce sont les membres de l'équipe qui tiennent chacun leur classement !

sylvaner67 a écrit:

normalement, l'AC n'a aucune papier dans son bureau : ce sont les membres de l'équipe qui tiennent chacun leur classement !

ça dépend de l'AC!

et du nombre de membrE de l'équipe

Totor a écrit:

L'essentiel c'est de trouver un classement grâce auquel on puisse retrouver facilement les documents.
Par exemple, ça c'est à éviter :



Non, ce n'est pas le bureau de mon AC même si ça y ressemble un peu

J'ai crains un instant, mais à bien observer ce n'est pas un bureau dans un EPLE, mais peut-être dans un rectorat (la photo est prise en étage).
Voici ce qu'en écrivait l'auteur ...

La photo ci-[dessus] est celle qui intrigue le plus mes visiteurs. Ils ont beaucoup de mal à croire que je l'ai prise en catimini dans le bureau parisien d'un cadre de l'administration française en 1990. L'homme qui occupait ce bureau ne pouvait travailler qu'en passant par celui de son voisin ou par la salle de réunion - qui devenaient aussi encombrés - sans que sa direction s'en émeuve le moins du monde. - Denis Ettighoffer

SvP

Les vertus du désordre :

http://www.eyrolles.com/Entreprise/Livre/un-peu-de-desordre-beaucoup-de-profit-s-9782081204683

cavalier solitaire a écrit:

Lina Inverse a écrit:

Suivi sur Excel ( pour savoir quand ça a été voté , caractère exécutoire, date de fin de contrat)+ classement alpha à l'intérieur d'une rubrique : assurance , sécurité , dans mon ancien EPLE.

Idem

Lina ou cs, voudriez-vous me faire passer le fichier au format privateur non standard de l'entreprise etats-unienne à pratiques monopolistiques dont vous faites mention ? Ce fichier (que vous pouvez expurger ou me laisser le soin de ce faire), une fois converti au format libre, documenté, ouvert et reconnu internationalement utilisé par OpenOffice.org, intéressera énormément les visiteurs de l'IZ.

Cher IZ ce serait avec plaisir , hélas c'est dans mon ancien EPLE !

J'avais ramené des DK elles se sont envolées dans mon nouvel EPLE , mais ce n'est pas trés comliqué dès que j'ai le temps j'enverrai un modèle fait à partir de mes souvenirs s'ils sont encore fidèles

Lina Inverse a écrit:

Cher IZ ce serait avec plaisir , hélas c'est dans mon ancien EPLE !

J'avais ramené des DK elles se sont envolées dans mon nouvel EPLE , mais ce n'est pas trés comliqué dès que j'ai le temps j'enverrai un modèle fait à partir de mes souvenirs s'ils sont encore fidèles

Merci d'avance. Tu sais, les CD c'est pas mal, et on peut avoir des clés USB pour quelques euros désormais...

Les classeurs c'est le top (fiches de compte, FQE...)
Pour les CA j'ajoute avec les extraits la convocation du CE où figure tous les points soulevés (utile pour nos successeurs). C'est pas parfait mais je n'ai pas trouvé mieux.

"Bozinchu":Je me souviens avec horreur des éditions du COFI en 6 exemplaires pour le lycée avec une imprimante matricielle
Il y avait toujours un picot qui sautait ou le ruban qui n'encrait plus .... Ne parlons pas du cauchemar de l'édition des 300 factures des droits constatés avec décalage à la 50ème feuille...

T'es encore un peu jeune....Cette époque n'est pas si lointaine!

Les vieux de mon âge se souviennent de la machine à boules sur laquelle nous tapions des "DUC" envoyés ensuite au centre informatique... des heures et des heures de frappe pour saisir les factures, les droits constatés. Et au retour des pages entières non lues et qu'il fallait retaper.Un cauchemar pour la SASU débutante qui ne connaissait pas la dactylo!
Quand nous avons reçu le premier ordinateur (un pour toute l'AC) : un OGIP avec des DK comme des 33 tours,c'était byzance.
Je reconnais que j'ai aussi piqué des crises avec l'imprimante matricielle!
Pour en revenir à l'objet du post, je fais comme BOZ: Des classeurs et des intercalaires pour tout; nous aussi on a une bonne machine pour faire les trous...