Fiches de compte : édition papier / développement sur GFC

Ce matin, comme chaque mois en éditant les fiches de compte par date pour 5 établissements, je me fais la réflexion d'un immense gachis de papier. Il me semble que seule la classe 4 est utilement éditée chaque mois, et qu'il suffirait d'éditer les autres, au moins les 6 et 7, une seule fois à la fin de l'année. Je n'ai pas trouvé de règlementation à ce sujet. Est-il obligatoire de tout éditer ? Si non, utilisez-vous la présentation par comptes pour n'éditer que ceux qui vous paraissent judicieux ? Vous limitez-vous à la classe 4 ?

Une partie des écritures en classe 4 sont liées à des écritures correspondantes en classe 6 et 7. C'est effectivement beaucoup de papier mais je continue à demander les éditions de toutes les fiches de compte mensuellement.

J'édite en fin de mois toutes les fiches de compte (classes 1 à 8). De plus je justifie le solde des classe 4 et 5 chaque mois sur ces même fiches de compte. Ca me permet de montrer le suivi régulier de la compta et d'avoir des documents en cas de recherches ultérieures (pas pratique de chercher des écritures sur le journal général).

Après il y a la possibilité de les enregistrer en pdf au lieu de les imprimer en utilisant par exemple pdf creator ou un logiciel équivalent.

j'édite les FDC uniquement sous PDF, en fin d'exercice, en sélectionnant par date (comme ça tout est classé automatiquement par compte). A noter, que dans acrobat, si dans "recherche" on tape "compte : XXX", on tombe directement sur la fiche recherchée, en quelques secondes.

Pfff a écrit:

J'édite en fin de mois toutes les fiches de compte (classes 1 à 8). De plus je justifie le solde des classe 4 et 5 chaque mois sur ces même fiches de compte. Ca me permet de montrer le suivi régulier de la compta et d'avoir des documents en cas de recherches ultérieures (pas pratique de chercher des écritures sur le journal général).

Après il y a la possibilité de les enregistrer en pdf au lieu de les imprimer en utilisant par exemple pdf creator ou un logiciel équivalent.

Pareil, et même plus souvent en PDF à la demande des ER si besoin

J'édite pour l'AC mais je n'édite plus pour les ER car je me suis aperçu qu'ils ne les lisaient pas.
Par contre, des balances, liste des créances (pour voir le 416) sont éditées assez souvent.

J'édite les fiches en fin d'année car avec GFC je peux avoir les infos correspondantes sur l'écran d'ordinateur pour les contrôles ; et je ne vois pas à quoi me serviraient les éditions papiers. Mais à chacun sa technique du moment que la compta est nickel.

Edition de 1 à 3 et 6 et 7 une seule fois en fin d'exercice. 4 et 5 à chaque contrôle périodique approfondi trimestriel.

C'est bizarre de n'éditer qu'une seule fois en fin d'année, ça fait des brouillards sacrément long quand il y a une recherche pour des comptes où il n'y a pas de retour à un solde nul pendant l'exercice !

Enfin, j'imagine qu'il y a des très bons dans notre profession !

pj a écrit:

C'est bizarre de n'éditer qu'une seule fois en fin d'année, ça fait des brouillards sacrément long quand il y a une recherche pour des comptes où il n'y a pas de retour à un solde nul pendant l'exercice !

Je ne comprends pas la remarque. On parle bien des fiches de compte uniquement ?
A partir du moment où les balances sont vérifiées et les soldes expliqués chaque mois, s'il y a une erreur, elle est forcément dans les dernières écritures passées depuis la vérif. Enfin jusqu'à présent c'était comme ça chez moi.
De plus je redis que les élèments sont disponibles à l'écran. Où est la différence entre une lecture écran et une lecture papier ? Surtout que l'on peut faire des éditions.
Mais j'ai peut-être loupé un truc, ou alors je fais mal mes vérifs, c'est possible aprés tout....

pj a écrit:

Edition de 1 à 3 et 6 et 7 une seule fois en fin d'exercice. 4 et 5 à chaque contrôle périodique approfondi trimestriel.

C'est bizarre de n'éditer qu'une seule fois en fin d'année, ça fait des brouillards sacrément long quand il y a une recherche pour des comptes où il n'y a pas de retour à un solde nul pendant l'exercice !

Enfin, j'imagine qu'il y a des très bons dans notre profession !

La longueur des brouillards dépend de la périodicité des validations de session. On est pas obligé d'éditer des fiches de comptes après chaque validation.
Ensuite, on peut combiner ça avec les états de développement de solde :
lorsqu'on a fait un contrôle approfondi, on renseigne l'EDS. Quand on fait une recherche ultérieure, sur la FDC, on commence à partir du dernier solde expliqué par EDS. Finalement la méthode est équivalente à la tienne, puisque l'on ne remonte pas au delà du dernier contrôle approfondi.
A mon sens, l'édition en fin d'année, par date, présente l'avantage de faire une seule édition avec toutes les fiches classées, ce qui est plus pratique pour la recherche lors des exercices suivants, surtout en utilisant la fonction rechercher d'acrobat, comme je l'expliquais plus haut.

Ah très bien, je n'avais pas pensé à l'EDS... déjà que je viens de retrouver le PV de caisse pour voir si l'édition en PDF archivée par date peut remplacer le cahier...

Même si on n'édite pas les fiches chaque mois, je pense que l'on doit pouvoir accéder tout de même à ces fiches de compte et les visualiser à l'écran dans gfc (on peut le faire sur les fiches éditées).
Ca permet de travailler sur les fiches de compte en cas de besoin, même si elle n'ont pas encore été éditées.

Par contre pour le pv de caisse archivé en pdf, moi je le fais pas. J'imprime un exemplaire que je signe, je numérote et j'archive à la place du cahier. En effet, on peut bidouiller comme on veut les dates sur gfc et faire des écritures provisoires au compte 531 pour sortir le pv de caisse voulu à la date voulue.

Pfff a écrit:

En effet, on peut bidouiller comme on veut les dates sur gfc et faire des écritures provisoires au compte 531 pour sortir le pv de caisse voulu à la date voulue.

Alors que c'est beaucoup plus difficile de faire ça avec un simple crayon.

sainte barbe a écrit:

j'édite les FDC uniquement sous PDF,

En stage sur les archives on nous a déconseillé de zapper l'édition papier, en arguant qu'on ne sait rien de la conservation des supports à long terme...

Sinon chez moi édition des fiches de compte chaque mois. Mais c'est dessus que j'explique les soldes (enfin pas seulement, je fais aussi un doc pour le gestionnaire de l'ER).

Moi j'aime bien la version papier
Comme ça je peux écrire sur les fiches de compte des choses- subtiles et précieuses - relatives au développement des soldes d'icelles

En fait, je travaille toujours avec une idée en tête : que celui ou celle qui pourrait être amené à reprendre ma compta au pied levé puisse comprendre et s'y retrouver

Il existe bien un état de développement des soldes. Pourquoi, estimés collègues, vous embêter à recopier ce développement de soldes sur la fiche de compte ?

Isaac Newton a écrit:

Il existe bien un état de développement des soldes. Pourquoi, estimés collègues, vous embêter à recopier ce développement de soldes sur la fiche de compte ?

Je dis ça mais il y a peut-être une raison due à l'organisation chez vous ?

Isaac Newton a écrit:

Il existe bien un état de développement des soldes. Pourquoi, estimés collègues, vous embêter à recopier ce développement de soldes sur la fiche de compte ?

Même pensée.

Pratique perso
A chaque prise en charge d'écriture en compta gene, développement immédiat dans GFC du solde de compte correspondant (classe 4 ET 5). Cela ne prend que très peu de temps et tous les comptes sont en permanence développés. C'est d'un confort....
Validation de session toutes les 2 semaines (avec volonté de passer à 1 semaine l'année prochaine) avec donc édition des journaux.
Edition des fiches de comptes uniquement en fin d'année. Je ne vois aucun intérêt à en éditer en cours d'année.

Isaac Newton a écrit:

Je dis ça mais il y a peut-être une raison due à l'organisation chez vous ?

Oui
On est passé de la plume d'oie au crayon de papier, et maintenant on attend la prochaine révolution

L'avantage de ne pas éditer les fiches de compte est je crois:
- de pouvoir visualiser d'un seul coup d'oeil tout les mouvements du compte sur le brouillard de la fiche de compte
- de pouvoir visualiser à partir de plusieurs postes en réseau.

Au
début, ça m'a choqué de ne pas éditer les FDC car je croyais que
c'était obligatoire. Aujourd'hui, je trouve ça très pratique ET c'est
un énorme gain de temps.
Bien sûr, mes comptes sont développés sur GFC.

nat a écrit:

Validation de session toutes les 2 semaines (avec volonté de passer à 1 semaine l'année prochaine) avec donc édition des journaux.

il faut valider tous les jours....où il y a un mouvement de compta (validation quotidienne obligatoire pour la TG )
par contre on est pas obligé d'éditer le journal
On édite à la fin de l'année et on économise le papier
On édite on archive et c'est fini

Si on veut travailler sur une fiche de compte on édite juste la page où il y a l'erreur

La validation quotidienne permet de sécuriser la procédure comptable
Personne ne peut passer derrière pour trafiquer les comptes
S'il y a manipulation on aura une traçabilité...

Isaac Newton a écrit:

Il existe bien un état de développement des soldes. Pourquoi, estimés collègues, vous embêter à recopier ce développement de soldes sur la fiche de compte ?

Parce que des collègues de l'AC ont pas encore pigé toutes les subtilités de GFC ?

Parce que faut quand même refaire les développements dans COFI in fine vu que GFC s'en fiche de nos subdivisions à nous...

Parce que le jour où je n'ai plus de réseau, ou de courant, et malheureusement ça arrive régulièrement, je peux quand même savoir où j'en suis pour préparer un bilan.

Mais effectivement, pour la classe 5 qui change souvent j'aime bien le développement GFC.

A la relecture de ce post, voilà un thème intéressant à évoquer lors du diagnostic CIC.

Pour le développement de solde dans GFC, on édite tous les mois les comptes intéressants qui ont bougé*. Ça aide aussi les ER à suivre leurs subventions. Et pour le COFI, quand même, GFC reprend une bonne partie des développements.

*On aime pas la forêt par chez nous...

Merci de me faire partager vos pratiques, comme d'habitude à l'éduc elles sont multiples ! Mais comme le souligne le Sage N@n@rd, qu'importe, tant que la compta est nickel. Je pense que je vais faire un mix de toutes ses pratiques, en éditant les fiches en PDF, mais en imprimant la classe 4 dont la version papier m'est encore personnellement utile.
Pour la validation de session, nous la faisons tous les jours, non seulement cela sécurise la compta, mais de plus les corrections sont visibles, on peut mieux en comprendre l'historique et on ne risque pas de se tromper en corrigeant.

J'ajoute que le côté pratique de la fiche de compte papier chaque mois, c'est que j'y agrafe le détail suivi par ailleurs que je n'ai pas envie de retaper dans GFC car ça fait 3 pages : états des 4191 et 4192, listes de créances, etc.

Quant aux forêts, on utilise du papier recyclé depuis 3 ans...

Winnie a écrit:

J'ajoute que le côté pratique de la fiche de compte papier chaque mois, c'est que j'y agrafe le détail suivi par ailleurs que je n'ai pas envie de retaper dans GFC car ça fait 3 pages : états des 4191 et 4192, listes de créances, etc.

Absolutely

Isaac Newton a écrit:

Une partie des écritures en classe 4 sont liées à des écritures correspondantes en classe 6 et 7. C'est effectivement beaucoup de papier mais je continue à demander les éditions de toutes les fiches de compte mensuellement.

T'es toujours pas informatisé ? Tu sais on a inventé un truc qui s'appelle le PDF. C'est vachement pratique, tu devrais te renseigner.

Et pour demander les fiches de comptes, c'est parce qu'il y a une défaillance dans ton contrôle interne ? Normalement une saisie rigoureuse au moment de la prise en charge éviterait tout ce papier et une perte de temps mensuel pour toi, si c'est toi qui pointe les fiches et les comptes de classe 4.

T'es allé lire le fil sur les compétences de tes collègues en compta d'EPLE, le hamster ?

La "saisie rigoureuse" n'empêche pas d'éventuelles erreurs, détectées à chaque vérification mensuelle. Et personne ne s'amuse par chez moi à pointer tous les mois toutes les fiches de compte.

Faudra que tu potasses la notion de contrôle interne à relier avec celle du risque zéro, mythologie de notre civilisation moderne.

moi j'édite tous les mois, mais je développe mes soldes au moins tous les 15 J sur un tableau excel transféré 1 fois par mois aux ER