GFC et les fiches de compte

Bonjour à tous,

C'est le premier post que je créé et j'espère être clair.

Je voudrais savoir à titre d'information avec quelle périodicité vous éditez vos fiches de compte ? Pour ma part je les édite tous les trois mois, mais çà fait quand même une sacré consommation de papier et je deviens de plus en plus un fervent utilisateur de fichiers format pdf.

Je commence à éditer à partir de ce mois-ci mes journaux généraux au format pdf, donc plus de support papier, et en fin d'exercice comptable GFC me permet d'éditer en une seule fois la liste des journaux généraux des valeurs générales et des valeurs inactives de l'année, et c'est ce document final que je joins aux archives.

Je voudrais pratiquer de la même manière pour les fiches de compte, les éditer tous mois, voire tous les deux mois, en format PDF et à la fin d'exercice comptable éditer en une seule fois les fiches de compte de l'année, comme çà il y aurait une seule fiche par compte avec tous les mouvements de l'année. Le seul problème c'est ce que GFC permet pour les journaux généraux il ne le permet pas pour les fiches de comptes.

Pouvez-vous me dire à qui on peut remonter une demande de modification de GFC sur ce point ?

Merci d'avance

Moi je n'édite qu'une seule fois par an les fiches de compte et le journal général.

Et j'édite même depuis cette année en recto verso ce qui diminue le volume de papier à archiver.

Cela vient d'être fait pour mon lycée et pour un ER.

Et je ne le fais qu'après validation des écritures dans le COFI.

Je n'ai donc qu'une édition par an.

J'ai bien sur des validations régulières des sessions...mais je n'édite pas le JG, d'ailleurs à quoi cela sert il?

Bozinchu a écrit:

Moi je n'édite qu'une seule fois par an les fiches de compte et le journal général.

Et j'édite même depuis cette année en recto verso ce qui diminue le volume de papier à archiver.

Cela vient d'être fait pour mon lycée et pour un ER.

Et je ne le fais qu'après validation des écritures dans le COFI.

Je n'ai donc qu'une édition par an.

Boz, tu veux bien me laisser un peu d'espace pour exister, dis ? Ah si, moi ça fait plusieurs années que j'édite en recto-verso ZE unique sortie de fiches de comptes. Ensuite je les relie avec un peigne en plastique.

Bozinchu a écrit:

J'ai bien sur des validations régulières des sessions...mais je n'édite pas le JG, d'ailleurs à quoi cela sert il?

Non, justement si on édite le journal, c'est un élément de sécurisation qui permet d'envisager de ne pas éditer les fdc, qui représenteraient beaucoup plus de travail. Editer le journal après chaque validation de session, en recto-verso bien sûr, c'est super-rapide, pas pénible à classer, et ça consomme à peine plus de papier que d'éditer en fin d'année, sans difficulté de classement. Enfin si on valide la session tous les jours, ce n'est plus aussi vrai, mais à l'échelle du mois ou même un peu plus rapproché, aucun problème.

j'édite en PDF le brouillard...

Donc l'édition du JG une fois par an ne pose pas problème.

Et je valide les sessions quasiment tous les jours.

La validation une fois par mois est à proscrire...

Bozinchu a écrit:

j'édite en PDF le brouillard...

Donc l'édition du JG une fois par an ne pose pas problème.

Rien à faire, je ne suis pas d'accord avec cette interprétation, le brouillard par définition peut être modifié,et même avec les sessions validées, ce n'est pas un document officiel.

L'informatisation de notre travail et les relatives sécurités de GFC nous permettent de ne pas éditer à intervalles réguliers et certifier par des signatures l'ensemble de l'armada des fdc, journal et balance, comme la comptabilité manuelle l'exigeait pour permettre de rapprocher ces différents documents. Et c'est pas du luxe. Mais de là à ne plus éditer aucun de ces documents, je trouve ça un peu léger. C'est très facile à corriger, mais je persiste à penser qu'un auditeur désapprouverait cette pratique, et si c'est pour se faire ordonner de tout imprimer par un contrôleur énervé, ça serait dommage.

Et j'insiste, l'édition périodique du journal ne pose aucun problème. J'attends juste d'avoir un nombre de pages pair pour pouvoir imprimer en recto-verso sans perdre un centimètre carré de papier.

Bozinchu a écrit:

Et je valide les sessions quasiment tous les jours.

La validation une fois par mois est à proscrire...

Bien certes. Mais je suis cependant très content d'avoir pu valider la première session le 31/01. Car je préfère valider moins en début d'exercice, mais avoir la majorité des BE en haut du journal et des fiches de compte, sans quoi ces dernières sont illisibles. Je veux donc pouvoir régulièrement revenir sur les écritures de BE que je mets tout en haut du brouillard. Le compte 4530/5133 du Greta évolue encore beaucoup pendant la période complémentaire...

Toujours pas d'accord

La session validée ne permet plus de modifier les écritures.

Pour faire une modif il vaut mieux passer des écritures en - puis en + dans le bon sens.

C'est une vraie traçabilité.

le bidouillage du 1er au 29 du mois pour une validation le 30 est beaucoup plus à risque...

L'édition d'un morceau de papier n'emporte pas valeur comptable...

Suis d'accord avec Boz ... mais il me semble possible d'être plus radical puisque l'édition papier n'a guère de valeur, l'édition annuelle PDF me semble suffisante... Les éditions : journaux, fiches, historiques divers, cofi... sont regroupées par dossier établissement et tout cela est gravé juste après la réception des questions de la DDFIP donc habituellement en mai.

pj a écrit:

juste après la réception des questions de la DDFIP donc habituellement en mai.

tu amènes tes COFI en avril?
je présente un COFI le 7 février mais de là à amener les doc avant le moi de mai/juin il y a un pas ...

et sinon à ma question, à qui puis-je faire remonter cette demande de modification de GFR ?

GFC

A personne
Tu travailles pour la dernière année sur cette version du logiciel...
Tu auras encore GFC en 2013, mais la RCBC étant passée par là l'ergonomie va être entièrement repensée.
Par contre j'ai pas compris ta demande d'évolution.
Tu pourrais répéter la question?

Personnellement, je valide session + FQE chaque soir, pour le lycée et chaque ER. Impression du brouillard pour chaque établissement, et FQE en double (1 à l'Agence Comptable, 1 pour chaque ER).

Fin de mois, je valide JG + FDC pour le Lycée et chaque ER.
12 Journaux par an (1 par mois) et donc 1 FDC par compte et par mois (si mouvement bien sur).
Edition des FDC/JG gardée à l'Agence Comptable pour le Lycée, et dans chaque ER pour les documents concernés (pas de double à l'Agence Comptable).

En fin d'année, archivage (tout étant imprimé au fur et à mesure, cela va vite même si perte de temps en fin de mois).

Stockage à l'Agence : JG, Brouillards, FQE, FDC, Relevés Trésor + pour chaque ER : relevés trésor + FQE
Aucun double ER.

2 interrogations :
- 1/ Je me rends compte imprimer beaucoup et souvent : suis-je le seul à m'embêter ?
- 2/ Dois-je conserver à l'Agence Comptable une édition des FDC/JG de chaque ER ? Je précise que je donne ces documents aux gestionnaires des ER pour archivage, mais n'en conserve pas de copie à l'Agence.

Merci !

  Impression du brouillard pour chaque établissement, et FQE en double

  inutile : le brouillard est juste un outil de travail préparatoire à l'édition des documents comptables règlementaires que sont le journal général et les fiches de compte.
           : un seul exemplaire de la FQE suffit destiné à l'agence comptable . L'établissement rattaché possède ses documents de régie
 
Fin de mois, je valide JG + FDC
il faut valider tous les jours et même le diamanche si tu travailles ce jour là
 

12 Journaux par an (1 par mois) et donc 1 FDC par compte et par mois (si mouvement bien sur).
Edition des FDC/JG gardée à l'Agence Comptable pour le Lycée, et dans chaque ER pour les documents concernés (pas de double à l'Agence Comptable).
 
J'édite une fois par an le journal général et les fiches de compte avant l'édition du COFI . (version papier + fichier informatique PDF) 


  Dois-je conserver à l'Agence Comptable une édition des FDC/JG de chaque ER ? Je précise que je donne ces documents aux gestionnaires des ER pour archivage, mais n'en conserve pas de copie à l'Agence.

Il faut les garder à l'agence comptable et non dans les établissements rattachés. C'est l'agent comptable qui devra répondre aux questions sur les comptes ; pour cela il faut avoir les documents à l'agence comptable et non à perpette . De plus le comptable est responsable de la conservation des documents du poste.

Merci !

Mon petit je suis d'accord avec toi sur presque tout.
Le seul bémol concerne les FQE
Moi j'édite les FQE des ER en PDF et j'archive dans un dossier par ER.
Mais j'envoie un exemplaire par courriel à chaque ER.
En effet les GM n'ont pas connaissance des encaissement hors régie , c'est à dire, par exemple, les familles qui payent directement à l'AC et les encaissement issus des relevés Trésor.
Sinon pour le reste pareil.
Je dois avoir 150 FQE sur le lycée en 2011.
Et une centaine de validations de session.
Par contre j'ai 1 édition dans l'année.

Je ne fais presque plus rien éditer sur papier.

Tout est en pdf:

- le journal général fin de mois
- les fiches de comptes en fin d'année
- une balance mensuelle arrêtée
- les développements de soldes de la classe 4 tous les mois

Trois ou quatre fois dans l'année, je fais tirer un dossier complet sur papier avec les développements de soldes et la balance arrêtée correspondante.

Je fais attention à disposer de sauvegardes réparties sur des supports différents (tête de réseau, disque dur externe, clés USB et DD perso).

L'inspecteur de la TG n'a rien trouvé à redire sur cette pratique (ce qui ne suffit pas pour garantir que c'est la bonne!).

J'essaye de suivre au quotidien les développements de solde sur GFC.
Et j'édite régulièrement en PDF...
Le temps perdu à faire cela est rentabilisé 1000 fois le jour ou tu en as besoin...

Je confirme l'intérêt de la dématérialisation par les impressions virtuelles à grande échelle. Tout est soigneusement classé dans un archivage bien organisé, et je conserve tout à la maison dans les disques durs de mes ordinateurs. Tous les établissements, sans limitation de durée.

Pour ce faire, il faut un outil, bien sûr : http://intendancezone.net/spip.php?article171

L'intendant zonard a écrit:

Je confirme l'intérêt de la dématérialisation pas les impressions virtuelles à grande échelle...

La différence entre les deux, c'est quoi?

Stoïk a écrit:

La différence entre les deux, c'est quoi?

Une coquille.

L'intendant zonard a écrit:

Stoïk a écrit:

La différence entre les deux, c'est quoi?

Une coquille.

L'intendant zonard a écrit:

Stoïk a écrit:

La différence entre les deux, c'est quoi?

Une couille.

Bonjour,

Je réactive ce vieux fil pour vous demander ce que je ne demandais pas en 2007 sur ce fil : est-ce qu'il existe quelque part une recommandation, instruction, obligation écrite d'éditer ces fichues fiches de compte ?

Dans ma nouvelle agence comptable, le classement des fiches de compte éditées mensuellement consommait environ 20 jours de travail, deux mètres linéaires d'étagères (les classeurs sont volumineux) et deux caisses de papier par an. J'ai fait cesser cette gabegie, en accord avec les pratiques ici décrites (et déjà indiquées en 2007 bien que pas unanimement à l'époque : V.M.B. fais-tu toujours tout ça ?). Mais franchement, est-ce qu'il y a jamais eu une raison réglementaire de faire tout ça, depuis l'informatisation j'entends ?

je n'édite les fiches de compte qu'une fois par an
Après la validation du dernier journal général après le COFI
Je n'ai donc qu'une seule fiche pour chaque compte que j'édite en recto verso
Par contre j'ai une validation très régulière...quasiment tous les jours

Pour l'instant, la seule chose que j'ai pu trouver qui tienne le stylo (et par extension moderne l'imprimante) du comptable, c'est une circulaire n° IV-68-298 du 10 juillet 1968, abrogée en 2009. Si un collègue qui imprime ses fiches de compte peut me dire s'il le fait en fonction d'autre chose qu'une croyance ancestrale transmise de manière orale, ça m'intéresse bigrement.

L'intendant zonard a écrit:

Si un collègue qui imprime ses fiches de compte peut me dire s'il le fait en fonction d'autre chose qu'une croyance ancestrale transmise de manière orale, ça m'intéresse bigrement.

attention à ne pas t'attirer les foudres de miss DBM !!

L'intendant zonard a écrit:

Pour l'instant, la seule chose que j'ai pu trouver qui tienne le stylo (et par extension moderne l'imprimante) du comptable, c'est une circulaire n° IV-68-298 du 10 juillet 1968, abrogée en 2009. Si un collègue qui imprime ses fiches de compte peut me dire s'il le fait en fonction d'autre chose qu'une croyance ancestrale transmise de manière orale, ça m'intéresse bigrement.

Oui, il peut le dire...

Les règles de la comptabilité privée et publique font obligation aux entreprises, établissement publics, et cetera de conserver pendant dix ans les documents comptables au nombre desquels figurent le Grand Livre. Donc le comptable public, seul chargé de "la conservation des pièces justificatives des opérations transmises par les ordonnateurs et des documents de comptabilité" (art. 18 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012), il peut se limiter à une édition par an, après le cofi, comme le fait le Corsinou.

L'intendant zonard a écrit:

Bonjour,

Je réactive ce vieux fil pour vous demander ce que je ne demandais pas en 2007 sur ce fil : est-ce qu'il existe quelque part une recommandation, instruction, obligation écrite d'éditer ces fichues fiches de compte ?

Dans ma nouvelle agence comptable, le classement des fiches de compte éditées mensuellement consommait environ 20 jours de travail, deux mètres linéaires d'étagères (les classeurs sont volumineux) et deux caisses de papier par an. J'ai fait cesser cette gabegie, en accord avec les pratiques ici décrites (et déjà indiquées en 2007 bien que pas unanimement à l'époque : V.M.B. fais-tu toujours tout ça ?). Mais franchement, est-ce qu'il y a jamais eu une raison réglementaire de faire tout ça, depuis l'informatisation j'entends ?

cher Lapin: j'édite les bestioles 1 fois par mois mais en pdf dans un classeur ad hoc.
Version papelard une seule fois en fin d'année comptable après COFI.
Le seul changement c'est que j'aimais bien gribouiller dessus mais on s'habitue à faire très régulièrement les explications de soldes tous les 15 jours.
Le journal est validé tous les jours (c'est la règle)
Les FQE c'est kif kif fiches de comptes en pdf (d'autant plus qu'elles sont accessibles "tout temps" dans GFC.
Le tout sauvegardé sur DD externe et sur serveur.

LuckyLoser a écrit:

Les règles de la comptabilité privée et publique font obligation aux entreprises, établissement publics, et cetera de conserver pendant dix ans les documents comptables au nombre desquels figurent le Grand Livre. Donc le comptable public, seul chargé de "la conservation des pièces justificatives des opérations transmises par les ordonnateurs et des documents de comptabilité" (art. 18 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012), il peut se limiter à une édition par an, après le cofi, comme le fait le Corsinou.

C'est la réponse qu'attendait l'IZ !!!

Pour les pratiques, à mon humble avis, l'édition annuelle est suffisante, et largement.
Perso, c'est tout en PDF. Sur le serveur et SVG DD de PC.

LuckyLoser a écrit:

Les règles de la comptabilité privée et publique font obligation aux entreprises, établissement publics, et cetera de conserver pendant dix ans les documents comptables au nombre desquels figurent le Grand Livre.

Bien vu : dans mes recherches j'aurais du utiliser ce terme de Grand livre, qui désigne la collection de fiches de compte

LuckyLoser a écrit:

Donc le comptable public, seul chargé de "la conservation des pièces justificatives des opérations transmises par les ordonnateurs et des documents de comptabilité" (art. 18 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012), il peut se limiter à une édition par an, après le cofi, comme le fait le Corsinou.

Conservation pour l'after, c'est entendu. Mais on ne va pas se faire engueuler de ne pas conserver les fiches du mois précédent ?

Est-ce qu'un ou des collègues pourraient nous répéter les remarques formulées par des auditeurs, qui auraient pu émettre un avis sur le sujet ?

coffeeman a écrit:

C'est la réponse qu'attendait l'IZ !!!

On approche, effectivement.

Dans le privé, j'ai trouvé ça qui est plutôt amusant :

http://rfcomptable.grouperf.com/ a écrit:

L'article 14 de la LFR 2012 impose la remise d'une copie des fichiers des écritures comptables sous forme dématérialisée pour la présentation de la comptabilité (CGI, LPF, art. L 47 A modifié).

Cette obligation concerne toutes les entreprises tenant leur comptabilité au moyen d'un logiciel comptable, quels que soient leur activité ou leur régime d'imposition, à l'exception des entreprises agricoles relevant du régime forfaitaire. (...)

Le défaut de présentation des documents comptables sous format dématérialisé sera sanctionné par une amende minimale de 1 500 € par exercice ou par année soumis à contrôle. (Article 1729 D CGI)

Audité en 2010 et aucune remarque à ce sujet.
Après, tu sais bien, d'un audit à un autre...