Réserves sur la gestion du comptable sortant

morphee a écrit:

Sinon pour mon inventaire, c'est un désastre complet!!! ...je voudrais bien faire une reconnaissance physique, mais bon, là c'est mission impossible... (gesatel m'a sorti environ 200 pages de machins aux noms invraissemblables et que personne ne connait, avec des entrées d'inventaires de l'âge de ma mère, sans référence - pas de p'tites étiquettes nul part à la titreuse-dymo pour les machines des ateliers par exemple - et pas sûre du tout que le matériel audio-video-ordi etc... soit de même bien inventorié et il m'en manque beaucoup!)

Pour tes réserves, tu peux joindre cet inventaire (tu as la chance d'en avoir un) en mentionnant dessus ce que tu as identifié. Le montant de tes réserves portera sur la différence entre tes soldes comptables et les matériels repérés.

Les réserves sont évolutives. Donc rien ne t'empêche de mentionner l'intégralité des comptes d'immo et de dépréciations en réserve au début en précisant que l'inventaire dont tu disposes est incomplet et partiellement faux. Au fur et à mesure de tes découvertes, tu ajustes la fiche de réserves concernant ces comptes. Quand la CRC te demandera un point (pour émettre sa décision), il te suffira de joindre la dernière mise à jour.

Dans ton cas, une fiche par compte (un peu comme pour la justification des soldes) et tu gardes les différentes mises à jour en mentionnant la date de celle ci à chaque fois. Il y a des modèles sur les liens qu'a donné Boz' en début de fil.

Pour ton inventaire, je ne connais pas gesatel mais je pense que tu peux faire une recherche sur le montant des immos. Dans ce cas, tu peux reprendre les mandats au ZD et OR au ZR des 5 dernières années pour faire un premier point. Le plus simple serait de créer un inventaire parallèle pour suivre tes recherches. Pour tes nouvelles acquisitions, tu saisis sur les deux, c'est un peu plus de travail, mais tu as la certitude d'être juste sur les immos à venir.

Ensuite, sur ton inventaire, il est certainement possible d'identifier des choses et d'en sortir certaines immédiatement. Par exemple, le coffre de l'AC, il y a peu de doute qu'il soit toujours présent. En revanche, tu peux être certaine que les ordinateurs AMSTRAD sont partis à la benne depuis longtemps.

Dernier point, et pas le moindre, es-tu sure que tes 200 pages ne concernent que l'inventaire ? N'y a-t-il pas aussi le répertoire ? Dans l'affirmative, laisse tomber le répertoire qui n'est qu'un suivi de gestion et concentre-toi sur le seul inventaire. Facile à identifier, les numéros du répertoire sont en R, ceux de l'inventaire contiennent un V.

Oui, je vais suivre tes conseils : faire un inventaire parallèle et mettre tout a priori dans les réserves... à moins que j'obtienne un délai supplémentaire... P'tre que j'arriverai à faire quelque chose avec le gros matériel... Mais, bon c'est bien le genre de chose que je ferai à la fin quand j'aurai éclairci le reste...

Pour mes classes 4 (doc passation), j'ai vraiment peu de détail (hormis 4111 416 4112 4191) exemple développement 468213 = subv à rec contrat avenir = montant global et c'est tout.
Un peu laconique non comme justification des soldes, ou c'est moi? (je parle bien des docs passation pas du suivi en interne mais bon...)

Un dernier conseil pour que tu ne sois pas embêtée pour la suite. Subdivise les classes 4 pour lesquelles tu ne sais pas trop ce qu'il y a :
du type 416ANCIEN pour mettre les soldes qui traînent. Attention pour subdiviser les 4111 et 4112, c'est une procédure assez particulière et tu ne peux pratiquement la faire qu'au moment de la bascule.
La subdivision des 4111 et 4112 n'est pas possible directement, il fallait faire une manipulation un peu particulière avant. On en a déjà parlé sur le site mais ça doit remonter à 2 ou 3 ans... Il me semble que l'explication est là

Poporc a écrit:

Attention pour subdiviser les 4111 et 4112, c'est une procédure assez particulière et tu ne peux pratiquement la faire qu'au moment de la bascule.
La subdivision des 4111 et 4112 n'est pas possible directement

c'est pas pratiquement qu'il faut utiliser comme terme...
Mais seulement exclusivement...

En effet dès qu'un compte est mouvementé ou affecté (à la racine), il n'est plus possible de le subdiviser (ce qui est normal)

C'était dans le sens ou certains comptes sont mouvementés tardivement...

Avant tout : merci pour votre implication dans ce fil, vous m'aidez beaucoup et dépassez largement mes interrogations de jeunette par vos conseils et vos expériences... J'ai eu beaucoup à faire ces derniers temps et vous me faites gagner beaucoup de temps : ce forum est indispensable, c'est sûr et merci à vous et également et à qui vous savez (Nanard pour ne pas le citer) pour avoir mis en place ce forum...

(au passage, j'espère que son avatar retrouvera le sourire et lui aussi... !! )

Ca va un peu mieux au niveau de l'inventaire de l'établissement support : j'ai eu des nouvelles aujourd'hui par le magasinier que j'avais lancé sur l'affaire de l'inventaire il y a deux bons mois... il a fait le bilan entre ce qui était inscrit au dernier COFI et ce qu'il trouvait réellement en boutique... Il a aussi rempli la colonne "utilité" (oui/non) que j'avais rajouté au fichier... Bon, certes, il reste qu'il y a encore beaucoup de choses qui ne sont pas comprises dans l'inventaire... enfin selon moi... mais j'ai le sentiment de progresser!

Ouh là, par contre, j'ai du mal à suivre techniquement le conseil de Poporc... je vais donc aller voir ton lien, Poporc... car j'ai des choses qui viennent de loin voire même de très loin au 416 ici et comme dans tous les ER... (96 ) et même si a priori c'est clean de ce côté... (parce que je me base, peut-être à tort, sur les résultats de l'audit qui étaient bons de ce coté...), j'ai envie de comprendre...

Sans avoir déjà manié la bascule et sans être une experte en GFC, je peux comprendre qu'on ne puisse plus subdiviser après mouvement les comptes... et du coup, ça m'inquiète : je ne saisis pas du tout la manip à faire pour le 416...

En gros, tu veux me dire qu'il serait pertinent de passer tous mes 416 actuels (N-1 ou 2010) en 416 avec code de gestion "ANCIENS" au moment de la bascule pour N, ou 2011... pour que les 4111 d'aujourd'hui (en n-1) passent en 416 (classiques) en N, une fois les poursuites entammées...

Ai-je bon? Pourriez-vous un peu plus développer que je ne à la rentrée?

Ce ne sont pas des codes de gestion mais des subdivisions. Si tu vas sur le plan comptable sur GFC Compta géné, tu fais un clic droit sur un compte et un menu te propose de subdiviser le compte. Tu peux essayer sur un compte que tu n'utilises pas pour t'entrainer (et le supprimer après). Pour les comptes mouvementés, ce n'est plus possible de le faire, il faut attendre le nouvel exercice avant toute opération.

Tu peux procéder de la façon suivante (restons sur le 416 mais cela peut s'appliquer pour les autres comptes) :

4162010, 4162009, 4162008, 4162007 si tu peux dater le début des poursuites ou la date de la créance (à toi de voir le classement le plus pertinent), tu ajoutes un 416INDET (pour ceux dont tu ne peux déterminer l'année).
Pour 2010, tu peux faire un 4162010A (pour ce qui est antérieur à la passation) et 4162010P (pour ce qui est postérieur).

Un autre système pourrait être : 416INEXP (pour ce que tu ne peux déterminer) et 416CORRECT (pour ce qui est clair). En fonction de l'avancée de tes recherches, tu transfères les soldes (écritures manuelles) jusqu'à ce que ton 416INEXP soit soldé en mettant à jour, par la même occasion, tes fiches de réserve.

Ce ne sont que des exemples, chacun a son mode d'organisation et sa situation.

Si tu as un rapport d'audit récent, c'est aussi une bonne base dans un premier temps. Mais à ne pas prendre pour argent comptant, ils peuvent avoir loupé des choses et ce qui était valable à la date de l'audit peut ne plus être vrai.

Pour subdiviser un compte, il faut qu'il ne soit utilisé nulle part. Il faut donc faire cela avant tout mouvement sur le compte, bilan d'entrée compris ; mais il y a d'autres trucs qui gênent aussi. En particulier les fonctions de réception pré-programmée. Par exemple les OR du 70621, en général il y a un lien pour que la réception soit systématiquement proposée sur le 4112. Si on veut subdiviser le 4112 (je fais un compte par trimestre, pour le suivi, ça change la vie au dernier degré !), il faut supprimer cette affectation du compte, subdiviser, puis refaire l'affectation sur l'une des nouvelles subdivisions.

C'est bientôt le moment de faire ça, prépare-toi en t'entraînant en 2010 avec des comptes que tu n'utilises pas, comme Poporc t'en fait la très pertinente suggestion.

Je le redis ...mais c'est utile..pour le 4112 des établissements , si ce n'est pas possible de les modifier c'est qu'ils sont utilisés dans la régie...
A vérifier absolument

Pour certains comptes, il est possible de subdiviser à un autre moment qu'en début d'exercice, dès lors qu'il sont déjà subdivisés. Ainsi pour le 4191, déjà subdivisé en 41910, on peut d'ores et déjà ajouter des subdivisions. Donc il peut être judicieux de commencer au plus vite.

Penser aussi, juste après la bascule, à créer une subdivision pour certains comptes avant de commencer à travailler en 2011 : par exemple créer un 441280 si le 444128 n'est pas subdivisé. Il sera toujours temps ensuite de créer des vraies subdivisions selon les besoins.

Pas mal l'idée de subdiviser les comptes (oui, j'y avais pensé pour les subventions...)! D'où une question peut-être un peu idiote mais je vous la pose quand même pour être sûre de ne pas me coincer toute seule : si je comprends bien certains comptes peuvent être subdivisés en cours d'année (s'il existe déjà au moins une subdivision) et d'autres non?!?

Je reprends la remarque de Winnie : "Ainsi pour le 4191, déjà subdivisé en 41910, on peut d'ores et déjà ajouter des subdivisions. Donc il peut être judicieux de commencer au plus vite."

Ok mais pourquoi ne pas faire pareil avec les 416 et 4112? Si on fait un 4161 par exemple, pourquoi ça ne marcherait pas pour d'éventuelles subdivisions en cours d'année de ce compte par exemple?

Et si on va par là : qu'est-ce qui subdivisable en cours d'année et qu'est-ce qui ne l'est pas (avec toujours à l'esprit de faire une 1ère subdivision pour du beurre...)? Et pourquoi?

Un compte non subdivisé déjà utilisé n'est plus subdivisable en cours d'année.
On peut en cours d'année ajouter des subdivisions à un compte subdivisé (même si les subdivisions créées ont été utilisées). Créer un 46321 permettra ensuite de créer des 46322,46323, 463220, etc...


Il faut suddiviser largement : moi je préconise un compte subdivisé par subvention, le 4621, le 4632, certains 47, etc...

Ah Monsieur Nanard ! Contente de vous voir sur ce fil! !!

Je suis très partante pour effectuer des subdivisions qui ne sont pas monnaies courantes par ici... (surtout pour les subventions et oui effectivement pour les voyages aussi) : c'est que je ne retrouve plus le pourquoi du comment, à moins de partir dans des calculs diaboliques et hasardeux parfois... Pas facile quand on arrive... Je vais un peu bousculer les méthodes de travail donc avec des subdivisions de comptes...

Par contre, désolée d'insister un peu lourdement (après j'arrête) : en vous lisant, tout me porte à croire que tous les comptes peuvent être subdivisés après la bascule à partir du moment où une subdivision (même mouvementée) existe. Le problème, c'était que j'avais cependant l'impression en lisant les collègues que le 416 fonctionnait un peu autrement... qu'il était le seul à ne pas pouvoir être subdivisé après la bascule (idem pour le 4112), même si subdivisé en amont... (j'extrapole peut-être un peu : c'est que j'ai besoin d'être rassurée en me disant qu'une fois prise dans le feu de l'action, je suis sûre que je ne pourrai pas poser plein de questions idiotes... )

Petite curiosité, vous subdivisez le 4632 et les 47... selon quelle logique, pareil pour le 4621 (j'ai lu d'autres post sur la subdivision de la cl 4 TA, mais j'aimerais connaître votre sentiment là-dessus) ? Merci par avance à vous (les avis des autres collègues m'intéresse également...)

"les avis des autres collègues m'intéresse également" => "les avis des autres collègues m'intéressent également" oups !

On peut subdiviser les 4112 et le 416
et tous les autres comptes....
mais je ne vois pas l'intérêt de subdiviser le 416.

Pour la subdivison il faut
que le compte n'ait pas été mouvementé
que le compte ne soit pas affecté
que le compte ne soit pas utilisé dans une régie

Si on arrive pas à subdiviser un compte c'est qu'il est dans un de ces cas...

Bozinchu a écrit:

On peut subdiviser les 4112 et le 416
et tous les autres comptes....
mais je ne vois pas l'intérêt de subdiviser le 416.

Pour la subdivison il faut
que le compte n'ait pas été mouvementé
que le compte ne soit pas affecté
que le compte ne soit pas utilisé dans une régie

Si on arrive pas à subdiviser un compte c'est qu'il est dans un de ces cas...

A la base la question que je posais en reprenant le fil était de savoir en gros comment s'y prendre et par où commencer pour faire ses réserves, et puis on a un peu dérivé sur la subdivision des comptes...

Je disais que de mon côté qu'a priori ça allait plutôt bien pour le recouvrement (partant des conclusions d'un audit réalisé avant que je n'arrive) et que j'avais plus de doute au sujet des anomalies comptables.

Poporc m'a conseillé de subdiviser tout de même le 416 pour différencier ce qui avait été géré par mon prédécesseur et dont je doute (ou que je n'ai pas encore pu vérifier) du reste...

Après je crois que c'est IZ qui m'a dit qu'on pourrait aussi subdiviser le 416 par date (4162009, 4162008 etc...).

Peut-être que subdiviser le 416 n'a pas d'intérêt lorsque l'on connaît bien les 416 et le processus de recouvrement... mais pour les autres qui commencent : peut-être que ça pourrait avoir du bon de faire une différence en vue de faire les réserves? Mais vous n'avez pas l'air d'accord...

Sinon vous voyez d'autres comptes à subdiviser mis à part les 4112, 4118, 4621, 4632, voire le 416 et les 47?

Avez-vous d'autres conseils pour mes réserves? (c'est Noël bientôt faut bien que j'en profite! Merci par avance pour votre avis...)

Avec ce raisonnement OK pour le 416...(je dirais même que c'est obligatoire)
D'ailleurs tu devrais subdiviser tous les comptes avec problèmes avec la même subdivision
416res
4111res
44118res

Le suffixe res étant compris pour réserves...
Tu auras donc des comptes où tu pourras mettre toutes les merdouilles qui trainent et que tu ne peux expliquer....
Tu as donc pu voir que l'on peut subdiviser les 44118 c'est à dire les crédits d'Etat et tu pourras aussi subdiviser les 44123 et 44128 (subventions de ta CT) si besoin est.

Effectivement, le 44118 et pas le 4118 : j'avais mal lu...

Par contre, petit doute par rapport au post précédent... Quand tu (je me permets le tutoiement du coup...) parles de blocage (relatif à la subdivision) dû à l'affectation du compte : tu fais bien référence à la fonction de réception pré-programmée, càd au fait que GFC propose dans un grand nombre de cas la contrepartie?

(... Je me suis toujours demandée comment ça se faisait d'ailleurs que GFC soit aussi bien renseigné )

Du coup, j'anticipe un peu mais je suis sûre que ça va coincer si c'est bien ça... Comment voir la liste des affectations automatiques hormis lors des réceptions et comment ça se gère dans GFC? (quel menu? quelle manip pour les retirer? quelle manip pour les remettre ou en définir d'autres?)

(je ne trouve pas de post là-dessus et ça m'étonne...)

Si j'ai bien compris : ça se fait au début de la bascule et juste avant les BE, sinon je suis coincée pour toute l'année... !?!

Mais peut-être que je peux déjà aller voir avant pour bidouiller gentillement et m'entrainer?

(Ouh!! je sens que je vais mettre un sacré bazard chez moi à la rentrée... ... j'ai intérêt à bien noter sur un cahier tout ce que je fais, sinon j'en connais qui vont me )

Si GFC et si bien renseigné, c'est que quelqu'un lui a dit...
Il faut donc enlever l'affectation.
On va en compta géné dans le premier menu on choisit Plan comptable
On a la liste des comptes à partir de la classe 1
on va sur le 4632 (exemple) et on fait un clic droit avec la souris
On a plusieurs choix dont ceux de subdiviser ou affecter.
Si il est déjà affecté cela se voit dans la colonne de droite.
On va alors supprimer l'affectation après un clic droit.
Bien faire attention à faire les modifications dans tous les établissements de l'agence comptable.
Il sera judicieux de faire les mêmes affectations et les mêmes subdivisions dans tous les établissements pour avoir une logique dans tous les établissements.

Ouah!! Merci beaucoup! Savais pas qu'on pouvait faire ça!

On parlait du 416, je l'ai gardé pour exemple mais tous les comptes sont subdivisables. Tout dépend de tes besoins. Par exemple, les comptes 43... ne te seront d'aucune utilité si tu ne fais pas de paie.

L'idée de Winnie de subdiviser tous les comptes de tous les établissements en ajoutant une première subdivision en 0 (par exemple 4160) n'est pas mauvaise mais risque d'être laborieuse. Le plus simple, dans ce cas, serait de prendre la dernière balance par établissement et recenser les comptes mouvementés et d'en faire une subdivision en début d'exercice. Comme l'ont indiqué de nombreux collègues, une fois qu'une subdivision a été créée, il est possible d'en ajouter autant qu'on en veut.

Mais a priori, ces subdivisions sont inutiles pour des comptes présentant traditionnellement un solde nul en début et fin d'exercice (sauf en cas de besoin de suivis particuliers comme les 4632 ou 4718). Mais là encore, tout dépend des suivis que tu veux avoir, de ton organisation, etc.

Si tu as des doutes sur tes inventaires, tu as aussi intérêt à subdiviser tes classes 1 (1312 et les autres financement d'immobilisations) et 2 pour séparer les immobilisations dont tu es sûre et les autres.

Les affectations sont intéressantes car elles permettent d'accélérer les réceptions de mandats et de recettes et d'éviter des imputations variables en fonction de l'humeur du moment et de la personne qui fait la réception. Je crois que GFC en a quelques unes en paramétrage standard, les autres peuvent être ajoutées. Mais cela demande une petite analyse préalable. En effet, mettre une affectation que se révèle mauvaise 9 fois sur 10 est inutile et chronophage.

Enfin, les comptes de prises en charge (produits à recevoir 4682 et charge à payer 4686) sont un outil intéressant pour suivre des subventions dont le paiement est soumis à production d'un bilan et à concurrence d'un plafond défini. Ceux-là sont à diviser impérativement.

Enfin, je te rappelle qu'il est possible de justifier les soldes directement sur GFC. Très pratique et il me semble que COFI reprend des justifications.

C'est vrai qu'il est utile de subdiviser le 4112 : par ex. 4112SD pour Septembre Décembre, 4112JM pour Janvier mars et 4112AJ pour avril juin. Cela permet de limiter les recherches en cas de problème. Avoir les mêmes subdivisions pour les régies (si même code utilisé).

Sympas pour vos réponses à tous qui sont très instructives! Heureusement que ce forum existe...

Allez j'enfonce le clou puisqu'on est en plein sur le thème des subdivisions : tu parlais de comptes qui doivent normalement être soldés en fin d'année et j'ai cru lire 4118 (alors que Nanard parlait du 44118). Ce compte doit être soldé en fin d'année : tu le soldes bien avec le 4191 hein? Sinon celui-ci tu le subdivises ou pas d'habitude?

Ah bon? On peut justifier sur GFC? (où? quand? comment? quelle manip?)

Normalement, un 4118 doit être soldé par l'OR du voyage qui peut (doit, mais là, il y a débat) être fait dès le budget du voyage voté. A priori, il ne peut rester de fonds en fin d'année. C'est un compte normalement débiteur qui se solde quand toutes les participations sont reçues.

Le 4118 est à subdiviser impérativement pour suivre chaque voyage indépendamment. Pour le 4191, c'est tout autant conseillé, on peut y mettre plein de choses.

Ce qu'il peut se passer, c'est que le voyage ait lieu en N+1 et que les familles commencent à verser sur N. En toute rigueur comptable, les avances sont perçues au 4191 qui est créditeur. Il me semble que GFC prévoit un contrôle sur le 419 et prévoit que le compte soit soldé en fin d'exercice à moins que ce soit seulement un contrôle sur le solde du compte auquel cas il n'y a pas de problème.

L'autre solution est de passer par les produits et charges constatées d'avance. Cela se justifie d'autant plus si des dépenses sont effectuées sur l'exercice N pour un voyage en N+1. Mais ça, ça risque d'en faire hurler certains.

Pour la justification des soldes, je n'ai pas la manip en tête et pas de GFC sous la main. Je me souviens que c'est dans le premier menu mais la rubrique m'échappe. Mais Boz va surement t'expliquer ça.

Compta géné
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Etat de dévellopement de soldes

On pourra aussi dévelloper les valeurs inactives et la caisse au même endroit.

Les dévellopements sont repris au COFI

Je savais qu'on pouvait compter sur toi.