voyage qui risque d'être trop cher

Bonjour,

Moi, l'organisatrice enseignante débutante, la jeune P.adj : aucun de nous n'avons jamais fait ni géré de voyages scolaires.

Ayant glané des informations pour savoir quoi faire voter au CA, j'ai fait voter:
- le montant total du voyage assurance annulation comprise
- le montant total de la part accompagnateurs
- le montant brut par élève  (sans déduire les aides futures)
- le nombre d'élèves et d'accompagnateurs

en déduisant la participation du FSE, celle du collège, 1 fonds social pour 1 ou 2 élèves, une subvention dont on peut allouer une partie à ce voyage, peut être 1 subvention de la mairie: le prix par élève sera probablement encore trop élevé
La prof veut faire des actions comme faire vendre des chocolats par les élèves qui partent. L'argent récolté irait dans les caisses du FSE qui le reverserait au pot pour le voyage.

D'après ce qu'on m'a dit, 1 ou 2 mois avant ou peu de temps avant de devoir s'engager auprès de l'agence de voyage, il faut faire remplir une lettre d'engagement aux familles.
Seules les familles engagées et qui auront payé d'avance partiront.
La prof garde des élèves d'autre classes sur liste complémentaire pour remplacer ceux qui ne voudront + partir.

Le montant définitif du voyage doit etre voté en CA?

On est bien d'accord que si il y a trop de désistement par rapport au prix malgré toutes les aides, le voyage sera annulé car les él-ves partant ne pourront supporter l'augmentation du prix unitaire pour compenser.

Est ce que j'oublie qqchose? peut etre le droit à l'image?

Ca me semble trop simple

newbie92 a écrit:

Bonjour,

Moi, l'organisatrice enseignante débutante, la jeune P.adj : aucun de nous n'avons jamais fait ni géré de voyages scolaires.

Ayant glané des informations pour savoir quoi faire voter au CA, j'ai fait voter:
- le montant total du voyage assurance annulation comprise
- le montant total de la part accompagnateurs
- le montant brut par élève  (sans déduire les aides futures)
- le nombre d'élèves et d'accompagnateurs

en déduisant la participation du FSE, celle du collège, 1 fonds social pour 1 ou 2 élèves, une subvention dont on peut allouer une partie à ce voyage, peut être 1 subvention de la mairie: le prix par élève sera probablement encore trop élevé
La prof veut faire des actions comme faire vendre des chocolats par les élèves qui partent. L'argent récolté irait dans les caisses du FSE qui le reverserait au pot pour le voyage.

D'après ce qu'on m'a dit, 1 ou 2 mois avant ou peu de temps avant de devoir s'engager auprès de l'agence de voyage, il faut faire remplir une lettre d'engagement aux familles.
Seules les familles engagées et qui auront payé d'avance partiront.
La prof garde des élèves d'autre classes sur liste complémentaire pour remplacer ceux qui ne voudront + partir.

Le montant définitif du voyage doit etre voté en CA?

On est bien d'accord que si il y a trop de désistement par rapport au prix malgré toutes les aides, le voyage sera annulé car les él-ves partant ne pourront supporter l'augmentation du prix unitaire pour compenser.

Est ce que j'oublie qqchose? peut etre le droit à l'image?

Ca me semble trop simple

Question bête : vous n'avez pas préparé ce voyage avec l'adjoint gestionnaire de votre établissement ?

Cfou (Op@le V2) a écrit:

newbie92 a écrit:

Bonjour,

Moi, l'organisatrice enseignante débutante, la jeune P.adj : aucun de nous n'avons jamais fait ni géré de voyages scolaires.

[...]

Question bête : vous n'avez pas préparé ce voyage avec l'adjoint gestionnaire de votre établissement ?

Moi = newbie92, adjoint-gestionnaire

Il y aurait plein de choses à te dire et par écrit c'est trop long et cela dépend de ta situation.
Tu peux lire le guide eduscol et la documentation sur le site gestionnaire03.fr ou celui d'AJI.
Quelques remarques  :
- Les engagements, il faut les faire signer très vite car ils conditionnent le prix du voyage. Dès qu'ils sont signés, tu peux notifier au voyagiste retenu.
- Assure toi de ne pas être au dessus des 40.000 euros de voyages sur l'année sinon publicité.
- Oui, le montant définitif devra être à un moment voté au CA, c'est une des pièces jointes à  l'OR de la participation des familles
- Le fonds social ne vient pas diminuer le prix du voyage
- Veille à ce qu'aucune famille ne renonce pour des questions financières (c'est difficile)
- Veille aux nouvelles dispositions de la circulaire sur la casier judiciaire des accompagnateurs hors EN et sur la présence d'une personne formée aux 1ers secours sur place.
- Vois si nécessité d'une régie et prends contact avec l'AC le cas échéant
- Il faudra faire voter le don du FSE en CA
- d'ailleurs ce n'est pas clair dans  ton message, mais un seul vote par voyage suffit et c'est le montant net qui devra être voté in fine.

Utilise MobiliSCO, lis la littérature et appelle une ou un collègue aguerri, c'est mon meilleur conseil.

Par contre, ne jamais avoir fzut de voyage, tu as de la chance  

Donc c'est le montant net que devra payer chaque famille qu'il faudra faire revoter dans 1 futur CA
Sachant que le montant net dépendra des actions faites pour faire baisser le prix / élève du voyage.
Il faudra donc fixer 1 date limite pour la fin des actions (ventes diverses de confiserie) avant que le montant net définitif soit voté, puis que la lettre d'engagement des familles avec le réglement d'avance soit finalisé

Oui je vais utiliser mobilisco.

Pour les 40000 je suis en dessous
Pour la régie, j'en parlerai à mon AC

Si j'ai oublié qqchose, n'hésitez pas

Merci

Oui, c'est bien le montant net. Ton AC a dû te le dire. Tu ne peux pas faire un OR ou TR avec un acte du CA qui fixe un tarif différent de celui réellement appliqué.
Pour le reste, je réitère, prends contact avec une ou un collègue aguerri (y compris sur le forum) et appelle. Elle ou il te posera les questions pertinentes pour te guider. Car il y a pas mal d écueils possibles et de pratiques qui divergent selon les contrôles de légalité.
Et remettre d'aplomb à posteriori un voyage mal ficelé c'est chronophage et ça génére souvent plein de tensions.
Demande aussi à ton agence comptable de t accompagner et si t as des questions, n'hésite pas, viens ici
Ton voyage à lieu quand et tes minots partent où ?

Il n'y a évidemment pas de tensions après un voyage mal ficelé ; le CE veille à ce que les problèmes restent supportés par le seul gestionnaire qui se dem*rde à combler tous les manques parce qu'il est bien entendu hors de question de dégoûter les enseignants de refaire des projets ou de laisser monter un soviet anti-CE en salle des profs.

Le voyage a lieu le 20 Mars
Je pense faire revoter le montant net lors du 1er CA de 2024 fin Janvier ou début Février.
Lettre d'engagement de suite après.
Quels écueils pour le "secrétaire général"?
- dépenses sans justificatifs avec la régie?
- accident ou maladie d'1 élève 1 fois sur place? (si rapatriement, c pris en charge par la MAIF)

Il y a 1 AED qui fait le forcing pour etre accompagnateur. Personnellement je suis contre car c'est 1 profiteur, mais ais je mon mot à dire?

Pas besoin de voter 36 fois.
Tu présentes le programme et le budget au CA pour un premier vote. Tu peux inclure les actions de vente prévues, mais cela veut dire que si les objectifs de vente ne sont pas atteints c'est l'EPLE qui paie le reste. On peut toujours demander aux familles de payer un surplus, mais c'est plutôt mal vu et c'est seulement possible après un 2e vote et une nouvelle lettre d'engagement. Le parent qui ne la signe pas ne te doit rien, donc on évite ce genre de bêtise.

L'astuce selon moi est la suivante : dans l'échéancier tu prévois un 1er montant un peu conséquent (1/3 de la participation) qui scelle l'inscription avec la lettre d'engagement, puis 2 mensualités de 1/5e chacune, puis l'appoint avec le reste à payer. 
Mais avant le dernier encaissement tu fais le point pour savoir où en sont les ventes. Tu peux très bien laisser partir des élèves dont les familles n'ont payé que les 4/5e du voyage parce que tu sais déjà que les ventes et un coup de pouce de l'EPLE couvrent le reste à payer. Une fois les dépenses payées tu fais passer au CA le bilan financier du voyage avec un acte qui modifie la part des familles à la baisse : comme par hasard, tu avais encaissé juste ce qu'il fallait, et les ventes ainsi que la part EPLE couvrent le reste. Tu peux donc modifier le montant de l'ordre de recettes et de leur côté les familles sont libérées de leur dette.

Un budget de voyage n'est que prévisionnel. L'important est de toujours être en mesure de justifier qui a payé quoi et à quel titre ; et de ne laisser aucun élève sur le carreau pour des motifs financiers (prévoir l'intervention du fonds social, notamment sur le paiement du 1er montant).

newbie92 a écrit:

Le voyage a lieu le 20 Mars
Je pense faire revoter le montant net lors du 1er CA de 2024 fin Janvier ou début Février.
Lettre d'engagement de suite après.
Quels écueils pour le "secrétaire général"?
- dépenses sans justificatifs avec la régie?
- accident ou maladie d'1 élève 1 fois sur place? (si rapatriement, c pris en charge par la MAIF)

Il y a 1 AED qui fait le forcing pour être accompagnateur. Personnellement je suis contre car c'est 1 profiteur, mais ais je mon mot à dire?

Je te conseille de faire signer les actes d'engagement au plus vite sur la base de ton vote en CA si c'est possible.

Comme dit plus haut, plus tu vas attendre pour engager l'EPLE avec un voyagiste et plus les prix vont grimper et en février tu risques de ne plus avoir de place.

J'ai une habitude un peu différente de celle d'oxiane, c'est à dire que c'est le dernier encaissement qui fait office d'ajustement si la réalité des ressources diffère de la prévision.

Quoiqu'il en soit, tu peux te rendre compte au vu du message d'oxiane et du mien qu'il y a des précautions à prendre afin de ne pas te retrouver en difficulté. C'est pourquoi il y a nécessité d'échanger avec une ou un collègue expérimenté et/ou ton agent comptable pour bien prendre en compte ta situation et te proposer un mode opératoire sur mesure.

Quels écueils ? Tu en as une multitude malheureusement.

Tu en as évoqué deux, mais tu peux avoir un accompagnateur malade, un élève qui fait une allergie, une panne de transport, des élèves qui ne se présentent pas, les profs qui oublient les pique-niques en partant, un élève dont le PAI a été oublié etc, vraiment tu n'imagines même pas.

Pour l'AED tu peux donner ton avis au CE et l'informer des conséquences financières ni plus ni moins.

newbie92 a écrit:

On est bien d'accord que si il y a trop de désistement par rapport au prix malgré toutes les aides, le voyage sera annulé car les él-ves partant ne pourront supporter l'augmentation du prix unitaire pour compenser.

Comme dirait Bozinchu, c'est là que ça se corse.

Car quand Nicolas t'écrit de signer le contrat avec le voyagiste, il n'a pas tort... sauf que si tu te désistes après avoir signé, tu vas sans doute avoir des pénalités à payer au voyagiste, et plus la date du voyage approchera, plus elles seront élevées. D'où l'importance de bien négocier le calendrier de manière à ce que tu ne t'engages auprès du prestataire que quand tu auras l'engagement des familles. Vous avez dit équilibrisme ?

Le seul moyen de combiner au mieux cette contrainte avec celle évoquée par Nicolas est de passer ton voyage au CA le plus vite possible. De ce point de vue, un CA en janvier me paraît un peu juste... pourquoi ne ferais-tu pas passer ton voyage au CA du budget ? Voire celui d'avant s'il y en a un...

Heureusement que l'œil de lynx de Dupond est passé par là. Je n'avais pas vu cette phrase de newbie !

L'annulation peut coûter cher à l'EPLE.

Comme le relève Dupont, un voyage commence toujours par un calendrier (on peut dire rétro planning si on veut) et c'est ce calendrier qu'il appartient au SG de bâtir et de le présenter au CE puis aux professeurs.

J'ai déjà fait voter le montant brut et participation / élève du voyage au CA.

Mais la part / élève est trop élevée et il n'y aura jamais tous les élèves prévus qui partiront à ce tarif là.
C'était un montant brut.

Un parmi vous m'a dit que j'aurais du faire voter un montant net total et montant net/élève avec les différentes participations du collège et subventions déduite, car c'est ca qui servirait de base à l'OR.

Pb: ce montant ne prendrait pas en compte le résultat des ventes de confiseries non encore connu et qui ferait encore baisser la participation de chaque famille.
et sans les ventes de confiseries le montant net de la participation / élève s'avèrera quand meme trop cher.

Donc si je comprends bien:

- Au CA du budget je fais voter le montant net total du voyage (qui servira de justif pour l'OR), la participation de chaque famille, et le don du FSE.
- Je fais ensuite signer la lettre d'engagement avec résa au voyagiste de suite après
- On fait ensuite payer en 3 fois et le dernier tiers sera ajusté à la baisse grace aux ventes de confiseries.

Tu commences à mesurer combien organiser un voyage est un casse-tête sur le plan administratif et financier

L'ordre des opérations que tu proposes semble correct.

A ceci près que :
- tu dois avoir un budget prévisionnel le plus sincère possible et qui te permet de calculer ce montant net de la participation des familles.
- ce n'est pas le montant net total du voyage qui te sert de justificatif à l'OR mais bien la participation des familles votée par le CA.

Comme dit plus haut, tu dois prendre connaissance un minimum de la réglementation en lisant de la documentation car à te lire, il y a des fondamentaux que tu ne maitrises pas et tu vas te prendre les pieds dans le tapis.

Contacte ton agence comptable et le cas échéant prendre l'attache d'un.e collègue expérimenté.e. Dans l'idéal quelqu'un de ton agence car entre les exigences du contrôle de légalité, celles de l'agent comptable, la réalité de l'organisation du voyage, le calendrier contraint et tout le reste, on a toutes et tous des 'tips' qui t'éviteront des déboires à venir.

Si tu as besoin contacte oxiane, dupont (d'accord, je vous ai pas demandé votre avis ) ou moi, on te conseillera mais il faut bien connaitre ton contexte pour te conseiller au mieux.

Par exemple, il faudrait voir ton budget de voyage, la date limite pour contractualiser.

Merci Nicolas,

Je vais voir avec mon AC et je vs tient tous au courant.
j'espère que notre discussion pourra servir à des débutants (sur les voyages) comme moi.

Oui tu as bien fait de poser toutes ces questions

Echange avec ton AC et si tu veux reviens nous dire si tu as des questions. Mais avec ton budget sous les yeux, l'acte que tu as déjà fait passer et ton calendrier prévisionnel, elle ou il te donnera de judicieux conseils (notamment pour éviter d'avoir des reliquats).

Et si elle ou il ne le fait pas, demande à un collègue qui fait plein de voyages, il y a des petits tips de gestionnaires pour se simplifier un peu la vie sur les voyages. Tips qui ne s'écrivent pas ici