Organisation voyage scolaire

Nicolas a écrit:

Ça se sent et tu as parfaitement raison de venir ici.

Merci.

Mad Max a écrit:

Quel billet ? Avion ou train ?
Attention, le prix d'aujourd'hui ne sera sans doute pas le prix de demain ; il faut que tu aies le prix au moemnt du vote de ton voyage par le CA, sinon tu pourrais avoir la mauvaise surprise d'un prix plus élevé qui viendrait fausser la participation des familles.

 En avion.

Oui j'ai appelé l'agence de voyage pour cet histoire d'acompte et je suis bloqué L'agence m'a prévenue que le prix pouvait être plus élevé. Faut que j'attende le prochain CA pour faire voter le tarif par famille et pouvoir ainsi leur demander un premier chèque d'acompte, qui financera l'avion.

Est ce que j'ai intérêt à faire voter le prix actuel ou à augmenter le tarif de chaque participant ?

Pour les recettes, j'ai indiqué ceci. J'ai pas bien compris comment l'on indiqué la part des accompagnateurs pris en charge par l'établissement.

0VOYAGELONDRES				23 299,75 €
	Participation familles			18 048,00 €
	Don FSE			5 251,75 €

Il faut mieux prévoir une participation plus élevée. C'est plus facile de revenir le cas échéant devant le CA pour la diminuer que pour l'augmenter. Tu prévoit un paiement échelonné (avec l'accord préalable du comptable, et le cas échéant tu diminuera la dernière échéance après nouveau vote du CA)

Budget :

Dépenses :
Coût du voyage : 10 000 (contrat voyagiste)
Menues dépenses : 500 (dépenses sur place non prévues par le contrat : régie)

Recettes :
Participation des familles xxx
Don du FSE : xxx
Participation de l'établissement : xxx (budget de l'établissement : part accompagnateurs)
Total : 10 500

volcan a écrit:

Recettes :
Participation de l'établissement : xxx (budget de l'établissement : part accompagnateurs)
Total : 10 500

C'est le DGF qui finance ceci ou le fond de réserve ?

M. oui mais non a écrit:

volcan a écrit:

Recettes :
Participation de l'établissement : xxx (budget de l'établissement : part accompagnateurs)
Total : 10 500

C'est le DGF qui finance ceci ou le fond de réserve ?

Ben soit tu fait une DBM pour vote pour augmenter les dépenses autorisées pour le voyage sans recette en face soit c'est pris sur la DGF.
Un voyage c'est un projet touristique pédagogique comme un autre et à ce titre il peut être financé par les crédits ouverts au budget en AP (donc aussi par la DGF). Si tu as un projet pédagogique pour les langues par exemple il peut être financé par une subvention mais si les dépenses  sont supérieures c'est ton budget qui prendra le surplus. A ce stade il n'est pas inutile de prappeler qu'un voyage n'est qu'une dépense pédagogique comme les langues, l'EPS et l'histoire-géo. Admettons que tu es prévu un budget de voyage de 1000 financé par les participations, les dons...et que suite à des problèmes (avion loupé, etc...) tes dépenses sont de 2000, les 1000 seront pris sur les crédits dispos d'AP et impacteront les autres lignes du service.

volcan a écrit:

Un voyage c'est un projet touristique pédagogique comme un autre et à ce titre il peut être financé par les crédits ouverts au budget en AP (donc aussi par la DGF).

Merci pour les réponses. Ca devient plus clair.

Tu n'ajoutes rien en recette, ton budget doit être déséquilibré sur cette partie.
Enfin, "doit"... Pour moi, la part accompagnateur n'a pas à être pris sur le fonds de roulement, ce n'est pas ainsi que je comprends le truc.
La part accompagnateur NE DOIT PAS être prise sur la participation des parents... OK. La prendre sur la DGF ne me paraît pas incongru puisqu'au final, au moment du compte fi... Ca sera exactement la même chose.

Xena a écrit:

Tu n'ajoutes rien en recette, ton budget doit être déséquilibré sur cette partie.
Enfin, "doit"... Pour moi, la part accompagnateur n'a pas à être pris sur le fonds de roulement, ce n'est pas ainsi que je comprends le truc.
La part accompagnateur NE DOIT PAS être prise sur la participation des parents... OK. La prendre sur la DGF ne me paraît pas incongru puisqu'au final, au moment du compte fi... Ca sera exactement la même chose.

Là il y a un don du foyer qui peut être utilisé pour les frais de mission des accompagnateurs.

L'intendant zonard a écrit:

Xena a écrit:

Tu n'ajoutes rien en recette, ton budget doit être déséquilibré sur cette partie.
Enfin, "doit"... Pour moi, la part accompagnateur n'a pas à être pris sur le fonds de roulement, ce n'est pas ainsi que je comprends le truc.
La part accompagnateur NE DOIT PAS être prise sur la participation des parents... OK. La prendre sur la DGF ne me paraît pas incongru puisqu'au final, au moment du compte fi... Ca sera exactement la même chose.

Là il y a un don du foyer qui peut être utilisé pour les frais de mission des accompagnateurs.

Dit comme ça c'est un peu brut.
Utiliser un don pour les accompagnateurs est possible mais il faut connaître la problématique qui fait que le rectorat pourra trouver à redire.

Extrait du site :
Don du FSE / MDL et gestion.

Dans le cadre de l'organisation de voyage scolaire, le FSE peut-il faire un don au collège servant à couvrir seulement les charges financières des professeurs accompagnateurs ? A cette question la DAF a apporté en 2016 une nouvelle réponse sur les dons et leur utilisation dans le cadre du financement des voyages scolaires. Réponse reprise dans la Lettre d’information juridique de mai 2016 : voir le message Rconseil .
 Mon analyse de ce texte :
 La question était posée à la DAJ (Direction des Affaires Juridiques) de savoir s’il était possible qu’un don ou une subvention à un EPLE soient affectés directement au financement de la part accompagnateurs dans le cadre d’un voyage scolaire. Dans sa note n° 2016-043 du 24 février 2016 la DAJ préconise tout d’abord s’agissant du budget du voyage que le conseil d’administration vote en premier le montant qui sera demandé aux familles ; le don ou la subvention venant ensuite abonder le budget global consacré au voyage sans affectation à une ligne de dépense particulière. La répartition du don ou de la subvention de façon égale entre familles et accompagnateurs revenant à imputer, même indirectement, sur les familles une partie du coût de la part accompagnateurs. La DAJ s’est ensuite prononcée sur l’affectation ciblée de dons ou subventions au financement de la part accompagnateurs. Elle indique que « dès lors que l’article R. 421-66 du code de l’éducation prévoit qu’un don ou une subvention attribués à un l’E.P.L.E. conservent l’affectation souhaitée par le donataire, il paraît possible de financer les dépenses d’encadrement d’un voyage scolaire facultatif par ce biais ». Elle met ensuite un bémol en précisant « qu’une subvention d’un foyer socio-éducatif ou d’une maison des lycéens ne peut pas, dans la plupart des cas, être affectée à une telle dépense. En effet, le financement de ces associations résulte en bonne partie des cotisations des élèves adhérents et donc de leurs familles, d’où il résulte que le financement spécifique du voyage des accompagnateurs par une subvention provenant de ces associations aboutirait à un financement indirect par les familles ». On peut toutefois s’interroger sur le fait que pour nombre de ces associations les ressources proviennent majoritairement de leurs activités et non des cotisations des élèves (vente de friandises, gestion de cafétéria, organisations diverses, etc…), et que par conséquent un don à l’EPLE ne serait pas forcément financé « indirectement » par les familles.

Mais on peut donc déduire de cette note : - qu’un don d’une association autre qu’un FSE ou une MDLE ou une subvention d’un organisme affectés clairement par le donataire au financement de la part accompagnateurs, et acceptés par le conseil d’administration de l’EPLE avec cette affectation, sont licites. - que si les statuts du FSE ou la MDLE prévoient expressément que ces associations peuvent effectuer des dons à leur EPLE pour financer la part accompagnateurs dans le cadre des voyages et sorties, un don affecté par l’association à cet objet peut être accepté et utilisé pour ce financement. Une simple modification des statuts du FSE ou de la MDLE de l’EPLE peut donc permettre de solutionner pour les établissements le casse-tête du financement de la part accompagnateurs pour les voyages scolaires.

Sauf que rien ne nous oblige à vérifier les statuts d'une association...

C'est tout à fait exact, mais dans la vraie vie, les services des rectorats ont d'autres chats à moudre que d'aller vérifier les statuts du FSE pour s'assurer que le don à l'EPLE auquel il est rattaché soit permis dans toutes les configurations.

volcan a écrit:

(...) Une simple modification des statuts du FSE ou de la MDLE de l’EPLE peut donc permettre de solutionner pour les établissements le casse-tête du financement de la part  accompagnateurs pour les voyages scolaires.

Enfin c'est simple si le FSE ou la MDE ont du fric à donner, sinon on n'a rien solutionné du tout.

J'ai besoin de vous pour comprendre et pour m'améliorer.

Le rectorat a mis une remarque sur mon annexe financière du voyage en me demandant d'expliquer comment j'avais calculé le coût des participants.

Dans les dépenses de l'annexe financière, j'ai détaillé tous les frais en attribuant la part des élèves et des accompagnateurs.
La personne du rectorat me dit que je n'ai pas à séparer ces coûts mais sans m'expliquer la raison.

Quelle est votre pratique ?

Quand je n'utilise pas Mobilisco, j'utilise ce tableur qui est génial, merci à Fabrice qui ne se reconnaitra pas car je doute qu'il passe par ici.

Ce tableur calcule tout seul et permet de comprendre comment s'équilibre ton voyage.

Les cases en jaune se calculent automatiquement et sur un même document il y a le prévisionnel et le réalisé.

Personne n'a jamais osé critiquer les budgets prévisionnels et bilans financiers sortis par MobiliSCO, en tout cas à ma connaissance. Je croyais pourtant que la mauvaise foi des zautorités de kontrolle était sans limite, mais apparemment ils ont du préférer s'attaquer à autre chose.

Je reformule ma question.

Est ce une erreur d'avoir souhaité séparer, dans les dépenses, le coût pour les élèves et le coût pour les accompagnateurs ?

Difficile de te répondre sans voir ton budget.

Mais on ne procède plus de cette manière, tu as un montant total de dépenses que tu divises par le nombre de participants et cela te donne un tarif 'brut'.

Ce tarif multiplié par le nombre d'accompagnateurs te donne la partie financée par l'EPLE.

Ensuite pour calculer la part des élèves tu prends ce tarif brut duquel tu déduis les aides/dons/subventions attribuées spécifiquement aux élèves.

Rassure toi, les adjoints gestionnaires qui maitrisent les voyages de bout en bout sont très très rares. En continuant à chercher de comprendre, tu es sur le bon chemin

M. oui mais non a écrit:

Est ce une erreur d'avoir souhaité séparer, dans les dépenses, le coût pour les élèves et le coût pour les accompagnateurs ?

Non, MobiliSCO le fait très bien. En revanche, il faut avoir compris que certaines dépenses sont spécifiques aux accompagnateurs et ne touchent pas les élèves, comme le supplément pour chambre individuelle. L'inverse peut exister aussi, bien que plus rare, mais on peut citer les cours de ski que les profs ne prennent pas, ils se reposent ou skient tout seuls quand les mômes sont sur les pistes, mais ne font plus d'encadrement à ce moment-là (ou alors il n'y a pas de facturation du cours de ski...)

Les autres dépenses doivent être proprement divisées par le nombre de voyageurs, et s'il y a 45 enfants et 5 adultes, 10 % précisément des dépenses devront ne pas être à prendre en charge par les familles mais par l'établissement.

Je répète comme à chaque fois que cette doxa est extrêmement contestable, et est issue d'un vent de parano suite à une remarque en marge d'un arrêt d'une CRC en 1997. Le règle c'est que les familles n'aient pas à payer pour que les élèves soient encadrés, c'est le principe de gratuité et c'est sans contestation possible. Mais selon moi, faire prendre en charge par les familles la place dans le car du prof qui encadre les élèves à bord, c'est complètement normal, et il faut être un peu obtus pour ne pas voir la différence avec le salaire du prof. La meilleure preuve que cette règle est stupide, c'est qu'elle est allégrement méprisée par les établissements rupins fréquentés par la fleur des pois, où personne ne s'émeut qu'on fasse raquer les familles qui peuvent payer un voyage par trimestre à leur gosse sans que ça les gêne pour salarier la femme de ménage. Mais ça fait vingt ans que je crie dans le désert...

A contrario, je me suis souvent efforcé de faire correspondre l'effort de l'établissement pour "faire baisser le prix" du voyage avec le coût des prestations spécifiquement pédagogiques : on annonce que le lycée paie les entrées de musées, les familles ne paient que le déplacement et l'hébergement. Ca, c'est stylé. Mais au rectorat ou à la CT, avant qu'ils se soient dit qu'il y a là une véritable application des principes, on aura remplacé Op@le par HAL.

Suite des questions.

J'ai encaissé sous la régie les chèques pour le 1er paiement. L'agence me demande de lui verser un acompte. Est ce que je fais un simple certificat administratif pour demander à l'AC de payer le voyagiste ?

Ou y'a t'il autre chose à faire ?

Ce n'est pas un acompte mais une avance. L'acompte concerne une prestation partiellement effectuée ce qui n'est pas ton cas.

Pour le versement de cette avance il y a deux méthodes :
- Paiement par mandat tout ce qu'il y a de plus classique.
- Ordre de paiement.

Dans tous les cas tu devras joindre la facture d'avance (qui est certes souvent appelée facture d'acompte).

Vu que nous sommes dans une période transitoire avant la 'bascule' et si tu es sous GFC alors demande à ton agence comptable quelle technique utiliser.

Car selon que tu paies cette facture avant ou après bascule, la technique sera vraisemblablement pas la même.

PS : un rappel, encaissement des versement des familles et versement des avances n'ont aucun lien (sauf dans quelques cas rarissimes de problème grave de trésorerie).

Nicolas a écrit:

PS : un rappel, encaissement des versements des familles et versement des avances n'ont aucun lien (sauf dans quelques cas rarissimes de problème grave de trésorerie).

Nicolas, tu as oublié de mettre ça en rouge gras caractère taille 24 !

Encaissement des versements des familles et versement des avances n'ont aucun lien.

Je veux bien avoir l'âge de ne plus bien voir. Mais d'ici là à mettre le commentaire en rouge.

Question suivante qui mérite d'avoir un caractère 36 clignotant vert  

J'ai enfin compris ce qu'était un ordre de paiement mais ça se présente comment ?

Dans l'ordre :
1. Tu échanges avec ton AC pour savoir quelle procédure utiliser pour la mise en paiement de la facture
2. S'il s'agit de l'ordre de paiement, elle ou il va te demander la facture de demande d'avance
3. L'agence va saisir l'ordre de paiement, l'éditer et te l'envoyer afin que cet OP soit signé de l'ordonnateur et tu verras à quoi cela ressemble.
4. Tu retournes le document signé et zou le l'agent comptable procède au virement.

Vivement Op@le tout ceci sera bien plus fluide

Un ordre de paiement, c'est un paiement que fait le comptable sans ordre, concrètement ! C'est le paiement qu'il fait quand il n'a pas de mandat. http://www.intendancezone.net/spip.php?article269

Donc en tant que gestionnaire, tu n'en pratiqueras pas, et tu pourrais presque ne jamais en voir passer. Dans mon article il y a des exemples et des captures d'écran de comment ça se pratique dans GFC, tu sauras tout.

Les "ordres de paiement de l'ordonnateur" sont une cote mal taillée, dans laquelle l'opération est à l'initiative de l'ordo mais de toutes manières c'est fait à l'agence comptable, l'ordo ne signant qu'a posteriori. On est dans ce cas avec les avances des voyagistes pour l'exercice suivant. Moi je préfère l'autre procédure, par mandat puis reversement, stockage au 468 et mandat définitif au bon exercice. Mais la M9.6 laisse le choix, alors...

Il y a avait effectivement tout ou presque sur IntendanceZone

Les avances, les acomptes aux tiers et aux personnels sont effectivement des cas un peu particuliers où l'agent comptable saisit et valide un paiement en dehors de la procédure de mandatement classique et avec le contreseing de l'ordonnateur.

Par contre je fais ce contreseing avant de valider le paiement, me goure-je ?

Un ordre de paiement de l'ordo s'accompagne pour moi obligatoirement d'un certificat signé dudit ordo en plus des PJ. Pour moi la facture d'avance ou d'acompte n'est pas obligatoire du moment qu'il existe un contrat (document du marché) le prévoyant qui sera la PJ. Le décret de 2022 parle désormais "d'écrit" sans se référer obligatoirement à une facture.

Nicolas a écrit:

Par contre je fais ce contreseing avant de valider le paiement, me goure-je ?

Je me suis demandé. Techniquement tel que GFC fonctionne, il n'y a à peu près aucune manière de s'en sortir si l'ordonnateur "change d'avis" et refuse finalement de signer. Mais si le paiement n'est pas parti, on peut envisager d'annoter les docs de l'OP pour dire que finalement ça n'a pas été payé et annulé, au prix d'une alerte qui restera dans le suivi des OP par la vérification automatique de GFC.

Ne pas payer avant réception de la signature peut être une bonne pratique permettant de fouetter l'ordonnateur et le gestionnaire agissant là comme coursier ; pour moi c'était remplacé par une inscription dans le registre des non-conformités (non que ce soit illégal, mais c'est une exception assez lourde au fonctionnement normal), et la NC étant levée uniquement à réception de la signature.

volcan a écrit:

Un ordre de paiement de l'ordo s'accompagne pour moi obligatoirement d'un certificat signé dudit ordo en plus des PJ.

Le document produit par GFC correspond à ce besoin.

volcan a écrit:

Pour moi la facture d'avance ou d'acompte n'est pas obligatoire du moment qu'il existe un contrat (document du marché) le prévoyant qui sera la PJ. Le décret de 2022 parle désormais "d'écrit" sans se référer obligatoirement à une facture.

Par égard pour le contrôleur, et lui épargner d'aller chercher à la page 3 du contrat le pourcentage de l'avance appliqué sur le montant total figurant en page 4 mais amendé de la dernière modification connue au nombre de voyageurs, il est vraiment intéressant d'avoir une facture d'acompte.

Dans Op@le c'est exactement ce que tu décris :
- saisie par l'agence comptable de l'OP (demande de versement dans Op@le)
- validation ordo : qui ne peut faire que cela il me semble, sinon cela reste dans les limbes
- mise en paiement par l'aC.

L'intendant zonard a écrit:

volcan a écrit:

Pour moi la facture d'avance ou d'acompte n'est pas obligatoire du moment qu'il existe un contrat (document du marché) le prévoyant qui sera la PJ. Le décret de 2022 parle désormais "d'écrit" sans se référer obligatoirement à une facture.

Par égard pour le contrôleur, et lui épargner d'aller chercher à la page 3 du contrat le pourcentage de l'avance appliqué sur le montant total figurant en page 4 mais amendé de la dernière modification connue au nombre de voyageurs, il est vraiment intéressant d'avoir une facture d'acompte.

Sauf que pour moi le contrôle du comptable porte sur la régularité formelle d'une facture (éléments de liquidation) et sa conformité avec l'engagement juridique qui la justifie. C'est pourquoi le décret de 2022 exige en plus de la facture l'écrit (bon de commande, devis, contrat...) auquel elle se réfère.
Et sauf erreur de ma part un contrat de voyagiste ne "s'amende" qu'avec un document contractuel modifiant le contrat initial (un avenant).
Donc si la facture d'acompte n'est pas forcément pour moi une PJ obligatoire, le contrat prévoyant l'avance ou l'acompte est obligatoire pour le mandat ou l'OP. On ne m'aurait jamais fait payer un acompte-avance sans contrat... mais bon, c'était juste mon analyse.

Pour peu que le contrat laisse la place à un cadre souple, et, ce qui est de loin l'intérêt de l'établissement, une adaptabilité au nombre de voyageurs pour l'exemple que je donne, alors la facture d'acompte rédigée ultérieurement en fonction des derniers événements permet de poser des éléments de liquidation, c'est tout à fait cohérent.

Naturellement la facture se fonde sur le contrat qui doit être fourni, et il revient au comptable (a fortiori quand il émet un OP sur lequel sa responsabilité est directe et pas partagée avec l'ordonnateur) de s'assurer que les clauses sont respectées et les calculs corrects.